Файл: Учетные регистры, их квалификация и способы записи в них.pdf

Машинные носители как учетные регистры размещают данные не на бумаге, а на магнитном носителе (магнитные ленты, магнитные диски, дискеты и т.д.). Особенности машинных носителей информации диктуют и порядок ее расположения. При использовании машинных носителей в качестве учетных регистров организация обязана изготовлять копии таких регистров на бумажных носителях (равно как и первичных документов), в том числе и по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.[15]

По характеру записей бухгалтерские регистры делятся на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологическими называют учетные регистры, в которых информацию о хозяйственных операциях записывают в последовательном порядке поступления и обработки первичных документов. Никакой группировки регистрируемых данных в этих регистрах не производится. Примерами хронологических регистров являются журнал регистрации операций, книга продаж и книга покупок, где ведется регистрация счетов-фактур соответственно на отгруженную продукцию и приобретенные ценности.

Систематическими называют учетные регистры, в которых регистрация хозяйственных операций группируется по определенным (установленным) признакам, например группировка информации непосредственно по счетам синтетического и аналитического учета. Примеры таких регистров — ведомость остатков материалов на складе (сальдовая ведомость), Главная книга, в которой обобщаются итоговые данные по всем синтетическим счетам.[16]

Записи в хронологических и систематических учетных регистрах должны дополнять друг друга, вследствие чего сумма оборотов хронологических регистров всегда равна сумме дебетовых или кредитовых оборотов систематических учетных регистров (так называемое правило Мендеса):

Если в одном регистре выполняются хронологическая и систематическая записи, то такой регистр будет называться комбинированным. Типичными примерами такого регистра являются «Журнал-Главная», многие журналы-ордера. Применение комбинированных учетных регистров позволяет сделать учетные записи более наглядными, при этом сокращается и количество учетных записей.

Но содержанию (степени детализации учетных записей) учетные регистры подразделяют на синтетические, аналитические и комплексные.

Синтетическими называют регистры, в которых все операции отражаются в обобщенном виде в денежном измерителе. Информация о хозяйственных операциях в этих учетных регистрах отражается в разрезе синтетических счетов. Примером такого учетного регистра является Главная книга.[16]

---

Аналитическими называют учетные регистры, в которых информация отражается по отдельным аналитическим счетам, детализирующим содержание записей того или иного синтетического счета. Записи в аналитические регистры должны быть более подробными, чем записи в синтетические регистры: приводится пояснительный текст и наряду со стоимостными указываются в необходимых случаях натуральные или трудовые измерители.[17]

В настоящее время большое распространение получают комплексные учетные регистры, совмещающие синтетический и аналитический учет, а также хронологическую и систематическую записи. Они применяются, например, при журналыю - ордерной форме учета. Совмещение синтетического и аналитического учета обеспечивает автоматическое совпадение итогов по синтетическим и аналитическим счетам и освобождает от необходимости составления оборотных ведомостей для сверки данных.

Для формирования достоверной и своевременной информации о деятельности предприятия и предоставления ее пользователям важное значение имеет техника учетной регистрации. Запись хозяйственных операций в соответствующие учетные регистры на основании документов называется разноской операций. Эти записи осуществляются на основе котировки (т.е. указания дебетуемого и кредитуемого счетов по хозяйственной операции).[17]

В целях исключения повторной регистрации информации в учетном регистре по одному и тому же документу на документах делается соответствующая отметка о разноске операции в виде знака ». Часто на документе указывается страница учетного регистра, где произведена запись поданной хозяйственной операции, оформленной этим документом. Проставление отметок в документах о разноске операций имеет также значение для последующей проверки правильности произведенных записей.

В практике бухгалтерского учета применяются различные способы счетных записей в учетные регистры. [18]

Записи в учетных регистрах бывают простыми и копировальными. Копирование записей применяется в тех случаях, когда необходимо иметь оттиск или копию записи.[19]

Записи в учетные регистры могут осуществляться линейно - позиционным и шахматным способами.

Сущность линейно - позиционной записи состоит в том, что дебетовые и кредитовые обороты отражаются в одну линию, что особенно удобно для ведения учета разного рода расчетов. Применение такого способа учетных записей обеспечивает наблюдение за своевременностью погашения дебиторской и кредиторской задолженности.

---

Преимущество использования линейно - позиционной записи состоит в том, что в учетных регистрах, как правило, совмещаются синтетический и аналитический учет. Тем самым упрощается техника ведения бухгалтерского учета и повышается его достоверность.[20]

Шахматный принцип записи в учетных регистрах заключается в том, что за один прием в учетном регистре отражается сумма хозяйственной операции по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. При таком способе регистрации учетных данных возрастает наглядность и раскрывается внутреннее содержание корреспонденции счетов. Такой порядок записи используется в построении многих регистров (журналов-ордеров) при журнально-ордерной форме учета.[21]

Глава 2. Применение регистров учёта в деятельности предприятий

2.1 Использование корточек в системе учёта

Применение соответствующих регистров обусловлено объемом и спецификой учитываемых объектов, массовостью хозяйственных операций, способом регистрации и обработки экономической информации. Эти особенности накладывают отпечаток настроение учетных регистров.[21]

Карточки бывают контокоррентные многографной формы и количественного учета. Контокоррентные карточки используются для учета расчетов с разными дебиторами и кредиторами, отдельными банками, с персоналом предприятия по прочим операциям. В частности, для отражения расчетов по предоставленным займам, в возмещение материального ущерба и пр. Карточка контокоррентной формы показана в табл. 1.

