Файл: Автоматизация документооборота предприятия (Компания “Family Hobby”).pdf

При передаче документов на физических носителях, система должна иметь возможность подтвердить факт передачи через пользователя системы и составить отчёт о поступлении нового документа с дополнительным прикреплением скана документа.

Необходимо настроить систему индексов, для скорейшего поиска каждого документа.

Должна быть возможность настроить доступ пакета документов для определённых сотрудников или групп сотрудников.

Должна быть возможность встроить фирменные бланки. Также учитывать различные виды документов, такие как:

организационные
информационно-справочные
проектно-сметные
конструкторские

Система должна сортировать документы, подготавливающиеся к отправке извне организации по процессам, таким как:

согласование
утверждение
регистрация
выполнение (подготовка документов перед утверждением, после регистрации, параллельно с согласованием с начальством)

Изменяющееся состояние подготовки документа для отправки должно заноситься в журнал задач персонала.

Требования к работе с внутренними документами организации

СЭД должна отслеживать документы “ходящие” внутри организации и регистрироваться.

Должна быть возможность встроить фирменные бланки. Также учитывать различные виды документов, такие как:

организационные
информационно-справочные
проектно-сметные
конструкторские

согласование
утверждение
регистрация
выполнение (подготовка документов перед утверждением, после регистрации, параллельно с согласованием с начальством)

Общие положения требований

Изменяющееся состояние подготовки документа для отправки должно заноситься в журнал задач персонала. Необходимо разработать систему электронного документооборота, которая включает в себя:

Регистрацию входящих бумажных и электронных видов документов с возможностью редакции
Возможность распределять задачи сотрудников в журнале задач

В систему должен быть встроен “журнал задач”, позволяющий отслеживать выполняемые процессы по обработке документации. Также должно быть указание конкретного сотрудника, перед которым стоит задача на выполнение процесса.

На рисунке 1.2. представлена контекстная диаграмма, на которой изображены:

входные данные: входящие электронные и бумажные документы
управляющие процессы: стандарты
исполнители: сотрудники, программное обеспечение
выходные данные: электронный документ организации

Рисунок 1.2. – контекстная диаграмма IDEF0

На рисунке 1.3. отображена диаграмма регистрации входящей и внутренней документации

Рисунок 1.3. Диаграмма регистрации документа

На рисунке 1.4. отображена диаграмма распределения задач сотрудникам

Рисунок 1.4. Диаграмма распределения задач

Диаграмма деятельности и прецедентов

На рисунке 1.5. отображено как сотрудник компании через терминальный компьютер, вводит данные в базу. Сотрудник проходит авторизацию пользователя, если сервер отвечает отказом, работа завершается. Если сотрудник авторизуется в базе, то он может внести необходимые данные, после чего сервер проверит соответствие данных формам заданными базой данных. Если данные введены корректно, сервер сохранит данные, если же данные введены некорректно, сервер отклонит запрос и попросит ввести данные заново.

Рисунок 1.5. диаграмма деятельности

На рисунке 1.6. представлена диаграмма прецедентов, а в таблицах 1.2 и 1.3 кратко отображены действия актёров и описание прецедентов.

Рисунок 1.6. Диаграмма прецедентов

Таблица 1.2

Актёр	Краткое описание
Директор	Глава компании, указывает направление развития компании, так же контролирует работников и назначает их на ведущие посты
Бухгалтер	Организует работу по ведению бухгалтерского учёта и ведёт отчётность
Менеджер	Занимается представлением товара на сайте, нанимает сотрудников на низшие должности, заполняет отчётность о проданных
Логист	Составляет задания курьерам по доставке
IT-специалист	Поддерживает работу системы управления базами данных, модернизирует аппаратные и программные аспекты ИС и поддерживает их работу, также следит за веб-ресурсами

Таблица 1.3

Прецедент	Краткое описание
Ведение бухгалтерского учёта	Запускается Бухгалтером. Ведение записей о полученной прибыли и убытках, в соответствии с законодательством РФ
Заполнение документов	Запускается Логистом. Ведение записей о проведённых сделках и курьерских заказов
Поддержание системы документооборота	Запускается IT-специалистом. Мониторинг работоспособности СЭД, её своевременным расширением и возможной модернизацией системы
Проверка отчётности	Запускается Директором. Проверка отчётов на ошибки
Модернизация аппаратного обеспечения	Запускается IT-специалистом. Поиск решений по улучшению эффективности ИС и их исполнение.
Обновление информации сайта	Запускается Менеджером. Представление продукции для клиента на веб-ресурсе.
Поддержание работы сайта	Запускается IT-специалистом. Мониторинг работоспособности сайта
Модернизация программного обеспечения	Запускается IT-специалистом. Поиск решений по улучшению эффективности ПО и их исполнение.

