Файл: Анализ организационной структуры и информационной структуры предприятия.pdf

Основными видами работ, обеспечивающими организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"

Дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в организации в определенном году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Виды номенклатур дел.

Номенклатуры дел бывают типовые, примерные и конкретные (индивидуальные).

2.3. Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Элементом входной информации является документ (письменное обращение).

Любое письменное сообщение, имеющее отношение к работе предприятия, требующее рассмотрения и ответа адресату, подлежит учету в системе делопроизводства. При этом не имеет значения способ доставки или отправления данного документа: по почте или лично. Существует огромное количество видов входящих и исходящих документов: письма, телеграммы, объяснительные и служебные записки, приказы, распоряжения, протоколы, заявления, справки и др. Однако среди данного массива есть и виды корреспонденции, не подлежащие обязательной регистрации (не относящиеся к деловой стороне деятельности организации). Это личные письма, адресованные сотрудникам фирмы; анонимные сообщения; поздравительные телеграммы; пригласительные на неофициальные мероприятия; рекламные буклеты и листовки; газеты и журналы; документы от юридических лиц без подписей, печатей, реквизитов; бухгалтерская документация без сопроводительных писем.

Можно порекомендовать следующую структуру прохождения корреспонденции:

• Регистрационный номер.
• Дата получения.
• Отправитель (корреспондент).
• Получатель (адресат).
• Вид документа.
• Содержание.
• Исполнитель.

Регистрационный номер состоит из нескольких цифр и букв (указывается и на самом документе).

Дата получения: день, месяц, год вхождения или отправления документа. Отправитель (корреспондент) – автор документа, тот, кто его отправляет.

Получатель (адресат) – сотрудник или подразделение, для которого предназначен документ (с отметкой о передаче).

Вид документа означает его функциональную принадлежность.

Содержание документа – краткое описание, раскрывающее основную информацию о нем.

Исполнитель – сотрудник, делегированный для решения вопросов, обозначенных в документе.

2.4. Характеристика результатной информации

Результатная информация подается в виде исполнения резолюции наложенной на документ.

Выполнение включает:

- рассмотрение,

- ответ,

- подготовку заданий,

- взятие к сведению,

- выполнение.

3. Программное обеспечение задачи

3.1. Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)

Выявив сущности, необходимо выявить связи между сущностями (рис.3.1) и их типы[16].

Рис.3.1 – ER-модель

Для ER-модели выделены следующие сущности: автор документа, документ, тип документа, область хранения, рецензент, стадия согласования.

В таблице 3.1 представлены выделенные сущности и их атрибуты.

Таблица 3.1 – Сущности и атрибуты

На рисунке 3.2 представлена логическая модель разрабатываемой информационной системы. В основном названия таблиц соответствуют сущностям, выделенным в ER-диаграмме. Сущность автор документа и сущность рецензент объединены в одну таблицу «Сотрудник», т.к. имеют одинаковые атрибуты. Так же создана дополнительная таблица «Должность», имеющая связь с таблицей «Сотрудник» один к одному.

Рис.3.2 – Логическая модель

Рассмотрим диаграмму классов (рис.3.3).

Рис.3.3 – Диаграмма классов

В таблице 3.2 представлено описание созданных объектов, с одноименными таблицами для хранения.

Таблица 3.2 – Созданные объекты физической модели

3.2. Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)

Вся программа представляет собой многооконное приложение, состоящее из главного окна и рабочих окон. Кроме того, при разработке программы для компонентов, связывающих приложение с базой данных, был выделен отдельный модуль – модуль данных. Для связи приложения с файлами базы данных используются компоненты TADOConnection, TADOTable, TDataSource, а так же провайдер данных Microsoft Jet 4.0 OLE DB Provider. Для обеспечения некоторых сервисных функций используются компоненты TADOQuery. В некоторых таблицах TADOTable созданы вычисляемые поля для получения результатов вычислений на основании значений других полей, в частности сумм НДС без НДС и итоговой суммы на основании суммы накладной введенной пользователем. Работа с базой данных происходит в режиме кэширования изменений, т.е. любое изменение базы данных можно отменить до сохранения или выполнения другого изменения.

