Файл: Договора и их виды, как одна из форм организации коммерческой деятельности по работе с контрагентами (на примере ООО «ЕТС»).pdf

1.2. Организация договорной работы

Договорной работой в организации является деятельность определенных ее работников, включающая подготовку проекта будущего договора (контракта, соглашения), согласование его условий, закрепление этих условий в документе и контроль над их исполнением. [13.C.65]

Процесс организации договорной работы должен быть четко спланирован и предусматривать управление на всех перечисленных этапах. Работа с договорами требует ряда специфических навыков и специальных знаний, прежде всего в области юриспруденции. Для защиты финансово-экономических и правовых интересов предприятия большое значение имеет технология договорной работы.

В процессе организации работы с договорами должны участвовать и руководители, и экономисты, и бухгалтера, а в некоторых случаях и специалисты других служб организации, таких как PR, отдел логистики, коммерсанты и даже служба безопасности.[16.C.54]

Задача юриста – грамотно изложить условия договора, в соответствии с Гражданским кодексом РФ и другими нормативно правовыми актами и собственно координировать процесс работы над договором. Содержание этих условий должен озвучить ответственный исполнитель – лицо, непосредственно заинтересованное в создании и исполнении данного договора. Весьма целесообразно будет поручить ему же (ответственному исполнителю) полностью отслеживать ход работы над договором, как на стадии создания – согласования, так и на стадии исполнения, включая действия по поиску контрагента. [10]

Инициатором создания проекта договора должна выступать та служба, которой понадобился договор, а ответственным исполнителем будет либо руководитель этой службы, либо его непосредственный подчиненный, назначенный исполнять такие функции.

Итак, исполнитель обращается в юридический отдел (юристу) организации с пожеланием подготовить проект договора. Причем именно проект, а не сам договор, так как до момента окончательного согласования и подписания сторонами, такой документ договором называть некорректно. Пожелание ответственного лица должно быть оформлено в виде заявки, где четко и максимально подробно должны быть расписаны необходимые требования – предмет договора, цена товара, работы, услуги, сроки исполнения договора и т.д.

Далее юридический отдел приступает к подготовке (разработке, написанию) проекта договора [12.C.57].

При наличии замечаний в предоставленном контрагенте варианте проекта договора юрист организации осуществляет его экспертизу, с подготовкой, в случае необходимости, протокола разногласий. После осуществления указанных действий юрист передает документ с листом согласования ответственному лицу. [12]

В организации необходимо разработать Регламент (Положение) по работе с договорами. В этом документе надо предусмотреть порядок прохождения договором всех этапов с момента создания и до полного исполнения, а также сроки, отведенные на разработку проекта и согласование договора в каждой службе (подразделении) организации, куда договору надлежит попасть до полного утверждения его окончательной редакции. Также необходимо указать каким образом регистрируются и хранятся договоры.

С целью утверждения порядка согласования договора следует оформить Маршрутную карту движения договора и разослать (принести, передать, повесить на стенку у рабочего места) всем сотрудникам организации. [14.C.87]

В маршрутной карте надо обозначить те службы, в которых любой договор проходит обязательное согласование. Как правило, это бухгалтерия, отдел закупа, руководитель направления и юристы. Итоговое одобрение договор получает у первого лица организации – непосредственного руководителя, к которому договор поступает после всех предварительных рассмотрений.

В зависимости от вида договора допускается применение так называемого упрощенного маршрута согласования, только в этом случае необходимо четко определиться, когда и при каких условиях это возможно.

Если у служб возникают замечания к договору, об этом делается отметка в листе согласования и заверяется подписью проверяющего. При наличии замечаний служб, ответственное лицо передает проект договора с листом согласования, в котором указаны замечания юристу, а он в свою очередь устраняет указанные замечания (при необходимости) и передает обратно ответственному лицу. [10]

По завершению процедуры согласования договор со всеми прилагающимися документами подписывается руководителями (уполномоченными лицами) сторон договора и поступает в исполнение.

Рассмотрим порядок организации регистрации и хранения договоров.

На сегодняшний день на российском рынке существует масса программных продуктов, предназначенных для автоматизации документооборота, как в коммерческих организациях, так и в учреждениях бюджетного сектора. Многие из них способны настраиваться и адаптироваться под специфику конкретной организации. [12.C.76]

Такие программы предназначены решать массу задач [12.C. 13]:

- сокращать время на выполнение рутинных операций;

- сделать деловые коммуникации более организованными и эффективными;

- максимально упростить процедуру подготовки стандартных отчетов о движении документов;

- регистрировать входящие и исходящие документы, обеспечивая их просмотр и редактирование;

- контролировать документы в режиме реального времени, в том числе через Интернет;

- снижать риск утечки информации, обеспечивая централизованное безопасное хранение документов.

Основным минусом данных программ является высокая цена.

Рассмотрим процесс регистрации и хранения договоров при условии отсутствия специальных программных продуктов.

Целесообразно поручить регистрацию подписанных договоров юридическому отделу (помощнику юриста).

