Файл: Показатели эффективности организационной структуры.pdf

Организационно – управленческая структура представляет собой совокупность вертикальных и горизонтальных связей, которая обеспечивает упорядоченность, координирование, регулирование деятельности организации в определенном направлении.

Система управления исследуемой организации включает в себя совокупность всех служб организации, всех подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное функционирование.

Всю систему управления в Министерстве транспорта и дорожного хозяйства Мурманской области можно разделить на управление людьми и управление деятельностью организации. Управление соединяет все человеческие и материальные ресурсы с целью выполнения задач, стоящих перед организацией.

Процесс управления предусматривает согласованные действия, которые и обеспечивают в конечном счете осуществление общей цели или набора целей, стоящих перед организацией.

Управление деятельностью, складывается из планирования деятельности организации, постановки текущих задач, создания системы измерения проделанной работы и контроля за выполнением заданий. Управление деятельностью не может быть успешным, если управление людьми осуществляется неправильно.

Управление людьми представляет собой деятельность по руководству персоналом организации. Эта область управления непосредственно связана с работой руководителя. К данному виду управления относятся:

• • обеспечение сотрудничества в коллективе,
  • кадровая политика,
  • обучение,
  • информирование,
  • мотивация персонала и другие составные части работы руководства.

Министерство транспорта и дорожного хозяйства Мурманской области возглавляет министр, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Правительством Мурманской области. Он имеет заместителей, назначаемых на должность и освобождаемых от должности также Правительством Мурманской области по предложению министра. Количество заместителей министра устанавливается Правительством Мурманской области.

Министр несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Министерство функций и реализацию государственной политики в установленных сферах деятельности.

Рассмотрим подробнее полномочия Министра как руководителя исследуемой организации.

В число ее функциональных обязанностей и полномочий входит:

• • Распределение обязанностей между своими заместителями.
  • Утверждение положения о структурных подразделениях Министерства.
  • Назначение на должность и освобождает от должности руководителей унитарных предприятий и учреждений, заключает, изменяет и расторжение трудовых договоров с этими руководителями по согласованию с Министерством имущественных отношений Мурманской области.
  • Утверждение в установленном порядке уставов подведомственных Министерству организаций по согласованию с Министерством имущественных отношений Мурманской области, согласование их штатных расписаний и утверждение смет расходов на содержание данных организаций в пределах выделенных ассигнований.
  • Назначение на должность и освобождение от должности работников Министерства, за исключением заместителей министра.
  • Решение в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Мурманской области о государственной гражданской службе вопросов, связанных с прохождением государственной гражданской службы в Министерстве.
  • Утверждение по согласованию с заместителем Губернатора Мурманской области - куратором структуры и штатного расписания Министерства в пределах установленной Правительством Мурманской области численности работников, сметы расходов на содержание Министерства в пределах утвержденных на соответствующий период ассигнований, предусмотренных в областном бюджете.
  • Утверждение ежегодного плана и прогнозных показателей деятельности подведомственных организаций, а также отчетов об их исполнении.
  • Внесение в Министерство финансов Мурманской области предложений по формированию областного бюджета в части финансового обеспечения деятельности Министерства и подведомственных Министерству организаций.
  • Предоставление Губернатору Мурманской области и Правительству Мурманской области докладов о достигнутых результатах деятельности Министерства в порядке и сроки, установленные Правительством Мурманской области, но не реже одного раза в год.
  • По согласованию с Министерством имущественных отношений Мурманской области, Министерством финансов Мурманской области и Министерством экономического развития Мурманской области представление в Правительство Мурманской области предложений о создании, реорганизации и ликвидации организаций, находящихся в ведении Министерства.
  • Издание постановлений (в случаях, установленных законодательством Российской Федерации), распоряжений, приказов в пределах своих полномочий.

Финансирование расходов на содержание Министерства осуществляется за счет средств, предусмотренных в областном бюджете.

В случае отсутствия министра в связи с отпуском, командировкой, периодом временной нетрудоспособности и т.п. замещает и в полном объеме осуществляет его полномочия первый заместитель министра. Заместитель министра действует без доверенности от имени Министерства в пределах прав и обязанностей, определяемых министром.

