Файл: Барьеры на пути эффективных коммуникаций(Теоретические основы коммуникаций в деятельности организации).pdf

Ко второй группе относятся межуровневые коммуникации, коммуникации между различными подразделениями, коммуникации руководитель - подчиненный, коммуникации между руководителем и рабочей группой, неформальные коммуникации. В процессе управления осуществляются коммуникации по вертикали и по горизонтали между подразделениями. По нисходящей передается информация о принятых решениях на высших уровнях текущие задачи, конкретные задания, рекомендации. Эта информация может передаваться из одного уровня на другой вплоть до рабочих исполнителей. Не менее важными являются коммуникации и по восходящей линии.

Предприятие не может функционировать без информации о ходе производственного процесса. По восходящей передается информация о загрузке оборудования, количестве работающих, поступлений сырья, выпуске продукции и т.д. Иногда возникает ситуация, когда для решения вопроса на низовом уровне требуется вмешательство руководителей высшего звена. И тогда информация по ступеням управления снизу передается на самый высокий уровень. Так, например, вопрос об изменении технологии, возникший на производственном участке, должен решать руководитель организации.

Для координации задач и действий подразделений организации требуется обмен информацией между ними, поэтому устанавливаются потоки информации между подразделениями по горизонтали. Таким образом, координируется деятельность рабочих групп по контролю за издержками, распределением ресурсами, сбытом продукции. Руководители различных подразделений информируют друг друга о ходе внедрения новой техники. Помимо координации действий горизонтальные коммуникации способствуют установлению равноправных отношений между подразделениями, что положительно сказывается на работе всей организации. Две трети всей деятельности на предприятии - это деятельность, основанная на коммуникациях руководитель - подчиненный.

Они относятся к коммуникациям по вертикали, но выделяются в отдельную группу, так как оказывают непосредственное влияние на производственный процесс. Это обмен информацией о способах деятельности, эффективности работы, вознаграждениях, способностях работников, проблемах, изменениях, результатах, усовершенствованиях и т.д. Поскольку подчинённые объединены в рабочие группы, то коммуникации с ними руководителя являются важным компонентом для достижения эффективности управления, участие в обмене информацией каждого члена рабочей группы позволяет выработать более правильные отношения группы с руководителем, а руководителю более активно вовлекать подчинённых в дела организации. Определённую роль играют также коммуникации с неформальными группами. Часто мнения, складывающиеся в неформальных группах и поступающие к руководителям по неформальным каналам, дают возможность понимать более правильные решения или предупреждать конфликтные ситуации.

3.2 Трудности в развитии коммуникационных отношений в организации ТОО «Регион-Медиа»

Информационный процесс охватывает все подразделения и все стороны деятельности предприятия, поэтому естественно, что его деятельность в значительной степени зависит от эффективности коммуникационного процесса. Но в процессе коммуникаций информация может быть искажена, неправильно понята или воспринята. Эффективность обмена информацией достигается только в том случае, когда одна сторона передает информацию, а другая - правильно её воспринимает. Поэтому главной задачей коммуникационного процесса является обеспечение понимания и правильного восприятия передаваемой информации.

Разумеется, что управление в организации осуществляется через людей и рекламное агентство ТОО «Регион-Медиа» не исключение. Одним из важнейших инструментов управления в руках руководителя является находящиеся в его распоряжении данные. Преобразуя их в информацию и передавая ее, а также получая обратные сигналы, он организует, а также руководит предприятием в целом. Взаимодействуя, с внешним и внутренним окружением, компания устанавливает тем самым информационные связи, которые необходимы для эффективного сотрудничества компании в целом. Многое в данном случае зависит от способности компании передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

Преградой в эффективности коммуникационного процесса может выступать и неудовлетворительная структура организации, определяется как логическая взаимосвязь уровней управления и функциональных сегментов, обеспечивающая эффективное достижение целей. Но структуры создают люди, а логика у различных людей разная.

Если взаимосвязь структурных элементов продумана плохо, уменьшаются возможности эффективного управления. Чем больше уровней управления, тем большая вероятность информационных искажений в связи с корректировкой и фильтрацией сообщений на каждом уровне. Отрицательное влияние на коммуникационный процесс могут оказывать плохие отношения между подразделениями предприятий, а также конфликтные ситуации между ними и отдельными работниками. Объемы информационных потоков регулируются только в тех случаях, когда руководители различных уровней хорошо себе подставляют, какая информация необходима для эффективного управления и что значит слишком мало или слишком много в информационном обмене. Информационные потоки поставлены в прямую зависимость от целей, понимаемых решений и способа оценки работы руководителя или руководимого им подразделения, поэтому на различных уровнях управления требуются разные объемы информации.

Также проблемы в ТОО «Регион-Медиа» есть и в межличностных контактах. Такими проблемами довольно часто являются психологические различия в восприятии. Люди интерпретируют одну и ту же информацию по-разному в зависимости от образования, жизненного опыта, круга интересов, потребностей, эмоционального состояния. Очень важен также характер взаимоотношений между руководителем и подчиненным. В атмосфере доверия расширяются информационные потоки и повышается точность информации, если руководители честны и открыты, информируя своих подчиненных, последние отвечают им тем же.

Другая часть проблем межличностных контактов в компании ТОО «Регион-Медиа» связана с так называемыми семантическими барьерами. Они проявляются в том, что слова-символы, используемые для кодирования информации, могут иметь разные значения для разных людей в зависимости от их профессии, социального статуса, национально-культурных различий, должности и т.д. Ситуация осложняется тем, что во многих организациях, а иногда даже в их структурных подразделениях, вырабатывается собственный жаргон, что также может служить источником смысловых искажений. Кроме слов основного средства кодирования в информационных обменах используются также и невербальные символы, например, выражение лица, позы, жесты, интонации, которые, как всем хорошо известно, из собственного опыта, способны существенно изменять смысл произносимых слов. Согласно исследованиям психологов, значительная часть речевой информации иногда до 90 воспринимается не через слова, а через язык жестов, поз и интонацию. Это значит, что во многих случаях то, как мы говорим, гораздо важнее слов, которые мы произносим.

Коммуникации на деловом уровне – залог успешной деятельности любой компании. Деловое общение - это, прежде всего коммуникация, т.е. обмен информацией, значимой для участников общения. Чтобы преуспеть в переговорах, надо в совершенстве владеть их предметом. И хотя в переговорах обычно участвуют специалисты различных профессий, от каждого требуется высокая компетентность. Поэтому каждый сотрудник ТОО «Регион-Медиа» должен обладать навыками делового общения, быть компетентным, коммуникабельным, общительным и всесторонне развитым, т.е. иметь знания в разных сферах.

Однако трудности в процессах коммуникации могут быть вызваны и причинами иного - организационного характера. Например, фильтрация. В организации существует необходимость отбора или фильтрации сведений, чтобы при обмене информацией между подразделениями или уровнями управления направлять получателю только те сообщения, которые его касаются. Для ускорения движения информации и придания сообщению большей ясности информацию определенным образом сжимают, упрощают, обрабатывают, суммируют. Это может привести к отсеиванию одних и акцентированию других сведений, искажающих содержание информации. В компании «Регион-Медиа» также в некоторых случаях возникают похожие трудности. Кроме того, сообщения, передаваемые на вышестоящие уровни организационной иерархии, довольно часто искажаются из-за сложившейся тенденции снабжать руководителей только положительно воспринимаемой информацией. Это приводит к тому, что подчиненные не информируют руководителя о существующей или потенциальной проблеме и сообщают ему только то, что он хочет услышать.

Перегрузка каналов связи - другая причина трудностей в организационных коммуникациях. Она может быть вызвана как элементарной нехваткой технических средств связи и обработки информации, или их техническим несовершенством, так и избыточностью информационных потоков. В ТОО «Регион-Медиа» тоже наблюдаются небольшие трудности в этой сфере. Что касается технической оснащенности, то в компании не хватает усовершенствованного компьютерного оборудования. Не у каждого сотрудника фирмы есть свой компьютер, не говоря уже о принтере, ксероксе и сканере, что так необходимо для продуктивной и эффективной рекламной деятельности. В ТОО «Регион-Медиа» также есть нехватка веб-камер и наушников, для передачи информации по скайпу, что значительно упрощает процесс ее обмена. Также можно сказать о небольшой проблеме с телефонной линией, т.к. в техническом отделе этот вид связи отсутствует. И этим сотрудникам для деловых переговоров по телефону приходится тратить время на переход от своего рабочего места в другой отдел, где это связь налажена, тем самым они теряют рабочее время и заставляют тем самым ждать своих клиентов, что значительно снижает эффективность коммуникационного процесса.

