Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Роль и значение организационных коммуникаций в таможне).pdf

Одной из ведущих тенденций многих стран мирового сообщества в конце XX-начале XXI в. является переход к новому типу социальной организации общества - открытому информационному обществу. Данное общество можно определить как общество, в котором социальные изменения, экономическое развитие, качество жизни в целом напрямую зависят от научного знания и умения использовать информацию на основе совершенствования коммуникационных технологий.

Под коммуникациями понимают общение, передачу информации от человека к человеку; специфическую форму взаимодействия людей в процессе их деятельности, которая, главным образом, осуществляется при помощи языка.

В более широком смысле под коммуникациями принято понимать средство связи объектов материального и духовного мира, обмен информацией между людьми, передача и обмен информацией в социуме,а также участие в процессах массовой информации.

Актуальность выбранной автором темы связана с тем, что практически все люди обмениваются друг с другом информацией, общаются между собой в бытовой сфере, используют ее в профессиональной деятельности и т.д.

Практически невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Без возможности обмениваться информацией люди не смогут достигать поставленных целей, работать вместе.

Целью данной курсовой работы является ознакомление с природой, а также сложностями коммуникаций и коммуникационных процессов, при этом делая акцент на коммуникации таможенных органов.

Для достижения поставленной цели автор ставит перед собой следующие задачи:

а) рассмотреть понятие, виды и характеристику коммуникаций;

б) ознакомиться с элементами и этапами коммуникационного процесса;

в) проанализировать внешние и внутренние коммуникации в таможенных органах;

г) рассмотреть роль и значение коммуникаций в таможенных органах;

д) ознакомиться с проблемами, которые связаны с коммуникациями в таможенных органах;

е) предложить мероприятия по решению данных проблем.

Объект исследования - таможенные органы.

Предмет исследования - проблемы коммуникаций в современных организациях.

Структура работы состоит из введения, основной части, заключения и списка литературы.

Теоретической и методологической базой данной работы послужили труды российских и зарубежных авторов в области менеджмента, материалы периодических изданий и сети Интернет.

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИЯХ

1.1 Понятие, виды, характеристика коммуникаций

Если рассматривать понятие “коммуникация” через другие науки, то можно заметить, что каждая из наук по-своему интерпретирует данное понятие.

Так, например, коммуникация в социальных науках— научная дисциплина, «коммуникации/взаимодействия/интеракции» и сам этот процесс, включая его результаты.

Коммуникация в психологии— обмен информацией между живыми организмами (общение), инженерные коммуникации — комплекс систем, которые обеспечивают нормальную жизнедеятельность потребителей.

Исходя из данных определений также можно сделать вывод о том, что их суть в принципе одинакова, т.е. коммуникации- это сообщение, передача информации.

Важным условием коммуникаций является то, что необходимо наличие реципиента, т. е. получателя информации.

Субъектами коммуникаций могут выступать отдельные личности, группы, а также организации.

Главной целью коммуникационного процесса является то, что данный процесс должен обеспечивать понимание информации, которая является предметом обмена, т. е. сообщений.

Коммуникации, которые используются в различных организациях, могут быть классифицированы по многим признакам, которые приводятся в таблице 1.1.

Таблица 1.1. Классификация коммуникаций

Признак классификации	Вид коммуникаций
Субъект, средства коммуникаций	с помощью технич. средств; межличностные
Формы общения	вербальные; невербальные
Каналы общения	формальные; неформальные
Организационный процесс	вертикальные; горизонтальные; диагональные
Направленность общения	восходящие; нисходящие

Коммуникации с помощью технических средств приобрели огромную популярность и высокую значимость. Они могут осуществляться через электронные почты, телекоммуникационные системы и т.д.

Межличностные коммуникации осуществляются между людьми в ситуациях, когда “лицом к лицу” или в группах с помощью слов или же несловесных средств общения.

Если рассматривать коммуникации по форме общения, то вербальные - это коммуникации, которые осуществляются с помощью устной речи, а невербальные - это различного рода сообщения, которые посланы без использования средств устной речи, а с помощью, например, жестов, мимики, поз. ”^{^[1]}

По каналам общения, коммуникации являются формальными, если помогают упорядочить и ограничить информационные потоки, а неформальные -это своего рода социальные взаимодействия между людьми, которые отражают человеческую потребность в общении.

Нисходящими коммуникациями являются коммуникации, которые направлены сверху вниз – от руководителя к подчиненным, а восходящими – коммуникации, которые направлены снизу вверх – от подчиненных к руководителю.

Горизонтальные коммуникации – это коммуникации, которые направлены на координацию и интеграцию деятельности всех сотрудников различных отделов и подразделений, которые находятся на одних и тех же уровнях иерархии для достижения целей организации; способствуют повышению эффективности использования всех видов ресурсов организации.

