Файл: Проектные структуры управления на примере медицинской организации Семейный врач.pdf

Основными элементами проектов являются титульный лист, вводная часть (резюме бизнес-проекта), аналитический раздел, содержательный раздел (описание сущности проекта) и разделы внутрифирменного планирования.

Проекты и процессы их реализации, осуществления выступают сложными системами, в которых сами проекты выступает как управляемые извне подсистемы, а управляющими подсистемами при этом являются системы управления проектами.

1.2 Особенности управления проектами

Для эффективного планирования проектов сами проекты должны быть хорошо структурированы.

Резюме – часть проектов, с которой знакомятся в первую очередь и которая в определенном смысле представляет собой «визитную карточку» всех запланированных мероприятий. В зависимости от конкретно поставленной цели (или ряда целей) необходимо тщательно продумать концепцию бизнес-плана, его логическое развитие, всю идеологию построения бизнес - предложения, проекта^[11].

Начинать разработку проектов необходимо с описания требуемых конкурентных преимуществ продукции (услуг), уделяя особое внимание. Затем следуют разделы маркетинга и продаж с определением рынка и объемов сбыта. Эти разделы являются ключевыми.

Особое внимание необходимо уделить эффективности реализации проекта, возможным рискам и гарантиям возврата займов и кредитов. Содержание каждого проекта является индивидуальным для каждого случая. Приведем примерную последовательность разработки всех современных проектов^[12].

Основными элементами проектов являются титульный лист, вводная часть (резюме бизнес-проекта), аналитический раздел, содержательный раздел (описание сущности проекта) и разделы внутрифирменного планирования.

Проекты и процессы их реализации, осуществления выступают сложными системами, в которых сами проекты выступает как управляемые извне подсистемы, а управляющими подсистемами при этом являются системы управления проектами.

Начало проектов при этом связано с началом его реализации и началом вложения денежных средств в его выполнение.

Окончанием существования проекта может быть:

- ввод в действие объектов, начало их эксплуатации и использования результатов выполнения проектов;

- достижение проектами заданных результатов;

- прекращение финансирований тех или иных проектов;

- начало необходимой деятельности по внесению в проекты серьезных изменений, не предусмотренных первоначальными идеями (модернизации проектов и проектных решений);

- выводы объектов проектов из сферы эксплуатации.

Обычно как факт начала работ над проектом, так и факт его ликвидации оформляются официальными документами.

При текущем планировании тех или иных проектов их необходимо структурировать с целью получения эффективных конечных финансовых результатов при его последующей реализации.

Структурированные проекты представляют собой разветвленные сети пошаговых процессов их поэтапной реализации (рисунок 1.3).

Проект

Технологический этап внедрения проекта

Представление всего комплекта работ (в укрупненном виде)

Детализация предстоящих работ по внедрению проекта

Рассмотрения отдельных видов единичных работ

Рисунок 1.3 - Содержание структурированного проекта^[13]

Структуризация проекта может быть ориентирована на конечный результат, или на достижение определенных фаз жизненного цикла проекта. Соответственно структуры проектов также могут быть разными, определенные различия обусловлены различной направленностью работ^[14].

Структуризация, направленная на конечный результат проекта, представлена как схема функциональных частей проекта, а структуризация, основанная на реализации всего жизненного цикла проекта, как правило, строится тогда, когда конечные результаты еще не четко не определены.

Для структуризации проекта используют ряд специальных моделей, как-то:

1. Метод ПАТТЕРН, который позволяет одновременно сформировать и проанализировать иерархическую структуру проекта.

Схема последовательной реализации метода ПАТТЕРН (который буквально, в переводе с английского расшифровывается как помощь планированию с использованием относительных показателей технической оценки) приведена на рис. 1.4.

Дерево целей

Коэффициенты относительной важности (связи)

Коэффициенты взаимного влияния

Коэффициенты состояния и сроков разработки

Нормативный

прогноз

Исследовательский (поисковый)

прогноз

Анализ

Рисунок 1.4 - Принципиальная схема метода ПАТТЕРН

Согласно представленной схеме, можно сделать вывод о том, что в методе ПАТТЕРН структуризация осуществляется на основе построения дерева целей и оценки степени вклада каждой отдельной работы в достижение главной цели. При реализации данного метода текущие экспертные оценки строятся на основе нормативного и поискового прогнозирования науки и техники.

При применения рассматриваемого метода, основными задачами нормативного прогноза являются определение основных этапов достижения планируемых результатов определенного проекта, сроков его достижения и необходимых для реализации проекта ресурсов.

При использовании метода ПАТТЕРН поисковый прогноз осуществляется в обратном порядке: осуществляется поиск тенденций развития современного состояния и определяются возможные состояния проекта в будущем при сохранении определенных тенденций.

Общее осуществление нормативного и поискового типов прогнозов обеспечивает совпадение научно-технических возможностей организации с ее текущими хозяйственно-экономическими потребностями. В ходе нормативного прогноза строится именно дерево целей, а эксперты оценивают коэффициенты эффективности их последовательной реализации^[15].

2. Дерево целей и результатов. Данный метод является первой по времени разработки планом декомпозиции основной (главной) цели проекта на его составные части. Дерево целей можно построить в соответствии с существующей структурой определенных проектов. В вершине дерева ставится общая (генеральная) цель, на последующих уровнях, цели располагаются в иерархической соподчиненности, как декомпозированные цели соответствующего уровня, вплоть до целей самого нижнего уровня, соответствующих элементарным мероприятиям и действиям в определенном проекте.

