Файл: Автоматизация документооборота предприятия (Компания “Family Hobby”).pdf

Таблица 2.1. Сущность “Сотрудник”

Таблица 2.2. Сущность “Журнал активности”

Таблица 2.3. Сущность”Картотека”

Таблица 2.4. Сущность “Отправитель”

Таблица 2.5. Сущность “Фирма”

Характеристика базы данных

Курсовая работа рассматривает создание базы данных “системы электронного документооборота”. С помощью данной базы данных можно отчёт о регистрации новых документов, а также использовать запросы и формы, с целью дальнейшего ознакомления с базой данных.

В данной курсовой работе была задействована СУБД Microsoft Access. Данная СУБД позволяет добавлять удалять или изменять любую информацию в базе данных. Также данная СУБД способна отображать и делиться информацией с пользователями в виде отчётов. При проектировании была создана ER-модель, в которой отражены основные сущности и связи. Были выделены следующие сущности: Сотрудник, Журнал активности, Картотека, Отправитель, Фирма.

На рисунке 2.2. отображена действующая схема данных.

Рисунок 2.2. схема данных

Контрольные примеры реализации и описание

На рисунке 3.1. изображена форма “добавление документа”. В форме присутствуют кнопка, отвечающая за добавление новой записи и кнопка для сохранения. Для записи новой записи необходимо указать номер статуса, он означает какой исполнитель, какой процесс должен выполнить с документом.

Подробное описание всех статусов представлен на рисунке 3.2.

Далее необходимо указать вид документа (текст, таблица, картинка и т.д.)

Далее необходимо выбрать код отправителя, который заводится заранее (в таблице доступны примерные отправители)

Рисунок 3.1. форма “добавление документа”

Рисунок 3.2. описание статусов

На рисунке 3.3. изображена форма на “изменение картотеки”. В ней отображена вся информация о документе. С помощью кнопок можно выбирать между предыдущим и следующим документом. Также можно внести изменения в каждое поле, без нарушения соответствия, после чего нажать на кнопку сохранить. Также можно удалить документ вовсе.

Рисунок 3.3. форма на “изменение документа”

С помощью формы “манипуляции над фирмами” отображённой на рисунке 3.4. можно добавить, изменить или удалить запись о фирме.

Рисунок 3.4. форма “манипуляции над фирмами”

В форме “Редакция активностей” можно отредактировать таблицу статусов (смотри рисунок 3.2.) по желанию администратора. Форма отображена на рисунке 3.5.

Рисунок 3.5. форма “Редакция активностей”

В форме “Редакция сотрудников” представленной на рисунке 3.6. можно отредактировать данные о сотрудниках.

Рисунок 3.6. форма “Редакция сотрудников”

На рисунке 3.7. представлен “Запрос к журналу задач”, при его выполнении мы можем узнать о том, какой сотрудник на какой должности, имеет срок на выполнение работы над документом, а также на каком этапе находится выполнение задачи.

Рисунок 3.7. “Запрос к журналу задач”

На рисунке 3.8. изображён запрос на то с какой “Сотрудник работает с фирмой”. Запрос позволяет узнать с документом какой фирмы работает сотрудник и какую должность он занимает.

Рисунок 3.8. запрос “Сотрудник работает с фирмой”

На рисунке 3.9. отображён “отчёт о сроках” по “Запрос к журналу задач”

Рисунок 3.9. “отчёт о сроках

Заключение

В ходе курсовой работы была создана ИС автоматизации документооборота предприятия. Для ИС была создана база данных на основе Microsoft Access и был продемонстрирован примерная реализация данной ИС. СУБД Microsoft Access была выбрана как проверенная система, занимающая совсем малое место и вполне подходящая для малых объёмов данных. Позволяет разделять полномочия сотрудникам. Для разработки данной ИС не требовалось больших объёмов временных ресурсов, благодаря уже разработанной СУБД.