Файл: Процессы управления проектом.pdf

Введение

Актуальность темы.

Проектный менеджмент не является чем-то принципиально новым. Постройка египетских пирамид и водопроводов античной эпохи требовала способности координировать выполнение множества работ и навыков планирования, которые присущи менеджеру проектов. Контролируя постройку собора святого Петра в Риме, Микеланджело, по всей видимости, испытывал те же муки, которые испытывает современный проектный менеджер: неполные технические требования, неквалифицированные трудовые ресурсы, неопределенный объем финансирования и властный, придирчивый заказчик. Но только лишь во второй половине ХХ века появилась профессия управляющего проектами и самостоятельная дисциплина — «Управление проектами». В действительности, управление проектами только пару десятилетий назад вышло за его традиционные границы военных, строительных и аэрокосмических проектов, и сегодня оно применяется во всех отраслях и сферах человеческой деятельности, начиная от сферы искусства или здравоохранения и заканчивая разработкой полезных ископаемых. Проекты демонстрируют большое разнообразие. Как мы уже видели, понятие «управление проектами» объединяет абсолютно разномасштабные виды деятельности и их результаты — от строительства египетских пирамид, до написания студентом курсовой работы. Однако проекты могут сильно различаться по сфере приложения, составу предметной области, масштабам, длительности, составу заинтересованных лиц и групп, степени сложности, влиянию результатов на фирму и ее окружение и т.п.. Знание этих различий позволяет обратить внимание на особенности каждой из групп проектов и использовать наиболее подходящие для каждой из них инструменты и методы управления. Процесс — это совокупность действий, приносящая результат. Процессы проекта обычно выполняются людьми и распадаются на две основные группы:

• процессы управления проектами — касающиеся организации и описания работ проекта (которые будут подробно описаны далее);
• процессы, ориентированные на продукт — касающиеся спецификации и производства продукта. Эти процессы определяются жизненным циклом проекта и зависят от области приложения.

Прежде всего у проекта обязательно имеются одна или несколько целей. Под целями мы будем далее понимать не только конечные результаты проекта, но и выбранные пути достижения этих результатов (например, применяемые в проекте технологии, система управления проектом).

---

Достижение целей проекта может быть реализовано различными способами. Для сравнения этих способов необходимы критерии успешности достижения поставленных целей. Обычно в число основных критериев оценки различных вариантов исполнения проекта входят сроки и стоимость достижения результатов. При этом запланированные цели и качество обычно служат основными ограничениями при рассмотрении и оценке различных вариантов. Конечно, возможно использование и других критериев и ограничений, в частности ресурсных.

Для управления проектами необходимы рычаги. Влиять на пути достижения результатов проекта, цели, качество, сроки и стоимость исполнения работ можно, выбирая применяемые технологии, состав, характеристики и назначения ресурсов на выполнение тех или иных работ. Таким образом, применяемые технологии и ресурсы проекта можно отнести к основным рычагам управления проектами. Кроме этих основных существуют и вспомогательные средства, предназначенные для управления основными. К таким вспомогательным рычагам управления можно отнести, например, контракты, которые позволяют привлечь нужные ресурсы в нужные сроки. Кроме того, для управления ресурсами необходимо обеспечить эффективную организацию работ. Это касается структуры управления проектом, организации информационного взаимодействия участников проекта, управления персоналом.

Информация, используемая в управлении проектами, обычно не бывает стопроцентно достоверной. Учет неопределенности исходной информации необходим и при планировании проекта, и для грамотного заключения контрактов. Анализу и учету неопределенностей посвящен анализ рисков.

Любой проект в процессе своей реализации проходит различные стадии, называемые в совокупности жизненным циклом проекта. Для реализации различных функций управления проектом необходимы действия, которые в дальнейшем именуются процессами управления проектами.

Поскольку общая эффективность проекта и достижение поставленных на каждом временном отрезке целей зависят от того, насколько эффективно организованы три важнейших составляющих процесса управлением проекта: планирование, выполнение и контроль. 

Цель курсовой работы —  изучить процессы управления проектом.

Задачи исследования:

• Изучить общую характеристику проектов и раскрыть сущность управления проектами
• Анализ процессов управления проектами
• Дать краткую характеристику реализации проекта
• описание процесса управления проектом на примере компании «Cut Boy»;

---

Объект работы — компания «Студия звукозаписи Культ».

Предмет работы – процессы управления проектом в деятельности предприятия.

Глава 1. Теоретические аспекты процессов управления проектами

1.1. Общая характеристика проектов и сущность управления проектами

Управление проектами – отдельная область менеджмента, предназначенная для управления временной деятельностью с уникальными результатами. Отличительными признаками проекта являются четкие цели, которые должны быть достигнуты с одновременным выполнением ряда технических, экономических и других требований; внутренние и внешние взаимосвязи операций, задач и ресурсов; определенные сроки начала и окончания проекта; ограниченные ресурсы; определенная уникальность целей проекта и условий его осуществления; неизбежность различных конфликтов.

Каждая из перечисленных характеристик имеет важный внутренний смысл. Рассмотрим их подробнее.

1. Направленность на достижение цели. Проекты направлены на достижение определенных результатов - иными словами, на достижение цели. Именно эта цель является движущей силой проекта, и все прилагаемые усилия к его планированию и реализации, направленные на ее достижение.
2. Координированное выполнение связанных между собой действий. Сама сущность проектов определяет сложность их воплощения в жизнь. Проекты требуют выполнения многочисленных задач, жестко или гибко взаимосвязанных: Некоторые промежуточные задания не могут реализовываться, пока не завершены другие задания; другие задачи должны выполняться параллельно и т. п. Если нарушается синхронизация выполнения разных заданий, весь проект может оказаться под угрозой ^[1]невыполнения.
3. Временные рамки проекта. Проекты выполняются в течение определенного времени (хотя иногда руководителям проектов, отстаивающих выполнение начальных графиков, кажется, что проект не будет завершен никогда) и имеют более или менее четко очерченные начало и окончание. Проект считается завершенным, когда достигнуты его основные цели. В ходе проекта значительные усилия направлены именно на то, чтобы его было завершено в намеченные сроки. В этом помогают графики, где указывается время начала и окончания работ, которые предусматриваются проектом.
4. Наличие бюджета. Проектная деятельность, направленная на получение определенного результата в заданный промежуток времени, не может произойти без использования определенных ресурсов (материальных, людских, финансовых). Поэтому неотъемлемой чертой проекта является наличие бюджета, выделяемого на обеспечение ресурсных потребностей финансирования проекта, соответствующие его масштабам, содержанию и срокам выполнения.
5. Уникальность. Проекты - это в определенной степени неповторимы и одноразовые мероприятия. Вместе степень уникальности может значительно колебаться в зависимости от особенностей проекта. Скажем, если речь идет о возведении пятидесятого дома в стиле «стандарт» по программе жилищной застройки, то уровень уникальности этого проекта довольно скромный. Базовые элементы такого дома идентичны элементам тех сорока девяти домов, которые были возведены ранее. Однако основные элементы уникальности могут отражаться в специфике земельного участка, где располагается здание, в решении наладить новую систему отопления и вентиляции или в необходимости работать с новой бригадой специалистов и т.д.

---

1.2. Основные процессы управления проектами.

В самом общем виде методология проектного менеджмента определяет и формализует процедуры, методы и инструменты реализации пяти групп управленческих процессов (согласно стандарту PMBOK Guide):

• Инициации проекта
• Планирования
• Организации исполнения;
• Контроля исполнения;
• Завершения проекта.

Инициация проекта – процесс управления проектом, результатом которого является авторизация и санкционирование начала проекта или очередной фазы его жизненного цикла. 

Инициация проекта может включать следующие процедуры:

• Разработка концепции проекта:
  • Анализ проблемы и потребности в проекте;
  • Сбор исходных данных;
  • Определение целей и задач проекта;
  • Рассмотрение альтернативных вариантов проекта.
• Рассмотрение и утверждение концепции.
• Принятие решения о начале проекта:
  • Определение и назначение менеджера проекта;
  • Принятие решения об обеспечении ресурсами выполнения первой фазы проекта.

Планирование проекта – непрерывный процесс, направленный на определение и согласование наилучшего способа действий для достижения поставленных целей проекта с учетом всех факторов его реализации.

Основным результатом этого этапа является План проекта. Однако, процесс планирования не завершается разработкой и утверждением первоначального плана проекта. В ходе осуществления проекта могут происходить изменения как внутри проекта, так и во внешнем окружении, которые требуют уточнения планов, а часто значительного перепланирования. Поэтому процессы планирования могут осуществляться на протяжении всего жизненного цикла проекта, начиная с предварительного укрупненного плана в составе концепции проекта, и заканчивая детальным планом работ завершающей фазы проекта. Планирование – комплексная, многокритериальная функция, предполагающая рассмотрение, анализ и прогнозирование нескольких функциональных областей проекта. Планирование проекта может включать следующие процедуры:

• Планирование целей и содержания проекта
• Календарное планирование работ проекта
• Планирование затрат и финансирования проекта
• Планирование качества
• Организационное планирование
• Планирование коммуникаций
• Планирование управления рисками
• Планирование контрактов
• Разработку сводного плана проекта.^[2]

---

Организация исполнения проекта – процесс обеспечения реализации плана проекта путем организации выполнения включенных в него работ и координации исполнителей.

Организация исполнения проекта может включать следующие процедуры:

• Распределение функциональных обязанностей и ответственности
• Постановку системы отчетности
• Организацию контроля выполнения расписания проекта
• Организацию контроля затрат по проекту
• Организацию контроля качества
• Оперативное управление мерами по снижению и предотвращению рисков
• Управление командой проекта
• Распределение информации в проекте
• Подготовку и заключение контрактов
• Управление изменениями в проекте

В ходе процессов организации исполнения менеджеру проекта сильно потребуются лидерские навыки, умение решать проблемы и разрешать конфликты.

Контроль исполнения проекта - процесс сравнения показателей плановых и фактических показателей выполнения проекта, анализ отклонений и их причин, оценка возможных альтернатив и принятие, в случае необходимости, решений о корректирующих действиях для ликвидации нежелательных отклонений.

Контроль проекта может включать следующие процедуры:

• Сбор отчетности о ходе работ по проекту
• Анализ текущего состояния проекта относительно основных базовых показателей (результаты, стоимость, время)
• Прогнозирование достижения целей проекта
• Подготовку и анализ последствий корректирующих воздействий
• Принятие решений о воздействиях и изменениях

Завершение проекта – процесс формального окончания работ и закрытия всего проекта.

Завершение проекта может включать следующие процедуры:

• Сдача результатов проекта Заказчику;
• Заключительная оценка финансовой ситуации (пост проектный отчет);
• Заключительный отчет по проекту и проектная документация;
• Список открытых вопросов и заключительных работ;
• Разрешение всех спорных вопросов
• Роспуск команды проекта
• Документирование и анализ опыта выполнения данного проекта.

В рамках данных процессов производится архивация основных управленческих и содержательных проектных документов для последующего использования при реализации других проектов.

Обобщая, можно заключить, что проект - это деятельность, при которой материальные, финансовые и человеческие ресурсы организовано новаторским путем для выполнения уникальной работы при ограничении во времени и затратах, чтобы добиться положительных изменений, определенных количественными и качественными параметрами.

---