Файл: Анализ организационной структуры и информационной структуры предприятия.pdf

Система АСКОД поддерживает обмен данными и документами с системой электронного взаимодействия центральных органов исполнительной власти.

Система АСКОД обеспечивает возможность формирования перечня публичной инфорции (данных и электронных копий документов) для публикации на WEB-сайтах.

Система имеет в своем составе функционал - АРМ Руководителя, который дает возможность руководителям предприятия (учреждения) подписывать документы электронной цифровой подписью, осуществлять рассмотрение документов, принимать решения об их исполнении (накладывать резолюцию, формулировать поручения и задания) и осуществлять контроль за их выполнением. АРМ Руководителя может функционировать как на настольных персональных компьютерах так и на мобильных планшетных средствах (на базе операционных систем Windows, iOS и Android).

АСКОД поддерживает технологии Workflow - предоставляет средства автоматизации документооборота различных деловых процессов, включая:

• разработку маршрутов (схем бизнес-процессов);
• контроль исполнения;
• рассылка сообщений средствами самой системы, электронной почты, SMS-сообщений и т.д.;
• возможность выполнения автоматических операций системой электронного документооборота и / или другими системами при достижении определенного шага (этапа) маршрута и состояния документа.

Система АСКОД ™ позволяет внедрить технологию централизованного документооборота для предприятий (учреждений) с территориально-распределенной организационной структурой и обеспечивает полноценную работу территориально-удаленных пользователей системы через WEB-доступ.

WEB-интерфейс системы АСКОД позволяет территориально удаленным и мобильным пользователям получить доступ к центральной базе данных системы для выполнения всех необходимых действий в процессах документооборота, в том числе ведения собственного локального документооборота, согласно предоставленных прав и полномочий.

Система АСКОД имеет программный интерфейс (API) для интеграции с другими програмными приложениями, а также поддерживает возможность экспорта (импорта) данных в другие форматы (например, XML, MS Office).

Использование системы электронного документооборота позволяет повысить эффективность работы сотрудников на тех предприятиях, где достаточно большой объем пересылаемых документов или высока численность персонала.

По оценкам, использование системы электронного документооборота становится выгодно организации при числе сотрудников больше 50 человек. В этом случае затраты на приобретение и внедрение системы, обучение сотрудников окупаются за счет повышения скорости передачи информации, доступности информации и документов.

Каждая организация имеет свои особенности, поэтому для разных предприятий подходят различные системы. При выборе системы электронного документооборота организациям в первую очередь необходимо четко определить задачи, которые она будет решать с помощью этой системы. После этого нужно выбрать 4-5 решений различных производителей, имеющих необходимый опыт внедрения в аналогичной сфере деятельности. Эти системы в дальнейшем и будут подвергаться анализу.

Исходя из задач организации, необходимо составить критерии для оценки представленных на рынке систем. У каждой организации эти критерии индивидуальны.

Например, государственным организациям важно соответствие стандартам ГСДОУ, коммерческим – развитая система маршрутизации документов, автоматизация бизнес-процессов. Для организаций, имеющих удаленные филиалы и подразделения, важна поддержка территориальной распределенности.

В качестве критериев можно предложить следующие направления анализа:

• функциональность;
• производительность и масштабируемость;
• интегрируемость;
• лицензионная политика;
• ценовая политика;
• стоимость масштабирования;
• инструментальные средства;
• локализация;
• наличие разработок, автоматизирующих делопроизводственные процессы.

Часто сотрудникам организации сложно оценить тот или иной показатель. В этом случае для анализа практикуется приглашение независимых консультантов или экспертов.

Выбор системы документооборота – это не просто технологическая или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации.
Если это коммерческая компания, то выбор определяется во многом ее целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компания придет в будущем, и, кроме того, экономическим эффектом внедрения.

Если это государственное учреждение, то надо перенести акцент на полноту учета задач, решаемых организацией, особенности этих задач, связанные со спецификой ее деятельности.

Приведенная нами методика оценки и краткий обзор помогут сделать правильный выбор системы делопроизводства и документооборота организации.

2. Информационное обеспечение задачи

2.1. Информационная модель и её описание

В организациях наиболее часто встречаются 8 бизнес-процессов по документообороту:

1. Рассмотрение: документ направляется на рассмотрение к руководителю. Руководитель ставит резолюцию и возвращается к автору документа. В процессе рассмотрения Руководитель может вынести текстовую резолюцию, отправить на исправление или отправить документ на исполнение или ознакомление. Примером бизнес-процесса рассмотрения является «Служебная записка на покупку нового принтера в отдел снабжения».
2. Исполнение: документ после рассмотрения руководителем передают на исполнение списку исполнителей. Один из исполнителей может быть ответственным за исполнение. Каждый исполнитель делает отметку о результате своей работы по исполнению. Примером такого бизнес-процесса может являться регистрация билетов и мест в гостинице для командировочного лица.
3. Согласование: документ в таком бизнес-процессе попадает на согласование к списку сотрудников и возвращается к автору с результатами согласования или с причиной отказа.

