Файл: Управление внутрифирменными бизнес-коммуникациями в индивидуальном предпринимательстве на примере ООО «Бумажные Самолетики».pdf

Классифицирование деловой коммуникации по ряду признаков можно наблюдать в таблице 2.

Таблица 2

Виды деловых коммуникаций.

В менеджменте выделяют следующие виды коммуникаций:

Межличностные коммуникации - это связи между отдельными личностями (в приложении к организации это ее сотрудники). Они не ограничены уставным регламентом, распространяются за его границы.

Формы межличностной коммуникации:

1) Устная - в форме обсуждений, беседы, диалога, телефонного звонка. Символ кодирования – устное слово, речь. «+» устной формы: скорость обмена информацией, быстрая обратная связь (можно задать вопрос), простота передачи информации. «-» устной формы: неточные / неподходящие / непонятные слова для получателя, возможность пропустить существенные детали, вероятность забывания услышанной информации, искажения сообщения при передачи третьим лицам.

2) Письменная - в форме отчета, доклада, письма, докладной записки, представления, приказа, распоряжения и др. Символ кодирования – письменное слово. «+» письма коммуникации: большая точность и тщательность при формулировании сообщений, возможность хранения информации, письменная информация подвергается проверке.

Организационные коммуникации - это коммуникации, которые протекают в рамках задач и интересов конкретной организации. Межличностные коммуникации разнообразнее организационных.

Формы организационной коммуникации:

1) Формальные - следствие иерархии власти в организации, они необходимы для выполнения определенных целей и задач организации (распоряжения, приказы и др.).

2) Неформальные коммуникации возникают спонтанно между людьми / сотрудниками. Заполняют разрывы, которые существуют в формальных коммуникациях и удовлетворяют потребности сотрудников в социальном взаимодействии.

3) Вертикальные коммуникации делятся на:

· Нисходящие - это передача информации с высших уровней управления на низшие. Используется для координации и оценки деятельности подчиненных.

· Восходящие коммуникации - это передача информации с низших уровней управления на высшие. Обмен информацией по восходящей осуществляется в форме отчетов, предложений, объяснительных записок и т.д.

Управленческие коммуникации образуют несколько блоков, которые можно увидеть на рисунке 2 « О видах коммуникации в управлении»

Рисунок 2. Виды коммуникаций в управлении.

В настоящее время есть множество моделей коммуникации, но в этой работе будут представлены наиболее популярные из них.

Модель, разработанная в 1949 г. К. Шенноном (Claude Elwood Shannon) и У. Уивером (Warren Adams Weaver). Т.к. в процессе её разработки решались в первую очередь инженерно-технические задачи, в качестве одного из базовых компонентов процесса коммуникации был добавлен шум или помехи при передаче сигнала. Более подробно изучить блоки из которых состоит эта модель можно на рисунке 3.

Рисунок 3. Модель Шеннона-Уиввера Тургаев А.С., Хренов А.Е. Политология в схемах и комментариях.

Следующая модель коммуникаций это модель М. ДеФлёра Жукова Я., Ширков Ю. Модели массовой коммуникации. Изображена на рисунке 4.

Согласно ДеФлёру коммуникационный процесс состоит из четырёх последовательных стадий. На первой, источник коммуникации определяет значение, которое должно быть передано, и формулирует сообщение, направляемое в передатчик. На второй, сообщение в передатчике преобразуется в сигнал и по каналам коммуникации передаётся в приёмник. В приёмнике происходит расшифровка сигнала, преобразование его обратно в сообщение и приём (получение значения) адресатом. Результатом такого взаимодействия должна стать обратная связь, позволяющая уточнить полученное значение и решить проблему возможного несоответствия. 

Рисунок 4. Модель М. ДеФлёра Жукова Я., Ширков Ю. Модели массовой коммуникации.

Политолог и теоретик медиакультуры Дж. Гербнер (George Gerbner), также дополнив первоначальную формулу Лассуэлла, ввел зависимость модели коммуникативного акта от типа коммуникативной ситуации и сделал акцент на динамическом характере данного процесса. Схематично данная модель представлена на Рисунке 5.

Рисунок 5. Модель коммуникации Дж. Гербнера Грачев М.Н. Политическая коммуникация.

Подводя итог можно выделить что деловая коммуникация может осуществляться в следующих формах.

Деловая коммуникация может осуществляться в следующих формах:

1. Деловая беседа - передача или обмен информацией и мнениями по определенным вопросам и проблемам. Деловая беседа выполняет ряд функций: взаимное общение работников из одной деловой сферы; совместный поиск, выдвижение или разработка рабочих идей и замыслов; контроль и координирование деловых мероприятий.

2. Деловые переговоры - основное средство согласованного принятия решений в процессе общения заинтересованных сторон. Деловые переговоры всегда целенаправленны и предполагают заключение сделок, подписание соглашений и контрактов.

3. Собеседование - используется при решении кадровых вопросов: при приеме на работу, увольнении.

4. Спор - столкновение мнений, разногласие по какому-либо вопросу, борьба за отстаивание собственных позиций. Спор может быть реализован через полемику, дебаты, дискуссии и т.д.

5. Деловое совещание - способ открытого коллективного обсуждения проблем группой специалистов.

6. Презентация - первое официальное представление заинтересованной аудитории некоторой еще неизвестной или малоизвестной продукции, фирмы и ее создателей. С помощью презентации информируют и убеждают потенциальных клиентов и партнеров в необходимости приобретения конкретной продукции или услуги.

