Файл: Учетные регистры, их квалификация и способы записи в них.pdf

Если предприятие применяет машинные носители, оно обязано изготовлять за свой счет копии таких учетных регистров, как и первичных документов на бумажных носителях для других пользователей, в том числе по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

По строению учетные регистры классифицируются по трем признакам исходя из порядка размещения бухгалтерских записей в соответствующих графах:

параллельного размещения;

последовательного размещения;

комбинированного размещения.[24]

Параллельное способ строение учетных регистров предусматривает размещение записей в процессе их регистрации по дебету и кредиту на одной линии (уровне), хотя сам регистр по строению может быть представлен в форме односторонней таблицы, двусторонней или многографной (штафельной). Применение соответствующей формы регистрации связано, прежде всего, с содержанием хозяйственной операции.

Комбинированный вариант предполагает использование обоих способов строения учетных регистров, в графах которых указывается корреспонденция счетов. Роль бухгалтера сводится к тому, чтобы правильно указать, к какому счету (дебету или кредиту) относится данная хозяйственная операция.[25]

По степени обобщения информации регистры делятся на синтетические и аналитические. Примером синтетического регистра служит Главная книга счетов, а аналитического — карточки складского учета.

По характеру регистрации бухгалтерских записей учетные регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

Примером хронологических регистров являются книга продаж и книга покупок, журнал регистрации операций.

Примером систематических регистров являются журналы-ордера, Главная книга счетов и др. [25]

Независимо от характера регистрации бухгалтерских записей общим правилом остается соблюдение равенства итога оборотов по дебету и кредиту хронологических регистров соответственно сумме дебетовых и кредитовых оборотов, исчисленных в систематических регистрах. Это так называемое «правило Мендеса».[25]

Дальнейшее развитие автоматизации учета расширяет рамки применения комбинированных учетных регистров, в которых оптимально сочетается использование хронологических и систематических записей

Примером комбинированного регистра является ведомость № 1, открываемая к счету «Касса», которая показана в табл. 4.

Таблица 4.

---

Ведомость № 1 по дебету счета «Касса» с кредита счетов за январь 2016г.

Сальдо на начало месяца 500 р.

Строка	Дата или за какие числа	90 «Продажи»	91 «Прочие доходы и расходы»	51 «Расчётные счета»	57 «Переводы в пути»	71 «Расчёты с подотчётными лицами»	И.т.д.	Итого
1.	05. 01	1800		12000				13800
2.	08 01		700		2500			9500
3.	09. 01	2000		9000		400		11400
И.т.д.

По способу регистрации записей регистры делятся на два вида: составленные вручную и механизированным способом.

2.2. Пути совершенствования учётных регистров

В результате изучения учётных регистров и их применения на предприятиях, мы пришли к мнению, что это очень трудоемкая работа и необходимо выполнять её автоматизированным способом.

Построение автоматизированной обработки учетных данных на предприятиях базируется на следующих принципах:[26]

1. автоматизация процесса обработки учетной информации с момента ввода исходных данных, что позволяет получить результативную информацию в разрезах, определяемых системой учета, и в соответствующей форме при сохранении основополагающего для бухгалтерского учета принципа двойной записи;

2. перенос данных первичного учета в электронную форму, что позволяет информационные массивы, подобные накопительным и сводным регистрам учета, с целью последующей их обработки;

3. хранение условно-постоянной информации (констант) на машинных носителях, что ведет к возможности ее многократного использования и освобождению пользователей от трудоемкой работы по внесению этой информации в первичные, сводные и отчетные документы. Этот принцип предполагает использование информационно-справочных массивов, содержащих необходимую нормативную информацию;

4. автоматическое формирование промежуточных учетных регистров на основе использования массива первичной и справочной информации;

---

5. автоматическое формирование результатной и отчетной информации, обработка информации в диалоговом режиме.

На первом этапе выбирается конфигурация «1С: Предприятия», которая позволяет реализовать программное окружение, пригодное для выполнения необходимых задач тем или иным пользователям. Могут быть включены различные конфигурации, сочетание которых позволит автоматизировать ведение бухгалтерского учета, налогового учета, оперативного управленческого учета.[26]

Для каждой конфигурации подбираются: план счетов, вид объектов аналитического учета, состав используемых справочников, документов, отчетов и т.д. Остановимся на внедрении автоматизации бухгалтерского учета.

Настройку программы можно начать с плана счетов, который будет разработан в соответствии с рабочим планом счетов организации. В программу вводится 3-х значная нумерация синтетических счетов и 2-х значный код субсчета. План счетов в «1С: Бухгалтерия» имеет форму таблицы и представляет собой перечень счетов со следующими реквизитами: «Код», «Наименование», «Вал», «Код», «Заб», «Акт», «Субконто1», «Субконто2», «Субконто3».[26]

Для ведения учета необходимо собрать, сгруппировать в справочниках условно-постоянную информацию. Целесообразно заносить информацию по наиболее часто используемым объектам в справочники до ее использования в проводках и документах. При запуске впервые программа предлагает заполнить константы, в которых будут в дальнейшем храниться сведения об организации. Для этого следует ввести следующие данные в закладки:

1. Закладка «Организация»- указывают дату регистрации, краткое и полное название организации, юридический и почтовый адрес, рабочие телефоны.