А также в «Регион-Медиа» нет должности маркетолога, который бы мог проводить анализ рекламного рынка и заниматься в плотную рекламой, в том числе и рекламировать свою компанию. Еще маркетолог может дать бесценные советы и рекомендации в сфере рекламной деятельности.

3.3 Рекомендации по совершенствованию управления коммуникационной деятельностью в ТОО «Регион-Медиа»

Организация считается добившейся успеха, если она достигла поставленных целей. Достижение делового успеха в большой степени зависит от предпринимательских качеств менеджера. Совершенствование системы коммуникации на предприятии является неотъемлемой частью управления современной организацией, и в настоящее время тема весьма актуальна, так как в любой организации есть те, кто управляет и те, кем управляют, а совершенствование коммуникаций между ними это одна из главных задач организации для успешного ее существования.

При анализе коммуникационной системы компании ТОО «Регион-Медиа» были выявлены некоторые недостатки, которые были перечислены и подробно расписаны немного выше. Эти недостатки неблагоприятно влияют на предприятие в целом, поэтому необходимо провести ряд изменений и мероприятий по совершенствованию системы коммуникаций.

Как уже отмечалось выше в данном разделе, существуют определенные средства передачи информации, одно из средств передачи – компьютерные сети. На предприятии ТОО «Регион-Медиа» они немного не совершенны и еще преобладает такая проблема – нехватки компьютеров. В качестве рекомендаций можно предложить обновление компьютерной базы. Данное мероприятие позволит увеличить скорость передачи информации, что в свою очередь повлияет на качество и скорость принятия управленческих решений, и их реализацию. Количество новых компьютеров в творческий отдел, где работают менеджеры по рекламе, будет составлять 3 штук на первое время. На данный момент стоимость одного хорошего компьютера составляет 150 тысяч тенге, следовательно, на 3 компьютера будет потрачено 450 тысяч тенге. При обновлении компьютерной базы, Интернет тоже станет лучше и быстрее работать. Также можно создать локальную сеть на предприятии для того, чтобы передавать электронные виды отчетов, что позволить сэкономить время, как работников, так и руководства.

А также сотрудникам компании ТОО «Регион-Медиа» необходимо пройти профессиональные курсы повышения квалификации. Как было отмечено выше, весь персонал, не включая в данный список водителя и техничку, имеют высшее образование, но не по специальности. Поэтому сотрудникам филиала желательно пройти курс лекций в области менеджмента и маркетинга, для того, чтобы еще более профессионально владеть рекламным мастерством, а также расширить свои знания в сфере управления. Считаю, что эти курсы помогут им свободно владеть всей необходимой управленческой информацией в области рекламного рынка и работы компании в целом, что повысить эффективность деятельности рекламного агентства.

Если говорить о курсах менеджмента, то можно привести пример одной из школы, и то, как они себя рекламируют. Школа позиционируют себя так: «Самая популярная сегодня профессия менеджера даст вам неоспоримое преимущество в поиске наиболее высокооплачиваемой работы и управлении своей карьерой. На наших курсах вы можете ознакомиться с основами и тонкостями работы менеджеров высшего и среднего звена. Программа обучения включает в себя управление персоналом, финансами, инновационный менеджмент, маркетинговые и рекламные стратегии, и многое другое. Окончив наши курсы, вы сможете стать востребованным специалистом в сфере продаж, услуг, туристического и ресторанного бизнеса и т.д. Преподаватели - опытные практикующие менеджеры.

Также можно привести примеры различных компаний в области повышения коммуникаций. Например, компания Adobe предлагает инструменты для решения задач, характерных для многих компаний, работающих в различных отраслях. Решения Adobe для корпоративного сектора: Connect, который позволяет наладить эффективные коммуникации как внутри компании, так и с внешним окружением. Корпоративные совещания, тренинги для сотрудников, семинары для клиентов и многие другие виды обычных для компании коммуникаций легко переносятся в веб-среду, тем самым снижая затраты (как финансовые, так и временные) и поддерживая качество общения на том же высоком уровне.