Файл: Проектирование реализации операций процесса «Ежедневный складской учет».pdf

ВВЕДЕНИЕ

Уровень развития информационных технологий позволяет информационным системам не только хранить и обрабатывать большие объемы данных, но и прогнозировать объем расходов сырья, объем выпуска готовой продукции, рассчитывать оптимальные планы управления ресурсами организации.

Компании, осуществляющие деятельность, направленную на реализацию какой-либо продукции или предоставление услуг должны вести складской учет. Ведение складского учета помогает контролировать объемы поступления товара, объемы расхода товара и количество остатков продукции на складе. Помимо этого, ведение складского учета направлено на обеспечение организации необходимыми расходными материалами, которые хранятся на складе организации.

На основании вышеперечисленных факторов можно заключить, что ведение складского учета является трудоемким процессом без применения информационных технологий. Трудно представить себе формирование и организацию работы цепей доставки товаров без интенсивного, постоянного оперативного обмена информацией, без быстрого реагирования на потребности рынка.

Обеспечение процессом сбыта продукции необходимыми ресурсами будет являться весьма трудоемким процессом без применения информационных систем и программных комплексов для анализа, планирования и поддержки принятия коммерческих решений в процессе реализации продукции. Кроме того, развитие информационных систем и технологий позволило складскому учету стать доминирующей формой организации товародвижения на высоко-конкурентных рынках экономически развитых стран.

Поскольку использование традиционных способов извлечения необходимой информации из потока данных не является достаточно оперативным, определяющим фактором в управлении организацией становится скорость обработки данных и получение нужных сведений.

Актуальность работы заключается в применении информационных технологий для повышения эффективности складского учета.

Объектом исследования является бизнес-процесс складского учета.

Предметом исследования является автоматизация складского учета.

Целью работы является проектирование реализации операций бизнес-процесса взаиморасчетов с поставщиками.

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. Выбрать комплекс задач автоматизации.
2. Охарактеризовать существующие бизнес-процессы.
3. Описать документооборот, возникающий при решении задачи.
4. Обосновать проектные решения по информационному обеспечению.
5. Дать обоснование проектным решениям по программному обеспечению.
6. Создать и описать информационную модель.
7. Дать характеристику нормативно-справочной, входной и оперативной информации.
8. Охарактеризовать результативную информацию.
9. Разработать общие положения.
10. Дать характеристику базе данных.
11. Разработать структурную схему пакета.
12. Описать программные модули.
13. Разработать контрольный пример реализации.
14. Аналитическая часть
15. Выбор комплекса задач автоматизации

---

Бизнес-процесс ежедневного складского учета заключается в контроле остатков товарно-материальных ценностей (ТМЦ) на складе, для этого необходимо вести товарную книгу кладовщика, где фиксируется приход и расход товара. Входными информационными потоками процесса являются следующие документы:

1. Приходный складской ордер (форма М - 4), который применяется для учета товаров, поступающих на склад от поставщиков. Форма М-4 выписывается на все количество ТМЦ, которые фактически поступили в определенный день.
2. Акт о приемке материалов (форма М - 7) формируется, когда выявлены расхождения в количестве поступивших материалов с сопроводительной документации или, когда ТМЦ поступают без документации.
3. Акт о приемке товаров (форма ТОРГ - 1) используется в процессе учета ТМЦ при приемке и после проверки доставленных товаров по качеству, количеству, массе, комплектности.
4. Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке ТМЦ (форма ТОРГ-2) оформляется, если были обнаружены расхождения по количеству и качеству ТМЦ при приемке.
5. Товарная накладная (форма ТОРГ-12) оформляется при отпуске ТМЦ со склада при продаже сторонним организациям.
6. Акт о списании товаров (форма ТОРГ-16) оформляют при обнаружении порчи ТМЦ. На основании этого документа ТМЦ переводят из используемых в незадействованные и затем списываются.

Выходным информационным потоком является Товарная книга кладовщика (форма 22-ОН), в которой фиксируется приход и расход ТМЦ на складе организации и реквизиты документов, на основании которых было осуществлено принятие и расход материалов.

В границы рассматриваемой задачи входят процессы приема ТМЦ на склад от поставщиков, а также выбытие ТМЦ со склада при списании и продаже ТМЦ.

Процесс ежедневного складского учета связан с процессом производства и реализации ТМЦ. Со склада передаются в производственный отдел ТМЦ для изготовления готовой продукции, также со склада могут быть переданы ТМЦ покупателю.

Важность процесса ежедневного складского учета в целом для организации заключается в том, что отслеживание остатков ТМЦ на складе позволяет предотвратить простой в производстве готовой продукции, что способствует снижению издержек и себестоимости готовой продукции.

В процессе решения задачи задействованы кладовщики и главный кладовщик, которые осуществляют процесс ежедневного складского учета.

Основными понятиями, свойственными предметной области являются:

---

• Приход – поступление ТМЦ на склад организации.
• Расход – выбытие ТМЦ со склада организации.
• ТМЦ - статистический показатель, который отражает стоимость товарно-материальных ценностей, к которым относятся: производственные запасы, незавершенное производство, остатки готовой продукции.

Результатным показателем процесса ежедневного складского учета является остаток ТМЦ на складе организации в конце рабочего дня. Остаток ТМЦ рассчитывается по формуле:

Остаток ТМЦ = Количество ТМЦ на начало дня + Приход – Расход (1)

Остаток ТМЦ измеряется в штуках (шт.).

