Файл: Проблемы коммуникаций в современных организациях (Роль и значение организационных коммуникаций в таможне).pdf

Кроме того очевидно и то, что в комплексной организации этого условия добиться сложно или же вообще невозможно. Разумеется, организации собирают больший объем информации, чем они используют, но это не останавливает их запрашивать еще больший объем. Данное являение объясняется необходимостью принятия решения в рамках законности. Кроме того, процессу коммуникаций присущи парадоксальность и противоречивость. Парадоксы и противоречия пронизывают жизнь всех организаций.

Например, как показывают результаты исследовании, 48-50 минут каждого часа рабочего времени руководители тратят на общение с подчиненными, коллегами и начальством. То есть почти до 80 % их времени уходит только на коммуникацию (запланированные заседания и встречи выходят в 59 %, незапланированные встречи – 10 %, разговоры по телефону – 6 %, а поездки и осмотр различных объектов около 3%).

Только около 20-22 % рабочего времени расходуется на работу с документами.

Из этого можно сделать вывод о том, что от того, насколько эффективен в организации коммуникационный процесс, будут зависеть результаты ее деятельности.

Таким образом, анализ данной главы показал, что нельзя не признать то, что коммуникативный процесс представляет собой центральную проблему в большинстве видов деятельности человека и организации и от того, насколько развит данный процесс, будет зависеть результат той или иной деятельности организации, а именно, в данном случае, таможенных органов.

ГЛАВА 3. ПРОБЛЕМЫ КОММУНИКАЦИЙ В ТАМОЖНЕ И ПУТИ ИХ РЕШЕНИЯ

Как в других компаниях, так и в таможне тоже существуют различные препятствия и возникают различные затруднения, которые касаются соответственно коммуникационного процесса.

К данным затруднениям и препятствиям можно отнести, например, несвоевременное донесение информации к сотрудникам и/или аппарату управления, что в худшем случае может повлечь за собой материальные убытки или какие-то несогласованности.

Следующим недостатком, присущим всем другим крупным компаниям, является психологический настрой. Это может быть следствием, например, плохого настроения или отношения к сотрудниками по отдельности, или же боязни общаться с начальниками.

Руководитель обязан иметь представление о процессе восприятия, учете некоторых факторов, которые из числа влияющих на восприятие в процессе обмена информацией, что позволяет не допускать снижения эффективности коммуникаций, своевременно устранив преграды, которые обусловлены восприятием.

---

Одним из ограничителей эффективности межличностного обмена информацией может стать отсутствие обратной связи по поводу посланного сообщения. Обратная связь важна, поскольку именно она дает возможность установить действительно ли отправленное сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который ему изначально придали.

Существует множество способов установления обратной связи.

Одним из них является способ, при котором задают вопросы. Еще одним способом создания обратной связи является оценка языка поз, жестов, интонации человека, которые как будто указывают на замешательство или непонимание. Если это чувствуется, то можно прибегнуть к методу задавания вопросов.

Также обратную связь можно установить через контроль первых результатов работы. Полученная информация позволит оценить, в какой мере воплощается то, что намеревалось сообщить.

Далее следует способ обратной связи, суть которого заключается в проведении с подчиненными политики открытых дверей, когда руководитель определяет день и час в течение дня, чтобы выслушать работников по любому интересующему их вопросу.

Ни для кого не секрет, что когда информация движется внутри организации вверх и вниз, смысл сообщений несколько искажается. Такое искажение может быть вызвано множеством причин. Сообщения могут искажаться преднамеренно из-за затруднений в межличностных контактах. Такой вид искажения информации может иметь место, если кто-то не согласен с сообщением.

Проблемы обмена информацией посредством искажения сообщений могут возникать также и из-за того, что происходит фильтрация. Концепция фильтрации относится к тенденции искажения сообщений по мере движения их вверх или вниз или же с одного уровня на уровень организации или отдела. В организации существует такая потребность, как фильтровать сообщения. Данная потребность необходима для того, чтобы с одного какого-то уровня на другой уровень организации или отдела поступила только та информация и/или сообщения, которые касаются исключительно его.

