Файл: «Проектирование реализации операций бизнес-процесса «Взаиморасчеты с клиентами»» ..pdf

Введение

Повышение качества управления учёта и контроля посещений является одним из основных составляющих элементов эффективной организации работы фитнес клуба и получения результатов посетителями. Одним из важнейших путей решения данной проблемы является автоматизация деятельности по учёту посещений, что позволяет предоставить руководству и сотрудникам фитнес клуба оперативный доступ к информации по посетителям, загруженности тренажеров и спортивных снарядов, повысить уровень и скорость принятия решений по посетителям, обеспечить оперативность внутреннего документооборота, улучшить качество тренировок и многое другое. Однако на текущий момент степень автоматизации сферы учёта посещений фитнес клуба еще не отвечает уровню задач, поставленных современной организацией работы фитнес клуба.

Существующие на данный момент на рынке программных продуктов отечественные и зарубежные разработки направлены на решения широкого спектра задач. Они не отвечают необходимым требованиям, а именно простой интерфейс и легкость в освоении. Все это обуславливает необходимость создания автоматизации учёта посещений фитнес клуба, соответствующей современным требованиям.

Растущая степень сложности таких систем определяет необходимость использования при их разработке более совершенных информационных технологий, что и предопределило выбор цели работы.

Целью проекта является разработка автоматизированной системы взаиморасчеты с клиентами фитнес клуба «Фитнес клаб»

Для достижения цели были сформулированы и решены следующие задачи:

1. Выполнен анализ характеристик объекта автоматизации. Изучен организационная и функциональная структура предприятия.

2. Систематизирован документооборот.

3. Изучен процесс функционирования предприятия. Разработана функциональная модель существующей системы.

4. Предложен новый проект делового процесса и разработана модель деятельности отдела после внедрения автоматизированной системы.

5. Разработано техническое задание на разработку экономической информационной системы.

6. Разработано алгоритмическое и программное обеспечение системы.

7. Разработана база данных, обеспечивающая реализацию функций экономической информационной системы

8. Разработана системы защиты информации.

9. Внедрена автоматизированная система.

10. Расчитаны показатели экономической эффективности внедрения данной системы.

В исследовательском разделе рассмотрены предметная область разработки, выполнено исследование бизнес-процессов, автоматизируемых и реорганизуемых в результате внедрения АИС, описана экономическая сущность соответствующих задач, выполнена постановка задачи на разработку АИС, составлен общий список требований к её функциональности и представлены результаты анализа существующих аналогов.

В специальном разделе приведена предлагаемая технология деятельности специалиста, представлено описание обеспечивающих подсистем (организационное, информационное и техническое обеспечение), приведены расчеты, связанные с определением планируемой и фактической себестоимости разработки системы, а также экономического эффекта от ее внедрения.

В технологическом разделе обоснован выбор средств разработки АИС, представлено описание реализации ее клиентской части и базы данных, а также схема функционирования и краткая инструкция пользователя, рассмотрены вопросы обеспечения информационной безопасности.

В разделе Безопасность жизнедеятельности рассмотрен анализ опасных и вредных факторов, действующих на пользователя ПЭВМ на примере оператора ПК, выполнена разработка мероприятий по снижению вредных психологических факторов, рассмотрены вопросы экологической безопасности утилизации деталей ЭВМ.

1 Аналитическая часть

1. 1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Администрация фитнес клуба заказала разработку информационной системы для организации своей работы. Система предназначена для обработки данных о посещениях клиентов, времени проведения занятий, о дне недели, кол-во человек в группе, вид занятий, учет помещений, фамилии тренеров.

Система должна выдавать отчеты по запросу менеджера: учета посещений клиентов, расписание, учет свободного времени, отчеты по загрузкам тренера и помещений.

Менеджер рассматривает списки всех имеющихся групп, тренеров, и помещений. Имеются списки, отображающие свободное время для помещений и тренеров. Эта информация необходима для формирования расписания. Расписание для помещений содержит информацию о дне недели, времени начала и окончания занятия, виде занятий, группе, у которой будет проводиться занятие и тренере, который будет проводить занятие. Аналогично формируется расписание для групп и тренеров. Расписание для групп содержит информацию о номере помещения и Ф.И.О. тренера. В расписание тренеров входит информация о номере помещения и названии группы.

Менеджер имеет возможность добавлять тренера, группу, помещение, а также регистрировать посетителей и определять к какой группе они относятся.

