Файл: Автоматизация документооборота предприятия (Компания “Family Hobby”).pdf

Введение

С ведением любой деятельности в предприятие неизбежно образуются большие объёмы данных. Эти данные выражаются в различных документациях, инструкциях, письмах и всевозможных бумагах, имеющих под собой юридическую силу. Каждый документ имеющий юридическую силу важен для предприятия, поэтому имеется необходимость в организации их оборота и хранении.

Хранение и оборот документации в бумажном виде в современных реалиях уже давно устарел. Для различных мелких фирм, цикл работы которых совсем не большой не имеют особой необходимости в переходе на более удобные и надёжные способы организации документооборота. Но для крупных фирм и тех что работают много лет, вопрос оптимизации документооборота и контроль за обработкой информации очень важен.

От грамотной организации документооборота предприятия или организации зависит скорость её работы и долговечность.

Потребность в эффективном управлении документооборотом привела к появлению систем электронного документооборота, далее СЭД. Система электронного документооборота — это комплекс программ, осуществляющих передачу, обработку, хранение, вывод и защиту информации, циркулирующей на предприятии или в организации на основе имеющихся вычислительных сетей. Под управлением электронным документооборотом понимается организованность движения документов по предприятию или организации, по её отделам, филиалам или другим предприятиям, или организациям.

При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение, а допуск к праву на их использования.

Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия.

Характеристика предприятия и его деятельности

Компания “Family Hobby”

Компания основана в 2008 году, основана индивидуальным предпринимателем Сергеем Крючковым. Сферой деятельности является закупка и поставка материалов для рукоделия из стран Европы и российских производителей, магазинам розничной продажи. Также оказание услуг по ремонту одежды и её пошиву. Миссией является торговля предметами для рукоделия в магазине “Я сама”.

Компания имеет численность 13 человек. В их числе директор, бухгалтер, менеджер, секретарь, IT-специалист, продавцы. Повременная оплата труда. Сдельная заработная плата у швей и приёмщика заказов. Компания поделена на офис и магазин.

---

Основными конкурентами являются магазины по продаже являются компании по продаже пряжи, такие как “Леонардо”, “Пряжа”, “Алый парус” и “Иголочка”.

Основными поставщиками являются компании как из России, так и из Германия, такие как “Rowan”, “Lamana”, “Tulip”.

Клиентами компании являются обычные жители города, желающие заниматься шитьём или вязание, а также компании, использующие пряжу для вязания на заказ.

Целью компании на ближайшие годы, является расширение рынка сбыта, а также открытие нового магазина.

Технико-экономические показатели объекта управления

В таблице 1.1. представлены экономические показатели за 2019 год, компании “Family Hobby”

Таблица 1.1.

№	Наименование характеристики (показателя)	Значение показателей за 2019 г.
1	Клиентская база компании	Более 100 тыс. клиентов
2	Продажа билетов	Более 70 тыс. билетов
3	Кол-во билетов на поезда	Более 1000 билетов
4	Доход от продажи ж/д билетов	500 000 р
5	Посещаемость сайта	Более 10 тыс. чел.
6	Бронирование билетов через сайт	Более 20 тыс. билетов за 2019 г.

Организационная структура управления предприятием

На рисунке 1.1. представлена организационная структура компании “Family Hobby”

Рисунок 1.1. – Организационная структура компании

Описание организационная структура:

IT-специалист: выполняет следующие должностные обязанности: следит за работоспособностью всей информационной системы, следит за работоспособностью веб-сайта, проводит мероприятия по модернизации аппаратного и программного обеспечения.

Директор: является руководителем компании, определяет направление развития, заключает партнёрские соглашения с другими фирмами, отвечает за исходящую из организации документацию.

---

Секретарь: выполняет следующие должностные обязанности: оказывает помощь директору в переговорах с фирмами-партнёрами, отвечает за входящую документацию, а также имеет достаточную юридическую силу для подписания исходящей и внутренней документации.

Логист: выполняет следующие должностные обязанности: оформляет задания для курьеров по доставке товаров, проводит поиск новых сотрудников на должность курьера, прокладывает маршруты доставок и отвечает за своевременные поставки от фирм-партнёров.

Бухгалтер: отвечает за ведение бухгалтерского учета, несет ответственность за соблюдение финансовой и договорной дисциплины, проводит анализ финансово-хозяйственной деятельности.

Менеджер: выполняет должностные обязанности: подбор на низкие должности: продавец-кассир, швея, продавец-консультант, приёмщик заказов. Следит за соблюдением должностных обязанностей сотрудников и правил дисциплины.

Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

Требования к системе в целом

СЭД должна поддерживать MS SQL Server в качестве управления базой данных
Серверная часть системы должна строиться на базе Microsoft Windows Server, а клиентская на основе Microsoft Windows 10.

СЭД необходимо обеспечения сквозной NTLM аутентификации.
Система должна иметь возможность к подключению через WEB браузеры по протоколу http в пределах локальной вычислительной сети.

