Файл: Управление внутрифирменными бизнес-коммуникациями в индивидуальном предпринимательстве на примере ООО «Бумажные Самолетики».pdf

ВВЕДЕНИЕ

Тема «Управление внутрифирменными бизнес-коммуникациями» очень обширная и интересна. Потому что в настоящее время в России из-за быстрого развития торговых предприятий, происходит изменение самой организационной структуры компаний и предприятий. Появляются новые профессии о которых ранее люди даже не могли задумываться и представлять что это будет называться «профессией».

Актуальность данной темы обусловлена тем, что коммуникация предоставляет средства для выработки и исполнения решений, осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации. Поэтому и менеджеры, и исполнители должны понимать основные концепции и способы применения коммуникационных технологий и быть способными принимать важные решения относительно их использования. Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией, поэтому коммуникации и называют связующими процессами. 

Предметом курсовой работы является бизнес-коммуникации в индивидуальном предпринимательстве.

Объектом курсовой работы является консалтинговое агентство стратегического продвижения компаний - ООО «Бумажные самолетики».

Главной целью является определение составляющих эффективной коммуникации в работе с персоналом компании ООО «Бумажные самолётики»

Задачи курсовой работы:

1) показать природу и сложность коммуникаций, рассмотреть их значение в организации.

2) раскрыть содержание коммуникативного процесса и рассмотреть препятствия, стоящие на пути коммуникаций;

3) изучить результаты исследований различных видов коммуникаций, подвести некоторые их итоги;

4) раскрыть пути улучшения системы коммуникаций в современной организации;

В курсовой работе подробно рассказывается о способах и программах которые помогают поддерживать коммуникацию в компании, описывается их сущность и возможности.

Теоретическая значимость работы состоит в развитии основ управления организаций, в частности, в выявлении закономерностей которые могут препятствовать развитию и масштабированию компании, а также в разработке методов или методик эффективной коммуникации в компании посредством их анализа, внедрения и реализации.

Практическая значимость состоит в том, что содержащиеся в ней основные выводы и рекомендации могут быть внедрены в компании в целях повышения эффективности коммуникаций между работниками и клиентами.

Анализ производится на примере консалтингового агентства стратегического продвижения компаний - ООО «Бумажные самолётики». Рассматривается организационная структура компании, её способы и сторонние программы для коммуникаций, анализ эффективности и пути её продвижения и развития.

Это всё поможет разобраться и ответить на следующие вопросы:

- «Выступает ли бизнес-коммуникация как инструмент развития деятельности компании?»

-«Насколько это актуально на данный момент?»

-«Насколько эффективно использование бизнес-коммуникаций в настоящее время?»

-Провести анализ бизнес-коммуникаций компании «Бумажные самолетики» и сделать выводы об их эффективности.

В ходе выполнения работы использовалась литература «Бизнес-коммуникации», «Коммерческая деятельность», а также практические материалы деятельности - ООО «Бумажные самолетики».

В ходе исследования применялись следующие методы: анализ научной литературы по стратегическому управлению персоналом. Практический метод работы в компании и на этом подведение анализов и выводов.

-Анализ и синтез

-Методы сравнения

ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ И РОЛЬ БИЗНЕС-КОММУНИКАЦИЙ В ИНДИВИДУАЛЬНОМ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВЕ

1.1.Понятие и место коммуникаций

Начнём с определения «Что же такое бизнес-коммуникации в предпринимательстве?»
Но для начала следует понять что же такое общение?
Что такое общение в самом широком смысле?

Общение пронизывает все сферы деятельности человека, поэтому изучается многими науками, в каждой из которых ученые подходят к феномену общения со своих позиций. Очень точно выразил сущность общения академик Д.С. Лихачев: «Общаясь, люди создают друг друга».

Слово «коммуникация» происходит от лат. Communication – «делать общим, связывать, общаться». Коммуникация – понятие многозначное и в настоящее время имеет, по крайней мере, три значения:

1)       средства связи любых объектов материального и духовного мира;

2)       общение, передача информации от человека к человеку (обмен представлениями, идеями, установками, настроениями, чувствами и т.п. в человеческом общении);

3)       общение и обмен информацией в обществе с целью воздействия на социальные процессы.

Одна из наиболее развернутых классификаций термина «бизнес-коммуникации», представляется как «взаимодействие двух или более уникальных и сложных систем, происхо­дящее в различных ситуациях с использованием различных средств и каналов общения».

Бизнес-коммуникации в компаниях – (лат. Internal Communications) является результатом осуществления функции внутренней самоорганизации, управление. В практическом плане это: обмен идеями, достижение соглашений, распорядительно-отчетные отношения, обмен информацией по поводу реализации целей и задач организации, взаимоотношения с персоналом и между членами коллектива. Процесс внутренних коммуникаций должен завершаться достижением согласия контрагентов и реализуется в форме межличностных и организационных отношений.

