Файл: Проблема адаптации персонала и молодых специалистов в организации АО «Техснабэкспорт».pdf

Фактическая (списочная) численность Общества сократилась на 1,5% и составила 356 единиц – сотрудников более 40 подразделений Общества уровня управление/отдел.

Все работники АО «Техснабэкспорт» являются штатными, на условиях частичной занятости в 2015 году работу выполнял один человек (женщина). Из 356 единиц фактической (списочной) численности персонала Общества 148 человек составляли мужчины и 208 – женщины.

Срочные трудовые договоры в отчетном году заключены с 33 работниками (9,3 % фактической численности), из них 22 – женщины.

Структура персонала не претерпела существенных изменений в сравнении с 2014 годом (представлена на диаграммах ниже).

Рис. 3. Состав персонала с разбивкой по полу и возрастным группам, %

Рис. 4. Состав руководителей с разбивкой по полу и возрастным группам, %

Рис. 5. Состав специалистов с разбивкой по полу и возрастным группам, %

Доля сотрудников в возрасте до 35 лет в отчетном году составила 41%. Средний возраст руководителей – 44 года, специалистов – 38 лет.

В 2015 году вновь нанят на работу в компанию 21 человек, уволено 29 человек, из них один (3%) – по собственному желанию. Доля сотрудников, работающих в компании более пяти лет, ежегодно растет, составив в отчетном году 68% (в 2014 году – 65%).

Информация о структуре вновь нанятого персонала и текучести кадров в 2015 году представлена на диаграммах ниже.

Рис. 6. Вновь нанято с разбивкой по полу и возрастным группам, %

На 31.12.2015 33 женщины (9% от списочной численности и 16% от числа работающих женщин) находились в отпуске по беременности и родам и уходу за ребенком до трех лет (далее – декретный отпуск).

Рис. 7. Текучесть кадров с разбивкой по полу и возрастным группам, %

Доля сотрудников, вышедших на работу по окончанию декретного отпуска (коэффициент возвращения) в отчетном году составила 100%.

2.2. Анализ адаптации персонала в АО «Техснабэкспорт»

На текущий момент в учреждении не разработано Положение об адаптации персонала, в силу чего данный процесс ничем не регламентирован и происходит бессистемно и не контролируется. Тем не менее, можно выделить следующие шаги, осуществляемые в АО «Техснабэкспорт» в данном направлении:

Мероприятия по общей адаптации:

Общая адаптация предполагает формирование общего представления о АО «Техснабэкспорт», его основных направлениях деятельности, организационных особенностях, особенностях взаимоотношений администрации и работника (порядок приема и увольнения, заработная плата, льготы), условий труда и т.п. Общая адаптация проводится в течение первой недели работы сотрудника и состоит из 4-х этапов:

Этап 1. Вводное ориентационное собеседование. Основной задачей данной процедуры является сообщение новому сотруднику сведений про АО «Техснабэкспорт», оказываемых им услугах и особенностях трудовых отношений. Ориентационное собеседование проводится после формирования окончательного предложения по приему на работу и согласования даты выхода. Возможно также его проведение в первый день работы. Проводит собеседование специалист по кадрам АО «Техснабэкспорт».

К основным вопросам, затрагиваемым на ориентационном собеседовании, относятся: должностные обязанности сотрудника; формы и методы работы АО «Техснабэкспорт»; ближайшие и долгосрочные цели развития АО «Техснабэкспорт»; история развития АО «Техснабэкспорт»; основные подразделения и содержание их деятельности; руководство АО «Техснабэкспорт».

Этап 2. Личное ознакомление с учреждением и его сотрудниками. После оформления всех необходимых документов при приеме на работу проводится представление сотрудника непосредственному руководителю и показ основного рабочего места. В зависимости от категории работника этот обход может совершить непосредственный руководитель сотрудника или другой человек по его поручению.

Этап 3. Ознакомление с рабочим местом. Проводит непосредственный руководитель. Показывает рабочий стол, оснащение, места хранения документов, методической литературы и других рабочих материалов общего пользования.

Этап 4. Ориентационное собеседование с непосредственным руководителем. Проводится непосредственным начальником сотрудника, возможно в присутствии Руководителя направления. Проводится в свободной форме в рабочем порядке в течение первой недели работы. Руководитель объясняет задачи и требования к работе, отвечает на вопросы и рассматривает пожелания нового сотрудника.

Мероприятия по индивидуальной адаптации персонала в АО «Техснабэкспорт», к сожалению не проводятся.

Программа адаптации новых сотрудников предназначена для введения единой формы этой процедуры во всех структурных подразделениях компании и направлена на обеспечение наиболее быстрого вхождения в должность, уменьшение дискомфорта и количества возможных ошибок, связанных с началом работы в компании, формирование позитивного образа фирмы, а также на оценку уровня квалификации и потенциала сотрудника во время прохождения им испытательного срока.

Данную программу на предприятии используют:

• генеральный директор;
• руководители направлений;
• начальники структурных подразделений;
• сотрудники компании, назначенные наставниками новых работников;
• специалисты службы персонала.

Программа адаптации состоит из двух частей - общей и индивидуальной и рассчитана на весь испытательный срок.

Общая часть предполагает формирование у нового сотрудника целостного представления о предприятии, его направлениях деятельности, организационных особенностях, условиях труда, взаимоотношениях компании и работника (порядок приема и увольнения, начисления заработной платы, предоставления льгот) и т.п. В зависимости от категории принимаемого специалиста, общая часть может быть более или менее наполненной. Она проводится в течение первой недели и состоит из четырех этапов.

