Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией Торговый Дом «Муравей».pdf

Представим некоторые разновидности информации, которая в организации циркулирует при помощи слухов: предстоящие сокращения рабочих мест, новые системы наказаний за опоздания, планы по изменениям в структуре организации, грядущие перемещения и повышения, подробное пересказ спора двух руководителей на последнем производственн м совещании, а так же кто и кому назначает свидания после работы.

Выше показано, как широко обмен информацией охватывает разные части организации и как он соотносится с ее эффективностью. Обмен информацией в организациях, конечно, не всегда так эффективен, как следовало бы. На деле, к сожалению, люди общаются между собой менее эффективно, чем им это кажется.

3.Современные информационные технологии осуществления коммуникационных процессов.

Информационные технологии – это совокупность способов, методов и средств сбора, передачи, обработки, хранения и выдачи информации потребителям с помощью средств компьютеризации и коммуникаций или без таковых.

Основные информационные технологии включают:

– текстовые процессоры, гипертексты

– табличные процессоры

– графические процессоры

– системы управления базами данных

– экспертные системы

– мультимедиа

– web – технологии

Интегрированная информационная система представляет собой открытый комплекс программно-аппаратных средств, поддерживающий бизнес-процессы и объединяющий данные, функции и процессы в рамках предприятия. Наиболее мощными в настоящее время являются ERP – системы. Они предназначаются для планирования потребностей в производственных ресурсах (материальных, трудовых, финансовых, энергетических и т.д.). Главной отличительной чертой подобных систем является возможность планирования финансовых затрат на обновление оборудования и инвестиции в производство, а так же предоставление пользователям высших уровней управления информации, необходимой для формирования решений.^[6]

В практике управления компаниями широкое распространение получили следующие программные системы, интегрируемые в рамках обмена информацией в единое целое:

CRM модуль - для выполнения функций маркетинга и сбыта. Он анализирует информацию о продвижении продуктов и услуг компании на рынке и о состоянии спроса на производимую продукцию, согласует с клиентами сроки и условия поставок, отслеживает процесс гарантийного обслуживания продукции в процессе ее эксплуатации.

---

SCM модуль – управляет цепочками поставок. Он отслеживает информацию о состоянии отгрузки сырья, материалов и готовой продукции.

SRM модуль – создан реализации функции снабжения, осуществляет поиск поставщиков, согласует сроки и условия закупки сырья, материалов и комплектующих.^[7]1

Информационные технологии позволяет достигать следующие цели:

1. Сократить время на получение необходимой информации, таким образом сводя к минимуму задержки из-за ее возможной недоступности, неверных или несвоевременных способов ее передачи или просто по причине нерабочего времени.

2. Ликвидировать излишнюю и повторяющуюся работу, которая тратит время и занимает людские ресурсы, которые можно было бы использовать более эффективно.

3. Оптимизировать использование человеческих ресурсов, перераспределив их с целью выполенеия заданий, требующих рассуждения, инициативы, оценки.

4. Коммуникации между организацией и внешней средой

Не самое маленькое влияние на производственную и экономическую деятельность любой компании оказывают внешние факторы. Основные из них напрямую связаны с воздействием рынка спроса и предложения. Так, например, уровень спроса на товары или услуги, требования потребителей к производимым изделиям, возможности конкурентов при производстве аналогичной продукции, разнообразие поставщиков сырья, материалов, комплектующих изделий и их условия сотрудничества, возможности и требования инвесторов определяют экономическое положение фирмы. Внешняя социальная среда включает в себя экономическую политику, социальную структуру общества, систему образования и подготовки кадров, психологическое состояние населения, технологические системы различных видов деятельности. Внешние факторы в области экологии, например - это законодательные и нормативные-правовые акты в данной сфере. Так же, заметное влияние на производственную деятельность организации могут оказывать факторы государственного и муниципального воздействия в части законодательного регулирования их деятельности.

Поэтому, для любой деятельности организации, огромное значение в нынешних условиях приобретает комплексный анализ всех компонентов внешней среды, динамика ее развития и осуществление на этой основе процесса стратегического планирования, который предназначается для контроля внешних по отношению к данной организации, факторов с целью определения наличия существующих возможностей и подводных камней.

---

Коммуникация является основным и самым важным процессом при решении данной задачи. С имеющимися и потенциальными потребителями организации обмениваются информацией с помощью рекламы и других способов продвижения товаров на рынок. В сфере связей с общественностью, PR, особое внимание уделяется созданию и поддержанию определенного имиджа компании на местном, общенациональном или международном уровне. Организации, так же, вынуждены подчиняться государственному регулированию и заполнять регулярные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания приводит сведения по финансам и маркетинговым планам, а также размещает информацию о своем местоположении, возможностях карьеры, льготах и т.д. Это лишь немногие примеры разнообразия способов реакции организации на события, происходящие во внешнем ее окружении.^[8]1

5. Внутрифирменные коммуникации.

Межуровневые коммуникации в организациях. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким образом, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность.^[9]1

Для координации задач и действий между множеством подразделений организации требуется обмен информацией между ними. Поэтому устанавливаются потоки информации между подразделениями по горизонтали. Так координируется деятельность рабочих групп по контролю за издержками, распределению ресурсов, новым методам производства, сбыту продукции. Руководители различных подразделений информируют друг друга о ходе внедрения новой техники. Кроме координации действий горизонтальные коммуникации способствуют установлению равноправных отношений между подразделениями, что положительно сказывается на работе всей организации.

Коммуникации руководитель-подчиненный

Возможно, наиболее очевидным компонентом коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Исследования показали, что 2/3 этой деятельности реализуется между управляющими и управляемыми.

Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; с обсуждением проблем эффективности работы; достижение признания и вознаграждения с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении; а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях.

---

Поскольку подчиненные объединены в рабочие группы, то коммуникации с ними руководителя являются важным компонентом для достижения эффективности управления. Участие в обмене информацией каждого члена рабочей группы позволяет выработать более правильные отношения группы с руководителем, а руководителю – более активно вовлекать подчиненных в дела организации.

Коммуникации между руководителем и рабочей группой

В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела, о том, как следовало бы работать вместе, о предстоящих изменениях и возможных их последствиях для этого и других отделов, о недавних проблемах и достижениях, предложениях рационализаторского характера.

Кроме того, иногда рабочая группа собирается без руководителей для обсуждения проблем, усовершенствований или надвигающихся перемен. Как указано выше, такие отношения равенства могут способствовать повышению удовлетворенности сотрудников своей работой.

Организации состоят из формальных и неформальных групп. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Слухи «витают возле автоматов с охлажденной водой, по коридорам, в столовых и в любом другом месте, где люди собираются группами». Поскольку по каналам слухов информация передается намного быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами». Информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т.е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованию Дэвиса, 80–99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Он считает, однако, что уровень точности не может быть таким же высоким, когда речь идет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Кроме того, независимо от точности, «все свидетельствует в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие положительным или отрицательным».

Типичная информация, передаваемая по каналам распространения слухов:

- предстоящее сокращение производственных рабочих;

- новые меры по указаниям за опоздания;

---

- изменения в структуре организации;

- грядущие перемещения и повышения

- подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании;

- кто кому назначает свидания после работы.^[10]1

6. Межличностные коммуникации.^[11]2

Устная речь по-прежнему остается самым распространенным способом коммуникации.

Чтобы вас поняли, мало иметь хорошую дикцию. Вы должны ясно осознавать то, что собираетесь сказать. Кроме того, вы необходимо подобрать такие слова, чтобы ваша мысль была именно так, как вам требуется. Если человеку предстоит выступить перед большой аудиторией, основной его задачей становится подбор для себя тезисов или иная подготовка к докладу. Но, в обыденной жизни, устная коммуникация в большинстве случаев, спонтанна, и это может вселять в человека тревогу, неуверенность и даже страх. Работу над устной речью следует начинать с расширения словарного запаса. Если вы точно знаете, что именно хотите донести до слушателей, и ваш словарный запас достаточно велик, то, с большой долей вероятности, вы сумеете точно выразить свои мысли и предотвратить возникновение возможных недоразумений.

Очень важной способностью, связанной с устной речью, является умение удерживать внимание слушателей. Выступая с докладом, следует смотреть кому-либо из слушателей прямо в глаза, тем самым вы спровоцируете его ответное внимание. И наоборот, если вы будете излагать свои мысли монотонным голосом, уткнувшись в заранее подготовленную бумажку, то очень скоро обнаружите, что аудитория не слушает вас. Визуальный контакт с аудиторией полезен еще и потому, что позволяет докладчику оценить реакцию слушателей.

7. Роль обратной связи.

Правило искажения – продвигаясь по инстанциям снизу вверх, информация искажается.

Значение обратной связи. Как уже говорилось, очень желательно обеспечение обратной связи в коммуникационном процессе. Разумеется, обратная связь дает возможность начальнику определить, насколько эффективны его коммуникации и «уточнить передаваемый блок информации» в будущих коммуникациях.

В условиях организации обратная связь может быть осуществлена многими путями. При коммуникации в виде разговора с глазу на глаз администратор может добиться непосредственной (прямой) обратной связи в виде устного обмена мнениями с принимающим (и) или в виде более деликатных средств, таких как выражение на лице несогласия или непонимания. Или же в противном случае администратор будет вынужден обратиться к непрямым (косвенным) средствам обратной связи. Например, падение производительности, увеличение числа прогулов (отлучек) и текучесть рабочей силы или недостаточная координация (согласованность) между отделами могут указывать на нарушение коммуникаций. Эффективный руководитель старается быть осведомленным о результатах своих коммуникаций и оценить значение коммуникации в достижении целей организации.

---