Файл: Прием наличных денег и инкассаторской выручки (Правила проведения инкассации).pdf

Потребительское общество «Варнавинский хлебозавод» является юридическим лицом:

- действует на основе Устава (Приложение 2);

- имеет в собственности обособленное имущество, отвечает по своим обязательствам всем этим имуществом;

- имеет самостоятельный баланс, собственные печати, расчетный счет в учреждении банка.

Во главе стоит председатель правления – Изгачева Елена Александровна.

Для оценки работы хлебозавода систематически осуществляется анализ основных экономических показателей производства. Данные анализа позволяют выявить резервы производства и служат основанием для планирования дальнейшего производства, оценки его возможностей в части увеличения объема производства и сбыта продукции.

Выявление внутренних и внешних факторов производства, позволяет руководству принимать оптимальные решения по устранению выявленных недостатков и обеспечивать рациональный процесс производства и сбыта продукции. Существующая система анализа технико-экономических показателей позволяет минимизировать затраты, повысить эффективность управления и производства в целом.

В таблице 1 приведены основные технико-экономические показатели работы Потребительского общества «Варнавинский хлебозавод» в период с 2015 года по 2016 год.

Таблица 1

Основные технико-экономические показатели работы

Потребительского общества «Варнавинский хлебозавод»

По данных, приведенных в таблице 1, можно увидеть, что в 2016 году по сравнению с 2015 годом произошло снижение таких экономических показателей как выручка (на 2567 тыс. руб.), себестоимость (на 2915 тыс. руб.), прибыль от продаж (на 159 тыс. руб.), увеличилась прибыль до налогообложения (на 179 тыс. руб.), значительно увеличилась чистая прибыль (на 242 тыс. руб.)

Согласно Учетной политике Варнавинского хлебозавода бухгалтерский учет предприятия ведет бухгалтерская служба как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером (Дурандина И.В.). Учет хозяйственных операций ведется по способам двойной записи в соответствии с рабочим планом счетов бухгалтерского учета. Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. На хлебозаводе учет ведется с использованием автоматизированной системы бухгалтерского учета "1С Бухгалтерия".

Главный бухгалтер организует и контролирует работу бухгалтерской службы.

Заместитель главного бухгалтера составляет квартальные и годовые отчеты, осуществляет контроль за доходами и расходами для налогового учета, ведет учет расчетов с поставщиками.

Бухгалтер по заработной плате ведет учет расчетов с персоналом, начисляет заработную плату, пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, отпускные и другие выплаты.

Бухгалтер по реализации занимается выпиской счетов, выставляет акты для оказания услуг покупателям.

Бухгалтер по учету основных средств ведет учет основных средств, оприходование основных средств, расчета фактической себестоимости основных средств.

Бухгалтер кассир осуществляет прием и выдачу наличных денежных средств, составляет первичные документы по кассовым операциям, проверяет правильность их заполнения, ежедневно формирует кассовую книгу и отчет кассира, отслеживает подотчетные суммы.

Таким образом, организация бухгалтерского учета на Варнавинском хлебозаводе позволяет получить достоверную и своевременную информацию о хозяйственной деятельности предприятия.

Организационная структура управления Потребительского общества «Варнавинский хлебозавод» выглядит следующим образом (рисунок 1).

Рисунок 1. Схема организации и структуры управления Потребительского общества «Варнавинский хлебозавод»

Данная структура управления является функционально-линейной. Для таких структур характерна жесткая централизация работы. С одной стороны, это улучшает управляемость всей структуры в целом, уменьшается вероятность хищений товарно-материальных ценностей на местах, что тоже играет не последнюю роль в работе торговых организаций.

Но, с другой стороны, является ухудшением гибкости всей структуры, так как для решения даже оперативных вопросов необходимо согласование с высшим руководством. Тем не менее, надо признать, что структура управления наиболее точно подходит для такого вида организации, которой является Потребительское общество «Варнавинский хлебозавод». Централизованная структура управления позволяет покупать большие партии товаров по низким ценам и улучшает координацию системы в целом.

Организационная структура Варнавинского хлебозавода определяет задачи, возлагаемые на конкретных работников, распределение между ними обязанностей и ответственности. Таким образом штат работников состоит из группы людей - специалистов, которые необходимы хлебозаводу. Некоторые совмещают в себе несколько должностей. Это, например, кассиры-контролеры и в то же время продавцы-консультанты, заведующие отделами.

Председатель правления управляет работой всех подразделений предприятия, контролирует их деятельность, ответственность за организацию бухгалтерского учета на предприятии, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций.

Бухгалтерия осуществляет контроль за выполнением хозяйственных договоров, ведет учет и анализ движения товаров и денежных средств, расчеты с поставщиками и покупателями, рассчитывает и анализирует финансовый результаты, составляет бухгалтерские отчеты, бухгалтерский баланс, ведет счета аналитического учета, текущие счета, начисляет заработную плату работникам организации. Бухгалтерия состоит из главного бухгалтера, которому подчинены бухгалтера и кассир.

Главный бухгалтер следит за финансовым потоком в организации, созданием системы финансовой информации, работой бухгалтерии.

Деятельность работников регламентируется должностными инструкциями, где определены задачи, права, обязанности и полномочия конкретных работников. Каждый работник должен четко знать круг своих прав и обязанностей, а также степень ответственности за принимаемые им решения. От того, как правильно и доступно отрегулированы такие инструкции, зависит понимание работником своих функций, что в дальнейшем позволит избежать конфликтов, часто возникающих из-за отказа работников выполнять непривычные им функции.

