Файл: Разработка и реализация конфигурации «Компьютерное ателье» в среде 1С: Предприятие.pdf

Прежде всего, необходимо проанализировать какие функции необходимо разработать в ЭИС (базе данных и приложении) в соответствии с теми конкретными задачами, которые нужно решать компании ООО «Ателье Lenovo PC».

Главной целью разработки экономической информационной системы - является повышение эффективности работы специалистов по их предметным областям с общей клиентской базой и интегрированными информационными бизнес-процессами, протекающими через все подразделения компании.

Все это выражается в уменьшении экономических издержек, проявляемых в ресурсных, временных и других видах потерь.

Грамотное Управление заказами с клиентской базой и эффективная обработка потребностей клиентов и потенциальных заказчиков делает предприятие более восприимчивым к клиентским запросам и ожиданиям. Важно понимать, что именно клиенты приносят деньги компании и эффективное управление приемом и сопровождением заказов делает компанию более прибыльной.

В ходе исследования преимуществ внедрения, мною были просчитаны экономические эффекты внедрения новой ЭИС на основе метода Дельфи (экспертных оценок).

На рис. 6 представлена функциональная структура решаемых задач ЭИС, а также входные и выходные информационные потоки:

Рисунок 6 - Функциональная структура решаемых ЭИС задач

Данная схема показывает информационные потоки, которые поступают на вход ЭИС, функции решаемых системой в ходе осуществления своих функций в соответствии с целями системы. Также, на схеме показаны выходящие информационные потоки, которые были созданы в следствии реализации системой своих функций.

2. Информационное обеспечение задачи

2.1 Информационная модель и её описание

Информационная модель представляет собой схему движения входных, промежуточных и результативных потоков и функций предметной области. Кроме того, она объясняет, на основе каких входных документов и какой нормативно-справочной информации происходит выполнение функций по обработке данных и формирование конкретных выходных документов. Информационная модель представлена на рис. 12.

Рисунок 12 - Информационная модель системы автоматизации учета заказов на сборку для специальных клиентов

Информационная модель содержит 4 области:

1. Область входящей информации, в которой указаны документы, информация из которых используется в качестве входной, а также экранные формы для ввода данной информации;
2. Область справочников системы, которая иллюстрирует состав справочников и таблиц информационной системы;
3. Область обработки информации, в которой показано, как входная информация учитывается в системе и в каких таблицах базы данных она сохраняется;
4. Область формирования результатной информации, в которой приведены экранные формы и выходные документы.

Пользователь системы первоначально заполняет справочники системы исходными данными, после чего система готова к работе. Используя входные данные, пользователь формирует содержание таблиц системы. При запросе результатной информации с помощью соответствующих экранных форм хранящаяся в системе информация преобразуется в необходимый вид и представляется в виде результатных документов, которые выводятся в виде экранных форм и могут быть выведены на печать на твердый носитель.

2.2 Используемые классификаторы и системы кодирования

Система должна предоставлять возможность автоматизации учета с клиентской базой в ООО «Ателье Lenovo PC».

Полученная информация накапливается в базе данных и обрабатывается системой с последующей возможностью оперативного доступа для контроля текущей ситуации, просмотра отчетов, анализа документов, внесения корректировок и обновления информационной базы, изменения условно-постоянной информации в справочниках, анализа обобщенной информации за период времени по каждому проекту или в целом.

Входная информация, содержащая данные оперативного новых учитываемых заказов, регистрируется первичными аналитическими документами и вносится в базу данных через интерфейсную форму ввода (обеспечивается отмена произведенных операций с возвратом исходных значений).

Условно-постоянная информация включает справочные данные о номенклатуре предлагаемых услуг по заказу, характеристиках заказов (срок, статус).

Исходная информация об услугах в рамках клиентской деятельности компании Ателье Lenovo PC» хранится в справочниках. Сведения о заказчиках, менеджерах, заказах хранится в отдельных справочниках и корректируется по мере необходимости.

Учет операций по клиентам регистрируются в системе с контролем финансово-управленческой информации и возможностью отмены транзакции, при операции выписывается отчет в виде печатной формы.

Управление заказами клиентов ведется в разрезе менеджеров, а информация содержится в единой базе данных на сервере, соединение с клиентскими приложениями обеспечивается посредством архитектуры «клиент-сервер».

Клиентская часть системы должна быть многооконной и изменяемой под задачи отдельных операций, обеспечивать функции поиска, быстрой навигации и эргономичности управления.

Доступ к модулям системы обеспечивается через главное кнопочное меню. Проектируемая система должна предоставлять удобный и интуитивно понятный пользовательский интерфейс.

Анализ накапливаемой количественно-суммовой информации в базе данных проводится в модуле аналитики с последующим выводом выходных данных.