В случае временного отсутствия министра и первого заместителя министра выполнение обязанностей министра может быть возложено на другого заместителя министра на основании письменно оформленного приказа министра или первого заместителя министра.

Структурными подразделениями Министерства транспорта и дорожного хозяйства являются отделы а, которые в свою очередь могут состоять из секторов.

Организационная структура представляет собой количественный и качественный состав подразделений организации и схематически отражающий порядок их взаимодействия между собой.

Структура Министерства транспорта и дорожного хозяйства установлена исходя из объёма и содержания задач, решаемых учреждением, направленности и интенсивности, сложившихся информационных и документационных потоков, и с учётом его организационных и материальных возможностей.

Общая численность штата Министерства составляет 22 человека.

Схема организационной структуры Минтранса представлена на рисунке 5.

Министра транспорта и дорожного хозяйства Мурманской области

Заместитель министра

Финансовый отдел

Отдел транспорта

Отдел развития инфраструктуры

Рис. 5. Схема организационной структуры Министерства транспорта и дорожного хозяйства

Подразделения Министерства выполняют широкий спектр функций в рамках своей компетенции, обладают необходимыми полномочиями для выполнения своих функций, каждое подразделение несет ответственность в рамках своей компетенции. При этом численность сотрудников некоторых отделов - часть подразделений нуждается в дополнительных кадрах, в то время как в других, возможно, необходимы сокращения численности персонала.

Из схемы видно, что организационная структура учреждения линейно-функциональная. Она обеспечивает связь организационных структур по функциям власти и ответственности.

Сущность комбинаций линейных и функциональных связей в организации состоит в том, что в системе общего руководства каждый сотрудник подчиняется только одному руководителю. Функциональным руководителям предоставлено право непосредственного решения вопросов, отнесенных исключительно к их компетенции. В связи с этим при такой структуре управления всю полноту власти берет на себя линейный руководитель, возглавляющий определенный коллектив. Главная задача линейных руководителей - координация действующих функциональных служб и направление их в русло общих интересов организации. Свои решения такие руководители проводят в жизнь либо через главного руководителя, либо (в пределах своих полномочий) непосредственно через соответствующих руководителей служб - исполнителей.

То есть линейные полномочия - это полномочия, которые передаются непосредственно от начальника к подчиненному и далее к другим подчиненным (иерархия уровней управления). Важными характеристиками в данном случае являются единоначалие и цепи команд.

Кроме линейных полномочий в основе подобных структур управления лежит принцип функциональной департаментализации  (процесс деления организации на отдельные элементы, каждый из которых имеет свою четко определенную, конкретную задачу и обязанности). Конкретные характеристики и черты деятельности того или иного подразделения соответствуют наиболее важным направлениям деятельности всей организации. Совокупность линейности полномочий и функциональной департаментализации в линейно - функциональной структуре обеспечивает преимущества и недостатки такого типа структур, которые будут более подробно рассмотрены в следующем пункте.

Структура Министерства транспорта и дорожного хозяйства Мурманской области закреплена в Положении о Министерстве транспорта и дорожного хозяйства Мурманской области, где прописаны функции и задачи учреждения, его права и перечень полномочий. Организация деятельности подразделений практически не отражена в положении, что приводит к дублированию функций и нечеткости функционального разделения деятельности подразделений.

Как видно из схемы в состав Министерства входят только такой вид подразделений как отдел. Под отделами понимаются функциональные структурные подразделения, отвечающие за конкретное направление деятельности организации или за организационно-техническое обеспечение реализации одного или нескольких направлений деятельности организации. Управлений и секторов в министерстве нет.

Деятельность органов государственного управления, в том числе Министерства транспорта и дорожного хозяйства заключается в работе с документами. Порядок работы с контролируемыми документами определяется Регламентом Министерства транспорта и дорожного хозяйства. Регламент устанавливает единую систему контроля за исполнением распорядительных документов, порядок постановки документов на контроль в Министерстве, контроль за ходом исполнения документов, организацию контроля за исполнением документов в отделах Министерства.