2.2. Документальное оформление и учет денежных средств в кассе

Кассовые операции занимают одно из центральных мест в хозяйственной деятельности Потребительского общества «Варнавинский хлебозавод».

В Потребительском обществе учет кассовых операций ведется на основании следующих документов:

- Федеральный закон «О бухгалтерском учете» Российской Федерации (402-ФЗ), 2016 год.;

- Указание от 11 марта 2014 года № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого бизнеса».

Задачами учета денежных средств Варнавинского хлебозавода являются:

- контроль за сохранностью денежных средств в кассе;

- контроль за соблюдением лимита денежных средств в кассе;

- контроль за полнотой и своевременностью сдачи выручки в банк;

-контроль за соблюдением финансово-расчетной дисциплины (своевременную и полную выдачу заработной платы, своевременное перечисление налогов в бюджет, своевременные и полные перечисления задолженностей по кредитам и займам, поставщикам за товары, взыскание дебиторской задолженности).

Для осуществления расчетов наличными деньгами и хранения документов Потребительское общество имеет кассу. Помещение оборудовано охранной сигнализацией и видеокамерой, для обеспечения сохранности денежных средств. Так же доступ к кассе не разрешен лицам, не имеющим отношения к кассе. Все наличные деньги и ценные бумаги хранятся в сейфе, который по окончанию рабочего дня закрывается ключом, и опечатывается печатью кассира. Ключи от сейфа и печать хранятся у кассира, дубликат ключей хранится у председателя правления хлебозавода. С кассиром заключен договор о полной материальной ответственности, он несет ответственность за сохранность средств в кассе, правильность оформления первичных кассовых документов и ведения кассовой книги, а также за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. В случае возникновения спорных моментов и недостач при учете кассовых операций договор является основанием для наказания кассира.

Наличные деньги, полученные кассой, расходуются только на те цели, на которые они были получены (выдача заработной платы, командировочные или хозяйственные расходы). Потребительское общество «Варнавинский хлебозавод» может имеет в своей кассе наличные деньги в пределах лимита их остатка (150000 рублей), установленного учреждением банка Сбербанка России по согласованию с председателем правления (Изгачевой Е.А.). Предприятие имеет право хранить в своей кассе наличные деньги , сверх установленных лимитов только для оплаты труда; выплаты пособий по социальному страхованию; выдачу командировочных, на оплату товаров, работ, услуг; на выплату за полученные ранее за наличный расчет возвращенные товары, невыполненные работы, не оказанные услуги не свыше трех рабочих дней. Всю денежную наличность сверх лимита предприятие сдает в банк.

Первичные документы на хлебозаводе оформляются в момент совершения хозяйственной операции. На Варнавинском хлебозаводе учет ведется с использованием автоматизированной системы бухгалтерского учета "Парус". Эта программа формирует необходимые бухгалтерские сводные регистры, оборотно - сальдовые ведомости по счетам "50", и по счету "51", "шахматные ведомости", анализ счета "50" и "51" – все те формы, которые необходимы бухгалтеру для учета денежных средств, а так же для расчета итоговых данных, формирующих бухгалтерскую отчетность. Разные виды отчетов можно подготовить с помощью различных параметров. Используя режим формирования произвольных отчетов, можно изменять существующие и создавать новые отчеты и справки , как для внутреннего учета, так и для внешний отчетности.

Приходные кассовые ордера (Приложение 3) и расходные кассовые ордера (Приложение 4) на предприятии имеют раздельную (отдельно по приходным и по расходным ордерам) нумерацию без пропусков и регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, в котором подсчитываются итоги за день по приходу и выбытию денежной наличности. Так же автоматически на основании приходных кассовых ордеров, расходных кассовых ордеров и платежных ведомостей составляется кассовая книга и отчет кассира. По окончанию месяца кассир проверяет и распечатывает кассовую книгу и отчет кассира, к отчету подбирает документы, распечатанные ранее, в течении месяца, подтверждающие поступление и расход денежных средств.

При расчетах с покупателями Потребительское общество «Варнавинский хлебозавод» использует контрольно-кассовую машину "ОКА 102К".

Которая является инструментом контроля за налично-денежным оборотом, полнотой и своевременностью оприходования наличной выручки. К контрольно-кассовой машине имеется журнал кассира по форме №КМ-4, который применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денежных средств, журнал пронумерован, прошнурован и скреплен печатью и подписями. При принятии денежных средств от покупателя кассир выбивает ему чек на сумму оплаченной услуги. По окончанию рабочего дня кассир хлебозавода снимает показания счетчика контрольно-кассовой машины, сумма выручки записывается в журнал. Так же на сумму выручки кассир составляет приходный кассовый ордер, который регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовой книге.

Для учета наличия и движения денежных средств, в кассе Потребительского общества используется активный счет 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету – суммы, поступившими наличными в кассу, а по кредиту – суммы, выданные наличными. Кассовые операции записываются по кредиту счета 50, к которому открыт субсчет 1 «Касса организации» и отражаются в журнале – ордере. Обороты по дебету этого счета записываются в разных журналах – ордерах и, кроме того, контролируются ведомостью. Основанием для заполнения журнала – ордера и ведомости служат отчеты кассира.