Файл: Показатели эффективности организационной структуры.pdf

Необходимо улучшить качественные характеристики управленческого состава персонала, преимущественно за счет организации системы повышения квалификации персонала, в том числе совершенствование профессиональных качеств высшего руководства, и формирования корпоративной культуры, что создаст благоприятную среду для проявления инициативности сотрудниками, раскрытия их потенциала в интересах достижения целей организации.

Как было выявлено, взаимоотношения между рядовыми сотрудниками зачастую слишком формализованы, и, несмотря на бюрократичность, система взаимодействия нечетко работает, когда дело касается конкретного задания, отсюда сложности с контролем за выполнением мероприятий, связанных с учетом. Данные проблемы свидетельствуют о необходимости совершенствования организационной системы управления. При этом важно помнить, что структура и система исполнительной власти должна обеспечивать:

• • специализацию органов исполнительной власти;
  • организационное обособление функций, выполнение которых создает конфликт интересов;
  • внутреннюю управляемость исполнительной власти;
  • оперативную разработку и согласование политики между органами исполнительной власти.

При разработке предложений по оптимизации организационной структуры, можно выделить следующие факторы, влияющие на эффективность деятельности учреждения:

• • реальные взаимосвязи между людьми и их работой, отражаемые в схемах организационных структур и должностных обязанностях;
  • политика руководства и методы, воздействующие на поведение персонала;
  • полномочия и функции работников организации на различных уровнях управления (низшем, среднем и высшем).

Рациональная структура организации предполагает комбинацию указанных трех факторов, обеспечивающую высокий уровень эффективности деятельности. Для построения рациональной структуры управления необходимо чтобы она соответствовала требованиям, предъявляемым к организационным структурам современных органов исполнительной власти.

Одно из них - ясность. Каждое подразделение, каждый сотрудник учреждения (в особенности каждый руководитель) должен четко знать, где он находится и куда ему обращаться за информацией, помощью или решением. Структура, не обладающая ясностью, создает конфликты, впустую расходует время, раздражает работников и задерживает решения.

Тесно связано с ясностью требование экономичности. Контроль, надзор и стимулирование должны требовать минимума усилий. Организационная структура управления должна способствовать самоконтролю и мотивации.

Организационная структура, должна направлять внимание всех сотрудников не на усилия, а на результаты работы организации в целом.

Организационная структура не должна ориентировать людей на псевдорезультаты. Организация должна помогать каждому сотруднику понимать свою собственную задачу и общую задачу организации. Чтобы соотносить свои усилия с благом целого, каждый сотрудник должен понимать, как его задача сопряжена с общей задачей и как общая задача определяет его задачу, его усилия, его вклад.

Организация должна расцениваться также в соответствии с тем, облегчает она или затрудняет процесс принятия решений.

Для достижения этих целей необходимо решение следующих задач:

• • внедрение принципов и процедур управления по результатам;
  • оптимизация функционирования и исключение дублирующих функций;
  • повышение эффективности взаимодействия Министерства как органа исполнительной власти и гражданского общества, а также повышение прозрачности деятельности учреждения;
  • модернизация системы информационного обеспечения;
  • разработка эффективных механизмов проведения кадровой политики в целях оптимизации кадрового состава.

Решение этих задач предусматривает реализацию мероприятий по следующим основным направлениям.

1) Внедрение принципов и процедур управления по результатам.

Целью реализации этого направления является внедрение методов и процедур управления, ориентированного на результат, и проектного управления в Министерстве транспорта и дорожного хозяйства.

В настоящее время Правительством Российской Федерации проводится комплексная работа по внедрению так называемого «особого порядка оплаты труда» государственных гражданских служащих в зависимости от достижения ими показателей результативности профессиональной служебной деятельности. Данный порядок направлен на установление прямой взаимосвязи между уровнем оплаты труда государственных гражданских служащих и результатами их профессиональной служебной деятельности, что будет способствовать повышению эффективности их деятельности.

Внедрение механизмов управления, ориентированных на результат, позволит:

• • более эффективно осуществлять контроль за исполнением решений Министерства и его структурных подразделений;
  • повысить эффективность использования материально-технических и кадровых ресурсов структурных подразделений.

По этому направлению необходимо обеспечить:

• • создание и внедрение комплексной системы планирования,
  • управления и контроля целей и результатов деятельности;
  • разработку соизмеримых показателей эффективности и результативности деятельности заместителей главы и руководителей структурных подразделений по основным направлениям их деятельности в соответствии со стратегическими целями;
  • проведение мониторинга, обеспечивающего контроль за достижением результатов и определение персональной ответственности руководителей и должностных лиц

2) Оптимизация функционирования и исключение дублирующих функций.