Техническое и программное обеспечение компании “FamilyHobby”. Структура и состав комплекса технических средств и конфигурации сети.

На рисунке 1.7. представлена техническая архитектура сети компании, отображающая оснащённость каждой рабочей зоны.

Рабочую зону 1 занимают сотрудники в должности: менеджер, логист

Рабочую зону 2 занимают сотрудники в должности: бухгалтер

Рабочую зону 3 занимают сотрудники в должности: Директор, секретарь

Рабочую зону 4 занимают сотрудники в должности: IT-специалист

Рисунок 1.7. Техническая архитектура сети компании

В таблицах 1.4 – 1.9 представлено подробное описание аппаратного обеспечения компании.

Характеристика рабочей станции на таблице 1.4

Таблица 1.4

Название

Характеристика

Рабочая станция

Тип процессора: AMD Ryzen 3 1200

Тактовая частота: 3.6 ГГц;

Кол-во ядер: 4 ядра;

Объем кэша L1: 1 МБ, L2: 1.5 МБ, L3: 12 Мб;

Чипсет: В450;

Объем памяти: 8 Гб;

Тип памяти: DDR4;

Видеокарта: интегрированная

Дисковая система:

HDD (жесткий диск) 500 Гб, 5400 об. /мин., 3.5"

Характеристика маршрутизатора на таблице 1.5

Таблица 1.5

Название	Характеристика
Частота	2.4 ГГц
Макс скорость беспроводного соединения	8 Гбит/с LAN
Защита информации	Встроенный брандмауэр
Скорость портов	2 Гбит/с
Расширенные функции	DHCP

Характеристика файл сервера на таблице 1.6

Таблица 1.6

Название	Характеристика
Память	До 128 ГБ оперативной памяти DDR4-2400
Дисковая подсистема	2Tb SAS Seagate Enterprise Capacity 3.5"
Сетевой адаптер	2-канальный интегрированный сетевой адаптер 10 Гбит/с
Система удалённого управления сервером	IPMI 2.0 Server Management

Характеристика сервера базы данных на таблице 1.7

Таблица 1.7

Название	Характеристика
Память	До 128 ГБ оперативной памяти DDR4-2400
Дисковая подсистема	2Tb SAS Seagate Enterprise Capacity 3.5" 1Tb SAS Dell SSD (400-ADSB)
Сетевой адаптер	2-канальный интегрированный сетевой адаптер 10 Гбит/с
Система удалённого управления сервером	IPMI 2.0 Server Management

Характеристика сайт-сервера на таблице 1.8

Таблица 1.8

Название	Характеристика
Память	До 128 ГБ оперативной памяти DDR4-2400
Дисковая подсистема	2Tb SAS Seagate Enterprise Capacity 3.5"
Сетевой адаптер	2-канальный интегрированный сетевой адаптер 10 Гбит/с
Система удалённого управления сервером	IPMI 2.0 Server Management

Характеристика коммутатора на таблице 1.9

Таблица 1.9

Название	Характеристика
Порты	24 порта 1Гбит/с, 4 порта SFP 1Гбит/с
Пропускная способность	168 Гбит/с
Производительность	42 Mpps
Протокол	Клиент DHCP

Программное обеспечение компании

Программная архитектура – основа программного обеспечения, на котором строиться вся деятельность организации. Она состоит из следующих элементов:

операционные системы;
программы;
программные средства базы данных;
специальное программное обеспечение:

В связи с идентичностью настроек стационарных рабочих станций, в таблицах конфигурации рабочих станций, будет указана лишь на одном экземпляре. В таблице 1.10 указана краткое описание программного обеспечения оборудования.

Таблица 1.10

Название	Программное обеспечение
Рабочая станция	Windows 10, Microsoft Office, Microsoft Office Access
Сервера	Windows Server 2016

Описание программной архитектуры предприятия:

Windows 10 — операционная система для персональных компьютеров и рабочих станций, разработанная корпорацией Microsoft.

Microsoft Office — офисный пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для операционных систем Microsoft Windows, Windows Phone, Android, macOS. В состав этого пакета входит программное обеспечение для работы с различными типами документов: текстами, электронными таблицами, базами данных и др. Microsoft Office является сервером OLE-объектов и его функции могут использоваться другими приложениями, а также самими приложениями Microsoft Office.

Microsoft Office Access — реляционная система управления базами данных (СУБД) корпорации Microsoft. Входит в состав пакета Microsoft Office. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных.

К специальному программному обеспечению относятся драйвера для МФУ, принтеров, сканеров, коммутаторов, маршрутизаторов, WI-FI раздатчикам и камерам. В таблицах они не описаны, так как они не вариативны и выбираются для конкретного оборудования в последних обновлениях, поэтому их описание не имеет надобности.