Также правомерно определить «коммуникацию» как науку, объек­том исследования которой являются аспекты общения людей в деловой сфере, факторы обеспечения эффективности деловых контактов». Учитывая сложную природу общения, в том числе и делового общения, вряд ли можно отнести это понятие исключительно к сфере науки, игнорируя другие формы общественного сознания, такие как политика, право, мораль, религия, искусство и философия.

 Как показывают исследования в области менеджмента, на общение расходуется 80 % рабочего времени руководителей всех уровней.

Деловое взаимодействие принудительно и отличается от обыденного (непринужденного) общения тем, что в его процессе ставятся цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения. В обычном дружеском общении чаще всего не ставятся конкретные задачи, не преследуются определенные цели. 

Предметом делового взаимодействия является общее дело.

Содержание деловой коммуникации составляет социально значимая совместная деятельность людей, которая предполагает согласованность действий, понимание и принятие каждым ее участником целей, задач и специфики этой деятельности, своей роли и своих возможностей по ее реализации. Пример общей модели речевой ситуации можно увидеть на соответствующем рисунке 1.

Целью деловой коммуникации является организация и оптимизация определенного вида совместной предметной деятельности. Помимо общей цели делового общения, в нем можно выделить и личные цели, реализуемые участниками общения.

В ходе коммуникационного общения внутри организации достигаются следующие цели:

- обеспечивается создание информационных каналов между сотрудниками и структурными подразделами, с помощью которых создается система информационного обмена в организации, сотрудники и руководители которой планируют и координируют свою деятельность;

- развиваются и совершенствуются межличностные отношения, благодаря чему персонал превращается в трудоспособный коллектив;

- обеспечивается создание полных производственных процессов и циклов по реализации задач организации;

- регулируются и оптимизируются внутренние информационные потоки;

- создается коммуникационная основа для развития эффективной системы внешних связей.

Эффективное управление персоналом непосредственно связано с усовершенствованием коммуникативных процессов на всех уровнях. Коммуникация – это обмен информацией, на основе которого руководитель получает необходимую информацию для принятия эффективных решений и доказывает их к работникам. Обмен информацией встроен во все виды управленческой деятельности, поэтому коммуникации названы соединяющим процессом.

Коммуникация выполняет следующие функции: 

-инструментальную (социальный механизм управления); 

-интегративную (объединение деловых партнеров);

-функцию самопрезентации  (позволяет самоутвердиться, самовыразиться, продемонстрировать личностный потенциал); 

-трансляционную (передача конкретных способов деятельности); социального контроля (регламентация поведения и деятельности); 

-социализации (развитие навыков культуры делового общения);

- экспрессивную (эмоциональные переживания).

Рисунок 1. Общая модель речевой ситуации деловой коммуникации

1.2. Типы и формы ведения деловой коммуникации и модели бизнес-коммуникаций

Начнем с того что, для осуществления любой коммуникации необходимы как минимум два человека — отправитель информации (коммуникатор) и ее получатель (коммуникант, или реципиент). Отметим, что вся деятельность по управлению любым трудовым коллективом представляет собой не что иное, как постоянные коммуникационные акты, участниками которых являются его члены.

В процессе коммуникации можно выделить четыре базовых элемента.

1. Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал, средство передачи информации.

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

Их задача - составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли исходную идею.

Этапы процесса коммуникаций:

1. Зарождение идеи - обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Идея, на этом этапе, еще не трансформирована в слова и не приобрела другой формы, в которой она послужит обмену информацией.
2. Кодирование и выбор канала - Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела) или иные знаки понятные адресату. Такое кодирование превращает идею в сообщение.
3. Передача - На этом этапе отправитель использует канал для доставки сообщения получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке принимают за сам процесс коммуникаций.

В коммуникационном процессе важными являются обратная связь и помехи при обмене информацией.

Обратная связь – это реакция получателя на полученное сообщение. Она осуществляется с помощью разных сигналов: развернутое вербальное сообщение, уточняющий вопрос, кивок, удивленный взгляд, быстрый ответ по электронной почте и т.д

Эффективная обратная связь должна обладать следующими характеристиками:

• адресность: обратная связь должна даваться с учетом индивидуальных особенностей и интересов собеседника;
• конструктивность: при обратной связи не следует давать оценок личности собеседника, а высказывать свою позицию по поводу услышанной информации;
• полезность: информация, предоставляемая в виде обратной связи, должна помогать собеседнику в решении его проблем;
• ясность: она должна осуществляться с помощью четких, однозначно понимаемых фраз;
• достоверность: информация, передаваемая обратной связью, должна быть надежна и отражать реальное состояние дел.

Если сравнить деловые коммуникации и повседневные, то можно выявить следующие различия описанные в таблице 1.

Таблица 1

Отличие деловых коммуникаций от повседневных.