Варианты согласования:

• параллельное;
• последовательное;
• смешанное (параллельное и последовательное), в том числе и с учетом условий маршрутизации.

Примером бизнес-процесса является согласование условий договора с поставщиком.

1. Утверждение: документ отправляется на утверждение к ответственному лицу и после ознакомления возвращается к автору с результатами утверждения.

Примером может быть процесс утверждения места проведения корпоратива.

1. Регистрация: документу присваивает регистрационный номер секретарь и передает его ответственному сотруднику.

Примером может служить входящее письмо от клиента.

1. Ознакомление: документ проходит ознакомление списком пользователей.

Примером может служить ознакомление с новым распоряжением руководителя.

1. Поручение: Сотрудник выдает поручение другим сотрудникам и проверяет их исполнение.

Например, начальник отдела продаж дает поручение менеджером обзвонить клиентов и проинформировать их об акции.

1. Приглашение: направление приглашения.

Например, приглашение на совещание.

Часто все процессы по документообороту взаимосвязаны и запускают друг друга.

Информационной системой называют взаимосвязанную совокупность средств, методов и персонала, которые используются для хранения, обработки и выдачи информации для достижения цели управления.

Информационная система состоит из подсистем составляющих ее части. Выделяют обеспечивающие и организационные подсистемы.

К обеспечивающим подсистемам относят:

1. Информационная подсистема. Это комплекс методов и средств для построения информационной базы системы;

2. Техническая подсистема. Это технические средства, которые задействованы в преобразовании информации в системе;

3. Программная подсистема. Это программы регулярного применения, которые необходимы при решении функциональных задач;

4. Математическая подсистема. Это комплекс математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, которые используются в системе;

5. Лингвистическая подсистема. Это языковые средства, которые используются в системе для повышения качества разработки и облегчают общение человека с машиной.

Организационные подсистемы выделяют отдельно от обеспечивающих в связи с тем, что они направлены на обеспечение эффективной работы персонала. К ним относят:

1. Кадровое обеспечение - специалисты, участвующие в создании и работе системы;

2. Эргономическое обеспечение - комплекс методов и средств, которые создают оптимальные условия для деятельности персонала;

3. Правовое обеспечение -- совокупность правовых норм, регламентирующих создание и функционирование информационной системы, порядок получения, преобразования и использования информации;

4. Организационное обеспечение - решения, которые регламентируют процессы по созданию и функционированию всей системы и ее персонала.

Системой автоматизации документооборота, системой электронного документооборота (СЭД) называют автоматизированную многопользовательскую систему, сопровождающую процесс по управлению работой иерархической организации с целью выполнения этой организацией своих функций.

С помощью СЭД сотрудники организации получают доступ к данным. СЭД содержит контакты, заметки, встречи и задачи, упрощает задачу синхронизации данных между сотрудниками.

Работа СЭД подразумевает что деловые процессы представляют собой периодически повторяющуюся, отрегулированную последовательность действий, которая поддается формализации. Заложенное в СЭД описание алгоритма делового процесса автоматизирует формирование, активизацию, выполнение и контроль различных заданий.

Карта делового процесса рисуют мышью с помощью простых графических примитивов, в последствии может быть легко изменена. Так СЭД позволяет пользователям создать алгоритм обработки документов без использования программиста.

На рисунке 2.1 представлена контекстная диаграмма бизнес-процесса «Документооборот».

Рисунок 2.1 – Контекстная диаграмма «Документооборот»

Входом является документ, который должен пройти весь цикл работы с документами и сдан в архив. Персонал участвующий в документообороте определяется как автор (если документ внутренний) или как ответственный (если документ внешний). Рецензент в документообороте исполняет главную роль, так как имеет право утверждения. Управляющими воздействиями являются внутренний и государственный регламент работы с документами.

2.2. Используемые классификаторы и системы кодирования

Состав кодовых обозначений объектов:

Таблица 2 –– Используемые системы кодирования

В процессе деятельности любой организации, независимости от организационно-правовой формы и формы собственности образуются документы, которые составляют документальный фонд.

С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Основой оперативного хранения документов является правильная организация их в делопроизводстве.

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность работ, обеспечивающих сохранность, учет, оформление, классификацию документов, формирование и оформление дел, передачу их в ведомственный архив в соответствии с требованиями ГОСТОв, нормативно-методическими документами Росархива, а также ведомственными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.