1. Вводное ориентационное собеседование. Главной задачей данной процедуры является рассказ новому сотруднику о компании.

Ориентационное собеседование проводится после окончательного решения о найме специалиста и согласования даты его выхода на работу. С новичком разговаривает начальник отдела персонала или по его поручению специалист кадровой службы. С топ-менеджером - руководитель направления, генеральный директор или учредитель.

Основные вопросы ориентационного собеседования касаются положения компании на рынке и ее внутренней структуры:

• сфера и виды деятельности организации;
• история развития;
• общая оценка позиции на рынке, ближайшие и долгосрочные цели;
• сильные стороны компании в сравнении с конкурентами, круг клиентов;
• формы, методы, этапы работы;
• руководство, разграничение полномочий, порядок выработки решений;
• подразделения и содержание их задач;
• внутренние трудовые отношения.

2. Знакомство с компанией. После оформления всех необходимых документов новичку показывают основные помещения офиса, представляют персоналу.

3. Служебное место. Начальник подразделения показывает новому подчиненному рабочий стол, оснащение, места хранения документов, методической литературы и других общих материалов.

Инструктаж по работе с техническими средствами (например, с персональным компьютером) проводит начальник отдела информационных технологий (или его заместитель). Он регистрирует нового сотрудника как пользователя сети, рассказывает о ее особенностях и возможностях (дисках и хранящейся на них информации, общих директориях и т.д.), дает вводные консультации о конкретных программных продуктах, объясняет, как обращаться с внутренней АТС компании.

4. Ориентационное собеседование с непосредственным начальником. Проводится в свободной форме на первой неделе работы (возможно, в присутствии директора направления). Глава отдела объясняет сотруднику задачи и требования к их выполнению, отвечает на вопросы и рассматривает его пожелания.

Индивидуальная часть включает детальное ознакомление с компанией, ее деятельностью, а также с должностными обязанностями и спецификой предстоящей работы. Кроме того, на данном этапе сотрудник приобретает конкретные необходимые навыки (например, учится пользоваться определенными программными продуктами). Необходимость индивидуальной части определяется непосредственным руководителем, согласуется со специалистом, ответственным за направление, и начальником отдела персонала.

Задания сотрудников, планируемые результаты, оценка итогов и выводы фиксируются в «Индивидуальном плане работы на испытательный срок», который состоит из двух частей: вхождение в должность и работа в должности.

1. План вхождения в должность. Рассчитан на один месяц работы начиная со дня приема. Составляется в конце первой недели непосредственным руководителем, согласовывается с отделом персонала и доводится до сведения сотрудника (под роспись). Предполагает полное освоение новичком его обязанностей, хорошую ориентацию в деятельности и структуре компании. Записывается в первой части «Индивидуального плана работы на испытательный срок», где и фиксируются результаты его выполнения. На этой стадии оцениваются адаптивность и обучаемость сотрудника.

2. План работы в должности. Рассчитан на остальную часть испытательного срока. Новичок составляет программу своей деятельности на каждый месяц, согласовывает ее с непосредственным руководителем и отделом персонала. Итоги выполнения фиксируются во второй части «Индивидуального плана работы на испытательный срок». В этот период оценивается соответствие сотрудника занимаемой должности, его профессиональные знания, соблюдение дисциплины, потенциал и возможности дальнейшего роста.

3. Назначение наставника. Для новых работников с небольшим опытом (или без него) назначается куратор, который планирует, сопровождает и оценивает деятельность нового члена коллектива в период прохождения им испытательного срока. «Подопечный» ежемесячно (еженедельно) представляет ему отчеты о работе, проделанной в соответствии с индивидуальной программой. Наставник в свою очередь докладывает о результатах руководителю.

Итоги периода адаптации

За 10 рабочих дней до окончания испытательного срока в отдел персонала подаются следующие документы:

• отчеты нового сотрудника;
• индивидуальный план с оценкой его выполнения и с предложениями куратора и/или непосредственного начальника о дальнейшей деятельности работника (завизированный руководителем направления).

За 7 рабочих дней до окончания испытательного срока все документы с заключением и рекомендациями начальника отдела персонала подаются для рассмотрения и принятия окончательного решения генеральному директору.

При положительном решении вопроса работнику сообщается о продолжении трудовых отношений. Отдел персонала предлагает ему для заполнения «Бланк обратной связи по итогам прохождения испытательного срока», который является основой для улучшения организации процесса адаптации в компании.

Если в ходе испытания выявляется несоответствие сотрудника занимаемой должности, непосредственный начальник в служебной записке сообщает об этом руководителю направления. Она согласовывается с начальником отдела персонала и визируется генеральным директором. О нежелании продолжать трудовые отношения по причине неудовлетворительных итогов прохождения испытательного срока работнику сообщается до даты его окончания в письменной форме (под роспись), после чего следует увольнение.

Процесс адаптации можно считать законченным, если:

• работа не вызывает у сотрудника чувства напряжения, страха, неуверенности, стала привычной для него;
• он овладел необходимым объемом знаний и навыков;
• поведение новичка отвечает требованиям его должности и начальства;
• рабочие показатели сотрудника устраивают непосредственных руководителей (соответствуют установленным нормативам);
• у человека выражено желание совершенствоваться в профессии, с которой он связывает свое будущее;
• он чувствует удовлетворенность выполняемой работой, считает оценку своего трудового вклада справедливой;
• удачу в профессиональной деятельности связывает с жизненным успехом.