Файл: Договора и их виды, как одна из форм организации коммерческой деятельности по работе с контрагентами (на примере ООО «ЕТС»).pdf

Изменение и расторжение договоров возможно по соглашению сторон, если иное не предусмотрено Гражданским кодексом и иными актами законодательства или договором. По требованию одной из сторон договор может быть изменен или расторгнут по решению суда только:

• при существенном нарушении договора другой стороны;
• в иных случаях, предусмотренных настоящим гражданским кодексом и иными актами законодательства или договором.

Порядок изменения и расторжения договора зависит от того, происходит это по соглашению сторон или односторонний. В перовом случае, если одна из сторон считает необходимым изменить или расторгнуть договор, она направляет предложение об этом другой стороне по договору. Сторона, получившая предложение об изменении или расторжении договора, обязана дать ответ не позднее срока, указанного в предложении или установленного законодательством либо договором. На случай отсутствия таких сроков в предложении, законодательством установлен тридцатидневный срок.

В ООО «ЕТС» ведется учет заключенных договоров и контроль за их исполнением. Договора хранятся в административно- управленческом персонале. На предприятии имеется Номенклатура дел, в которую внесены: индекс дела, заголовок дела, количество дел, сроки хранения дела и номера статей по перечню, примечание (ответственные за архивное хранение).

Договора хранятся 3 года. Уничтожение происходит на основании акта, т.е. составляется приказ директора в котором указывается комиссия по списанию и сроки проведения уничтожения. Все договора по завершению года, оформляются в дела и передаются ответственному на архивное хранение.

В ООО «ЕТС» ведется автоматизированный учет договоров поставки. На каждого поставщика или клиента ведется карта учета исполнения договоров определенной формы, в которой имеются данные об объемах поставки в развернутом ассортименте по согласованным в договоре срокам. При поступлении товара по данным сопроводительных документов: счета-фактуры, накладной и другим делается разноска. Подсчет выполнения обязательств ведется с нарастающим итогом в пределах срока поставки путем сопоставления предусмотренных к поставке и фактически поставленных товаров. Далее своевременно должны быть предъявлены иски к виновной стороне. Контроль оптовой продажи товаров осуществляется в специальном журнале оперативного учета поставки покупателям. В нем регистрируется объем поставок по договору и фактическое количество поставленных товаров за определенные периоды (с накоплением). Такой учет договоров поставки дает возможность контролировать их выполнение в более детализированном виде. Предоставляется возможность обрабатывать огромный объем коммерческой информации и использовать ее в нужный момент.

Выполнение договоров контролируется по общему объему, развернутому ассортименту, срокам поставки, качеству, комплектности, соблюдению транспортных условий, расчетной дисциплины, по вопросам организации оборота тары и средств пакетирования, выполнению условий отгрузки, порядка согласования цены. Юридическая служба следит за наличием и правильным оформлением сопроводительных документов (качественных удостоверений, сертификатов соответствия, лицензий и др.). Хранение договоров осуществляется в течение 3-х лет. В соответствии с делопроизводством договора временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению, т.е. хранятся в скоросшивателях, не проводится пере систематизация в деле, листы дела не нумеруются, заверительные надписи и внутренние описи документов не составляются.

2.3. Совершенствование алгоритма ведения договорной работы в ООО «ЕТС»

Методология ORACLE описания бизнес-процессов была предложена компаниями, занимающимися разработкой и внедрением КИС, поскольку существующие методологии описания бизнес-процессов не были приспособлены для процессов автоматизации информационных потоков на предприятии.

При описании бизнес-процессов создания и передачи документа в ООО «ЕТС» с использованием методологии ORACLE использовалась процессная модель «Swimmerlanes» бизнес-процессов.

Рис. 2.5 Бизнес-процессы разработки и утверждения документа в методологии ORACLE.

Построение этой модели основано на подходе «Swimmerlanes», который представляет собой смесь классических подходов к описанию бизнес-процессов DFD и WFD стандартов, однако она имеет одну отличительную особенность. Диаграмма в методологии ORACLE, на которой рисуется схема бизнес-процесса, разделена по горизонтали на дорожки.

При этом каждая дорожка принадлежит определенному структурному подразделению или должности, участвующей в бизнес-процессе. Те операции бизнес-процесса, которые выполняются этим структурным подразделением, размещаются в зоне соответствующей дорожки. Такой подход позволяет наглядно показать распределение ответственности в бизнес-процессе и. продемонстрировать степень его организационной фрагментарности (рис.2.5).

Как правило, среднее время передачи документа на исполнение при эффективном бумажном документообороте занимает один два рабочих дня.

Оценить данный показатель в процентном отношении в годовом фонде, приходящемся на одного работника, не представляется целесообразным, поскольку при создании документа и постановке его на учет, принимают участие множество работников аппарата, поэтому аналитическая ценность данного показателя невысока.

В условиях доминирования бумажного оборота, асимметричность для некоторых звеньев, как внутренней подсистемы предприятия, так и для некоторых ее структурных единиц во внешней среде носила абсолютный и непреодолимый характер, поскольку бумажные документы терялись, была необходимость длительных согласовательных процедур, дублирование контрольных функций и т.д.

