Файл: Реализация проектного управления на практике.pdf

ВВЕДЕНИЕ

Возможности управления проектами (PM) на сегодняшний день достигли пика своего исторического развития. Дело в том, что управление проектами стало предпочтительной стратегией ведения бизнеса, и тому есть множество свидетельств.

Крупные корпорации, локомотивы американской экономики, про вели широкомасштабные акции по корпоративному управлению проектами и основали центры управления проектами, которые предназначены для создания среды, способствующей успеху PM.

Данное явление носит всеохватный характер. К областям, в которых использование управления проектами стало традиционным, присоединяются такие представители новой экономики, как высокие технологии и телекоммуникации.

Результатом подобной популярности стал экспоненциальный рост как количества членов Института управления проектами (PMI) — крупнейшей в мире ассоциации менеджеров проектов, — так и количества сертифицированных профессионалов управления проектами (PMP). Более того, авторитет корифеев управления проектами повысился и за пределами этой сферы.

Процесс управления обеспечивает почти бесстыковое выполнение надлежащим образом упорядоченных операций и фаз проекта, приводящее к достижению поставленной цели. Суть этого проста: чтобы своевременно выдавать повторяемые высококачественные продукты, необходимо управляемое и предсказуемое исполнение проектов.

Чтобы это стало возможным, требуется механизм, встроенный в процессы, — например, набор инструментов управления проектами. Он обеспечивает применимый на практике и осязаемый, но при этом систематизированный способ планирования и контроля проектов. Совершенно очевидно, что усиливать процесс управления проектами означает усиливать набор соответствующих инструментов.

Актуальность данной темы очень высока, так как в наше время эффективное управление является залогом успешного и грамотного планирования и реализации проектов, оптимизации трудовых и денежных ресурсов. Проектное управление позволяет организации быть более конкурентоспособной и достигать более эффективного производства.

В 80-ые и 90-ые года компании делали упор на глобализацию и качество, а в 2000 гг. – основной фокус перешел на скорость реализации плана и целей в короткие сроки. Проектное управление – самое эффективное решение для данной задачи. Основным принципом проектного управления является поэтапное планирование любой работы, а также же ее эффективное разделение между сотрудниками. В наше время проектное управление используют около 95% немецких компаний, более 82% английских и 70% итальянских. Девять из десяти американских компаний используют ее для учета собственных показателей.

Цель работы проанализировать инструменты проектного управления на примере ПАО Газпром, внести рекомендации по совершенствованию проектного управления. Предметом исследования является инструменты проектного управления. Объектом исследования ПАО Газпром. Для достижения цели решим следующие задачи:

-рассмотреть понятие управления проектами, особенности процесса управления проектами;

-рассмотреть инструменты управления проектом;

-на примере ПАО Газпром провести анализ проектного управления;

-разработать мероприятия по совершенствованию проектного управления.

Практическая значимость темы заключается практическом применении мероприятий, к совершенствованию направления Технологического лидерства для ПАО Газпром.

ГЛАВА 1. Понятие управления проектами и инструментарий управления проектами

1.1 Особенности управления проектами

Проект – конечная цель, которая должна быть достигнута за определенный промежуток времени, заданный перед началом его реализации. Стоит понимать, что не может существовать двух идентичных проектов. И, что немаловажно, проект имеет свои ограничения в виде временного интервала на реализацию и объема вложенных в него средств.

За каждым проектом должен был ответственен один человек – руководитель или куратор проекта. Он и отвечает перед клиентом за качество выполненной работы. И поэтому обладает всей полнотой власти.

Чтобы проект был реализован точно в срок и уложился в рамки вложенных инвестиций, на практике применяют управление проектами.

Проектное управление может помочь менеджеру в успешной реализации любого проекта:

Все цели становятся отчетливыми, а результаты предсказуемыми, так как перед началом проекта формируется четкий план действий и оговаривается календарь поэтапного выполнения работ. Во время любого этапа в проект можно внести корректировки. Выявленные перед началом риски и найденные способы их преодоления снижают возможность провала всего мероприятия.^[1]

Вся деятельность становится прозрачной. Упрощается мониторинг и управление всеми производственными процессами.

Успех реализации зависит от качества выполнения работы всеми участниками, что повышает их заинтересованность в грамотном исполнении поручений.

Любой проект имеет четыре основных фазы реализации

Во время первой фазы руководитель проекта или его идейный основатель должен доказать инвестору финансовую привлекательность предлагаемого проекта. Зачастую вся информация излагается в бизнес-плане. Начало реализации начинается после подписания договора о начале работ; привлекается менеджер или руководитель проекта.

На втором этапе сформированная команда разрабатывается эффективный план реализации проекта. В этот план включается:

Определяется миссия проекта.

Все работы разбиваются на основные блоки, что позволяет максимально вникнуть в поставленные задачи.

Составляется график работ и определяется дата окончания реализации. Составляется график на основе существующего объема финансовых и материальных средств, а также сложности реализуемого проекта.

Формируется бюджет мероприятия, разрабатывается график потребностей в ресурсах.

Обозначаются возможные риски, ставящие под угрозу реализацию проекта, и определяются методы выхода из сложных, критических ситуаций.

И многое другое.