СЭД должна обеспечить защиту персональных данных.
СЭД должна иметь возможно резервного копирования и архивации.

СЭД должна обеспечивать идентификацию каждого пользователя в системе, просмотра авторства операций и обеспечить отсутствие неавторизованных действий внутри системы.

Система должна иметь возможность настроить взаимодействие системы с прочими программными средствами, в том числе конфигурации БД.

В системы должны быть предусмотрены возможности на дальнейшую модернизацию. Обусловленных новыми версиями обеспечения, как программного, так и технического.

СЭД должна иметь “журнал событий”, для мониторинга действий внутри системы, а также постоянный журнал находящихся в системе пользователей.

СЭД должна предусматривать развитие по трём направлениям: Территориальное развитие, то есть подключение новых пользователей или подключение филиалов; Функциональное расширение, то есть увеличение функциональных возможностей; Модернизация технического оборудования на котором исполняется система.

---

СЭД должна иметь настройки шаблонов документов для входящей, исходящей и внутренней документации.

В систему должен быть встроен “журнал задач”, позволяющий отслеживать выполняемые процессы по обработке документации. Также должно быть указание конкретного сотрудника, перед которым стоит задача на выполнение процесса.

Требования к персоналу

СЭД должна обеспечивать возможность работы без дополнительного обучения, за исключением строения самой системы, для пользователя, имеющего следующие навыки: базовые навыки владения ПК с графическим интерфейсом; базовые навыки использования клиентских программ (интернет браузера); базовые навыки работы с пакетом офисных приложений MS Office.

При внедрении СЭД предусматривается обучение групп пользователей, таких как:

• Ключевые пользователи (4 человека)
• Руководящий состав (2 человека)
• Администраторы СЭД (1 человек)

Показатели надёжности и назначения

СЭД должна поддерживать работоспособное состояние круглосуточно, с возможностью приостановки работы для профилактических работ. Поддерживать работу при использовании 15ю сотрудниками без снижения производительности.
Система должна быть устойчивой к ошибочным действиям её пользователей.

Требования к эргономике и упаковке

Интерфейс должен быть простым, интуитивно понятным, нагляден, русифицирован, и унифицирован.

Требования к эксплуатации и обслуживанию.

Защита аппаратных компонентов системы от физических воздействий и постоянной подключение к энергосети.
Периодическое обслуживание технических средств должно производиться по строгому расписанию в соответствии с технической документацией фирм производителей компонентов.

Восстановление системы должно производиться с строгим контролем за исполнением инструкций разработчика системы или производителя комплектующих. При вводе системы, должна быть учтена система резервного копирования.

Требования к защите

Система разграничения доступа должна учитывать возможность группового доступа к уровням данных.

Безопасность системы обеспечивается тремя уровнями: операционной защитой, средствами защиты базы данных и средства защиты СЭД.

Сквозная NTLM аутентификация с доменом во всех компонентах.

Требования к производительности системы

СЭД должна реагировать на простейшие взаимодействия не дольше чем 3 сек.

Функции и задачи системы

---

Требования к работе с входящими документами

Система должна иметь возможность отслеживания входящих документов и корреспонденций в компании партнёров, а также незарегистрированным юридическим лицам.

Система должна создавать учётную карточку, для создания блока входящих документов от организации по определённым реквизитам. К данным блокам должна быть возможность привязать неограниченное количество документов разных типов (текстовых, табличных, графических и т.д.) В учётной карточке должны быть следующие регистрационные реквизиты: краткое наименование

• отправитель
• вид документа (txt, vsdx, и т.д.)
• краткое описание
• номер карточки
• дата создания карточки
• ответственный за документ
• получатель
• подпись отправителя
• регистрационный номер (номер по которому карточка попадает в базу)

Требуется проверка на наличие скана оригинального документа.

Должна быть возможность согласования отправки пакета документов с вышестоящим работником, с просмотром прав полномочий сотрудника.

При передаче документов на физических носителях, система должна иметь возможность подтвердить факт передачи через пользователя системы и составить отчёт о поступлении нового документа с дополнительным прикреплением скана документа.

Необходимо настроить систему индексов, для скорейшего поиска каждого документа.

Должна быть возможность настроить доступ пакета документов для определённых сотрудников или групп сотрудников.

Должна быть возможность встроить фирменные бланки. Также учитывать различные виды документов, такие как:

• организационные
• информационно-справочные
• проектно-сметные
• конструкторские

Система должна сортировать документы, подготавливающиеся к отправке извне организации по процессам, таким как:

Требования к работе с исходящими данными

Система должна иметь возможность отслеживания исходящих документов и корреспонденций в компании партнёров, а также незарегистрированным юридическим лицам.

Система должна создавать учётную карточку, для создания блока исходящих документов от организации по определённым реквизитам. К данным блокам должна быть возможность привязать неограниченное количество документов разных типов (текстовых, табличных, графических и т.д.) В учётной карточке должны быть следующие регистрационные реквизиты:

---