Файл: Анализ организационной структуры и информационной структуры предприятия.pdf

CREATE DATABASE kulibin; //Создание базы

USE kulibin; //Открытие базы для использования

create table Dvigenia (

iddok int (9) NOT NULL,

Dok char(100) NOT NULL,

idavtor int (9) NOT NULL,

avtor char(100) NOT NULL,

idres int (9) NOT NULL,

res char(100) NOT NULL,

idspdok int (9) NOT NULL,

spdok char(100) NOT NULL,

spdokProv char(100) NOT NULL,

dokPrior int (9) NOT NULL,

spdokstatus char(100) NOT NULL,

spdokrez char(100) NOT NULL

) DEFAULT CHARACTER SET UTF8 COLLATE UTF8_bin; //Создание таблицы для записи.

После создания таблицы Dvigenia необходимо ее подключить в 1С конфигураторе как внешний источник (см. рис.4). После подключения к таблице с данными таблицы можно работать, т.е. совершать запись и чтение данных.

Рис.3.4 – Конфигуратор. Внешние источники данных

Для записи данных в таблицу была написана процедура записи, представленная в приложении А. Прочитать записи можно с помощью отчета «Отчет по таблице SQL» который создан стандартным способом создания отчета по средствам «Схема компоновки данных» (см. рис. 3.5).

Рис.3.5– Конфигуратор. Схема компоновки данных

Разработка загрузки и хранения электронных копий документов в базу.

Для реализации хранения электронных копий документов в справочнике «Документы» добавлен реквизит табличной части «Файл» с типом «ХранилищеЗначений». При нажатии на кнопки «Загрузить с диска» вызывается диалоговое окно для выбора файла, после выбора файл формируется в двоичные данные и записывается в реквизит «файл».

3.3. Описание программных модулей

Одним из ключевых моментов использования системы электронного документооборота является упрощение и автоматизация механизма работы с заявителями. Упрощенная схема работы подана на рис.3.6.

Рис.3.6 - Схема внешних связей системы обмена информацией

В рамках внедрения системы было реализовано:

- «Рабочий стол» по рассмотрению входящих писем:

Рис.3.7 - Входящие

Здесь отображена входящая информация с характеристиками, что обеспечивает не только ее хранение, но и передачу на выполнение, а также быстрый поиск документа:

Рис.3.8 - Поиск документа

Особую эффективность дало внедрение функции контроля документов:

Рис3.9 - Контроль документа

Также внедрена система характеристики документа, что позволяет собрать вычерпывающую информацию о документе, этапе его выполнения, ответственных за выполнение и результатах в одной форме:

Рис.3.10 - Карточка документа

Откорректировано шаблон реквизитов документов с особенностями Управления для их унификации:

Рис3.11 - Реквизиты документа

Внедренная функция Связь документа помогает отслеживать все переписки по входящему документу и контролировать предоставление ответов:

Рис.3.12 - Связь документа

Введено одну из важнейших функций документооборота – отслеживание движения документа – карта движения документа:

Рис.3.13 - Карта движения документа

Не менее важной является и процедура автоматизации визирования документов, особенно в рамках такой разветвленной, много уровневой структуры:

Рис.3.14 - Визирование документа

Внедрена и система подготовки документов по установленному шаблону:

Рис.3.15 - Шаблон документа

Внедрено справочник внешних контактов для упрощения адресации документов:

Рис.3.16 - Справочник адресатов

В деятельности современных организаций наблюдается устойчивая тенденция к внедрению безбумажных технологий обработки информации.

Документы организации создаются, обрабатываются и пересылаются в электронном виде. Входящие документы чаще всего также переводятся в электронную форму средствами сканирования и распознавания текста, или поступают уже в электронном виде.

Электронный документооборот существенно повышает эффективность работы управленческого и производственного персонала: ускоряет процессы подготовки, согласования, визирования и утверждения документов, упрощает процедуры поиска и обработки документов, обмена ими как внутри организации, так и с внешними корреспондентами / адресатами. Кроме того, происходит значительное сокращение потребления бумаги и расходных материалов, снижаются потребности в копировально - множительной технике и в обслуживающем ее персонал.

Применение электронной подачи документов требует адекватного средства удостоверения информации, содержащейся в документе. Таким средством является электронная цифровая подпись (ЭЦП) - аналог традиционного рукописного заверения бумажного документа (подписи).

В отличие от обычной подписи, ЭЦП не только удостоверяющим личность человека, подписавшего документ, но и гарантирует, что в документ после его подписания не были внесены никакие изменения.

Регистрируя входящие документы, сотрудник может ставить свою ЭЦП файла документа, свидетельствуя его подлинность. При работе с проектами документов, исходящих и внутренними документами организации, ЭЦП может применяться при согласовании, визировании, утверждения, регистрации и отправке документа адресату.

ЭЦП практически внедрена при визировании документов и выглядит следующим образом:

Рис.3.17 - ЭЦП

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В процессе исследования были изучены принципы документооборота малого предприятия, составлена диаграмма бизнес-процесса по работе с документами внутри компании.

Была создана информационная система на основании разработанных концептуальной и логической модели.

Информационная система отвечает следующим заявленным требованиям:

• автоматизация процесса регистрации и хранения документов;
• сетевая работа с программой;
• организация поиска документа в организации;
• формирование единой базы документов;
• возможность отследить этапы работы с документами.

Решены следующие задачи:

• изучены понятия защищенного документооборота, выявлены основные признаки и подходы к организации документооборота;
• построена модель бизнес-процесса;
• построена концептуальная и логическая модель информационной системы;
• разработана информационная система.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Афонин, В.В. Моделирование систем[Электронный ресурс]:Учебно-практическое пособие /В.В. Афонин, С.А.Федосян.- М.:Бином,2016.-231c.-ISBN 978-5-9963-0352-6.
2. Данелян, Т.Я. Экономические информационные системы (ЭИС) предприятий и организации [Электронный ресурс]: монография/Т.Я.Данелян.- М.:ЮНИТИ,2015.-284c.-ISBN 978-5-238- 02736-4.
3. Илюшчкин, В.М. Основы использования и проектирования баз данных[Электронный ресурс]:учебное пособие для вузов/В.М.Илюшечкин.- М.:Высшее образование,2016.-224c.-ISBN 978-5-9692-0253-5.
4. Концептуальная модель /[Электронный ресурс]: https://ru.wikipedia.org/wiki/Концептуальная_модель, (дата обращения: 25.04.2017).
5. Лукин, В.Н. Введение в проектирование баз данных [Электронный ресурс]:Учебное пособие / В.Н. Лукин.-М.:Вузовская книга,2015.-144c.-ISBN 978-5-9502-0761-7.
6. Митичкин С.А. Разработка в системе 1С Предприятие 8.0. 2016 г. 413 стр. переиздано с ил.
7. Репин, В.В. Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление [Электронный ресурс]:учебник /В.В.Репин.-М.:Манн,Иванов и Фербер,2015.- 512c.-ISBN 978-5-91657-521-7.
8. Создание логической модели /[Электронный ресурс]: http://itteach.ru/bpwin/sozdanie-logicheskoy-modeli, (дата обращения: 20.03.2018).
9. Соколов Р.В. Проектирование информационных систем: учебник – СПб.: СПбГИЭУ, 2015. – 336 с.
10. Титоренко Г.А. Информационные технологии управления: Учеб. пособие для вузов — 2-е изд., доп. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2016. - 439 с., с.34