Дерево целей представляет собой графическую схему возможных связей между целями определенных этапов проекта и определенными способами их достижения в виде четкой иерархической структуры, которая разветвляется в порядке детализации. На верхнем (нулевом) уровне расположена главная цель проекта, для достижения которой разрабатывается собственно проект. Следующие уровни могут называться направлениями, программами, проектами, заданиями, функциями в зависимости от масштабов генерального целеполагания и степени его дальнейшей детализации^[16].

Для каждого уровня дерева целей вводится ряд критериев оценки важности реализации. Кроме того, могут быть использованы также экспертные оценки, посредством которых, определяются весовые значения критериев и показателей, характеризуются взнос определенного этапа работ в обеспечении реализации проектов. Значение выполнения определенного ряда работ для достижения вышестоящей цели определяется коэффициентом связи, который является суммой произведений всех критериев на соответствующий коэффициент взноса. Если между некоторыми работами (выполнение которых обеспечивает реализацию проекта) и главной целью находится несколько уровней, то общий коэффициент связи определяется умножением коэффициентов связи всех вышестоящих сверх целей, в которые входит это задание:

(1.1)

где Rji - общий коэффициент связи для j-го задания, что лежит на и-м уровне;

G- количество уровней иерархии дерева целей;

rji - коэффициент связи для j-го задания, что лежит на и-м уровне.

Главным условием при оценке коэффициентов связи работ определенного вида в части реализации проекта, которые имеют общую вершину на вышестоящем уровне, есть равенство

(1.2)

где n – количество проектных работ, что принадлежат и-му уровню дерева целей и имеют общую вершину вышестоящего уровня проекта.

Коэффициенты весомости рассчитываются по формуле

(1.3)

где Oij - количество баллов j-го показателя, что дал и эксперт^[17].

Достоинство ранжирования как метода экспертной оценки - простота осуществления процедуры, что не нуждается в специальном обеспечении экспертов. Однако при числе объектов более 10, эксперты затрудняются в построении ранжированного ряда. С увеличением числа объектов количество связей между ними растет пропорционально квадрату числа объектов, а эксперт должен установить взаимосвязь между всеми объектами, рассматривая их как единственную совокупность. Современная психология утверждает, что оперативная память человека может качественно работать не более чем с 7 ± 2 объектами одновременно. Поэтому на экспертном уровне оценивания часто используется процедура установления преимущества объектов путем сравнения комбинаций всех возможных пар. При этом могут использоваться такие числовые представления^[18]:

Общее количество баллов, что может быть набрано, определяется за формулой:

(1.4)

где Nmax - общее количество баллов, выставленное экспертами.

Анализ дерева целей проекта заключается в установлении необходимых конечных результатов определенного проекта, в описании основных технико-экономических показателей, согласовании процедуры корректировки целей при возможном конфликте между качеством выполнения работ, их сроками и расходами, на реализацию определенных этапов проекта.

3. Дерево задач является методом, включающим в себя разработку структурной модели проекта по декомпозиции задач проекта на его составные части. Состав задач проектов, при реализации рассматриваемого метода может быть определен исходя из целей проекта, его конечного результата и предпроектного состояния проектируемого предмета – продукта, определенных бизнес-функций или услуг^[19].

Системный подход в определении задач определенного проекта аналогичен подходу в определении целей. Эксперты, при этом, используют иерархическую декомпозицию в виде дерева. В вершине «дерева задач» располагается сверхзадача проекта, в основании – определенные элементарные задачи (работы) нижних уровней.

Такого рода методика, основанная на разбиении проекта на более конкретные задачи – позволяет представить его в виде вполне управляемых компонентов системы реализации проекта.

4. Дерево работ. При реализации данного метода, на каждой стадии планирования экспертами должен быть разделен весь комплекс работ по проекту на части. Названная процедура, известна как составление дерева работ проекта (WBS – Work Breakdown Structure). Подобного рода дерево является средством расчленения большого, сложного проекта на его компоненты или хозяйственной программы на составляющие проекта.

По мере получения дополнительной информации на последующих стадиях проектирования специалист организации может добавить новые уровни к дереву работ проекта. Нижний уровень дерева соответствует пакетам работ. Это – последние элементы подразделов, за которые ответственны строго определенные сотрудники организации или соответствующие отделы. Пакет работ не следует отделять от всего комплекса работ проекта, взаимосвязь этого пакета с остальной частью проекта должна быть определенной и четкой. Помимо этого существующие связи между уровнями определенных работ не должны быть усложнены настолько, чтобы затруднялась их последующая координация^[20].

Пакет работ является также самостоятельной финансовой единицей. Он должен иметь отдельную смету, бюджет и отчет о расходах. Вычленение пакетов работ представляет большое удобство при разработке сетевого графика проекта. Гораздо легче планировать отдельные пакеты и затем собирать сетевой график проекта из фрагментов, нежели разрабатывать сетевой график в целом без дерева работ проекта^[21].

Сетевая диаграмма (сеть, граф сети, PERT диаграмма) также является методом структуризации проектов. Она по сути, представляет собой графическую интерпретацию комплекса работ проекта и их взаимосвязей.

При структуризации и управлении проектами под термином сеть понимается полный комплекс работ и вех проекта с установленными между ними зависимостями.

Сетевые диаграммы отображают сетевые модели в графическом виде как множество вершин, соответствующих работам, связанных линиями, представляющими взаимосвязи между работами. Эти графы, называемые сетью типа вершина-работа или диаграммами предшествования, являются наиболее распространенным представлением сети на сегодняшний день.