Исполнителями задачи ежедневного складского учета являются кладовщики, которые документально оформляют приход и выбытие ТМЦ на склад организации. В конце рабочего дня кладовщик заполняет товарную книгу кладовщика, в которой записано количество ТМЦ на складе организации на конец рабочего дня.

1. Характеристика существующих бизнес-процессов

Характеристика существующих бизнес-процессов будет дана с помощью моделирования бизнес-процессов в методологии IDEF0. Процесс ежедневного складского учета ведется на основании регламентов, должностных инструкций и законодательства РФ. Механизмом процесса будут являться кладовщики. Входящими потоками процессе будут: приходный складской ордер, акт о приемке материалов, акт о приемке товаров, акт о расхождении, товарная накладная и акт о списании товаров. Выходным потоком процесса будет товарная книга поставщика. Контекстная диаграмма процесса представлена на рисунке 1.

Рисунок 1. Контекстная диаграмма процесса ежедневного складского учета

На рисунке 2 представлена декомпозиция процесса ежедневного складского учета. Процесс делится на оформление прихода ТМЦ, расхода ТМЦ и оформление товарной книги.

На рисунке 3 представлена декомпозиция процесса оформления прихода ТМЦ.

Рисунок 2. Декомпозиция процесса ежедневного складского учета

Рисунок 3. Декомпозиция процесса оформления прихода ТМЦ на склад

Процесс оформления прихода ТМЦ на склад организации начинается с проверки документов кладовщиком. Если документы заполнены верно, кладовщик подписывает документы в двух экземплярах. Один документ остается на складе, а второй экземпляр остается у контрагента. На основании подписанных документов осуществляется выдача ТМЦ со склада.

---

На рисунке 4 представлена декомпозиция процесса оформления расхода ТМЦ. Процесс выдачи ТМЦ со склада осуществляется аналогично приему ТМЦ на склад организации: сначала кладовщик проверяет заполнение документов, затем подписывает документы и осуществляет выдачу ТМЦ.

Рисунок 4. Оформление расхода ТМЦ со склада

На рисунке 5 представлена модель процесса оформления товарной книги кладовщика. Товарная книга кладовщика делится на две графы: приход и расход. Сначала кладовщик заполняет данные о приходе ТМЦ на склад, затем заполняет данные о расходе ТМЦ. Ежедневно осуществляется расчет остатков ТМЦ на складе организации.

Рисунок 5. Модель процесса оформления товарной книги

1. Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Рассмотрим документооборот задачи. В процессе решения задачи применяются следующие документы:

1. Приходный складской ордер.
2. Акт о приемке материалов.
3. Акт о приемке товаров.
4. Акт о расхождении.
5. Товарная накладная.
6. Акт о списании товаров.
7. Товарная книга кладовщика.

Создадим схему документооборота задачи, основанную на перечисленных документах. Схема документооборота представлена на рисунке 6.

Рисунок 6. Схема документооборота

Для того, чтобы оценить трудозатраты на оформление документооборота, необходимо выявить количественные показатели формирования документооборота. Характеристика документооборота представлена в таблице 1.

Таблица 1

Характеристика формирования документооборота

Характеристика	Приходный ордер	Акт о приемке материалов	Акт о приемке товаров	Акт о расхождении	Товарная накладная	Акт о списании	Товарная книга кладовщика
Количество документов в год, шт.	20 000	200	200	200	20 000	200	365
Количество символов в документе, шт.	50 000	50 000	50 000	50 000	50 000	50 000	5000
Частота возникновения в год	10	1	1	1	10	1	1
Трудозатраты на обработку в год, чел-час	80 000	80 000	80 000	80 000	80 000	80 000	800 000

---

В ходе анализа документооборота бизнес-процесса складского учета были выявлены следующие недостатки:

1. Высокие временные затраты на формирование документооборота.
2. Сложность ведения учета прихода и расхода ТМЦ на бумажных носителях.
3. Низкий уровень оперативности данных об остатках ТМЦ.
4. Несовершенство организации сбора и регистрации исходной информации.

Исходя из описанных недостатков, осуществим расчет планируемого эффекта, который будет достигаться при устранении выявленных недостатков. Характеристика документооборота при автоматизации процесса представлена в таблице 2.

Таблица 2

Характеристика формирования документооборота после автоматизации

Характеристика	Приходный ордер	Акт о приемке материалов	Акт о приемке товаров	Акт о расхождении	Товарная накладная	Акт о списании	Товарная книга кладовщика
Количество документов в год, шт.	20 000	200	200	200	20 000	200	365
Количество символов в документе, шт.	50 000	50 000	50 000	50 000	50 000	50 000	5000
Частота возникновения в год	10	1	1	1	10	1	1
Трудозатраты на обработку в год, чел-час	80 000	80 000	80 000	80 000	80 000	80 000	510 000

Трудозатраты на формирование документооборота до автоматизации составляют 1 280 000 человеко-часов. Трудозатраты на формирование документооборота после автоматизации составят 990 000 человеко-часов. Т.о. снижение трудозатрат составить 27%.

1. Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Рассмотрим состав и содержание входных документов. Входными документами задачи являются:

1. Приходный складской ордер, имеющий унифицированную форму М – 4.
2. Акт о приемке материалов, имеющий унифицированную форму М – 7.
3. Акт о приемке товаров, имеющий унифицированную форму ТОРГ – 1.
4. Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке ТМЦ, имеющий унифицированную форму ТОРГ-2.
5. Товарная накладная, имеющая форму ТОРГ-12
6. Акт о списании товаров, имеющий унифицированную форму ТОРГ-16.

---