Файл: Этапы внедрения проeктных технологий в организацию.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Тема моей курсовой – «Этапы внедрения проектных технологий в организацию». Мой выбор темы для курсовой, был основан на опыте и наблюдении за внедренными проектными технологиями в различных компаниях, в которым мне посчастливилось работать. Позже, я и сам принимал участие во внедрении ряда проектных решений в компаниях и проектах. В рамках курсовой я постараюсь изложить свое виденье проектных структур, применяемых сегодня. Уже сейчас могу сказать, что жизненно важным для современных компаний будет наличие должности менеджера проектов в самой компании или привлечение внешнего специалиста в данной области, с целью грамотного внедрение проектных технологий в организацию.

В своей работе, я также постараюсь раскрыть основные моменты, связанные не только с внедрением проектных технологий, но и рассмотреть случаи, когда этого делать не следует. В процессе ознакомления с текстом курсовой, можно убедиться в том, что я являюсь сторонником рациональных и тщательно взвешенных управленческих решений.

Анализировать внедрение проектных технологий я собираюсь на примерах двух компаний. Первая, это консалтинговая компания «Единство», специализирующаяся в сфере финансовых услуг и инвестиционных проектов. Вторая, это кадрово-правовая компания, с основной деятельностью:
- поиск сотрудников уровня «специалист» для частных компаний;
- юридическое сопровождение сделок связанных с покупкой и продажей бизнеса в регионе;

Весь свой опыт и наблюдения, в области внедрения проектных технологий в выше указанных компаниях я постараюсь максимально развернуто изложить в этой курсовой.

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ВНЕДРЕНИЯ ПРОЕКТНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В ОРГАНИЗАЦИЮ

1.1 ИДЕИ И ПОНЯТИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Для начала нам нужно разобраться что же такое «проект». Этим термином обычно характеризуют разнообразные виды деятельности, имеющие следующие общие признаки:

• направленность на достижения конкретных задач и целей для получения результата;
• координирование при выполнении многочисленных и взаимосвязанных действий;
• ограничение по времени, с фиксированными данными о начале и завершении.

Если сравнивать проектные процессы с производственными системами, то мы заметим, что для проектов характерны однократные, а не цикличные действия. Поскольку серийные действия являются атрибутами сформированной системы, результат которой уже известен и удовлетворяющий поставленным требованиям. В сущности, производственные циклы в чистом виде не являются проектами. С другой стороны, не уклонно увеличивается доля предприятий, которые дополняют проектными процессами, свою производственную базу, ориентированную на непрерывное производство. Например, проект по увеличению производственной базы до определенных показателей с четким временным регламентом и бюджетом.

Можно сказать, что проект как система деятельности, существует ровно столько сколько необходимо для получения окончательного результата. Важно отметить, что концептуально проект не должен противоречить концепции компании и более того, для получения скорейшего результата концепция проекта должна с ней хорошо сочетаться.

В сущности, термин «проект» может быть применим к различным определениям и каждый имеет право на это звание. Все определяется постановкой конкретных задач и действиями специалистов.

Самое распространенное применение термина «проект» можно отнести к английскому языку. В толковом словаре Вебстер он расшифровывается как – «нечто, что планируется или задумывается». Если же взглянуть на термин как на технический или системный подход, то проект можно рассматривать как процесс преобразования изначальной потребности, обусловленной применяемыми действиями, ресурсами и ограничениями, для получения конечного результата.

Обратившись к методологии управления проектами можно выделить три основных стадии, которые происходят в процессе: сначала появляется Идея (проблема) требующая решения, затем формируются Решения (процессы преобразования) и наконец Анализ результатов.

В сущности, проект можно сравнить с механизмом, который работает пока есть необходимость в получении производимого им результата. Однако, это очень примитивное сравнение, не отображающее полного потенциала проектного подхода. Например, для военно-промышленных комплексов нормой являются создание сложных объектов или реализация сложных комплексных задач. В этом случае, есть необходимость в системе взаимодействия нескольких проектов реализующих общий конечный результат, беря на себя часть решения. Подобную систему из комплекса проектов называют Программой. Системой, в данном контексте, мы именуем людей и проекты, которые берут на себя ответственность за предоставления определенных результатов для получения совокупного результата.

Так в чем же заключается суть проектного управления? Пожалуй, её можно выразить как – систематизация специализированных и общих навыков и знаний, для получения результата. Специализированные навыки и знания необходимы для получения эффективного результата в профильной области проекта, то время как общие, помогают самому проекту действовать эффективней. Но если отойти от предложенного определения институтами США по управления проектами и обратиться к более универсальному, то оно будет звучать следующим образом: проектное управление – это методология организационных, финансовых, производственных, коммуникативных, материально-технических ресурсов на протяжении проектного цикла, направленного на эффективное достижение его целей, путем применения современных методов

Методы управления проектами позволяют:

• определение и обоснования цели проекта;
• определить структуру проекта (задачи, подцели, основные этапы необходимых работ);
• определение источников финансирования и их необходимые объемы;
• подбор исполнителей (в частном порядке, на конкурсной или аукционной основе);
• сформировать и подготовить коммерческое предложение;
• определить временные рамки проекта, составить график этапов реализации проекта и рассчитать необходимые ресурсы;
• подсчитать бюджет проекта и составить смету;
• обеспечить контроль за ходом выполнения проекта (как в целом, так и всех его этапов в частности).

В этой главе мы познакомились с принципами и идеями, лежащими в основе понятия проект. Также мы рассмотрели основные методы управления проектами. Всё это нам необходимо, чтобы лучше понимать на каких принципах базируется современная методология проектных технологий.