Для ускорения движения информации или же придания сообщению большей ясности, сведения суммируют и упрощают перед отправкой сообщений в разные сегменты организации. Преграды в межличностных контактах могут подталкивать к отсеиванию одних и акцентированию других сообщений. Данный отбор может стать причиной непопадания важной информации в другой сектор организации или поступления информации туда с очень сильным искажением содержания.

---

Всего лишь около 63% содержания информации, отправленной начальником управления, доходит до заместителей, 40% доходит до начальников отделов, а 20% информации доходит уже до работников. Эффективность сообщений, отправляемых наверх, составляет всего лишь 10%.

Преграды на путях обмена информацией могут возникать также вследствие перегрузки каналов коммуникаций. Руководитель, который поглощен переработкой поступающей информации, а также необходимостью поддерживать информационный обмен, возможно, не в состоянии эффективно реагировать на всю поступающую или отправляемую информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которую он считает наиболее важной; то же относится и к обмену информацией. К сожалению, понимание руководителем важности информации понимание таковой другими работниками организации отличаются.

Также существует информация, не подлежащая разглашению и является конфиденциальной, но иногда происходит утечка данной информации.

Сравнение и сопоставление элементов может помочь представить систему передачи конфиденциальной информации в форме коммуникационного процесса.

Источник информации — объект, который осуществляет выбор из всей совокупности информационных сообщений одного сообщения, которое подлежит передаче по каналу связи адресату. В нашем случае источником информации является сотрудник таможни, который в установленном порядке допущен к конфиденциальной информации, работающий с документами или иными ее носителями. В процессе разработки документа осуществляется преобразование информации в форму сообщения.

Сообщение — это набор знаков, с помощью которых сведения могут быть переданы другим объектам и восприняты ими. Имеются случаи в таможне, когда в целях исключения вероятности овладения посторонним лицом охраняемой информацией преобразование информации в текст документа осуществляется с использованием криптографических или программно-аппаратных средств защиты.

Отправитель сообщения — объект, который осуществляет непосредственную передачу документа, который содержит конфиденциальную информацию, адресату. В роли отправителя в данном случае выступает сотрудник отдела, осуществляющий непосредственную отправку документа по назначению.

Также отправителем может быть оператор, который осуществляет передачу документа с использованием технических средств передачи и обработки информации.

Передатчик — это устройство, которое выполняет функцию обработки сообщения в соответствии с выбранным алгоритмом и формирования сигнала для непосредственной его передачи по информационному каналу.

---

Канал распространения — это среда, которая используется для передачи сообщения/информации от передатчика к приемнику.

Приемник — элемент, выполняющий функцию, обратную функции передатчика.

Получатель информации — это объект, осуществляющий фактический прием, обработку и подготовку сообщения для его непосредственного доведения до сведения адресата.

Адресат — должностное лицо, для которого предназначается передаваемая и принимаемая информация.

Главными источниками утечки конфиденциальной информации являются сотрудники, которые к ней, а также технические неполадки в системе передачи информации и бумажные носители информации.

Проанализировав имеющиеся проблемы на таможне можно сделать вывод о том, что необходимость совершенствования системы коммуникаций на предприятии и принятие мер по улучшению отношений между сотрудниками имеет место быть.

Коммуникационные проблемы можно решить, если правильно расставить задачи по исключению возможных каналов утечки конфиденциальной информации. Данные проблемы решаются как отдельными должностными лицами, так и структурными подразделениями предприятия, которые создаются и функционируют по различным направлениям защиты информации. Успешное решение поставленных задач невозможно без применения средств и методов защиты информации.

Во-первых, необходимо исключить ошибки коммуникационных программ, из-за которых и происходит утечка информации.

Также чтобы исключить несвоевременное донесение информации и ложные донесения начальству, нужно обратить внимание на психологический климат в коллективе и по результатам провести тренинги по сплочению старших и младших сотрудников отдела.

