Файл: Договора и их виды, как одна из форм организации коммерческой деятельности по работе с контрагентами (на примере ООО «ЕТС»).pdf

Кроме того, основным отличием ООО «ЕТС» от его подразделений выступает различная информационная потребность и характер используемой системы документооборота.

Так для структурных подразделений ООО «ЕТС» характер используемой системы документооборота носит технический и неинтегрированный характер. В каждом структурном подразделении его основные организационные элементы (производство, бухгалтерия, кадры и т.д.) - используют собственные системы документооборота для автоматизации соответствующих бизнес-процессов. Например, система бухгалтерского учета — с платежными поручениями, счетами-фактурами и т.д.

Для головного предприятия ООО «ЕТС» основной областью управленческой деятельности непосредственно является сам процесс управления его структурными подразделениями. Поэтому для управляющей компании холдингового типа как ООО «ЕТС», система документооборота — не только отдельные автоматизированные процессы или набор программного обеспечения, но в первую очередь — методология, обеспечивающая сбалансированный подход, позволяющий решить проблемы, связанные с необходимостью эффективного обмена информацией и управления документами между структурными подразделениями.

В 2014 г. в целях подготовки к внедрению КИС и завершения этапа перехода на стандарты системы качества в соответствии требованиям ГОСТ Р ИСО 9002-96, изменилась организационная структура предприятия, которая представлена на рис. 2.1

Как видно из рис. 2.1 реорганизация ООО «ЕТС» привела к появлению в организационной структуре нового подразделения отвечающего за качество и подготовку производства, изменяется и уровень удовлетворенности информационных потребностей предприятия исходя из контроля и мониторинга документированных информационных потоков на предприятии. Кроме того, на предприятии образовался новый отдел, а именно отдел компьютерных технологий, осуществляющий своевременный обмен информации на новом корпоративном сайте ООО «ЕТС».

Кадры и делопроизводство

Производство

Генеральный директор

Зам. генерального по производству

Технический директор

Производственно техническое управление

Качество и подготовка производства

Зам. генерального по качеству и подготовке производства

Отдел
качества

Отдел подготовки производства

Экономика и маркетинг

Зам. генерального по экономическим вопросам

Сметно-договорной отдел

Бухгалтерия

Главный бухгалтер

Финансовый отдел

Отдел
кадров

Юридический отдел

Делопроизводство

Неосновные подразделения

Начальник охраны

Гараж

Главный бухгалтер

Помощник генерального директора

Инспекторы по кадрам

Отдел экономики и ценных бумаг

Отдел маркетинга

Отдел компьютерных технологий

Отдел снабжения и комплектации

Отдел механизации и транспорта

Диспетчерская

Зам. генерального по внешним связям

Рис. 2.1 Реорганизация ООО «ЕТС»

Данная информация представляется необходимой для формирования новых механизмов межуровневого взаимодействия не только структурных подсистем предприятия, но и информационных взаимодействий с поставщиками, дистрибьюторами, инвестиционными посредниками и конечными потребителями продукции предприятий.

Уровень удовлетворенности информационных потребностей предприятия определялся исходя из опроса высшего руководства, по ключевым факторам развития информационных потоков предприятия.

Диагностическая анкета строилась на определении экспертной оценки реального состояния деятельности предприятия ООО «ЕТС», описываемого вектором значений характеристических переменных

Y = {Y₁,Y₂,...,Y_n}, к одному из известных классов состояний S₁,S₂,...,S_k с помощью определенного правила R.

Описание состояний предприятия имеет ряд аспектов деятельности D = {D₁,D₂,...,D_m}, которые трудно описать только числовыми значениями уi, i=1...n. Введем подпространство S состояний информационного поля предприятия состояний S «+» - ключевые факторы роста и развития; состояний S «-» - ключевые факторы негативных трансформационных изменений, представлены в таблице 2.1

Таблица 2.1 - Влияние ключевых факторов на использование информации ООО «ЕТС»

Для построения диагностического профиля ключевых факторов развития ООО «ЕТС» были исследованы мнения 5 экспертов:

- Зам, генерального директора по внешним связям

- Зам, генерального директора по качеству и подготовке производства -

- Зам, генерального директора по экономическим вопросам

- Зам. генерального директора по производству

- Начальник отдела маркетинга

- Построим матрицы ранжирования альтернатив по 8-балльной системе оценки ключевых факторов, влияющих на информационные потоки.

Получив диагностический профиль информационного поля предприятия среди ключевых факторов и рисков, влияющих на рациональное использование информационных потоков, эксперты обратили внимание на следующие по степени значимости факторы и его влияния:

1. Недостаточный обмен информацией между подразделениями;

2. Проблемы с поиском и структурированием информации;

3. Проблемы с контролем документированной информации;

4. Многократный ввод и копирование данных;

5. Информация хранится у ключевых сотрудников;

6. Наличие корпоративного портала в web-сети;

7. Интеграция информационных потоков;

8. Автоматизация информационных протоков.