Деятельность органов государственной власти прежде всего направлена на исключение избыточных, дублирующих функций, организационное разделение правоустанавливающих функций, функций надзора, контроля, функций управления государственным имуществом, предоставление государственных услуг.

Актуальным является выделение следующих секторов: сектора инноваций и государственного заказа в отделе развития инфраструктуры и сектора безопасности дорожного движения в отделе транспорта (табл. 3).

Таблица 3

Функциональные обязанности новых отделов

Сбор и анализ необходимой государственной статистической отчетности по выполнению мероприятий в сфере безопасности дорожного движения;

Секторы как структурные подразделения государственных учреждений создаются в результате временного или постоянного деления более крупного структурного подразделения. Такое структурирование имеет место, когда в составе отдела для решения конкретной задачи или выполнения конкретного проекта выделяются два или более специалиста, возглавляемые главным или ведущим специалистом. Основными функциями постоянного сектора является реализация конкретного направления деятельности основного подразделения или решение определенного круга вопросов.

Выделение предложенных секторов в структуре организации будет способствовать исключению дублирующих функций у сотрудников отделов и повышению качества оказания государственных услуг за счет специализации деятельности.

Кроме того, в практике административной деятельности ряда государств широкое распространение в деле совершенствования приемов и технологии управленческого труда получила так называемая «система упрощения работ». Некоторые ее положения могут быть использованы в целях совершенствования управленческой деятельности министерства. Суть ее состоит в том, чтобы ликвидировать дублирующую или бесполезную информацию, исключить ненужные виды работ, расчленить работу на ряд этапов, более рационально распределить ее между исполнителями на основе специализации и кооперирования, разработать более совершенные методы выполнения работы и внедрить их в практическую деятельность.

Система упрощения работ включает в себя следующую сеть взаимосвязанных методов управленческой деятельности:

а) анализ распределения работ с целью создания более четкого представления обо всей структуре организации и выявления наиболее рациональных форм и видов информации с помощью методов и действий, способствующих равномерному распределению функций и ликвидации ненужных этапов работ (особенно важно на этапе отдачи предварительных распоряжений). Основным инструментом этого метода является план:

б) анализ объема работ, позволяющий установить на основе плана распределения работ правильное соотношение между объемом работ и числом занятых людей;

в) анализ последовательности работ. Основными критериями анализа являются важность, срочность и зависимость работ от других процессов или операций. Инструментом реализации этого метода может быть разработка ленточных и сетевых графиков работы органа управления;

г) анализ схемы движения информации в ходе решения управленческих задач, позволяющий установить рабочие приемы, с помощью которых достигается наилучший результат при минимальных усилиях;

д) анализ размещения приборов и оборудования, необходимых для выполнения работы;

е) определение цикличности и режима работы органа управления, что является важным фактором в отработке наиболее оптимальной технологии управленческого труда. Соблюдение установленной цикличности в деятельности органов управления позволяет более эффективно организовать их работу, избавляет от непроизводительных потерь времени, от ошибок и обеспечивает слаженность в работе органов управления. В учреждениях цикличность проявляется в типовой неделе, месяце, распорядке дня, графике работы и т.п.

3) Другим важным моментом совершенствования организационной структуры является создание комплексной нормативной правовой основы регулирования деятельности Министерства, а именно совершенствования Положения о министерстве транспорта и дорожного хозяйства Мурманской области, где будет определен порядок создания подразделений, правовое и административное положение подразделений в структуре Министерства, задачи и функции подразделений, их права и взаимоотношения с другими подразделениями организации, ответственность подразделений в целом и их руководителей.

4) Повышение эффективности взаимодействия Министерства как органа исполнительной власти и гражданского общества, а также повышение прозрачности деятельности учреждения

Принцип открытости является основополагающей ценностью демократии. Такой подход предполагает создание механизмов прозрачности деятельности государственных органов и инструментов обратной связи, позволяющим гражданам взаимодействовать с органами власти.

5) Модернизация системы информационного обеспечения;

Важным направлением совершенствования является расширение применения информационных технологий в органах управления. Для этого необходимо:

а) Внедрение системы электронного документооборота в деятельность Министерства.

б) Развитие интегрированной информационной среды на базе единого информационного пространства, объединяющего информационные и телекоммуникационные ресурсы, системы и сети.

в) Окончательное формирование объединенной информационной системы органов управления в г.Мурманске.

г) Внедрение современных средств телекоммуникации (IP – телефония, видеоконференцсвязь) в деятельность Министерства.