Файл: Управление внутрифирменными бизнес-коммуникациями в индивидуальном предпринимательстве на примере ООО «Бумажные Самолетики».pdf

Помимо Ильи, компанией руководят еще и другие партнеры.

Сергей Худовеков – руководитель отдела hr-практик, главный отдела «KING»
Александр Моисеев – руководитель отдела стратегий, главный отдела «SIGMA»

Анастасия Обжорина – руководитель проектного отдела.

Кристина Иванова – руководитель отдела маркетинга.

Юлия Шубина – руководитель Академии «Paper Planes»

Григорий Черняев – генеральный директор и руководитель проектов.

Юлия Адамова – финансовый директор.

Сейчас компания насчитывает 80 сотрудников, но эта цифра стремительно увеличивается, так как компания расширяется и к ней приходят клиенты больших проектов, которым требуются специалисты своего дела.

2.2. Внутрифирменная коммуникация в компании

Все сотрудники не переставая учатся и совершенствуются в личном плане.
Происходит постоянная связь и коммуникация между сотрудниками, руководителями, клиентами, посредниками. Поэтому эта компания отлично подходит для анализа её бизнес-коммуникаций.

В данной подглаве, подробно раскрывается коммуникация в компании, какие способы и вспомогательные элементы помогают её поддерживать.

Так как компания в основном занимается стратегическим продвижением брендов и продуктов, каждый проект ведет определенная группа людей. Например менеджер, дизайнер, копирайтер и таргетолог. Все зависит от поставленной задачи, состав группы может меняться.
Основная коммуникация, группы по проекту происходит в следующих трёх основных программах компании.

Slack - идеальный способ собрать всю команду вместе. Здесь можно обсуждать всё: рекламные брифы, публикации, задачи поставленные клиентом. Всё структурировано по каналам, для прямого общения есть личная переписка. В Slack есть только те, с кем вы работаете — постоянно в редакции (тогда у человека будут все права) или периодически или только по конкретным проектам (тогда человек получит доступ только к нескольким каналам). В результате практически всё рабочее общение переходит из почты и мессенджеров в Slack.
В основном slack в компании используется для передачи дизайнов, и задач для каждого сотрудника (возможно поставить меншэн на определенного человека, и ему придет уведомление о новом письме).

Следующая программа которая пользуется активностью в компании.
Trello - она позволяет эффективно организовывать работу по японской методологии канбан-досок.

Для организации задач используется доска с карточками, которые распределяются по типам. Как правило, задачи разбиваются на:

• запланированные,
• текущие,
• выполненные.
  Визуально взглянуть на доски в приложении можно на рисунке 6.

Структура Trello также состоит из досок, которые разделены на списки с карточками. Каждую из досок можно выделять под конкретные рабочие процессы или отделы, например можно взглянуть на процессы которые указаны на рисунке 7. Карточки — это специальные формы для описания задач. Их можно двигать как внутри одного списка, так и свободно перемещать между списками или досками. Списки тоже можно перемещать. Для любой задачи можно назначить людей, ответственных за ее выполнение. 

Рисунок 6. Пример расположения досок для задач в приложении Trello.

Рисунок 7. Пример досок под определенные задачи.
Что можно сделать с карточкой в Trello:

• Переименовать, заполнить описанием и редактировать текст с помощью простейших тегов Markdown.
• Присвоить метки, участников, срок выполнения, добавить файл или чек-лист.
• Добавить комментарии, смайлы, вложения, другие задачи, оповестить выбранных участников (добавьте символ «@» перед ником).
• Изменить положение блока в списке, перемещать его по спискам и другим доскам;
• Скопировать, следить за изменениями, заархивировать.
• Распечатать, экспортировать в JSON, поделиться ссылкой на карточку или ее почтовым адресом (письма будут появляться в виде комментариев).
• Удалить навсегда.

Ну и наконец, последняя, но не по важности.

Программа Notion - это продвинутый веб-редактор, позволяющий создавать и хранить различные текстовые документы, заметки, списки дел и даже код программ. Можно делать заметки, можно писать задачи на день или заниматься долгосрочным планированием. Можно вести личный дневник или писать рассказ на несколько глав.

