Файл: Учетная политика организации, ее порядок разработки для целей управленческого учета.pdf

5.5. Учет кассовых операций в учетной политике

В учетной политике организации для целей бухгалтерского учета, должно быть прописано, что при работе с наличными денежными средствами нужно руководствоваться Положением «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетами Банка России на территории Российской Федерации» от 12.10.2011 года № 373-П, далее Порядок [Булатов А. Е Булатова З. Г Слепова З. З. Бухгалтерский учет М: Московская финансово-промышленная академия, 2005]. В соответствии с Порядком ведения кассовых операций, предприятия, учреждения и организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Каждое предприятие (кроме малых и ИП) обязано утвердить лимит остатка денежных средств - это максимально допустимая сумма денег, которую можно хранить в кассе организации после окончания рабочего дня. Сверхлимитный остаток необходимо сдавать в банк. Хранить деньги в кассе сверх лимита можно только в двух случаях. Первый – в дни выдачи зарплаты, пособий, социальных выплат. Второй в выходные и праздники, если в эти дни совершаются кассовые операции [абз. 8 п. 2 Указания Центробанка России от 11.03.2014 № 3210-У, далее Указание № 3210-У].

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждое предприятие должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть прошнурована и пронумерована. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данной организации. В соответствии с п. 25 раздела III Порядка ведения кассовых операций на предприятиях, при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов, кассовую книгу можно вести автоматизированным способом (то есть в электронном виде) при котором ее листы формируются в виде электронных отчетов из установленной на предприятии бухгалтерской программы. Способ ведения кассовой книги также прописывается в учетной политике.

Так же в бухгалтерской учетной политике прописывается, что оформлять движение денежных средств по кассе следует унифицированными формами первичной документации по учету кассовых операций, утвержденными постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (в редакции от 03.05.2000):

• КО-1 «Приходный кассовый ордер»,
• КО-2 «Расходный кассовый ордер»,
• КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»,
• КО-4 «Кассовая книга»,
• КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Электронные отчеты «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» должны составляться к началу следующего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

Так же в учетной политике должно быть прописано, что организация должна обеспечить контроль за расчетами наличными денежными средствами с юридическими лицами. Лимит расчетов наличными денежными средствами между юридическими лицами, а также между юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями в рамках одного договора составляет 100 000 руб.

5.6. Порядок признания расходов в учетной политике

В учетной политике прописываются правила формирования финансовых результатов. В частности, в целях управления затратами и формирования себестоимости организация должна организовать синтетический и аналитический учет расходов как по обычным видам деятельности, так и по расходам, не связанным с осуществлением обычных видов деятельности.

К расходам по обычным видам деятельности относят:

• расходы, связанные с изготовлением продукции и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, с выполнением работ, оказанием услуг;
• с извлечением выгоды из права обладания активами, участия в уставных капиталах других организаций, если это является предметом деятельности организации;
• с возмещением стоимости основных средств, нематериальных активов и иных амортизируемых активов.

При формировании расходов по обычным видам деятельности должна быть обеспечена их группировка:

• по элементам затрат;
• по статьям затрат (перечень устанавливается организацией самостоятельно);
• исчислена себестоимость проданных товаров, продукции, работ, услуг;
• коммерческие, управленческие расходы могут включаться в себестоимость проданной продукции (товаров, услуг) полностью в отчетном году.

Расходы по обычным видам деятельности принимаются к учету в сумме, равной величине оплаты (в денежной или иной форме) или величине кредиторской задолженности в части непокрытой оплатой.

Обязательными условиями признания расходов являются следующие:

1. Расход производится в соответствии с конкретным договором, законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота.
2. Сумма расхода может быть определена.
3. Имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации.
4. Амортизация признается в качестве расхода исходя из величины амортизационных отчислений, определяемой на основе стоимости амортизируемых активов, срока полезного использования и принятых организацией способов начисления амортизации.
5. Расходы признаются независимо от намерения получить выручку, операционные или иные доходы и от формы осуществления расчетов (денежной, натуральной и иной).
6. Расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы оплаты, но если выручка признается после поступления денежных средств, то и расходы признаются после погашения задолженности.

Все приведенные условия обязательны для выполнения. Если не исполнено хотя бы одно из них, то в учете признаются не расходы, а дебиторская задолженность. Доходы и расходы от обычных видов деятельности формируют основную часть прибыли организации от продажи продукции (работ, услуг) как разницу между выручкой от продажи в действующих ценах (без НДС, акцизов, экспортных пошлин и других вычетов, предусмотренных законодательством РФ) и затратами на изготовление (производство) и продажу этой продукции.

Информация о доходах и расходах, связанными с обычными видами деятельности, обобщается на финансово-распределительном активно-пассивном счете 90 «Продажи» в разрезе его субсчетов:

• 90-1 «Выручка» - Д 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» К 90-2;
• 90-2 «Себестоимость продаж» (по которым признана выручка) Д 90-1, К 43, 41, 44, 20;
• 90-3 «Налог на добавленную стоимость» (причитающийся к получению от покупателя-заказчика) Д 90-3, К 68;
• 90-4 «Акцизы» (включенные в цену проданной продукции) – Д 90-4, К 68;
• 90-5 «Экспортные пошлины» - Д 90-5, К 68;
• 90-9 «Прибыль/убыток от продажи» - предназначен для выявления финансового результата (прибыль или убыток от продаж за отчетный месяц).