7. Торги - это способ продажи и закупки товаров, размещения заказов на подрядные работы путем привлечения предложений от нескольких поставщиков и подрядчиков и выбора наилучшего из них. В результате торгов заключается юридическая сделка с тем деловым партнером, который предложил наиболее выгодные условия.

8. Деловая переписка - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи информационного сообщения.

9. Пресс-конференция - мероприятие для СМИ, проводимое в случаях, когда есть общественно значимая новость, и организация или отдельная известная личность, непосредственно связанные с этой новостью, желают дать свои комментарии по этой новости, которые были бы интересны и важны для общественности.

1.3. Направление коммуникаций в организации и оценка эффективности бизнес-коммуникаций

Формирование организационной структуры предприятия на современном уровне развития экономики является сложным процессом, который включает в себя обязательные процедуры по найму рабочей силы, расстановку работников на рабочих местах в соответствии со штатной расстановкой, а также требованиями технологического процесса.

Система внутренних коммуникаций - это комплекс мероприятий, который предусматривает отладку взаимодействия всех видов коммуникации.

Коммуникационные процессы, которые осуществляются с непосредственным участием работников управленческого аппарата, являются важнейшими каналами связи между управляющим и подчиненными, между руководителями одного уровня, между предприятием и внешней средой.

Для построения эффективной коммуникации нужно использовать все каналы и информационные ресурсы. Службы персонала обязаны заботиться о своевременном и регулярном информированиях сотрудников о новостях компании, о ее миссии, стратегии, ближайшие планы для перспективного развития.

Коммуникация может передаваться по нисходящей, т. е. с высших уровней на низшие. Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей — в передаче информации с низших уровней на высшие, что может заметно влиять на производительность. В дополнение к обмену информацией по нисходящей или вос- ходящей в организации осуществляются горизонтальные ком- муникации — коммуникации между различными отделами.

Усиление горизонтального взаимодействия внутри организации осуществляется за счет создания единой информационной системы, системы электронного документооборота, поощрение и поддержки межличностного коммуникационного взаимодействия. Развитие горизонтальных связей дает возможность каждому сотруднику формировать собственное неформальное, непредубежденное представление о деятельности организации и тем самым ощутить свое место, собственную причастность к ее деятельности

Опираясь на эту информацию можно выделить следующие критерии вклада коммуникации в финансовое благосостояние организации.

1. Продвижение имиджа организации открывает пути новым идеям и продукции.

2. Внутренняя мотивация работников оказывает содействие созданию здорового морального климата в организации, готовность к инновациям.

3. Участие в проведении работы по созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному предоставлению необходимой информации пользователям.

4. Поддержка истинных ценностей организации ее сотрудниками помогает ей сохранить достигнутое знание в период кризисов.

5. Обмен информацией дает возможность руководству понять, что происходит на самом деле.

6. Связи с работниками организации помогают преодолеть их сопротивление необходимым изменениям.

ГЛАВА 2. ВНУТРИФИРМЕННАЯ КОММУНИКАЦИЯ В КОМПАНИИ «БУМАЖНЫЕ САМОЛЁТИКИ»

2.1.Краткая характеристика компании «Бумажные самолётики»

Консалтинговая компания стратегического продвижения компаний «Бумажные самолетики» или более точное название «Paper Planes».

Первое в России агентство, заложившее в основу своей работы подход маркетинга, основанный на анализе данных. (Data-driven Marketing)
Оказывает такие услуги как:

-social media – ведение проектов, страниц, поддержание страничек компаний в различных соц.сетях.

-social srm – мониторинг упоминаний о бренде или определеном товаре, общение с пользователями, развитие реальных обсуждений с вовлечением пользователей .

-визуальные коммуникации – создание логотипа и фирменного стиля для брендов и продуктов.

-обучение – маркетингу, hr и продажам.

-маркетинговая стратегия для компаний – для продвижения и конкретных действий направленных на результат.

-digital mice – организация и освещение мероприятий в соц.сетях.

-digital hr – анализ, стратегия и ведение hr сообществ для поиска и найма сотрудников для различных компаний.

В данной компании существует два больших отдела. Это отдел стратегий название для сотрудников «SIGMA» и отдел hr проектов «KING». В этих двух отделах находятся и работают в среднем 20-25 сотрудников. В компании работают люди таких профессий как: копирайтер, аналитик, дизайнер, стратег, менеджер, офис-менеджер, hr-специалист, сотрудники отвечающие за мониторинг, корректор, редактор, таргетолог, финансист. Компания развивается большими шагами и в ней появляются всё новые сотрудники и всё новые профессии.

Создателем агентства является Илья Балахнин, который имеет огромный опыт маркетинге, множество лет проработал на крупные компании и вот уже как 9 лет возглавляет и развивает собственную компанию. На протяжении 8 лет Илья позиционирует себя как стратега в области новых медиа и маркетинговых коммуникаций. На его счету десятки кейсов и работа как на российском, так и на международном уровне. Работая в ведущих компаниях и агентствах, а также в рамках своего агентства Paper Planes Илья, работал с такими компаниями как Cколково, Microsoft, Билайн,Unilever,CocaColaHellenic,Universal, Комстар, Bud, Kodac,Хостинг-Коммьюнити, Русский стандарт и другими.