Таблица 1

Карточка контокоррентной формы (руб.)

Дата	№	Содержание хозяйственной операции	Дебет	Кредит	Отметки
		Сальдо 01.01.2016 г.		3000
20.06	1.	По счёту фактуре №4 получены материалы от ООО «Земстрой»		25000
24.06	2.	Платёжное поручение № 9 от 11. 01. 2016 г. Погашена задолженность ООО «Земстрой»	25000
		Оборот за месяц	25000	25000
		Сальдо на 01. 02 2016 г.		3000

---

Информация, представленная в данной карточке, – это аналитический счет расчетов по каждому юридическому и физическому лицу.

Итоги аналитических счетов, полученные по результатам обобщения информации, содержащейся в этих карточках, должны быть равны соответственно начальному и конечному остатку, а также оборотам по дебету и кредиту объединяющего их синтетического счета.[21]

Карточки многографной формы используются для аналитического учета в постатейном разрезе затрат, связанных с выпуском продукции, выполнением конкретных видов работ или оказанием услуг. Поэтому строение такого типа карточек предусматривает необходимость получения данных по каждой статье калькуляции.

Общий вид карточки многографной формы открываемой к счету 20 «Основное производство» показан в табл. 2.

Таблица 2

Карточка многографной формы к счету 20 «Основное производство»

№ п/п	Содержа ние опера ций	Дебет счёта 20 «Основное производство» с кредита счетов					Итого по дебету
		Сырьё и материалы	Основная заработная плата производственных рабочих	Дополнительная заработная плата производственных рабочих	Отчисление на соц. страх. и соц. обеспече ние	и.т.д.

Хозяйственная операция после регистрации в графе «Содержание» заносится в сумме, указанной в первичном документе, в соответствующую графу статьи расхода.

В конце месяца итоги по каждой графе подсчитываются. Общая сумма этих граф должна равняться графе «Итого по дебету». По графе «Итого по кредиту» отражается выпуск продукции. [22]

Разница между общей суммой графы «Итого по дебету» и общим итогом графы «Итого по кредиту» будет отражать себестоимость незавершенного производства, т. е. затраты на незаконченные обработкой изделия в соответствии с их технологическим процессом.

Карточки количественного учета предназначены для учета товарно-материальных ценностей на складах (табл. 3).

Таблица 3.

Карточка складского учета №

Наименование материала, тип, сорт, размер

Единица измерения

Цена

Содержание

№	Дата	Приход	Расход	Остаток	Контроль (дата, подпись)

---

Данные карточки ведутся материально ответственным лицом на основании первичных документов по движению конкретного вида материала в натуральных единицах измерения.[22]

Контроль за сохранностью карточек обеспечивается путем их регистрации в специальном реестре, который ведется в бухгалтерии.

Карточки помещаются в специальную картотеку в порядке, определяемом спецификой учитываемых объектов.

Книги используются в тех случаях, когда перечень учитываемых объектов незначителен. Например, в случае, когда на предприятии перечень основных средств небольшой, вместо инвентарных карточек (ф. № ОС-6), описи инвентарных карточек по учету основных средств (ф. № ОС-7) и карточек учета движения основных средств (ф. № ОС-8) целесообразно вести книгу учета основных средств.[23]

В книге должен быть обеспечен такой же порядок по объектного учета регистрации, как и в инвентарных карточках.

Для учета движения средств в кассе используется кассовая книга.

Строение кассовой книги (ф. № КО-4) предусматривает деление каждого листа на две равные части. Одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр и остается в книге. Вторая часть (без горизонтальных линий) заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. [23]

Она служит отчетом кассира и является отрывной частью листа. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Страницы кассовой книги должны быть сброшюрованы, пронумерованы и заключены в отдельный переплет. На обороте последней страницы цифрами и прописью указывается количество страниц (листов) за подписью главного бухгалтера или другого уполномоченного лица.[24]

Ведомости (свободные листы) открываются для ведения и обобщения однородной учетной информации. Например, ведомость учета начисления — разработочная таблица износа (амортизации) основных средств за отчетный месяц, ведомость от грузки (реализации) продукции и т. п. Для обеспечения их сохранности они хранятся в отдельной папке.

Преимущество применения ведомостей (свободных листов) как и карточек, состоит в возможности заполнения их средствами вычислительной техники, т. е. можно полностью исключить ручной способ заполнения. Ведомости (свободные листы), машинограммы, магнитные ленты, магнитные диски, дискеты и иные машинные носители как учетные регистры удобнее группировать исходя из потребностей пользователей информации, представленной в этих учетных регистрах.[24]

---