Можно использовать в команде систему канбан.
Основное использование программы в компании:

-составления списка ключевых задач на день и на неделю, с возможностью создания отдельных досок для проекта, постановка задач и их комментирование. Отличный способ отслеживать дела, которые необходимо выполнить и комментарии по проекту которые могут увидеть высшее руководство.
-сбор базы знаний, еще один большой блок в компании. Этим занимается несколько человек, которые собирают и наполняют этот блок, сайтами, документами, презентациями, лучшими работами и кейсами и многим другим. Это отличный способ обучения новых сотрудников, посредством передачи им важной и нужной информации о компании, её методах и возможностях.
-ведение финансовой отчетности. Позволяет сотрудникам отслеживать приходы оплат от клиентов, и вносить их в данную таблицу для отслеживания результата по проекту и принесенному доходу.

Так же из сервисов которые помогают поддерживать коммуникацию, используется Google Диск, на котором хранятся все документы, фото, важная информация о проекте.

В основном используются Google Документ и Google Excel.
Их настройки позволяют работать в документе сразу нескольким людям и вести в них коммуникацию, например, после написания текста копирайтером, его обязательно проверяет редактор, который может оставить свои комментарии выделив определенное слово или целое предложение.
Так же в таких документах происходит общение с клиентом, он согласует или корректирует информацию, которая будет видна коллегам участвующим управлением проекта и они смогут в максимальное короткое время исправить или дополнить ту информацию которая была помечена.

Дополнительно, для более удаленного общения и быстрой связи используются такие мессенджеры как Telegram, WhatsApp.
В ним могут пересылаться ссылки, фото, идти обсуждения задач от клиента, сохранение важной информации, которая может быть направленна на определенного человека.

Если рассматривать коммуникацию между сотрудниками в офлайн мире.
То наиболее распространенными являются:

-«открывашка» - проводится в начале каждого дня, у каждого отдела она своя. Собираются сотрудники и менеджерами проектов по порядку проговариваются планы на текущий день. Все ключевые задачи на день, записываются и по окончании открывашки отправляются в общий чат отдела в Slack .
-«закрывашка» - аналогичный способ обсуждения информации по проектам, который проводится по окончании рабочего дня. На нем менеджеры дают обратную связь по поставленным задачам на день, а так же обсуждаются отрицательные моменты или ситуации которые могли произойти за день.
-собрания главным руководителем Ильей Балахниным – такие собрания проводятся чаще всего 1-2 раза в неделю. Это могут быть корпоративные обучения сотрудников на выбранную и актуальную тему. А также может быть встреча с каждым отделом, или определенными сотрудниками для обсуждения интересующих Илью задачам, отчетам.

-редколлегии - это собрание сотрудников участвующих в ведении проект, а также с помощью экспертов, редакторов, креативных директоров. Такое собрание помогает провести «брейншторм» на определенную тему, поставленную задачу, придумать и обсудить новые введения в проект.

Это то что относится к коммуникации сотрудников в компании.

Общение с клиентов происходит в мессенджерах, которые обсуждаются с каждым клиентом отдельно. Идет непрерывное общение каждый рабочий день, пересылается огромное число сообщений, документов, писем и фото.

Личные встречи с клиентом проводятся по договоренности, если в этом есть необходимость. В среднем вcтречи с коллегами со стороны клиента проводятся 1-2 раза в месяц.

Компания главнейшее значение уделяет коммуникации как между сотрудниками так и c клиентами. На данный момент для этого существуют все необходимые условия. Одно из главных правил для работников фирмы, является, то что даже если ты сделал работу плохо или появились какие-то трудности, сразу сообщать об этом другим коллегам, не бояться просить помощи, вести переговоры и дисcкусию на интересующую тему. При необходимости обращаться к старшим коллегам за советом и помощью в возникшем вопросе. Всегда быть инициатором общения.

2.3.Рекомендации по совершенствовании коммуникации преимущества и недостатки в компании

Компания главнейшее значение уделяет коммуникации как между сотрудниками так и c клиентами. На данный момент для этого существуют все необходимые условия. Одно из главных правил для работников фирмы, является, то что даже если ты сделал работу плохо или появились какие-то трудности, сразу сообщать об этом другим коллегам, не бояться просить помощи, вести переговоры и дисcкусию на интересующую тему. При необходимости обращаться к старшим коллегам за советом и помощью в возникшем вопросе. Всегда быть инициатором общения.

При этом в работе все же возникают отрицательные моменты которые можно было бы избежать посредством коммуникации.

Рекомендации по совершенствованию коммуникации для компании «Бумажные самолётики»:

-более регулярные личные встречи с клиентом. Помогут лучше понять друг друга. Упростят обсуждение идеи и задач проекта, возможно устраивать встречи с коллегами со стороны клиента на примере редколлегий, где сразу будут обсуждаться конкретные задачи и сроки исполнения для каждого сотрудника. Так же часто клиент не понимает что например работа дизайнера над вижуалом или видео занимает достаточно много времени и что все правки и комментарии лучше вносить сразу, так вот личное общение в клиентом позволит более углубленно проникнутся в это и посмотреть на работу коллег с их стороны.
-более углубленное обучение молодых сотрудников. Компания уделяет очень много времени и даёт различные пути развития сотрудника. Но при этом чаще всего ново пришедший сотрудник, сразу попадает на должность и начинает выполнять определенные функции, при этом может не знать большинства информации которой владеют другие коллеги. Предлагается проводить практику сотрудников, в маленьких группах, у каждой группы будут свои задачи и лекции которые более подробно будут раскрывать работу каждого сотрудника в компании, тем самым когда новый сотрудник будет становится на определенную должность он уже будет обладать нужными для этой позиции знаниями.
-совместное проведение времени, развлекательного плана. Для большей сплоченности коллег, предлагается устраивать неформальные встречи, выезды, сборы, походы в музеи, игры в настольные игры, прохождение квестов, которые позволят сотрудникам сплотиться и более комфортно чувствовать себя рядом с другими и не боятся вести с ними диалог.

-вовлечение новых коллег, в процессы обсуждений, редколлегий и собраний. Позволят им привыкнуть в разного рода собраниях, а также научат их правильному ведению переговоров и обсуждений.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В первой главе была раскрыта сущность определения «бизнес-коммуникаций», рассмотрены её различия типы и методы использования, а также определена её роль в структуре ведения компаний в индивидуальном предпринимательстве. И, подводя итог, следует сделать вывод о том, что при грамотно выстроенной коммуникации в компании между сотрудниками, руководителями и клиентами, позволит фирме получить набор таких преимуществ, как привлечение новых клиентов, улучшение и укрепление взаимоотношений с производителями (поставщиками), а также укрепление или становления имиджа. Восприятие имиджа торговой сети является первоначальным капиталом при формировании восприятия потребителем.

Также были рассмотрены типы бизнес-коммуникаций. Были выявлены, основные формы ведения бизнес-коммуникаций. И доказано, что по средствам грамотного управления коммуникациями, это будет являться одним из главных конкурентным преимуществом компании в сравнении с другими конкурентами.

Были изучены теоретические аспекты  построения процессов коммуникации. В частности, были рассмотрены различные подходы авторов к определению понятия «коммуникация» и основные известные методы выявленные знаменитыми авторами.

Во второй главе была произведена краткая характеристика и рассмотрена организационная структура на примере компании ООО «Бумажные самолетики» Были выявлены основные действующие лица компании, и разложены основные позиции сотрудников.

Были разложены основные способы и методы коммуникации. Более подробно было изложено о каждой специальной программе её описании, свойствах и задачах которые она помогает решить. Помимо специальных программ, для коммуникации, были рассмотрены способы офлайн переговоров. И выявлены основные и самые действенные из них. Ими стали: редколлегии, собрания с руководителем Ильей Балахниным, утренние и вечерние собрания каждого отдела, а так же корпоративные обучения на заданную тему.

На примере предприятия ООО «Бумажные самолётики» был сделан вывод о том, что коммуникация занимает главное место в управлении и ведении проектов, привлечении и удержании клиентов. Коммуникация во многом становится решающей при принятии решении о сотрудничестве с агентством.