Выявленные ключевые факторы определяют критерии формирования новой КИС предприятия, определяя тем самым технические характеристики и мощности новой КИС. Более конкретно они определяются при диагностических характеристиках потоков документов, реально существующих в организации.

Проведем диагностику существующей системы документооборота ООО «ЕТС».

Одним из основных определяющих показателей системы документооборота на предприятии являются данные о потоках исходящей, входящей и внутренней информации на предприятии. Так, потоки входящих и исходящих документов характеризуют уровень обмена информацией с другими организациями, а объем внутреннего документооборота — число приказов, распоряжений, служебных записок, заявлений и т.д., создающихся в организации.

Группировка документов по признаку «потока» документационного обеспечения приведена в таблице 2.2

Таблица 2.2- Динамика документооборота на ООО «ЕТС» с 2014 - 2016 гг.

Таким образом, проведенный анализ свидетельствует о том, что наибольшая доля документов в рассматриваемый период приходится на входящие документы. Это вызвано наличием филиалов у ООО «ЕТС» (диаграмма. 2.2).

Диаграмма 2.2. Структура документооборота

Следующим показателем диагностики системы документооборота выступает показатель, отражающий равномерность потока документов в разрезе структурных подразделений.

Группировка документов предприятия по подразделениям, позволяет определить: какие из подразделений наиболее сильно загружают документооборот. Количество документов определенное в предыдущем анализе необходимо перегруппировать по подразделениям, которые были определены при формировании существующей модели документооборота на предприятии.

Данный анализ отражен в таблице 2.2 с указанием доли документов каждого подразделения в общей их сумме, а также анализируется их динамика. Определив основные потоки информации на предприятии, станет очевидным: какие из них необходимо в первую очередь автоматизировать.

Критериями отнесения документов к тому или иному подразделению следующие: во-первых, для входящих документов и приказов — какому подразделению предназначается; во-вторых, для исходящих и внутренних документов — каким подразделением составлено.

Таблица 2.3- Равномерность потока документов в разрезе структурных подразделений на ООО «ЕТС»2014 - 2016 гг.

Таким образом, проведенный анализ свидетельствует о том, что наибольший объем документооборота приходится на заместителей генерального директора и бухгалтерию, на долю данных подразделений приходится около 30 % всего документооборота (диагр. 2.3).

Диаграмма 2.3. Распределение потока документооборота
на ООО «ЕТС» в 2014 - 2016гг.

Следующим показателем, раскрывающим эффективность применения СЭД на предприятии, является показатель документооборота в разрезе видов документов. Данная информация необходима для расчета экономической эффективности внедряемой СЭД, поскольку позволяет уточнить затраты на обработку потока документов определенного типа управленческих решений.

В качестве примера, рассмотрим методологию анализа приказов на ООО «ЕТС» с 2014 - 2016 гг.

При рассмотрении типологии принимаемых решений по степени личного вклада руководителя выявились следующие основные группы:

- нормативно-детерминированные, т.е. решения, жестко предопределенные, на содержание которых индивидуальные особенности руководителя практически не сказываются;

- стандартизованные, т.е. решения, касающиеся выдачи очередной заработной платы, изменения режима работы в связи с праздниками, проведения каких-либо ежегодных мероприятий и т.п. Зачастую эти решения основаны «на прецеденте», т.е. они касаются выполнения стандартизованных, обычных обязанностей. Но они не являются жестко детерминированными, здесь уже может в той или иной мере проявляться стиль управления, их содержание предполагает индивидуальный вклад субъекта решения. Особенность этой группы заключается в том, что часть этих решений руководителя могла быть принятой на более низких уровнях организации;

- реорганизационные, т.е. решения, касающиеся технологических нововведений, изменения существующей производственной или управленческой системы и т.д. Принятие этих решений свидетельствует об активности руководителя в управлении предприятием, о его личном вкладе в развитие предприятия. Основные типы решений ООО «ЕТС» представлены в таб. 2.4

Таблица 2.4 -Типы управленческих решений ООО «ЕТС»

Количественное соотношение между рассмотренными типами решений подтверждает, что их подавляющее большинство относится к стандартному типу - 89,1%, что говорит о необходимости внедрения автоматизации процессов составления, хранения, обработки, поиска документированной информации на основе стандартных управленческих решений.

Следующим показателем, отражающим реальное положение дел в существующей системе документооборота предприятия, выступает показатель, отражающий долю контрольных документов, определяемый как отношение числа документов, ставящихся на контроль в течение года, к общему числу документов.