На главной форме размещены следующие компоненты: главное меню программы (компонент TMainMenu), панели инструментов (TToolBar), кнопки которых дублируют команды главного меню, а так же панель состояния (TStatusBar). Вся работа с таблицами баз данных происходит в рабочих окнах, на которых расположены необходимые визуализирующие компоненты и компоненты редактирования таблиц базы данных. В частности, имеются следующие рабочие окна: окно таблицы накладных, окно заполнения списка товаров и услуг для таблицы накладных, окно мастера запросов, окно мастера отчетов по таблице накладных.

Окно таблицы накладных состоит из панели инструментов (TToolBar), которая содержит кнопки редактирования таблицы (добавить, удалить, редактировать, сохранить), а так же кнопка изменения вида окна и кнопка отката сделанных изменений. Так же окно содержит визуализирующие компоненты, позволяющие представить хранящуюся в таблицах базы данных информацию в полях редактирования (компоненты TDBEdit, TDBComboBox, TDBCheckBox), а так же компонент TDBGrid, отображающий непосредственно таблицу накладных.

Во избежание случайного изменения ценной информации доступ к полям редактирования и таблице открывается только после перехода таблицы в режим редактирования по команде пользователя. Как отмечалось выше, для удобства работы пользователя используются списки подставки. Для редактирования этих списков используется специальное средство – редактор списков, которое позволяет редактировать непосредственно таблицы списков подстановки. Это средство вызывается специально предназначенной для этого командой главного меню.

Для организации более удобного способа обработки, поиска и добавления новой информации в программе существует специальное средство – мастер запросов. Он вызывается выбором соответствующей команды главного меню программы. Данное средство позволяет формировать запросы на сложную выборку, добавление, удаление и обновление (изменение) данных. Имеется возможность сохранения условий запросов на выборку, кроме того, возможен переход из таблицы запроса, отражающей записи, удовлетворяющие условиям запроса, с текущей записи к этой же записи в реальной таблице.

Условия запроса записываются в записях таблицы базы данных Querys.mdb, сформулированные условия проверяются и записываются соответствующим образом в свойство SQL в один из экземпляров компонента TADOTable. После чего выполняется запрос к текущей таблице.

Кроме запросов в программе имеется возможность выполнения поиска и фильтров различной сложности. Для этого используется отдельная форма. Определяется текущая таблица и для этой таблицы в случае использования поиска применяется метод компонента TADOTable – Locate, соответствующего этой таблице, а в случае фильтрации соответствующим образом изменяется свойство Filter этого компонента.

В программе имеется возможность создания печатных форм хранимых документов. Для этого предусмотрено отдельное окно. Печатная форма формируется в отдельном листе отдельной книги Microsoft Excel на основе шаблона, который входит в комплект поставки программы. Исходя из этого для формирования печатной формы необходимо наличие на машине правильным образом установленного сервера Microsoft Excel.

Для выполнения отчетов выделено отдельное окно. При появлении этого окна выполняется запрос через отдельный экземпляр компонента TADOQuery. Запрос выполняется с учётом ранее измененных параметров. Формирование печатной формы отчета, так же как и документов производится в Microsoft Excel.

В программе предусмотрена справочная система, которая состоит из нескольких HTML-страниц. Для вызова справочной системы необходимо выбрать соответствующий пункт главного меню программы.

Основной функционал состоит в разработке возможности интеграции с базой MySQL, разработке загрузки и хранения электронных копий документов в базу и хранение их как двоичные данные, реализация возможности информирования по электронной почте автора документа об изменениях.

Интеграция с базой MySQL.

Для работы с базой MySQL необходимо установить сервер MySQL. И в командном окне ввести следующие команды: