Файл: Анализ организационной структуры и информационной структуры предприятия.pdf

Введение

Актуальность разработки системы заключается в следующем:

- приложение «Документооборот» представляет собой программу для управления данными;

- программа полностью автоматизирует работу сотрудников по созданию и отслеживанию документов внутри организации;

- при использовании программы значительно снижается трудоёмкость ведения базы данных документов.

В любой организации, в том числе и в малом предприятии любой документ проходит множество операций по согласованию, изменению, хранению. Но на данный момент не многие руководители задумываются о том, что компания терпит убытки из-за несвоевременной обработки документов. Многие документы лежат на столах сотрудников неделями или вообще признаются утерянными. Для избежание потерь необходимо разработать программу автоматизирующую документооборот.

Объект исследования – технологии и средства разработки автоматизированных систем.

Предмет исследования – информационная система «Документооборот» для малого предприятия.

Требования к системе:

Автоматизация процесса регистрации и хранения документов;

Сетевая работа с программой;

Организация поиска документа в организации;

Формирование единой базы документов;

Возможность отследить этапы работы с документами.

Необходимо решить следующие задачи:

Изучить понятие защищенного документооборота, выявить основные признаки и подходы к организации;

Построить модель бизнес-процесса;

Построить концептуальную и логическую модель информационной системы;

Разработать информационную систему в соответствии с требованиями заказчика;

Составить необходимую документацию к разработанной системе.

Практическая значимость работы — информационная система, разработанная для малого предприятия, позволит уменьшить потери документов в организации.

1. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ И ИНФОРМАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ предприятия.

1.1 Краткая характеристика компании «Космос -2»

Компания ООО "НПЦ "Космос-2", образованная в 1996 г., ныне является одним из ведущих разработчиков программного обеспечения на юге России.

Деятельность ООО "НПЦ "Космос-2" включает:

• разработку, внедрение, установку, настройку, обучение, сопровождение и развитие ПО отраслевых систем по всей вертикали отрасли;
• автоматизацию под ключ от «А» до «Я» - проекты под ключ;
• консультационные услуги;
• поставку, проектирование и монтаж ЛВС, техническое обслуживание.

Многолетняя и, что самое главное, успешная деятельность компании направлена на реализацию государственной политики в сфере информационных технологий и инновационных решений по стратегии развития информационного общества России. Особое внимание уделяется внедрению в государственные и муниципальные организации IТ-технологий оказания услуг населению. Проекты ориентированы на создание единого информационного пространства региона (муниципальных образований) для решения их насущных проблем.

Партнерское сотрудничество ООО "НПЦ "Космос-2" с компаниями ООО «СТМ» (г. Санкт-Петербург) в области автоматизации процессов внешнеэкономической деятельности («ВЭД», с 1997 г.) и ООО «Электронные офисные системы» (ЭОС, г. Москва) в области электронного документооборота (ЭДО) позволило практически завершить автоматизацию основных задач управления территорией. Для достижения этой цели активно используются такие проекты, как:

• автоматизированная система учета и контроля исполнения письменных и устных обращений граждан АС «Обращения граждан» (разработчик ООО "НПЦ "Космос-2");
• автоматизированная система управления муниципальной собственностью АС УМС (ООО "НПЦ "Космос-2");
• автоматизированная система управления государственным и муниципальным имуществом АС «УГМИ» (ООО "НПЦ "Космос-2");
• программный комплекс для формирования и отправки отчётов об изменениях характеристик земельных участков, учтённых в государственном кадастре недвижимости УИГМИ РОСРЕЕСТР (ООО "НПЦ "Космос-2");
• электронный документооборот СЭД «Дело» (разработчик ООО "Электронные офисные системы");
• автоматизированная система поддержки регламента работы органов, оказывающих муниципальные услуги, с заявителями по принципу «Одно окно» АИСС КУПР-МФЦ (разработчик ООО "НПЦ "Космос-2");
• автоматизированная информационно-справочная система контроля и управления проведением экспертизы АИСС КУПР-ЭКСПЕРТИЗА (разработчик ООО "НПЦ "Космос-2");
• информационная система «Электронный муниципалитет» ИС «ЭЛЕКТРОННЫЙ МУНИЦИПАЛИТЕТ» (разработчик ООО "НПЦ "Космос-2");
• комплекс программ «ВЭД» (разработчик ООО «СТМ»).

Все выпускаемые продукты проверены временем в условиях промышленной эксплуатации и имеют соответствующие свидетельства Роспатента, а также в течение многих лет поддерживаются и развиваются с учетом изменения законодательства и пожеланий пользователей.

Мы уделяем особое внимание внедрению и поддержке ПО наших партнеров. Область внедрения системы «ВЭД» (разработчик ООО «СТМ») в Южном Федеральном Округе (ЮФО) составляет около 75% всех внедрений проектов внешнеэкономической деятельности. Электронный документооборот СЭД «ДЕЛО» (разработчик ЭОС) также занимает значительный объем использования в организациях ЮФО.

ООО "НПЦ "Космос-2" неоднократно награждался дипломами, памятными знаками, медалями, званиями, среди которых:

• Лучшие управленцы Дона;
• Лучшие управленцы России;
• Социально-значимое предприятие;
• Лучшее инновационное предприятие;
• Лучшие инновационные разработки;
• Лучший налогоплательщик.

Разработанная специалистами ООО "НПЦ "Космос-2" автоматизированная система управления муниципальной собственностью (АС УМС) удостоена золотой медали в 2010 году на Х Московском международном форуме.

С момента своего основания компанией сделано немало, но ООО "НПЦ "Космос-2" не собирается останавливаться на достигнутом. В перспективе использование новейших интернет-технологий и систем коммуникации, а также разработка и адаптация программ для работы на новых аппаратных средствах.