Создать электронную версию «Журнала регистрации договоров» достаточно легко, используя повсеместно распространенные средства Microsoft Windows (файл Excel). Такая программа должна содержать информацию о дате договора, наименовании контрагента, номере договора, предмете, сроке действия, данные об ответственной службе (отделе). Сюда же вносится информация о заключенном договоре. В случае заключения к договору дополнительного соглашения, эту информацию также необходимо фиксировать. То же самое касается спецификаций и других приложений – неотъемлемых частей договора. [10]

Любому договору присваивается регистрационный номер, который может состоять из нескольких цифровых обозначений. Например, цифровое обозначение вида договора, порядкового номера договора, месяца или года заключения (сквозная нумерация), проставляемого через горизонтальную и/или косую черту (№ Х-Х/Х).

Каждому виду договора может быть присвоен определенный цифровой индекс, обозначаемый, к примеру, арабскими цифрами [19]:

- Купля-продажа - 01;

- Поставка - 02;

- Услуги - 03 (реклама, страхование и др.);

- Аренда - 04;

- Подряд, в т. ч., строительный - 05;

- Перевозка, транспортная экспедиция - 06;

- Заем, кредит, ипотека, банковский счет - 07;

- Поручение, комиссия, агентирование - 08.

Оригиналы подписанных договоров надлежит хранить в специальных папках-регистраторах в юридическом отделе организации. Папки-регистраторы с оригиналами договоров формируются (наполняются) по календарным годам в хронологическом порядке. К каждой папке-регистратору должна быть приложена опись, содержащихся в них договоров. Каждый оригинал договора хранится в отдельном файле (мультифоре) с приложением оригиналов протокола разногласий, дополнительных соглашений, приложений, спецификаций и иных документов, относящихся к договору. Еще лучше, если все документы будут отсканированы и помещены в общедоступную электронную базу, чтобы каждый желающий по мере необходимости мог ознакомиться с договором, не вставая с рабочего места и не отвлекая других работников (как правило, юристов). [11.C.65]

Таким образом, в организации договорной работы в организации участвуют юристы, экономисты, бухгалтера, а в отдельных случаях и другие сотрудники организации. При организации работы возможно использование специальных программных продуктов, стоимость которых достаточно высока. На предприятии следует разработать регламент договорной работы и маршрутные листы, которые позволят повысить ее эффективность.

Таким образом, гражданско-правовой договор является большая, важная правовая форма экономического обмена отношений и стать одним из основных способов регулирования экономических отношений, а их членов, а владельцы, по своему усмотрению, определять направление и как использовать свое имущество.

Выводы:

На основании проведенного исследования можно сделать следующие выводы.

Организация договорной деятельности на предприятии включает этапе подготовки проекта договора, подписания и контроля его исполнения.

На каждом этапе должны участвовать не только юристы организации, но также сотрудники других отделов, в том числе экономисты и бухгалтерские работники. С позиции бухгалтерского и налогового законодательства должны быть проверены все пункты договора, т.е. какие налоговые последствия повлекут все его положения.

На этапе контроля исполнения договора проверяется выполнение всех его основных условий: сроков исполнения оговора, объеме обязательств, просрочек и нарушений условий договора, порядка начисления пени за нарушение условий договора.

Система договорных отношений в условиях рынка довольно сложная. Перед российской экономикой в целом и каждым хозяйствующим субъектом возникает необходимость установления рациональных хозяйственных связей. Это вызывает проблему совершенствования договорной работы, перевода ее на более высокий уровень.

Основными направлениями совершенствования договорной работы в организации является применение автоматизированных систем, что является очень дорогостоящей услугой для многих хозяйствующих субъектов. Наименее затратным, но не менее эффективным является применение маршрутных листов.

Глава 2. практические аспекты организации договорной работы В ООО «ЕТС»

2.1. Характеристика системы документооборота в ООО «ЕТС»

Наличие качественно и количественно несовпадающих информационных потоков электронного и бумажного документооборота отечественных предприятий, с одной стороны выдвигает новые требования к организации управления жизненным циклом документа, с точки зрения масштабируемости, распределенности документов, стоимости их хранения, многоканальности доступа и т.д., а с другой - ставит новые задачи относительно информационной безопасности, межуровневой совместимости, открытости и «прозрачности» корпоративной отчетности. Этим двум противоположным требованиям отвечает КИС, однако ее построение требует организационной реорганизации системы документооборота на предприятии, способной включать в себя как бумажный, так и электронный документооборот.

Реинжиниринг процессов документирования российских промышленных предприятий призван максимально автоматизировать процессы хранения и обработки неструктурированной информации в бумажном документообороте, что позволяет существенно расширить поиск, обработку, анализ и интерпретацию релевантной экономической информации необходимой для принятия эффективных стратегических решений.

Рассмотрим оптимизацию корпоративных систем документооборота на примере ООО «ЕТС», соответственно предложенной методике ее внедрения, включающей первоначальный этап, на котором определяется уровень удовлетворенности информационных потребностей предприятия исходя из ключевых факторов его финансово-экономической деятельности, описания бизнес-процесса информационной системы «как есть», далее на основе информационных технологий определения образа новой ИС «как надо», осуществляется этап подготовки к организационным изменениям, и наконец происходит процесс декомпозиции существующих бизнес-процессов с целью их оптимизации и мониторинга степени отклонения существующей ИС от «планируемого» варианта на основе анализа информационных потребностей предприятия.

Проведенный анализ финансово-хозяйственной деятельности ООО «ЕТС», показал, что данное предприятие является компанией холдингового типа, финансовые показатели которого влияют на функционирование его основных структурных бизнес-единиц.