Все расходы, не связанные с осуществлением обычных видов деятельности, учитывают, как прочие расходы. В составе прочих расходов выделяют операционные и внереализационные расходы учет которых ведется на счете 91 «Прочие доходы и расходы», в следующей оценке:

• операционные расходы – в сумме равной величине оплаты в денежной и иной форме или величине кредиторской задолженности аналогично расходам по обычным видам деятельности;
• штрафы, пени, неустойки за нарушение условий договоров, а также возмещение причиненных организацией убытков – в суммах, присужденных судом или признанных организацией;
• дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, другие долги, нереальные для взыскания, включаются в расходы организации в сумме, в которой задолженность была отражена в бухгалтерском учете организации.

Финансовый результат от продажи продукции (работ, услуг) сначала определяют на счете 90 «Продажи», а затем списывают на счет 99 «Прибыли и убытки», а финансовый результат от продажи прочего имущества, другие операционные доходы и расходы вначале отражают на счете 91 «Прочие доходы и расходы» в разрезе субсчетов 91-1 «Прочие доходы» и 91-2 «Прочие расходы». Субсчет 91-9 «Сальдо прочих доходов и расходов» предназначен для выявления финансового результата за отчетный месяц и его отнесения на счет 99 «Прибыли и убытки». Таким образом, счет 91 сальдо на отчетную дату не имеет. Субсчета 90-1 и 90-2 по окончании отчетного года закрываются внутренними записями на субсчет 90-9.

Аналитический учет по счету 91 «Прочие доходы и расходы» ведется в разрезе каждого вида прочих доходов и расходов, но при этом необходимо обеспечить сопоставимость доходов и расходов, относящихся к одной и той же хозяйственной операции, с целью выявления финансового результата по каждой группе однородных операций и подготовить необходимые аналитические данные, используемые для составления «Отчета о прибылях и убытках» (форма № 2).

5.7. Формирование резервов в бухгалтерском учете

В целях равномерного включения предстоящих расходов в издержки производства отчетных периодов в учетной политике должны быть прописаны суммы создаваемый резервов на следующие цели:

• на предстоящую оплату отпусков работников;
• на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет;
• на выплату вознаграждений по итогам работы за год;
• расходы на ремонт основных средств;
• по подготовительным работам в сезонных отраслях;
• предстоящих затрат по ремонту предметов проката;
• на гарантийный ремонт и гарантийное обслуживание;
• резерв по сомнительным долгам;
• резерв под снижение стоимости материальных ценностей.

Далее должен быть указан счет, на котором будут учитываться суммы резервов, как правило – это счет 96 «Резервы предстоящих расходов», с соответствующими субсчетами.

Если при уточнении учетной политики за последующий год будет принято решение о нецелесообразности начислять резервы предстоящих расходов, то остатки средств резервов, по которым в установленном порядке имеют место переходящие остатки, по состоянию на начало следующего года подлежат к присоединению к прочим доходам с отражением в бухгалтерском учете организации за декабрь [Положение по бухгалтерскому учету «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» 8/2010, утвержденное приказом Минфина России от 13.12.2010 № 167н, далее ПБУ 8/2010].

5.8. Порядок выдачи подотчетных сумм в учетной политике

В целях учета и контроля за суммами, выдаваемыми сотрудникам под отчет, в бухгалтерской учетной политике должно быть прописано следующее.

1. Сформировать список сотрудников, которым производится выдача наличных денежных средств. Деньги под отчет можно выдавать любому сотруднику, даже внештатнику [п. 5 Указания № 3210-У]. Чтобы упорядочить выдачу денег, руководитель может издать приказ со списком подотчетников. Кроме того, у сотрудника каждый раз берется заявление с просьбой выдать деньги под отчет [п. 6.3 Указания № 3210-У]. В заявлении сотрудник должен указать сумму и срок. Директор расписывается на заявлении работника и ставит дату. Подпись директора означает, что он разрешил выдать деньги сотруднику под отчет.
2. Установить распоряжением по организации срок сдачи отчетов по подотчетным суммам, а также срок, в который производится окончательный расчет по авансовым отчетам. Сотрудники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня выхода на работу, предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах.
3. Выдачу наличных денег под отчет проводить при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег [п. 4.4 Порядка]. В противном случае, компания рискует быть оштрафованной на сумму от 40 000 до 50 000 руб., а директор на сумму от 4 000 до 5 000 руб. за нарушение порядка хранения наличных. Кроме того, в ходе проверки ревизоры могут сложить выданные деньги и остаток в кассе. Если окажется, что общая сумма больше кассового лимита, то инспекторы могут наложить штраф.

6. Изменения в учетной политике организации

Учетную политику организации ежегодно пересматривать и корректировать не требуется [п. 9 ПБУ 1/2008]. Поэтому, если в приказе об утверждении учетной политики использовалась формулировка «утвердить, начиная с 1 января 20___ года», такой документ можно применять последовательно из года в год. А вот если в приказе прописано «утвердить учетную политику на 20__ год», значит в следующем году нужен новый документ. Хотя его содержание может быть точно таким же. Но его придется утвердить заново и датировать приказ не позднее 31 декабря, предыдущего года. Потому что способы ведения учета, избранные в учетной политике, применяются с 1 января года, следующего за годом их утверждения.

Есть два варианта оформить изменения в учетную политику.

Первый – разработать новый текст учетной политики, прописать дату вступления изменений в силу, утвердить изменения приказом руководителя не позднее даты, с которой будет применяться учетная политика.