1.2. Организационная структура управления предприятием

Схема организационной структуры компании представлена на .

Непосредственным руководством организации занимается генеральный директор, у него в подчинении находятся руководители департаментов.

Рис. 1.1 Схема организационной структуры компании

В бухгалтерию входят два отдела:

• отдел по учету движения товаров и расчетов с поставщиками, который занимается учетом хозяйственной и финансовой деятельности организации;
• отдел по работе с персоналом, в обязанности которого входит учет расчетов по оплате труда и прочим операциям

Так же в обязанности бухгалтерии входит налоговый учет.

Департамент маркетинга играет ключевую роль в структуре нашей организации, так как этот отдел занимается анализом и планированием деятельности организации.

• отдел закупок занимается непосредственно работой с поставщиками лекарственных средств и изделий медицинского назначения;
• отдел маркетинга включает в себя две группы: группу аналитики, занимающуюся долгосрочным и краткосрочным планированием, и группу планирования товарного запаса и расценки, которая, основываясь на данных группы аналитики, информации от отдела продаж и анализа рынка, планирует товарный запас и формирует ценовую политику организации.

Департамент ИТ обеспечивает информационную поддержку и бесперебойное функционирование информационных систем компании, состоит из:

• службой информационной и технической поддержки, которая занимается решением текущих проблем пользователя, не связанных с алгоритмом работы информационных систем;
• отдел поддержки и развития 1С, которые занимаются непосредственно созданием, настройкой и исправлением модулей 1С, в соответствии с потребностями фирмы.

Департамент логистики, самое многочисленное и наиболее затратное подразделение, в него входят:

• отдел сборки и комплектации;
• отдел маршрутизации, который отвечает за планирование, организацию и контроль по доставке заказов клиентам;
• транспортный отдел занимается непосредственно транспортным обеспечением работы компании.

Департамент продаж работает напрямую с клиентами компании состоит из:

• отдела продаж по СЗФО, осуществляемым мелкооптовую торговлю.
• отдела продаж ключевым клиентам, работающим с крупными клиентами.

Служба хозяйственного обеспечения осуществляет обслуживание помещений офиса и склада компании, обеспечивает его хозяйственные и социальные потребности.

Так как основным видом деятельности компании являются продажи, то для оценки основных показателей деятельности, рассмотрим динамику продаж, представленную в таблице 1.1.

Как видно из приведённой таблицы в продажах отмечен небольшой рост, который, однако, сглаживается инфляционными процессами. В прочем, справедливости ради стоит указать на общий спад в отрасли в 2017 г.

Таблица .

Динамика продаж за 2016, 2017 гг.

На основании сложившейся ситуации, руководством было принято решение о выходе на новый рынок, для увеличения объёмов продаж.

1.3. Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Анализ программного обеспечения компании «Космос-2» используемого для поддержки документооборота

На данный момент ООО "НПЦ "Космос-2" для автоматизации делопроизводства использует систему АСКОД.

Система АСКОД предназначена для автоматизации процессов делопроизводства, служебного, хозяйственного и управленческого документооборота, для организации коллективной работы над документами с использованием безбумажных технологий и обеспечения электронного документооборота с применением электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Современная версия системы АСКОД функционирует на платформе системы управления базами данных ORACLE.

Система АСКОД поддерживает следующие функции:

• автоматизация унифицированных технологических процедур делопроизводства и служебного документооборота (учет, прохождение, передача на выполнение и обработки документов в электронной форме любого формата и обычных бумажных документов);
• автоматизация процессов обработки входящих, исходящих, внутренних, организационно-распорядительных, нормативных и других видов документов;
• автоматизация процессов обработки обращений граждан;
• автоматизация процессов обработки запросов на публичную информацию;
• автоматизация процессов обработки заявок на предоставление услуг;
• автоматизация процессов предоставления административных услуг;
• возможность автоматизации процессов ведения различных реестров;
• автоматизация процессов учета договоров и контроля их выполнения;
• управления заявками на закупку и оплату ТМЦ;
• управления командировками;
• сквозной контроль сроков исполнения документов, оповещение исполнителя и контролера о приближении сроков исполнения, о невыполненных в срок документы;
• поддержка перекрестных ссылок и связей между документами;
• применение шаблонов документов;
• поддержка версий документов;
• применение электронной цифровой подписи;
• применение технологии штрих-кодирования документов;
• сканирования и распознавания документов;
• формирование описей дел для передачи на архивное хранение;
• автоматизация архивного хранения документов в соответствии с требованиями действующего законодательства;
• формирование основных отчетов по документооборота и контроля исполнения с возможностью отбора данных по определенным критериям;
• поддержка различных фильтров для формирования перечней документов;
• поиск документов по любым атрибутами, в том числе контекстный поиск;
• согласования проектов документов (коллективная работа с документами);
• создания и использования схем рассылки документов;
• работа с электронной почтой (в том числе интеграция с почтой НБУ)
• поддержка нормативно-справочной информации на основе наследственности и иерархии;
• информирование пользователей системы и других лиц о состоянии документов, поручений и задач, и о других событиях, которые могут контролироваться системой;
•  разграничение прав доступа на уровне: функциональных модулей, функций, группы операций, отдельных операций, атрибутов регистрационной карточки, группы документов, отдельных документов;
• идентификация пользователей как по логину и паролю, так и с помощью ЭЦП;
• автоматический запрос повторной аутентификации пользователя через определенный период перерыва в работе с системой;
• возможность блокировки учетной записи
      протоколирование действий пользователей в защищенном журнале;
• возможность индивидуальной настройки интерфейса пользователя;