Файл: Барьеры на пути эффективных коммуникаций(Теоретические основы коммуникаций в деятельности организации).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Одной из главных сфер возникновения проблем в организациях являются недостаточно эффективные коммуникации. Если люди не смогут обмениваться информацией, то они не смогут качественно работать вместе и достигать общих поставленных целей. Так образом, эффективные коммуникации являются обязательным условием эффективной работы любой организации. Соответственно, грамотное управление персоналом тесно связано с эффективностью коммуникационных процессов в организации. Роль коммуникационных процессов очевидна как в условиях малых фирм, так и в условиях мощных компаний и корпораций. От эффективности коммуникационных связей и взаимодействий напрямую зависит будущее не только самого предприятия, как хозяйствующего субъекта на рынке, но и людей, которые работают на данном предприятии, а при более глобальном подходе - благополучие всей страны в целом. Это уже давно осознали зарубежные и многие отечественные руководители. В рамках вышесказанного актуальность выбранной темы подчеркивается опытом зарубежных и отечественных руководителей, их заинтересованностью в изучении коммуникационных связей и в их эффективном развитии. Поскольку в России появление и становление коммуникаций произошло сравнительно недавно, огромную роль в дальнейшем их развитии играет правильный подход к изучению опыта зарубежных компаний и современных российских предпринимателей.

Целью нашей работы мы ставим исследование проблем и барьеров, возникающих при осуществлении управленческих коммуникаций в деятельности организации.

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:

- рассмотреть коммуникации как важнейший элемент управления: значение управленческих коммуникаций, виды управленческих коммуникаций, а также элементы и этапы коммуникационного процесса;

- изучить преграды, возникающие при осуществлении управленческих коммуникаций, для чего рассмотреть проблемы и барьеры, влияющие на процесс коммуникаций, и возможные пути повышения их эффективности;

- проанализировать управленческие коммуникации на примере конкретной органзации.

Объектом исследования будут являться управленческие коммуникации в организации.

Предмет исследования – проблемы и барьеры, возникающие при осуществлении управленческих коммуникаций.

Методы исследования: описательный и аналитический.

Работа структурирована в соответствии с поставленными задачами. В первой главе рассмотрены теоретические аспекты формирования организационных коммуникаций: дана их характеристика, анализированы значение и функции, подробно рассмотрены их классификация по характеру восприятия информации, по взаимодействующим сторонам, по характеру информационного взаимодействия, по этапам организационного функционирования, т.е. систематизированы теоретические представления об организационных коммуникациях.

Во второй главе описаны каналы передачи информации, а также основные коммуникационные барьеры и причины их возникновения. Также рассмотрены основные пути преодоления коммуникационных барьеров.

Третья глава состоит из практического материала - исследования состояния организационных коммуникаций на ОАО "Томскнефть" и ОАО «Лазер Сервис», их сравнительного анализа и рекомендаций по совершенствованию организационных коммуникаций.

Глава 1. Теоретические основы коммуникаций в деятельности организации

• 1. Коммуникации в системе управления: понятия, цели и виды

Коммуникация возникла в обществе с целью обмена информацией для взаимопонимания и согласованного действия людей в различных областях человеческой деятельности. Без нее невозможно существование ни одной организации. Если ликвидировать каким-то образом потоки сообщений, циркулирующих в организации, она прекратит свое существование. Коммуникация пронизывает все виды деятельности в организации, она является важным рабочим инструментом для интеграции организационных подразделений. Коммуникация является средством, с помощью которого повышается эффективность работы организации, реализуются поставленные работ­никами цели, обеспечивается необходимый уровень взаимодействия с деловыми партнерами, конкури­рующими фирмами, потребителями, поставщиками, клиентами. Четко действующие коммуникации в организациях помогают решению всех проблем, с которыми сталкивается организация [3].

Термин «коммуникация» (от лат. – communicatio – делать общим, сообщать, беседовать, связывать) появился в научной литературе в начале XX века. Хотя, вероятно, первая модель коммуникации была предложена Аристотелем, выделившим такие компоненты процесса коммуникации, как оратор, речь и аудитория. Коммуникация является объектом исследования многих наук: социологии, политологии, культурологии, психологии, лингвистики, информатики и многих др. Коммуникация, по М. Мескону, - это обмен информацией между двумя и более людьми. Для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации. А.Б. Зверинцев рассматривает коммуникацию, прежде всего, как одну из форм взаимодействия людей в процессе общения, как информационный аспект общения. Социологи подразумевают под коммуникацией передачу социальной информации. Это все информационные процессы в обществе. Психологи обозначают термином «коммуникация» процессы обмена продуктами психической деятельности. «Коммуникация - процесс двустороннего обмена информацией, ведущей к взаимному пониманию. Коммуникация - в переводе с латыни обозначает «общее, разделяемое со всеми». Если не достигается взаимопонимания, то коммуникация не состоялась. Чтобы убедиться в успехе коммуникации необходимо иметь обратную связь о том, как люди вас поняли, как они воспринимают вас, как относятся к проблеме» [5].