Контроль за исполнением поручений, включая поручения Министра и заместителей Министра, обеспечивает заместитель Министра в соответствии с распределением обязанностей и начальники соответствующих отделов. Контроль исполнения включает:

• • внесение в документы подконтрольных пунктов;
  • учет служебных документов в аппарате Администрации;
  • доведение документов до исполнителей;
  • определение сроков представления информации о ходе исполнения;
  • контроль за сроками исполнения;
  • направление напоминаний об истечении сроков исполнения;
  • непосредственную проверку хода исполнения;
  • проверку качества исполнения;
  • учет и анализ результатов исполнения;
  • снятие документов с контроля;
  • подготовку информаций о состоянии контроля и исполнения.

Контроль за исполнением управленческий решений в Министерстве осуществляет Заместитель министра транспорта и дорожного хозяйства Мурманской области и Отдел развития инфраструктуры. Во взаимодействии с другими отделами разрабатывает полугодовые планы основных организационных мероприятий, план - график проверок отделов в рамках своей компетенции, а также проекты приказов и распоряжений министра по вопросам, отнесенным к компетенции отдела. Разрабатывает предложения по совершенствованию организационно-управленческой деятельности и организует контроль за выполнением плановых мероприятий, решений вышестоящих органов. Совместно с другими отделами оценивает и обобщает результаты деятельности Министерства по реализации возложенных на него задач.

2.3 Оценка организационной структуры Министерства транспорта и дорожного хозяйства Мурманской области

Проведем оценку организационной структуры Министерства транспорта и дорожного хозяйства Мурманской области и эффективности ее функционирования.

Для министерства транспорта и дорожного хозяйства Мурманской области как государственного учреждения характерно использование административных методов управления. Административные методы (организационные, организационно-распорядительные) выражаются в прямом воздействии на объект управления в целях побуждения его к принятию определенного решения. Администрирование означает, что любое предписание объекту управления является директивой, приказом, а не рекомендацией, то есть имеет принудительный характер.

Административные методы осуществляются двумя видами актов: нормативными и индивидуальными.

Нормативные акты управления содержат правила, относящиеся к определенному кругу вопросов и рассчитанные на применение в течение более или менее продолжительного времени (законы, нормы, стандарты и так далее).

Индивидуальные акты адресованы определенным субъектам и обычно содержат предписание на ограниченный отрезок времени (приказ, распоряжение).

Основными элементами отношений внутри организации являются общение и деятельность. Отношения между сотрудниками подразделений носят формальный характер, имеют целью достижение целей деятельности организации, основаны на административных принципах, определении рабочих мест, функциональных обязанностей, прав и полномочий. Сложности горизонтальных коммуникаций преодолимы в связи с тем, что подразделения малы по своему количеству и численности работников. Можно сформулировать общие принципы организационных отношений, действующие в исследуемой организации:

• • общая институциональная цель деятельности;
  • устойчивые нормативные связи между членами организации, установленные правила, порядок взаимодействий, сложившаяся организационная структура;
  • взаимодействие с внешней средой;
  • использование ресурсов для достижения целей.

Структура учреждения предопределяет и направления коммуникационных потоков, то есть, движения сообщений по различным каналам, между различными подразделениями и работниками организации:

• • вертикальные коммуникационные потоки идут от руководства к рядовым сотрудникам (приказ, постановка задач, убеждение, поддержка, контроль, кризисная коммуникация) и от рядовых сотрудников к руководству (отчет, запрос, служебная записка, собрание трудового коллектива);
  • горизонтальные коммуникационные потоки – между равными по рангу членами организации (межличностная коммуникация, обмен мнениями, собрание, беседа);
  • внешние коммуникационные потоки –любые сообщения, связанные с пересечением условной границы организации (статьи, интервью, выставки, презентации, пресс-конференции, пресс-релизы).

В процессе коммуникаций существует проблема несформированности единой инфраструктуры полноценного межотраслевого обмена данными в электронной форме, прежде всего – электронный документооборот, что ограничивает возможность эффективного применения автоматизированных систем поиска и аналитической обработки информации, содержащейся в различных системах, снижает экономическую эффективность создания и развития информационных систем. Это отрицательно сказывается оперативности и качестве административно-управленческих процессов в организации.