1.2. ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ (СУП) НА ПРЕДПРИЯТИИ

Чтобы ответить на вопрос – по каким критериям оценивается эффективность внедрения системы управления проектами на предприятии, нужно ответить на два вопроса:

1. Каковы причины внедрения системы управления проектами на предприятии?
2. Какова структура системы управления проектами?
3. Какие результаты дало подобное внедрение?

Из предыдущего пункта данной курсовой, я объяснял, что причинами для внедрения на предприятиях проектов является, либо необходимость в дополнении производственных задач новыми решениями. Либо необходимостью достижения новых стратегических задач, стоящих перед предприятиями. В обоих случая, важнейшим атрибутом является система управления проектом (далее - СУП). Она в свою очередь формируется из Корпоративной политики (стандартов) управления проектами, которая формирует процедуры (функции) управления проектами, и в завершении приводит к формированию инструкций по исполнению процедур управления проектами и даже к набору шаблонных действий в определенных ситуациях, возникших в процессе работы.

С точки зрения менеджера проекта и его команды, СУП дает им структуру управления группой процессов и создает модели принятия решений, в купе с комплексом инструментов для эффективного управления, а также поддержке и контроля самого проекта. [1]

Можно сказать, что причинами для внедрения системы управления проектами является необходимость в организации и контроле сложных или комплексных процессов для достижения поставленных задач.

Структура системы управления проектами, формируется из рабочих задач проекта, разделенных на этапы или блоки. Для получения результатов, на каждом этапе должны быть выполнены ряд действий и назначенные специалисты, которые за них отвечают. Все действия в ходе проекта должны строго фиксироваться в виде отчетов. Все полученные результаты передаются ответственным членам команды проекта из числа специалистов - тимлидам (от англ «team lider» - лидер команды или группы), для экспертной оценки работы проделанной другими специалистами проекта и формирования этих данных в обще доступный отчет. В установленный срок и с определенной периодичностью тимлиды предоставляют отчеты в оговоренной форме проектному менеджеру. Получив сведенья о событиях всех этапов проекта, менеджер объединяет их в общий отчет по проекту за определенный период и предает дальше выше стоящему руководителю.

С чем связана такая скрупулёзность? С необходимостью не только поэтапно продвигать проект к выполнению поставленных задач, но и отслеживать результаты действий, которые были получены входе их выполнения. Это особенно важно, поскольку из отчетов и результатов действий, можно не только проанализировать данные и отследить момент, когда в проект закралась критическая ошибка, чтобы её исправить. Также важным фактором является отслеживание результатов, для получения четкой картины событий, с целью оценки эффективности предпринятых действий как на каждом этапе в отдельности, так и всего проекта в целом.

Сделаем промежуточный итог: структура системы управления проектами, формируется из дробления задач проекта на ряд последовательных этапов и закреплением исполнительных специалистов за каждым из них, с целью не только отследить каждое действие, предпринятое в ходе развития проекта, но и зафиксировать результаты, полученный в итоге, для получения четкой картины событий.

Теперь давайте вернемся к первому вопросу этого пункта: - «по каким критериям оценивается эффективность внедрения системы управления проектами на предприятии».

В данном случае, мы уже знаем, что из себя представляет система управления проектами и какова ее структура. Главными критериями оценки эффективности будут три фактора: [1]

• скорость получения результатов
• цена затрачиваемых ресурсов
• качество результатов

По каждому из критериев, должен быть произведен тщательный анализ в ходе которого будут выявлены показатели. Эти показатели должны дать несколько важных ответов:

1. Какое качество результатов, за какое время и при какой себестоимости делают проект убыточным.
2. Какое качество результатов, за какое время и при какой себестоимости делают проект прибыльным.
3. Какое качество результатов, за какое время и при какой себестоимости делают проект бесперспективным.
4. Какое качество результатов, за какое время и при какой себестоимости делают проект перспективным

Таким образов мы получаем шкалу с двумя рядами показателей и крайними уровнями буду считаться показатели «убыточность» и «прибыльность». Между этими показателями разместятся вторая пара показателей «перспективность» и «бесперспективность». Если поместить эти данные на ось X и Y, то мы получим графическое отражение событий в виде графика, что является наиболее удобной формой показательной отчетности событий.

1.3. СПОСОБ ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ВНЕДРЕНИЯ КОРПОРАТИВНОЙ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

Для лучшего понимания оценки эффективности корпоративной СУП нужно четко понимать, что из себя представляет управление проектами. Управление проектами можно описать как – комплексную, системную деятельность, в рамках выполнения которой необходимо, чтобы каждый из процессов управления продуктом или проектом, был соответствующим образом согласован и взаимосвязан с другими процессами, для упрощения координации.

В итоге мы понимаем, что действия, выполняемые во время исполнения одного процесса, чаще всего, оказывают влияние на сам процесс и связанные с ним события. Подобный подход требует эффективного администрирования проектов для непрерывного управления подобного рода взаимодействиями, с целью поддерживать удовлетворительные требования результатов проекта. Достижение требуемого результата, в ряде условий требует выполнения процесса несколько раз. Группа процессов, как и каждый процесс проекта образует на выходе определенные результаты. Связь между процессами выявляется и осуществляется посредством производственных выходов. Это в свою очередь приводит нас к явлению того, что продукт одного процесса, в большинстве случаев, является ресурсом для другого процесса или становится фазой проекта или поставляемым продуктом.