Описание входной информации:

- Данные о тренере (номер тренера, Ф.И.О., адрес, телефон, возраст);

- Данные о помещении (номер помещения, название помещения, вид проводимых занятий, этаж);

- Данные о группе (номер группы, название группы, специализация);

- Данные о посетителях (номер посетителя, Ф.И.О., название группы);

- Расписание (номер времени, номер тренера, номер помещения, номер группы).

Описание выходной информации:

- Таблица расписания для помещений (день недели, время, тренер, вид спортивного занятия, группа);

- Таблица расписания для групп (день недели, время, название помещения, тренер);

- Таблица расписания тренеров (день недели, время, номер помещения, группа);

- Таблица учета свободного времени для помещений и тренеров (день недели, время);

- Отчет по помещениям (название помещения, количество пар за неделю, вид занятия);

- Отчет по группам (название группы, количество человек в группе);

- Отчет по тренерам (Ф.И.О., количество пар за неделю, время работы за неделю);

- Информационная таблица обо всех помещениях (название помещения, вид занятия, этаж);

- Информационная таблица обо всех группа (название группы, специализация);

- Информационная таблица обо всех тренерах (Ф.И.О., адрес, телефон, возраст);

- Информационная таблица обо всех посетителях (Ф.И.О., группа).

1.2 Характеристика существующих бизнес –процессов

Конечной целью автоматизации поддержки принятия решений для специалиста по ремонту вычислительной техники является система, которая будет отвечать основным требованиям:

• • оперативность в получении информации для контроля и управления;
  • создание единого информационного пространства в компании;
  • оптимизация трудозатрат по вводу первичной информации и формированию отчетов;
  • создание надежной и безопасной системы учета;
  • удобство пользовательского интерфейса;
  • повышение уровня безопасности;
  • простота использования для пользователя;
  • сортировка данных по различным столбцам таблиц;
  • использование фильтров данных;
  • генерация отчетов;

Рисунок 1.4 - Структурная функциональная модель деятельности (IDEF0)

а

б

в

г

д

е

ж

з

Рисунок 1.5 - Функциональная модель деятельности в виде иерархии потоков данных (DFD)

1.3 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Главным звеном в данной информационной системе является расписание, на основе которого формируется система учета свободного времени и учет занятости для помещений и тренеров. Так же важной частью системы, является возможность добавления новой информации для подразделений, на основе которой строиться само расписание.

Функционирование автоматизированной системы спорткомплекса можно разделить на три части. Первая часть это возможность добавления новой и редактирования старой информации о тренерах, помещениях, группах и посетителях. Вторая часть это формирование и вывод расписания. Третья часть строиться на основе первой и второй, в ней выводится информация о свободном времени тренеров и помещений, отчеты по загрузкам тренеров и помещений, количестве человек в группе, виде занятий. Система предназначена для добавления и работы только со штатными тренерами. Нет возможности формирования расписания для тренеров с почасовым режимом работы.

Рассмотрим порядок взаиморасчеты с клиентами в ООО «Фитнес клаб».

В настоящее время учет посещений клиентов и все связанные с ним действия производятся менеджером без использования каких-либо средств автоматизации, то есть отчет заполняется вручную, что влечет за собой частое возникновение ошибок.

Самыми затратными по временным и трудовым ресурсам среди описанных выше составляющих процесса взаиморасчеты с клиентами в ООО «Фитнес клаб» являются определение общих фактических результатов продажи за всю компанию.

В связи с обнаруженными недостатками в работе предприятия, в частности при учете услуг, руководством принято решение об автоматизации процессов взаиморасчеты с клиентами в ООО «Фитнес клаб» [13].

Как ожидается, в этом случае затрачиваемое менеджером время на подготовку отчетов значительно снизится за счет того, что он будет формироваться автоматически.

Сравнение основных операций при приеме заказа без применения средств автоматизации и в предлагаемом варианте по трудовым и стоимостным затратам приведено в таблице 1.6 и таблице 1.7.(с учетом средней заработной платы менеджера 25000 в месяц).

Таблица 1.6

Временные и стоимостные затраты при существующем варианте

Таблица 1.7

Временные и стоимостные затрат при планируемом варианте

Как видно из приведенных выше таблиц, временные затраты должны сократиться на 540-88=452 минуты=7, 5 часов и 1339-218=1121 рубль в сутки. Следовательно, внедрение такой системы является однозначно выгодным с точки зрения оптимизации расхода трудовых и стоимостных ресурсов.