Файл: Первичные учетные документы. Нормативные документы, регламентирующие применение первичных документов.pdf

В настоящее время за нарушение правил организации и ведения бухгалтерского учета относительно документального оформления предусмотрена следующая административная ответственность:

• необеспечение контроля за документированием экономических фактов и отражением их в бухгалтерском учете влекут наложение штрафа на лицо, ответственное за организацию такого учета или контроля;

• несоблюдение установленных законодательством правил об отражении на счетах и в бухгалтерских регистрах экономических фактов влечет наложение штрафа на физических и на должностных лиц ;

• несоставление или несоблюдение требований оформления первичных документов и первичных документов строгой отчетности, их неполное или ненадлежащее оформление либо пропуск срока их представления в бухгалтерию влекут наложение штрафа на лицо, ответственное за составление, подписание и представление первичных документов. ^[14]

Кроме того, использование бланков первичных документов отличного от предусмотренных действующими нормативными актами образца, а также использование фальшивых или чужих бланков первичных документов (в том числе налоговой накладной) влекут наложение штрафа в размере сумм хозяйственных операций, отраженных в этих документах.

Не обеспечение сохранности налоговой отчетности и/или учетной документации, и/или контрольных лент и/или полное или частичное отсутствие бухгалтерского учета, что ведет к невозможности проведения налогового контроля, влекут наложение штрафа с исчислением соответствующих налогов и сборов. В случае если в ходе налогового контроля из-за отсутствия или ненадлежащего ведения бухгалтерского учета невозможно определить суммы налогов (пошлин) и сборов, подлежащие уплате в бюджет, либо если налогоплательщик (его представитель), должностное лицо налогоплательщика не представляют полностью или частично учетную документацию и/или налоговую отчетность, исчисление соответствующих налогов (пошлин) и сборов осуществляется налоговым органом на основании косвенных методов и источников с осуществлением последующего перерасчета после восстановления учета в соответствии с законодательством или после представления соответствующих документов.^[15]

Соответствующие положения не применяются к структурам, ведущим бухгалтерский учет и составляющим финансовые отчеты на основе МСФО, на период до двух лет со дня внедрения указанных стандартов. Также соответствующие положения не применяются к субъектам, которые ведут бухгалтерский учет и составляют финансовую отчетность на основе Национальных стандартов бухгалтерского учета в течение периода до двух лет со дня внедрения указанных стандартов.

Субъект использует типовые формы первичных документов, утвержденные МФ, в компетенцию которого входит разработка, утверждение и публикация форм первичных документов, бухгалтерских регистров и методологических норм по их составлению и использованию.

Важно знать в каких конкретно случаях предприятие вправе самостоятельно разрабатывать и использовать формы первичных документов. Так, в случае отсутствия типовых форм или если таковые не удовлетворяют потребность субъекта, он разрабатывает и использует формы документов, утвержденные руководством субъекта с соблюдением требований Закона. Следовательно, самостоятельно предприятие имеет право разработать формы первичных документов в двух случаях: если типовые формы не утверждены или если типовые формы утверждены, но они не удовлетворяют потребность субъекта.^[16]

Следует иметь в виду, что наличие обязательных реквизитов является залогом юридической силы первичного документа. При наличии расхождений от правил заполнения первичных документов у контролирующих органов появляются основания для признания расходов документально неподтвержденными. Например, осуществление предпринимательской деятельности без указания в документах фискального кода в случае, когда его использование или указание предусмотрено законодательством, или осуществление этой деятельности с использованием чужого или фальшивого фискального кода признается незаконным занятием предпринимательской деятельностью.

Необязательно указание некоторых реквизитов в следующих случаях:

- отражение реквизита «наименование, адрес, фискальный код получателя документа, а в случае физических лиц - идентификационный номер», не обязательно при составлении первичных документов для лиц, не зарегистрированных в качестве субъектов предпринимательской деятельности;

- указание таких реквизитов как «наименование, адрес, фискальный код субъекта, от имени которого составлен документ» и «наименование, адрес, фискальный код получателя документа, а в случае физических лиц - идентификационный номер» не обязательно в первичных документах, составленных для внутренних нужд субъектов.^[17]

В зависимости от характера экономических фактов и технологий обработки информации лица, предусмотренные в ст. 13 Закона, могут включать в первичные документы дополнительные элементы. Например, основание для выполнения хозяйственной операции, которое установлено соответствующим документом (приказ, договор и т.п.) и другие реквизиты, необходимые для оформления конкретной хозяйственной операции.

Также согласно требований Инструкции о порядке учета, выдачи, хранения и использования типовых форм первичных документов строгой отчетности, типовые формы первичных документов строгой отчетности содержат следующие обязательные элементы:

• наименование, номер и серия, дата составления документа;

• наименование, адрес, фискальный код субъекта, от имени которого составлен документ, а также субъекта-получателя документа (а для физических лиц - идентификационный номер);

• содержание экономических событий, а также количественные и стоимостные единицы, в которых выражаются экономические события, и должность, фамилия, имя и подпись (в том числе цифровая) лиц, ответственных за осуществление и отражение экономических событий.^[18]

Фактически не все утвержденные в настоящее время первичные документы строгой отчетности содержат вышеуказанные обязательные элементы. Другие обязательные реквизиты первичных документов строгой отчетности конкретизируются соответствующими нормативными документами. Например, налоговая накладная должна содержать следующие сведения:

1) порядковый номер накладной;

2) наименование (имя), адрес и фискальный код поставщика;

3) дату выписки накладной;

4) дату поставки, если она не совпадает с датой выписки накладной;

5) наименование (имя), адрес и фискальный код покупателя;

6) вид поставки;

7) для каждого вида поставки товаров, услуг:

• количество товара;
• закупочную/отпускную цену и величину общей торговой надбавки - в случае поставки социально значимых товаров;
• цену единицы товара без НДС;
• ставку НДС;
• сумму НДС на единицу товара;
• общую сумму поставки товаров, услуг, подлежащую уплате;
• общую сумму НДС.^[19]

Такой реквизит, как «должность, фамилия, имя и подпись, в том числе цифровая, лиц, ответственных за осуществление и отражение экономических событий» следует заполнять в тех типовых формах первичных документов строгой отчетности, в которых данный элемент предусмотрен соответствующими инструкциями по заполнению, утвержденными в установленном порядке. Подпись ответственного сотрудника предприятия является обязательным реквизитом первичного документа, а печать не входит в число тех реквизитов, которые обязательно должны быть в каждом первичном документе.

Наличие печати на предприятии предусмотрено согласно требованиям законодательства, но действующее в настоящее время бухгалтерское законодательство не относит печать в перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа. Следовательно, печать является дополнительным реквизитом первичных документов, если законодательством не предусмотрено иное. Например, акционерное общество должно иметь печать с его полным наименованием на государственном языке и указанием на место нахождения. На печати может быть также указано наименование общества на другом языке, используемом на территории РФ в соответствии с законодательством. ^[20]

Также общество вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием. Любой документ и любое письмо общества должны содержать его наименование, указание на организационно-правовую форму, адрес места нахождения, номер государственной регистрации, размер уставного капитала и имя руководителя. Печать подтверждает подлинность документа, но обязательно следует ее ставить, если в самом бланке документа для этого предусмотрено соответствующее место, т.е. в обязательном порядке печатью должны заверяться те документы, для которых это предусмотрено законодательством, учетной политикой, соглашением сторон.^[21]

Ответственность и контроль за соблюдением режима хранения печатей, а также за законностью пользования ими возлагается на руководителей организаций, предприятий, учреждений. При смене руководителя печати передаются по акту вновь назначенному лицу. При необходимости руководители организаций, предприятий, учреждений могут приказом возложить ответственность за хранение и использование печатей на одного из подчиненных им работников. Так, в организациях, на предприятиях, в учреждениях печати хранятся в металлических шкафах и сейфах наравне с секретными документами, а их учет ведется в специальных книгах. Запрещается хранить печати в служебных столах, ящиках, передавать их на хранение лицам, не имеющим на это права, носить их в карманах одежды.

Кассовые, банковские и расчетные документы, финансовые, торговые и начисленные обязательства могут подписываться единолично руководителем субъекта или двумя лицами с правом подписи: первая подпись принадлежит руководителю или другому уполномоченному лицу, вторая - главному бухгалтеру или другому уполномоченному лицу. ^[22]

Подписи на указанных документах заверяются в случае необходимости печатью соответствующего субъекта. При отсутствии должности главного бухгалтера подпись на указанных документах ставит руководитель соответствующего субъекта или другое уполномоченное лицо.

Ошибки в первичных документах, равно как и отсутствие документов, могут привести организацию к финансовыми потерями.

Выводы:

Либерлизация в сфере составления первичных документов в целом имеет положительное значение в части организации налогового и бухгалтерского учета. Это позволит учитывать особенности осуществляемой деятельности каждым экономическим субъектом. Что касается значимости унификации документов, их универсальности, то в этом случае эти критерии сохраняются, так как законом определены обязательные реквизиты каждого первичного документа.

Глава 2. Практические аспекты применения первичных документов ООО «Авангард»

2.1 Краткая характеристика хозяйственной деятельности предприятии ООО «Авангард»

ООО «Авангард» находится по адресу: г. Москва ул. 4-я Новокузьминская дом 12.

Основной деятельностью ООО «Авангард» является розничная торговля строительными материалами.

Основной целью деятельности компании является получение прибыли и насыщение рынка товарами.

ООО «Авангард» состоит из следующих подразделений:

• директор;
• бухгалтерия;
• отдел продаж;
• склад.

Директор

Бухгалтерия

Отдел продаж

Склад

Рисунок 1. Структура управления ООО «Авангард»

Структура управления ООО «Авангард» представлена на рис.1.

Из рисунка 1 видно, что руководство текущей деятельностью предприятия реализуется единоличным исполнительным органом общества - директором.

Для ООО «Авангард» характерна линейная структура управления. Подобная структура составляет так называемый «шахтный» принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным генерациям ООО «Авангард».

По каждой подсистеме образуется иерархия служб («шахта»), пронизывающая всю организацию сверху донизу. Результаты работы каждой службы ООО «Авангард» оцениваются показателями, отображающими выполнение ими своих целей и задач.

Маркетингом в ООО «Авангард» занимается отдел продаж. В то же время экономический субъект не располагает обособленным отделом маркетинга. Следовательно, уровень исследования рынка находится на низком уровне.

Ведение бухгалтерского учета и формирование бухгалтерской отчетности ООО «Авангард» осуществляет бухгалтерия, возглавляемая главным бухгалтером, который подчиняется непосредственно генеральному директору ООО «Авангард».