Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией Торговый Дом «Муравей».pdf

Коммуникации — являются одним из самых значимых элементов успешной деятельности предприятий, при этом оставаясь достаточно сложной проблемой менеджмента.

От успешности применения различных методов коммуникативного взаимодействия зависят не только перспективы компании на рынке, но и будущее сотрудников, работающих на нее. Даже в масштабе всей страны коммуникация занимает далеко не последнее место для развития и процветания. Как кровь циркулирует по человеческом организму, так и отлично отлаженная коммуникативная система заставляет весь рабочий организм» функционировать в правильном режиме.

Коммуникация , как часть рабочего процесса важна при любых масштабах деятельности компании. Как в малых предприятиях, так и крупных корпорациях роль коммуникации — огромна. Она не только оказывает существенное влияние на эффективность управления, но и стабильное функционирование предприятия без нее просто невозможно. Оперативный и эффективный обмен информацией — одна из основных задач руководителей, если они хотят достигнуть определенных целей и решить поставленные задачи. Без своевременного обмена информацией невозможно организовать рабочий процесс так, чтобы достигать сформулированных в рамках коммуникации же, целей. Для успешного управления коммуникация так же имеет огромное значение. Непосредственное взаимодействие, например, между начальником и подчиненными на всех уровнях — основа решения многих управленческих задач. Так же, именно межличностная коммуникация - прекрасный помощник в решении задач и вопросов, носящий неопределенный или двусмысленный характер. Поэтому главным критерием оценки эффективности руководителя является его способность к созданию эффективной коммуникативной системы. Менеджеры и управленцы должны иметь отличные коммуникативные навыки для того, чтобы быть способными грамотно и без потер делегировать полномочия подчиненным.

Тем не менее, коммуникация — это непростой процесс, который состоит из множества деталей, и каждая деталь имеет особенное значение для того, чтоб донести свои мысли до собеседника или подчиненного. Небрежность в одной из деталей, неспособность вовремя задуматься о том, что делаешь — и весь смысл может измениться кардинальным образом или вообще быть потерян.

Основной целью данной работы является изучение влияния процесса коммуникации на эффективность управленческого процесса, выявить сущность коммуникации, основные проблемы эффективности, а также то, каким образом возможно усовершенствовать работу коммуникационных структур.

1. Коммуникационный процесс.

1.1 Сущность процесса коммуникации.

Коммуникация (от лат. communicatio -сообщение, передача) - передача информации от одной системы к другой посредством специальных материальных носителей, сигналов.

Коммуникационный процесс – это процесс обмена информацией между двумя или более людьми.^[1]

Главная цель коммуникации – обеспечение верного понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений.

В процессе обмена информацией и получатель, и отправитель последовательно проходят через несколько этапов взаимодействия. Главной задачей является составление сообщений и использование каналов их передачи именно так, чтобы исходная идея была максимально доступно разъяснена обеим сторонам. В данном процессе выделяется четыре основополагающих элемента:

1. Отправитель — тот, кто генерирует идею или аккумулирует и передает информацию;

2. Сообщение — собственно, передаваемая информация, закодированная с помощью символов;

3. Канал, как средство передачи информации;

4. Получатель — тот, кому предназначается идея или информация и который интерпретирует ее.

Рис. 1.

Простая модель процесса обмена информацией

Формулирует или отбирает

Кодирует и выбирает канал

Передает по каналу

Отправитель

Идея

Сообщение

Получатель

Понятна ли идея?

1.2 Этапы процесса коммуникаций.^[2]

1. Зарождение идеи. Первым этапом обмена информацией является генерирование идеи или отбор данных. Отправитель определяет, какую именно идею или информацию необходимо передать. Эксперты считают, что изначально неудачное сообщение не станет лучше или инфоративней, если передавать его на бумаге лучшего качества или увеличить громкость его с помощью техники. Основной лозунг данного этапа - «Не стоит начинать говорить, не начав думать».

2. Кодирование и выбор канала. На данном этапе происходит трансформация идеи в сообщение, которое, впоследствии, будет передано. В коммуникационном процессе важно для начала кодирования выбрать систему знаков или символов. Не последнюю роль в кодировке передаваемой информации играет умение отправителя говорить, писать или жестикулировать. Получатель должен знать используемую при передаче информации систему кодирования. В кодовых знаков могут использоваться:

- речевые системы, в основе которых лежит устная речь;

- системы письма;

- знаки телодвижений;

- язык жестов;

- видеосистемы;

- звуковые системы (например, азбука Морзе) и т.д.

Формируется обращение, смысл которого — в сгенерированной отправителем идее. Отправитель, при этом, рассчитывает на то, что данное обращение будет воспринято в соответствии с заложенным в него смыслом.

3. Передача. На следующем этапе в действие вступает канал передачи сообщения. Часто именно процесс физической передачи сообщения многие принимают за сам процесс коммуникации. Но это всего лишь один из немаловажных, но, все же, этапов, которые необходимы для того, чтобы донести свою идею до конечного получателя.

4. Декодирование. Для завершения процесса коммуникации следует раскодировать полученную информацию. Каждый получатель, основываясь на собственном опыте, а так же собственных представлениях, будет интерпретировать принятую информацию по своему. Чем правильней, с учетом особенностей конечного получателя, информация была закодирована и чем тщательней она раскодируется, тем эффективней коммуникация.^[3]1

1.3 Виды и структура коммуникаций.

Рис. 2.

Внешние коммуникации это воздействие посредством обмена информацией с внешней средой. Организации пользуются разнообразными средствами обмена информацией, такими, например, как реклама, PR, презентации, а так же обмениваются информацией органами государственного контроля через отчеты и статистические данные.

Внутренние коммуникации – представляют собой обмен информацией на разных уровнях, но внутри подразделения.

Организационные коммуникации - совокупность коммуникаций, основанных на общении, связанные информацией о самой организации, ее целях и задачах.

Межличностные коммуникации — общение людей в устной форме в любом из перечисленных видов. Для успешной управленческой деятельности межличностная коммуникация является важным аспектом. Взаимодействие начальника с подчиненными, а так же подчиненных между собой — основа менеджмента любой компании

Формальные коммуникации - определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Прямопропорционально от количеству уровней управления растет вероятность искажения информации. На каждом уровне может осуществляться коррекция исходных данных, и далеко не всега это идет на пользу.

Неформальные коммуникации. Основным источником информации при неформальной коммуникации являются слухи. Поскольку таким образом информация передается быстрее, чем при формальном общении, руководство достаточно часто пользуется каналом неформальной коммуникации, например, для запланированной «утечки информации».

Вертикальные коммуникации. При данном виде коммуникации информация перемещается с уровня на уровень внутри организации. Осуществляется она двумя типами. В первом случае она передается по нисходящей, то есть с самого высокого уровня к более низким. Именно таким образом передается подчиненным информация о приоритетных задачах, изменениях в планах, рекомендации. Вторым способом является коммуникация по восходящей. Руководству сообщается о разнообразных возникающих или только могущих возникнуть проблемах, что может существенно повлиять на производительность. Оперативно получая информацию, руководство может своевременно отреагировать и предложить пути решения возникших проблем. Система коммуникаций между руководителем и подчиненными напрямую связана с уточнением поставленных задач, расстановкой приоритетов, уточнением ожидаемых результатов деятельности, а так же системой мотивации и самосовершенствованием.

Так же, к обмену информацией между руководителем и подчиненными относится коммуникация внутри рабочей группы. Такого рода коммуникация позволяет руководителю данной группы существенно повысить эффективность ее деятельности.

Горизонтальные коммуникации - это коммуникации между различными отделами организации. При такой коммуникации обмен информацией осуществляется между различными специализированными группами, в которых установлены равноправные отношения.

Все виды коммуникаций создают некую коммуникационную сеть, которая состоит из потока сигналов и посланий, которыми обмениваются двое или более людей. Она определенным образом объединяет участников процесса коммуникации с помощью потоков передаваемой информации. Взаимосвязь созданных таким образом сетей формирует коммуникативную структуру организации.

Необходимо знать типы коммуникационных сетей или структур коммуникаций в группе. Среди существующих коммуникационных сетей для групп разной численности можно выделить четыре основных типа сетей: колесо, цепь, круг, сложный круг (или внеканальная)^[4]1

Рис. 3.

Формальная, централизованная иерархия власти, при которой подчиненные общаются друг с другом только через своего начальника, представлена в сетях типа «колесо». Руководитель занимает центральное место в коллективе и все остальные члены этой группы при определении своей позиции сориентированы на центр. В основе этого лежат лидерские функции человека, находящегося в центре «колеса», его способность влиять на других членов группы. Он же берет на себя всю ответственнсть за передачу информации и принятие окончательных решений.

В том случае, когда члены группы последовательно соединены между собой и каждый поддерживает контакт с кем-то одним, то такая коммуникативная сеть называется «цепочка». Она показывает последовательную сеть горизонтальных связей.

В сетях типа «круг» члены группы могут общаться только с теми, кто находится рядом с ними.

В том случае, если необходимо организовать участие всех членов группы в решении какого-либо сложного вопроса — используется разновидность децентрализованных групп, такая, как всеканальная сеть. Иногда это еще называют открытыми коммуникациями.

В зависимости от характера исполняемых работ или разнообразия людей в группе определяется тип максимально эффективной коммуникационной сети. Простая взаимозависимость допускает использование централизованных сетей. Сложная взаимозависимость требует «командного» подхода к построению коммуникационных сетей. Однако не всегда сложная сеть может решить простую задачу.^[5]1

1.4 Краткие выводы

Для эффективного обмена информацией следует принимать в расчет огромное количество факторов. Например: Для руководителя, которому необходимо получить информацию о результатах проделанной работы , основная идея состоит в том, чтобы донести до подчиненных конкретную информацию об их сильных и слабых сторонах и о том, каким образом можно улучшить результаты их работы. Общие слова похвалы и критика не принесут значительных результатов.
Непосредственно обмен информацией не является гарантом эффективности. Для понимания всей сути процесса обмена информацией нужно знать и изучить все стадии процесса, вне зависимости от количества участвующих в обмене информацией людей. Только тогда это будет максимально эффективно.
Неспособные к коммуникации руководители могут действовать крайне неудачно, не только не принося пользу, но и причиняя вред компании.
Размеры подразделений в компании, а так же их количество значительно влияют на возможности развития коммуникационной сети. Чем больше количество подразделений или размер группы участников, тем сложнее построить между ними коммуникацию. Соответственно, и время на прием-передачу информации изменяется в той же зависимости, оказывая заметное влияние на эффективность деятельности персонала организации.
При использовании схем без центра значительновозрастает степень свободы участников коммуникации.

2. Качество коммуникаций и эффективность управления.