Третья фаза или фаза реализация является самой затратной; именно во время выполнения этой фазы расходуется большая часть выделенных ресурсов. Данный этап характеризуется необходимость постоянного мониторинга за выполнением работ, отслеживания происходящих трансформаций и оперативного реагирования на негативные последствия от возможно неправильных действий.

По завершению выполняются оставленные задачи, подводятся итоги выполнения проекта.

Использование проектного управления при реализации любого проекта увеличивает его шансы на положительный результат, именно поэтому оно стало настолько популярным как в крупных корпорациях, так и в небольших предприятиях. Однако переход к управлению проектами сопряжен с рядом проблем: необходимостью заполучить квалифицированный (сертифицированный) штат сотрудников, разработать методологии, изучить практики внедрения в других компаниях и пр.

Чтобы справиться с ограничениями по времени используются методы построения и контроля календарных графиков работ. Для управления денежными ограничениями используются методы формирования финансового плана (бюджета) проекта и, по мере выполнения работ, соблюдение бюджета отслеживается, с тем, чтобы не дать затратам выйти из под контроля.

Для выполнения работ требуется их ресурсное обеспечение и существуют специальные методы управления человеческими и материальными ресурсами (например, карта ответственности). Из трех основных ограничений труднее всего контролировать ограничения по качественным результатам проекта. Это связано с тем, что качественные результаты подчас трудно однозначно зафиксировать (особенно в социальных проектах), что затрудняет мониторинг и делает актуальной задачу разработки для этого специальных индикаторов.^[2]

Система проектного управления состоит из следующих компонентов:

Методологии проектного управления – нормативно-регламентная база, определяющая правила проектного управления и закрепляющая ответственность и полномочия участников.

Структурного подразделения (Проектного офиса), целью которого является поддержка и развитие проектного управления, а также участников, обладающих достаточными знаниями и компетенциями для выполнения закрепленных функций.

Информационной системы проектного управления.

Ключевые инструменты проектного управления:

LM Soft предлагает полный комплекс услуг по построению и совершенствованию Системы проектного управления предприятия в целом или его отдельных направлений, включая проведение анализа текущей ситуации и формирование концепции проектного управления, а также поддержку и апробацию сформированной системы на пилотной области с последующим масштабирование на всю предметную область.

Преимущества применения Системы проектного управления:

улучшение количественных и качественных показателей - сокращение сроков реализации проекта, получение требуемых характеристик результатов, эффективное развитие;

удобство управления – наличие актуальной информации online, закрепленные процессы взаимодействия между участниками, унифицированные шаблоны.

Существует ряд принципов, которыми нужно руководствоваться при управлении проектами. Они имеют специфические особенности и ориентированы на эффективное воздействие на производство:

1.  Принцип дифферцированного подхода. При использовании методики управления проектами, необходимо учитывать и использовать все стороны проектной инфраструктуры.

2.  Принцип экономической целесообразности.

3.  Принцип гибкости. Необходимо своевременное и гибкое реагирование персонала на изменение ситуации и внутри организации.

4.  Принцип конкурентоспособности. Необходимо подготовить и выбрать проект на основе ресурсообеспеченности и возможностей компании по отношению к конкурентам.

5.  Принцип разделения полномочий. Это подразумевает под собой четкое разделение обязанностей и принадлежность каждого процесса отдельному работнику.

6.  Принцип открытости. Стандарты project management не являются обязательными, а так же они не всегда могут соответствовать стандартам.

7.  Принцип best practicies. Необходимо поощрять персонал,давать возможность развиваться и улучшать навыки.

В проектном управлении, как и в любой системе существуют плюсы и минусы. Положительными факторами внедрения проектного управления являются:

1.  Инновации. Переход на проектное управление влечет за собой использование новых технологий, информационных систем управления, обучение персонала. Все рабочие силы становятся универсальными, легко адаптирующимися к изменениям и любой работе. На основании всего этого стремительно растет качество производительности.

2.  На повышение качества так же влияет сокращение времени выполнения работы. Проектное управление позволяет сделать процесс более сосредоточенным на производстве, а так же максимально открытым и доступным. Это все так же ускоряет процесс взаимодействия с клиентом.

Отрицательными факторами являются:

1.  Любой переход на новые технологии влечет за собой огромные денежные траты: обучение сотрудников, повышение их квалификации, внедрение новой системы в организацию. Руководитель должен понимать, что часть персонала может быть не готова к адаптации к новой модели управления.

2.  Открытость системы является своеобразным минусом, особенно если она касается предмета коммерческой тайны.^[3]

Таким образом, проектное управление – эффективное решение задачи в сжатый срок с минимальными издержками. Успешность его использования зависит от грамотного внедрения в конкретную организацию и правильной подачи персоналу. Проектное управление значительно улучшает производительность и повышает эффективность работы компании. Но, не стоит забывать и о том, что любое нововведение – это траты и инвестиции, кропотливая разработка плана и труд каждого участника этой системы.
 

1.2 Инструментарий проектного управления

В любой сфере профессиональной деятельности, будь то промышленность или коммерция, транспорт или IT-технологии, образование или индустрия развлечений – всегда есть возможность реализовать свои идеи в рамках проекта. Залогом удачной реализации проекта является грамотность его подготовки.