Время подготовки и согласования типовых документов. К типовым документам относятся проекты приказов, договоров, протоколы совещаний, планы работы и т.д. исходя из коэффициента повторного использования в 25%. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 30% своего рабочего времени, то общая экономия времени сотрудников, которые больше всего занимаются «формированием» документов, составит примерно 7,5% от их полного рабочего времени, от годового фонда з/пл составляет 12600 руб. в год на одного работника.

Затраты ресурсов, необходимых для выполнения той или иной операции с документами. К таким ресурсам относятся бумага, расходные материалы, принтеры, копировальные аппараты и т.п. К стоимости ресурсов добавляются затраты, связанные с оплатой содержания архивных помещений, амортизационные отчисления и пр.

При реинжиниринге управления документирования формируются предпосылки организации процессно-ориентированной компании с центральным и консолидирующим информационно-аналитический центром, внутри которого находится множество функций документооборота (рис. 2.6.). В ходе реинжиниринга бизнес-процессов все функциональные подразделения предприятия должны быть преобразованы в команды бизнес-процессов, выделяемые по принципу ориентации на внутреннего и внешнего потребителя.

Рис. 2.6- СЭД как составная часть КИС

Многие факторы достаточно сложно прямо оценить в цифрах, но в итоге они могут дать весомый вклад в общие результаты работы организации. Вместе с тем хорошо известно, что возрастание удельной доли электронного документооборота не происходит мгновенно.

На осуществление любых изменений требуется время. К тому же и функциональные возможности СЭД могут задействоваться в процессе внедрения в разной степени.

Потому и реальный эффект от перечисленных выше факторов проявляется по-разному и не одинаков даже в организациях близкого типа и масштаба. Формирование КИС в организационных структурах холдингового типа, способствует формированию горизонтальных информационных сетей между его структурными подразделениями (рис. 2.7).

Рис. 2.7. Горизонтальная информационная сеть на основе КИС ООО «ЕТС»

Выводы:

Внедрение СЭД приводит к созданию более эффективных деловых коммуникаций между структурными подразделениями организации и внутри самих подразделений. Сотрудники получают возможности для обмена опытом, происходит постепенное накопление «лучшей практики», т.е. формируется база успешно выполненных заданий, что, в свою очередь, помогает избежать дублирования работ и ресурсов, а также уменьшает количество ошибок. Компания, использующая СЭД, также всегда более привлекательна для внешних инвесторов.

Работа в единой системе прививает навыки эффективной командной работы, стимулирует нацеленность на результат. Сокращение доли стандартных операций способствует раскрытию творческого потенциала каждого работника, что наилучшим образом отражается на результатах деятельности управления. Кроме этого, обеспечивается лучшая управляемость — можно планировать и контролировать исполнение планов и быстрее реагировать на изменения внешней среды.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Рассмотрев общие положение об организации договорной работы в коммерческой деятельности, в частности виды договора, сферу его применения, организацию контроля за его исполнением, проанализировав правовое регулирование коммерческих договоров и исследовав особенности осуществления договорной работы на примере конкретного действующего предприятия я сделала следующие выводы:

• Выполнение всех функций в коммерческой деятельности взаимосвязано и взаимообусловлено. Однако, учитывая правовое регулирование процесса хозяйствования субъектов рыночных отношений без создания системы договоров осуществлять коммерческую деятельность в рыночных условиях невозможно.
• По мере развития рыночных отношений и повышения самостоятельности и ответственности сторон, вступающих в хозяйственные связи роль административных плановых актов снижается и уступает место отношениям, базирующимся на равенстве участников и свободе их волеизъявления, через которые каждый из них может реализовать свои экономические интересы.
• Нормальный рынок предполагает обеспечение законом и договором не только прав покупателей, но и прав тех, кто должен получить деньги за свой товар. Четкое регулирование обязанностей покупателя принять и оплатить товар особенно существенно в условиях развивающихся рыночных отношений. Выполнение обязанности принять товары в сроки и порядке, предусмотренные договором, означает, в частности, что покупатель должен совершить необходимые действия, позволяющие продавцу передать ему товары.

Важность договорной работы подчеркивает и то обстоятельство, что правило о купле-продаже, поставке продукции и оказании услуг носят в основном обязательный характер и направлены в первую очередь на обеспечение интересов всех субъектов хозяйствования. На защите интересов сторон стоят не только нормы ГК РФ, но законодательство по защите прав потребителей. При организации и ведении договорной работы в коммерческой деятельности требуется умение правильно составлять и понимать договора.

Практика показывает, что тщательное формулирование договорных условий является одним из надежных средств избежать возникновения трудно устранимых недоразумений в последующем, особенно, принимая во внимание многоаспектность возникающих при заключении и исполнении контракта проблем. Интересы продавца и покупателя далеко не совсем совпадают и в случае ненадлежащего исполнения обязательств должником кредитор несет убытки. И, зачастую, затраты времени и сил на его юридическое преследование, во-первых, могут быть весьма обременительными и, во-вторых, оказаться в конечном счете напрасными, если у неисправного должника не будет достаточно денежных средств или иного имущества, на которое может быть обращено взыскание.