Параметры обрабатываемой информации должны корректироваться в зависимости от устанавливаемого пользователем интервала времени и конкретного магазина или итоговая информация за весь период по всему предприятию.

Система должна иметь возможность последующей реорганизации и расширения для улучшения её возможностей или добавления функций. Должен обеспечиваться контроль ввода данных при отсутствии избыточности, а также надежное хранение и целостность базы данных.

В системе используется 5 видов кодирования, предназначенные для однозначной идентификации менеджеров, клиентов, договоров, платежей, проектов . Виды системы кодирования указаны в табл. 8.

Таблица 8

Используемые системы кодирования

Все классификаторы ведутся менеджером.

Классификатор менеджеров.

Структурная формула классификатора:

F = [Фамилия] : [XXXXX] – код менеджера

Пример заполнения - 001234

Классификатор клиентов.

Структурная формула классификатора:

F = [Наименование ]:[ XXXXX] - код клиента

Пример заполнения - 00001

Классификатор заказаов.

Структурная формула классификатора:

F = [Наименование]:[ XXXXX] - код заказа

Пример заполнения - 00004

Классификатор договоров.

Структурная формула классификатора:

F = [Наименование]:[ XXXXX] - код договора

Пример заполнения – 00012

2.3 Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации

Создание фактографических экономических информационных систем начинается с разработки нормативно-справочной информации и справочных классификаторов.

Объект метаданных, создаваемый в предметно-ориентированной системе «1С: Предприятие 8» на основе предопределенного и неизменяемого шаблона «Справочники», представляет собой экземпляр данных, предназначен для хранения условно-постоянной информации, и наследует свойства своего объекта-прототипа. Для примера, такими объектами могут являться такие справочники как: контрагенты, физические лица, кассы контрольно-кассовых машин, договора контрагентов и любые другие схожие сущности.

Система «1С: Предприятие 8» предоставляет богатые возможности эффективного проектирования и хранения информации, когда учитываются требования в скорости, доступности и удобстве получения различной информации в различном качестве и представлении. Непосредственно некоторыми возможностями наделены и справочники, которые могут быть спроектированы и настроены с учетом различных информационных, функциональных, технических и других потребностей. Например, одни справочники в системе могут быть подчинены другим справочникам, при этом полностью соблюдается физическая целостность и такие известные проблемы при проектировании баз данных, как проблема аномалий, удаления родителей и потомков системой контролируется. Также справочники можно разделить по возможностям группировки информации на две группы: не иерархические и иерархические. В не иерархических справочниках отсутствует возможность хранения списка элементов на уровне итогов и групп, а в иерархических такая возможность группировки элементов по категориям существует – по элементам или по элементам и группам.

В системе «1С: Предприятие 8» справочники несут на себе не только функции непосредственного хранения информации, но и функции применения справочной информации в самом учетном процессе. Так, при правильном проектировании заметным плюсом станет повышение точности скорости ведения учета, когда справочную информацию не требуется дублировать в разных местах программы и снижаются риски и вероятность получения не корректной информации в разрезе требуемых показателей.

Справочники в системе «1С: Предприятие 8» наделены функциональностью использования их в системе отчетности и могут быть интегрированы в единую схему получения отчетов в различных аналитических разрезах и показателях.

Для ЭИС СRM ООО «Ателье Lenovo PC» разработаны следующие справочники:

• Инженеры
• Клиенты
• Услуги
• Договора

Справочник «Инженеры» предназначен для учета сотрудников – инженеров компании.

Справочник «Услуги» предназначен для учета услуг и номенклатуры компании и является иерархическим.

Справочник «Клиенты» предназначен для учета клиентов компании и имеет дополнительные вкладки – табличные части, содержащие аналитическую информацию.

Справочник «Договора» предназначен для учета договоров компании с клиентами.

Справочники «Инженеры» и «Договора» представлены на рис. 13 – 14.

Рисунок 13 – Справочник «Инженеры»

Рисунок 14 - Справочник «Договора»

В системе «1С: Предприятие 8» экземпляры данных, созданные на основе предопределенного объекта – прототипа «Документы», представляют собой объекты, сущностное содержание которых очень близко к бумажным документам. Они предназначены для ввода первичной информации, связанной с регистрацией событий, воздействующих на учитываемые системой показатели.

Объект метаданных «Документы» предназначен не только для отражения свершившихся событий, но и также может быть использован в задачах планирования и для построения других иных учетных схем.

Регистры представляют собой важнейший объект в системе «1С: Предприятие 8». Данные экземпляры данных - объекты также как и все другие в системе «1С: Предприятие 8» создаются на основе преопределенного шаблона объекта – прототипа, условно говоря - класса и наследуют свойства своего родителя, имея лишь незначительные возможности объектно-ориентированного программирования.

Всего видов таких объектов в системе «1С: Предприятие 8» четыре: