Файл: Договора и их виды, как одна из форм организации коммерческой деятельности по работе с контрагентами (на примере ООО «ЕТС»).pdf

Доля контрольных документов % на ООО «ЕТС» с 2014 по 2016 гг. представлена в таблице 2.5

Таблица 2.5 - Доля контрольных документов % на ООО «ЕТС» с 2014 по 2016 гг.

Как видно, из таб. 2.5 доля контрольных документов для ООО «ЕТС» колеблется около 70%, что является очень высоким показателем, поскольку ООО «ЕТС» выступает в качестве управляющей компании шести своих основных подразделений, что подтверждает тот факт, что с точки зрения важности и контроля объемов документооборота для подразделений данный показатель значительно ниже. Однако в данном показателе и в головном предприятии, и в его подразделениях не отражаются качественные характеристики контроля за использованием документированной информации.

Следующий показатель диагностики системы документооборота связан с определением среднего объема одного документа и технических требований КI4С с точки зрения его хранения, обработки и маршрутизации. Средний объем документов чаще всего измеряют в страницах или листах машинописного текста. Для документов, передающихся электронной почтой, объем измеряется в килобайтах. Принято считать, что объем одной страницы машинописного текста примерно равен 2 КБ.

Таблица 2.6- Средний объем документооборота ООО «ЕТС»

Для управленческого документооборота средний объем одного документа чаще всего составляет 5 страниц. Однако он изменяется в разрезе отдельных видов документов: входящих - 6,8; исходящих - 5,3; внутренних – 3,23.

Данный показатель необходимо сравнить с показателем среднего числа копий документа. С распространением и оснащением копировальной техники «Хегох» данный показатель увеличился до 18 экземпляров, в среднем 6 экземпляров.

В течение рабочего дня один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов документов. Исходя из того, что в среднем один документ содержит 5,11 страниц, а в среднем количество документов обращающихся в ООО «ЕТС» 8,3, исходя из данных таб.21 в 2014 г. - 8,6; в 2015 г. - 7,4; в 2016 г.- 9,1.

Определим средние расходы на бумагу. Для данного анализа округлим данные значения и получаем, что на одного сотрудника управления ООО «ЕТС» приходится 8х540 страниц в день.

Расходы на бумагу на одного работника управления определяются по формуле

РБ= РД_м х Р₁ х Р₂

- РД_м - среднее количество рабочих дней в месяце

- Р1 - среднее количество страниц на одного работника

- Р2 - средняя стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать)

Расходы на бумагу = 21х40х0,5 =420 руб. на одного работника. Это приблизительный расчет, наиболее точным будет расчет затрат с учетом данных бухгалтерии по закупке писчей бумаги в месяц.

Следующая группа показателей отражает скорость движения документов и затрат связанных с обеспечением движения потока документов.

Первый показатель в данной группе относится к времени регистрации одного документа. Обычно в ООО «ЕТС» на это требуется около 2 минут, однако при выполнении перерегистрации одного и того же документа для его подразделений этот показатель увеличивается как минимум в 6 раз, и равен 12 мин., что составляет 2,5% восьми часового рабочего дня (раб. день 8х60 мин=480мин.).

Рассмотрим самый упрощенный пример расчета затрат компании на перерегистрацию документа.

Если принять среднюю заработную плату за 7 тыс., руб. в месяц в управлении ООО «ЕТС» при 100% накладных расходах (налоговых выплат, аренды производственных помещений), годовой фонд заработной платы на одного работника приходится в размере (84000 +84000) 168000 руб. В объеме годового фонда заработной платы расходы на время перерегистрации одного документа определяются величиной 2,5%, т.е.- в 4200 руб. на перерегистрацию одного документа.

Следующим показателем является показатель времени пересылки документа между структурными подразделениями. Для ООО «ЕТС» значение данного показателя определяется от одного до двух дней.

Другим наиболее важным показателем с точки зрения времени поиска документа по известным (структурированным) атрибутам и в случае работы по «бумажной» технологии, и для электронных документов она напрямую зависит от организации хранения и индексирования (например, каталожных карточек) или поисковой системы и т.д.

Для расчета используем следующие данные «средний» сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов, поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты, в 10% случаев сотрудник не находит нужный документ, в случае, если документ не был найден сразу, на его поиски тратится еще 2 минуты дополнительно, если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу. Среднегодовой фонд зарплаты 84000 руб. в год (7 тыс. руб. в месяц) и накладные расходы на содержание сотрудника (налоги, амортизационные отчисления и пр.) - 100%, определяется (84000 + 84000) 168000 руб.

Ниже приведен расчет затрат предприятия на поиск документа одним сотрудником в день:

(10 раз/день х 2 мин. + 10 раз/день х 10% х 2 минуты) = 22 мин. На поиск документа в день одним работником, что составляет 4,6% от времени его восьми часового рабочего дня. Годовой фонд з/пл. на одного работника приходится в размере (84000 + 84000) = 168000 руб. В расчете на одного сотрудника затраты на поиск информации составляют 4,6% от годового фонда, т.е. - 7728 руб. в год.

При численности управленческого аппарата в 300 человек затраты составляют 7728 руб. х 300 = 2318400 руб. в год - затраты на время поиска документа по известным (структурированным) атрибутам.

В свою очередь время поиска документа с неизвестными атрибутами, оценить однозначно сложнее, поскольку поиск бумажного документа может занять от нескольких часов до нескольких дней. В этом случае эффект от применения СЭД, особенно со средствами полнотекстового поиска, становится особенно заметным.

Следующим показателем, характеризующим скорость движения, является показатель, отражающий время создания и передачи документа на исполнение.