Диагональные коммуникации – коммуникации, которые осуществляются работниками отделов и подразделений различных уровней иерархии. Данный вид коммуникаций используются в тех случаях, когда коммуникации работников организации другими способами затруднены или невозможны.

Таким образом, проанализировав данный параграф, можно сделать вывод о том, что существует огромное множество видов коммуникаций с присущими только данному виду признаками и характеристиками, но имеющими между собой общую цель- передачу информации и/или сообщения от одного объекта к другому.”^{^[2]}

1.2 Коммуникационный процесс: элементы и этапы процесса

Коммуникационный процесс — процесс обмена информацией между двумя или более людьми.

Целью коммуникационного процесса является обеспечение понимания информации, которую можно называть сообщением.

Для полного понимая сути коммуникационного процесса рассмотрим его этапы и элементы.

Среди элементов процесса коммуникаций можно выделить четыре базовых элемента:

а)отправитель (лицо), собирающее и передающее информацию;

б)сообщение (информация), которая закодирована с помощью символов;

в)канал/средство передачи информации;

г)получатель (лицо), которому адресована информация и который будет заниматься ее интерпретацией. ^{^[3]}

Рис.1.1 Элементы коммуникационного процесса

Отправитель и получатель, когда происходит обмен информацией, проходят несколько этапов, которые взаимосвязаны между собой.

Их задача состоит в том, чтобы составить сообщение, которое необходимо будет передать по каналам связи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Этот процесс весьма не из легких, так как каждый этап в свою очередь является одновременно и точкой, в которой смысл может быть искажен и/или полностью утрачен.

Рассматривая коммуникационный процесс, можно выделить следующие его этапы:

а)зарождение идеи;

Ключевая роль у отправителя. Она заключается в формировании идеи, отбора информации, которая предназначена для передачи другому или другим участникам процесса.

Далее отправитель кодирует свою идею.

б)кодирование, выбор канала;

Кодирование — это трансформирование передаваемого сообщения в послание или сигнал, который будет передан.

Перед тем, как начать передавать идею, отправитель должен с помощью символов (слов, интонации или жестов) закодировать ее. Данное кодирование превращает идею в сообщение. Кроме того отправитель должен выбрать канал, который будет совместим с типом символов, использованных для кодирования.

в)передача;

На этапе передачи отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Как только начался процесс передачи послания или сигнала, коммуникационный процесс выходит из-под контроля средства или человека, сообщение, которое было отправлено, назад вернуть уже нельзя.

С момента передачи информации заканчивается этап отправления и, наоборот, начинается этап получения передаваемой информации и понимание ее значения.

г)декодирование

Декодирование — это процесс перевода символов отправителя в мысли получателя. Данный процесс включает восприятие послания получателем, его интерпретацию и оценку.

Если символы, которые выбраны отправителем, имеют такое же значение для получателя, то последний будет знать, что имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея, но иногда есть причины, по которым получатель может придать сообщению несколько иной смысл, чем тот, который вложил отправитель.^{^[4]}

Рис.1.2. Этапы коммуникационного процесса

Проведя анализ данного параграфа, можно сделать вывод о том, что коммуникационный процесс является одним из сложных, но в тоже время важным процессом, в котором все элементы и этапы взаимосвязаны друг с другом и допущение ошибок на каком-либо из этапов влечет за собой сбой всего процесса.

Анализируя данную главу, автор пришел к выводу, что существует множество коммуникаций, которые в ходе практической деятельности перерастают в процесс коммуникаций и включает в себя различного рода элементы и этапы, нарушения которых могут повлечь за собой потерю и/или утечку информации.

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ КОММУНИКАЦИЙ В ТАМОЖНЕ

2.1 Состояние внутренних и внешних коммуникаций в таможне

Прежде чем приступить к характеристике и анализу состояния внешних и внутренних коммуникаций в таможенных органах, автор сначала рассмотрит, что является вообще внутренними, а что является внешними коммуникациями. ^{^[5]}

Рис.2.1. Схема коммуникаций

Одними из важнейших целей внутренних коммуникаций для ее эффективного существования являются:

а)предоставление персоналу полной информации, которая будет необходима для эффективного выполнения повседневной работы;

б) повышение мотивации у сотрудников на основании чувства сопричастности и профессиональной гордости;

в) наиболее полная осведомленность сотрудников о таможенной политике, о целях и приоритетах данного ведомства;

г) воспитание у сотрудников ведомства отзывчивости и внимания к проблемам, которые могут возникать как в бизнес-сообществе, так и у широкой общественности;

д) предоставление сотрудникам полной возможности широкого обсуждения проблем службы и обмена идеями внутри трудового коллектива для совершенствования таможенного труда.

Внешними коммуникациями является поток информации, который исходит из таможенного ведомства и направлен на обеспечение как широкой общественности, так и бизнес-сообщества необходимыми сведениями о таможенной политике и действующем таможенном законодательстве.