2. Закладка «Коды»- указывают идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), код (ОКОПХ) и наименование основного вида деятельности( отрасли ) предприятия, коды и наименование организационно-правовой формы (КОПФ) и формы собственности (КФС), код ОКПО.

3. Закладка «Банк»- указываются банковские реквизиты организации: номер счета, наименование банка, его местонахождение, корреспондентский счет, БИК.

4. Закладка «ГНИ»- указывают наименование органа государственной налоговой инспекции по месту регистрации.

5. Закладка «Ответственные лица»- указывают сведения (фамилия, имя, отчество) о руководителе, главном бухгалтере и кассире.[27]

Затем заполняем справочники: «Банковские счета»; «Налоги и отчисления» с указанием базы, заключенной в коде, ставки и счета; «Сотрудники», согласно штатному расписанию и списку работников; «Подразделения», где отметим, что учет будем вести по филиалам и меньшим структурным единицам: отделения, гараж и т.д.; «Стать затрат»- необходимый для учета затрат на производстве; «Контрагенты»; «Договора» и т.д. Именно в справочниках мы зададим нужные параметры объектов для систематизации и автоматизации учета.[27]

---

Затем для перехода к учету в «1С: Бухгалтерия» введем в «Журнал операций» остатки по счетам, если вводим учет с начала года , то по состоянию на 1 января. Остатки вводим с клавиатуры вручную.

Стандартные операции, а их большее количество в учете, а их большое количество в учете, отразим в «Журнале проводок». И в случае возникновения типовой операции, например приобретение материальных ценностей, реквизиты и проводки будут заполнятся автоматически при нажатии необходимых клавиш.

Также система включает набор документов в электронном виде типовой и единой для всех организаций формы по каждому разделу учета: учет операций по кассе, учет основных средств, учет материалов, учет затрат на производство, учет выпуска продукции и т.д.[28]

Автоматизированная система бухгалтерского учета имеет подсистему формирования отчетных (выходных) документов, данные которых систематизированы и отражены в установленных законодательством формах. По запросу пользователя формируются стандартные отчеты (оборотно-сальдовая ведомость, журнал-ордер и ведомость по счету, анализ счета и т.д.) и специализированные (кассовая книга, книга продаж, книга покупок и т.д.), а также внешние, регламентированные- это налоговые и бухгалтерские отчеты.[28]

Для получения стандартного отчета «Журнал-ордер и ведомость по счету» укажем значения следующих параметров:

1. период, за который необходимо сформировать отчет;

2. счет, по которому необходимо сформировать отчет;

3. составлять отчетом в целом по счетам или в разрезе субсчетов;

4. должны ли выводиться остатки на начало и конец периода, суммарные обороты за период т оборот с другими счетами по дебету и кредиту данного счета;

5. вариант отчета;

6. вариант детализации отчета.

Именно использование автоматизации всех участков учета позволит получить необходимую информацию для финансового менеджера, для руководства в нужное для них время и в разрезе интересующих их параметров объектов. Позволяет получить данные о состоянии имущества и обязательств на любую дату.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Изучая выбранную нами тематику мы пришли к выводу что, учетные регистры — это счетные таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат для отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.

Все имеющиеся регистры можно подразделить по трем признакам: назначение, обобщение данных, внешний вид.

---

Практика организации бухгалтерского учета строится на сочетании различных учетных регистров. В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» дается перечень возможных видов регистров бухгалтерского учета в виде бумажных и машинных носителей информации, применение которых в организациях обусловливается объемом и спецификой учитываемых объектов, массовостью хозяйственных операций, способом регистрации и обработки информации и т.п.

Распространённой формой учётных регистров являются карточки. Карточки бывают контокоррентные многографной формы и количественного учета. Контокоррентные карточки используются для учета расчетов с разными дебиторами и кредиторами, отдельными банками, с персоналом предприятия по прочим операциям. В частности, для отражения расчетов по предоставленным займам, в возмещение материального ущерба и пр.

Карточки бывают контокоррентные многографной формы и количественного учета. Контокоррентные карточки используются для учета расчетов с разными дебиторами и кредиторами, отдельными банками, с персоналом предприятия по прочим операциям.

Информация, представленная карточках, – это аналитический счет расчетов по каждому юридическому и физическому лицу.

Итоги аналитических счетов, полученные по результатам обобщения информации, содержащейся в карточках, должны быть равны соответственно начальному и конечному остатку, а также оборотам по дебету и кредиту объединяющего их синтетического счета.

Данные карточки ведутся материально ответственным лицом на основании первичных документов по движению конкретного вида материала в натуральных единицах измерения.

Контроль за сохранностью карточек обеспечивается путем их регистрации в специальном реестре, который ведется в бухгалтерии.

Карточки помещаются в специальную картотеку в порядке, определяемом спецификой учитываемых объектов.

Для совершенствования использования учётных регистров нами предложена автоматизация учётного процесса. Автоматизированная система бухгалтерского учета имеет подсистему формирования отчетных (выходных) документов, данные которых систематизированы и отражены в установленных законодательством формах. По запросу пользователя формируются стандартные отчеты (оборотно-сальдовая ведомость, журнал-ордер и ведомость по счету, анализ счета и т.д.) и специализированные (кассовая книга, книга продаж, книга покупок и т.д.), а также внешние, регламентированные- это налоговые и бухгалтерские отчеты.

---