2.2 Особенности организации договорной работы в ООО «ЕТС»

В ООО «ЕТС» заключаются коммерческие договоры, т.е. договоры, заключаемые на основе свободного волеизъявления, не основанные на обязательном для сторон плановом акте.

Разработка проекта договора в ООО «ЕТС» возложена на юридическую службу. Все заинтересованные службы визируют договоры. Подписи руководителя ООО «ЕТС», руководителя финансового отделов, а также главного бухгалтера являются обязательными.

Основным способом заключения договоров является обмен телеграммами, факсами. Такая форма заключения договора имеет свои особенности. Она требует хорошей предварительной подготовки ввиду их оперативности. Поставщику или клиенту сообщается по телефону (факсу) суть и краткие условия предлагаемого договора: наименование товара, количество, ассортимент, цену, условия платежа, сроки поставки. Если будет получен факс-подтверждение, договор считается заключенным. Если он не будет получена, по телефону могут быть сообщены уточнения, корректировка условий, что потребует также подтверждения (чаще по факсу).

Заключение договора по телефону (факсу) является наиболее оперативным и быстрым способом. Однако он предполагает высокую квалификацию, обязательность сторон. В любом случае должно последовать подтверждение, которое удостоверяется должностным лицом в установленном порядке (подпись, печать) или электронной подписью. В таком случае договор считается заключенным.

Договор составляется в двух экземплярах, подписывается двумя сторонами: руководителями предприятий (организаций) и главным бухгалтером, указывается дата его подписания, скрепляется печатью.

ООО «ЕТС» в своей работе пользуется правилами приема и исполнения заказов на предприятии, осуществляющих производственную и торгово-закупочную деятельность. В них расписаны правила приема заказов на предприятии и оформление договоров, т.е. прежде, чем разместить заказ на предприятии необходимо подписать договор, а затем на основании подписанного договора открывается номер заказа и предается для выполнения в производство.

Проекты договоров составляются ответственным лицом в административно- управленческом персонале в двух экземплярах и подписываются директором ООО «ЕТС». На подписанных договорах проставляется печать предприятия .

Принятые договора поступают в административно- управленческий персонал предприятия, отвечающие за прием заказов в производство. На основании договора открываются заказы. Заказы на каждое наименование продукции регистрируются в Журнале регистрации заказов. Поступающим в производство заказам присваиваются порядковые номера. Изменение номеров заказов в процессе производства не допускается. В случае получения одного наименования заказа несколькими клиентами, либо дополнительного заказа, каждому клиенту, заказу присваивается отдельный номер заказа.

Журнал регистрации содержит следующую информацию: номер заказа; номер договора; наименование организации-заказчика; дате приема заказа; наименование заказа; вид продукции; объем работ в физических единицах; перечень материалов, передаваемых заказчиком предприятию; вид материала, фактическая потребность в квадратных метрах, килограммах; дата сдачи работ;

Журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплен печать. На предприятии существуют следующие виды договоров: на оказание услуг; договор поставки.

В предмете договора исполнитель указывает, какие обязанности он на себя возлагает, ассортимент и количество, указывается в протоколах согласования договорных цен, которые являются неотъемлемой частью договора и имеют сквозную нумерацию.

В условиях обязанностей сторон исполнитель обязуется оказывать торговые и иные услуги, а заказчик обязуется предоставлять необходимую информацию для выполнения заказа. Порядок сдачи и приемки работ - в этих условиях оговаривается сдача-приемка услуги осуществляется в акте приемки-сдачи.

При обнаружении несоответствия качества или количества услуги условиями договора заказчик составляет акт, с указанием выявленных несоответствий. На основании акта несоответствия, заказчик определяет порядок и сроки устранения обнаруженного несоответствия.

Стоимость работ и порядок расчетов определяется протоколом согласования договорной цены. В каждом конкретном случае стоимость работ определяется отдельно. В конкретном случае: полная оплата в течении 3-х банковских дней с момента подписания протокола согласования договорных цен к настоящему договору.

В договоре устанавливается форма безналичных расчетов, которые определены ЦБ РФ: платежными поручениями, требованиями, путем выставления аккредитива, векселями и др. Основным товарным документом является счет-фактура, товарно-транспортная накладная. Счет-фактура выписывается продавцом на имя покупателя при фактической отгрузке товара и является требованием продавца к покупателю оплатить указанную в счете сумму. Таким образом, счет-фактура оформляет поставку и отражает количество и цену поставляемого товара. Реквизитами счета-фактуры являются:

• наименование продавца и покупателя, их адреса;
• номер и дата счета;
• данные, характеризующие товар (его наименование, количество мест; вес; указание количества, цены, суммы по каждой позиции и по счету в целом).

Счет-фактура выписывается обычно в нескольких экземплярах по обстоятельствам (экземпляр продавцу, покупателю, транспортным организациям, страховым, таможенным органам).

В договоре полно предусмотрена ответственность: за нарушение сроков проведения работ, ассортимента; поставку некачественных, некомплектных, немаркированных материалов; нарушение условий договора относительно объемов работ, средств упаковки. Определена имущественную ответственность за нарушение условий транспортирования, расчетной дисциплины и др.

В случае возникновения обстоятельств непреодолимой силы срок выполнения обязательств по договору отодвигается соразмерно времени, в течение которого действуют такие обстоятельства.

Договор вступает в силу с момента подписания и действует до истечения срока. Изменение условий договора возможно только по обоюдному согласию сторон. Все изменения оформляются дополнением к договору, подписываются и заверяются обеими сторонами. В случае возникновения споров по договору, которые стороны не могут разрешить путем переговоров, они передаются для окончательного разрешения в суд.