Для улучшения коммуникационных процессов внутри предприятия необходимо, прежде всего, усовершенствовать систему информирования сотрудников, обратить внимание, на какие профессиональные и социальные группы можно разбить работников предприятия, какова средняя продолжительность работы сотрудников таможенных органов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проведя анализ данной работы, автор пришел к следующим выводам:

- существует огромное множество видов коммуникаций с присущими только данному виду признаками и характеристиками, но имеющими между собой общую цель - передачу информации и/или сообщения от одного объекта к другому;

- коммуникационный процесс является одним из сложных, но в тоже время важным процессом, в котором элементы и этапы взаимосвязаны друг с другом и допущение ошибок на каком-либо из этапов влечет за собой сбой всего процесса;

---

- от того, насколько эффективен в организации коммуникационный процесс, будет зависеть результат ее деятельности;

- нельзя не признать то, что коммуникативный процесс представляет собой центральную проблему в большинстве видов деятельности человека и организации и, соответственно, от того, насколько развит данный процесс, будет зависеть результат той или иной деятельности организации, а именно, в данном случае, таможенных органов;

Также были предложены различного рода мероприятия по усовершенствованию и устранению проблем, связанных с коммуникациями и коммуникационными процессами в таможенных органах:

- необходимо, прежде всего, усовершенствовать систему информирования сотрудников, обратить внимание, на какие профессиональные и социальные группы можно разбить работников предприятия, какова средняя продолжительность работы сотрудников таможенных органов;

- необходимо исключить ошибки коммуникационных программ, из-за которых и происходит утечка информации;

- чтобы избежать несвоевременного донесения информации и ложные донесения начальству, нужно обратить внимание на психологический климат в коллективе и по результатам проводить тренинги по сплочению старших и младших сотрудников отдела.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Монография - Внутренние и внешние коммуникации таможенной службы Российской Федерации: состояние, управление, перспективы развития/ Ткаченко И.Е. - М.: РИО РТА, 2016
2. Основы менеджмента / М. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури - М.: Издательство "Дело", 2016
3. Габричидзе Б. Принцип профессионализма в государственной службе // Государство и право. - 2017
4. Сборник нормативных актов по вопросам работы с кадрами в таможенных органах Российской Федерации: Указы Президента РФ, Постановления Правительства РФ, распорядительные акты федеральных ведомств, решения Коллегии Государственного таможенного комитета РФ, Приказы Государственного таможенного комитета РФ. Выпуск 1, книга 1. - М.: Государственный таможенный комитет РФ, 2008
5. Таможенный кодекс таможенного союза (от 27.11.2009 № 17) в редакции от 16.04.2016
6. Режим доступа: http://www.rggusf.ru/organizatsionnoe/vidi-kommunikats.html
7. Режим доступа: http://book-science.ru/social/sociology/mnogoznachnost-ponjatija-kommunikacija.html
8. Режим доступа: http://www.prostoy.ru/54.html
9. Режим доступа: http://www.dl6.ru/wp-content/uploads/2014/02/orig_1242726858_meneg.jpg
10. Режим доступа: http://ecocyb.narod.ru/410-417/inrs1_6.htm
11. Режим доступа: http://otherreferats.allbest.ru/custom/00185430_0.html
12. Режим доступа: http://dominiak.ru/publ/publ14.html
13. Режим доступа: http://bibliofond.ru/view.aspx?id=461497
14. Режим доступа: http://www.webkursovik.ru/kartgotrab.asp?id=-66593
15. Режим доступа: http://ru.wikipedia.org/wiki/Коммуникационный_процесс
16. Режим доступа: http://ru.wikipedia.org/wiki/Коммуникация
17. Режим доступа: http://ecocyb.narod.ru/410-417/inrs1_6.htm
18. Режим доступа: http://de.ifmo.ru/bk_netra/page.php?tutindex=3&index=56

---