Согласно ряду опросов, проведенных американскими исследователями организаций, около 250 тыс. рядовых работников 2000 различных компаний, а также 73% руководителей американских, 63% английских и 85% японских компаний считают, что недостаточная разработанность коммуникаций является главным препятствием на пути достижения эффективности деятельности их организаций. Действительно, обмен информацией включен как важнейшее звено во все основные виды деятельности организации, следовательно, если коммуникационные связи (как внутренние, так и внешние) не существуют, или не действуют, это отрицательно сказывается на функционировании всей организации. Это объясняется рядом причин:

- руководителям подразделений организации приходится тратить много времени на поиск нужной информации и ее обработку;

- происходит дублирование информации, поскольку одна и та же информация поступает в подразделения организации и к ее руководству из разных источников;

- в одних подразделениях и у одних руководителей ощущается недостаток информации, тогда как в других подразделениях может произойти информационная перегрузка;

- работники организации мало осведомлены о ее деятельности, планах, ориентации и положении во внешней среде, что отрицательно сказывается на процессах интеграции, точном выполнении распоряжений руководства и т.д.

В связи с этим одной из главных целей управления в организации является создание системы коммуникации, ее запуск и контроль за нормальным функционированием. Взаимодействия друг с другом, включаясь в процесс общения, люди обычно преследуют конкретные цели. К основным целям коммуникации обычно относятся следующие:

- Обеспечение эффективного обмена информацией между субъектами и объектами управления;

- Совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией;

- Создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами, а также координации их задач и действий;

- Регулирование и рационализация информационных потоков.

Коммуникации в организации или в группе выполняют ряд значимых функций:

1. информативные - передача истинных или ложных све­дений, предоставление необходимой информации для принятия решений, идентификации и оценки возможных вариантов решений;

2. мотивационные – побуждение работников к исполнению и улучшению работы путем убеждения, внушения, просьб, приказов и т.д.;

3. контрольные – отслеживание поведения работников различными способами на основе иерархии и формальной соподчиненности;

4. перцептивные - восприятие друг друга парт­нерами по общению и установление на этой основе взаимопонимания;

5. экспрессивные – способствование эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему; удовлетворение социальных потребностей [9].

Виды коммуникаций:

- Организационные коммуникации - это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах.

- Межличностные коммуникации - устное общение людей в одном из перечисленных видов. Эффективная межличностная коммуникация очень важна для успеха в управлении, так как, с одной стороны, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей - начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом - в рамках различных событий, а с другой, межличностная коммуникация является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

- Внешние коммуникации - это коммуникации между организацией и средой. Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. Обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т. п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

- Внутренние коммуникации - это коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями.

- Формальные коммуникации - это коммуникации, которые определяются организационной структу­рой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управ­ления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректиро­вать и отфильтровывать сообщения.

- Неформальные коммуникации. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа "только между нами".

- Вертикальные коммуникации. Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т. е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. Передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность. Коммуникации по восходящей, т. е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Некоторые из многочисленных разновидностей обмена информацией между руководителем и подчиненным связаны с прояснением задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обеспечением вовлеченности в решение задач отдела; обсуждением проблем эффективности работы; достижением признания и вознаграждением с целью мотивации; совершенствованием и развитием способностей подчиненных; со сбором информации о назревающей или реально существующей проблеме; оповещением подчиненного о грядущем изменении, а также получением сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях. В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен между руководителем и его рабочей группой. Коммуникации с рабочей группой в целом позволяют руководителю повысить эффективность действий группы.

- Горизонтальные коммуникации - это коммуникации между различными отделами организации. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы, в которых формируются равноправные отношения, являющиеся важной составляющей удовлетворенности работников организации [10].

1.2 Коммуникационный процесс: основные элементы, этапы и их характеристика

Коммуникационный процесс — это обмен информацией между двумя или более людьми.

Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.