Файл: Проектирование реализации бизнес-процесса «движение библиотечного фонда».pdf

Введение

Курсовая работа по дисциплине «Проектирование ИС» связана с рассмотрением теоретических вопросов и демонстрацией практических навыков моделирования бизнес-процессов и структур данных предметной области, формулировки требований к информационной системе со стороны приложений.

Предметная область: Библиотека

Библиотека является центром интегрированного информационного обеспечения образовательного и научно-исследовательского процессов в основном студентов и школьников. Библиотека предоставляет пользователям: огромный фонд печатных изданий ведущих издательств учебной, художественной и научной литературы на русском и иностранном языках, периодические и справочные издания, бизнес-литературу и много-многое другое.

Эта тема заинтересовала меня, т.к. на сегодняшний день недостаточно внимания уделяется автоматизации работы библиотек, а также процессы в этой области слабо исследованы и усложняются большим объемом рутинной бумажной работы.

Под автоматизацией библиотеки следует понимать все процессы, связанные с установкой компьютеров на рабочие столы сотрудников библиотеки и читательские места и позволяющие поэтапно освободить сотрудников библиотеки от рутинной работы, ручных картотек и т.д., а читателям - создать эффективный и комфортный сервис в поиске и получении изданий из фондов библиотеки. Все эти изменения должны привнести компьютеры, локальные вычислительные сети компьютеров и программные системы, работающие на них.

В процессе написания курсового проекта решен ряд следующих вопросов:

1. Рассмотрена и исследована предметная область, детально изучен отдел, занимающийся решением поставленной задачи. При помощи пакетов бизнес-моделирования построены процессы решения основной задачи, движения документов.
2. Разработано информационное обеспечение для решения задачи, изучена и описана структура документации, порядок исполнения, исполнители, условия.
3. Практически будут разработаны экранные формы и сценарии диалога для решения задачи.

Цель: В результате написания курсового проекта спроектируем такую информационную систему, которая будет наглядно представлять работу библиотек для пользователей и упрощать процесс отслеживания движения литературы и процесс составления отчетов для работников библиотеки.

Для этого нам потребуется решить ряд задач:

1. Четко обозначить формулировку и постановку задачи, границы исследуемой области.
2. Определить требования к информационному обеспечению для решения задачи.
3. Определить требования к ПО и технологиям обработки информации.
4. Составить список документации используемой в данной области (входной, выходной, нормативно-справочной и др.)
5. Смоделировать бизнес-процесс
6. Найти путь автоматизации процесса решения задачи
7. Представить информационную модель используя средства моделирования и описать ее
8. Спроектировать реализацию задачи и описать последовательность действий, используя дерево функций, сценарий диалога, характеристику БД и др.

Подытожив вышесказанное можно обозначить структуру курсовой работы:

1. Аналитическая часть.

В первой части аналитического раздела содержится характеристика комплекса задач предметной области в целом, объяснения причин выбора области автоматизации, графически исполнен процесс выполнения выбранной задачи в настоящей момент и какая ее часть будет автоматизирована, схема документооборота, возникающего при решении этой задачи.

Во второй части аналитического раздела подробно остановились на требованиях к информационному обеспечению и к программному обеспечению. Т.е. указываем какие конкретно документы будут использованы, их соответствия формам по ОКУД, потоки входной и выходной информации, классификаторы, требования к движению документов. А также требования к программному и техническому обеспечению при решении этой задачи. Перечислены средства для ее решения и обоснован их выбор.

1. Проектная часть

Проектный раздел условно можно разделить на три части. А первой части представлена реализация с помощью VISIO проанализированного информационного обеспечения задачи. Т.е. логическая модель, структурно разобраны входные и результативные документы, справочники, составляющие необходимую часть для реализации процесса, в приложении приведены формы документов.

Во второй части проектного раздела рассмотрены всевозможные варианты работы пользователя с программой на основе дерева функций и сценария диалога, представлена и обоснована схема БД для реализации задачи, состав таблиц в ней, а также описаны программные модули, характеризующий созданную систему в целом.

Заключительная часть проектного раздела и курсовой работы включает в себя скриншоты контрольного примера реализации проекта, основных этапов работы пользователя с системой, форм для ввода данных, результирующих форм.

Глава 1. Аналитическая часть

1.1 Характеристика комплекса задач

Выбор комплекса задач автоматизации

Библиотека представляет из себя сложно структурированную организацию, в которой находится много отделов, выполняющих различные функции, отвечающих за различные участки работы. Например, отдел комплектования, отдел каталогизации, отдел обслуживания и книгохранения, отдел ИТ, отдел ценной и редкой литературы и др.

В зависимости от уровня библиотеки (городская, районная, школьная, библиотека университета) количество и назначения отделов могут варьироваться, однако для более детального рассмотрения и дальнейшего построения бизнес-процесса мы выберем отдел комплектования. На мой взгляд, этот отдел в каждой библиотеке является одним из самых крупных подразделений и наиболее полно вовлечен в процесс движения библиотечного фонда, который мы и поставили задачей исследовать, смоделировать и автоматизировать.

Комплектование – совокупность процессов выявления, отбора, заказа, приобретения, получения и регистрации документов, соответствующих задачам библиотеки.

На данный момент его работу сильно затрудняет большое количество документов на бумажных носителях.

Поэтому основной задачей моего курсового проекта будет автоматизация создания формы отражения суммарного учета итогов движения фонда библиотеки за год, которая в свою очередь базируется на создании в системе форм суммарного поступления и суммарного выбытия.

На данном этапе мы можем определить перечень входящих информационных потоков для решения этой задачи:

• Акт поступления
• Акт безвозмездной передачи
• Акт списания
• Акт приема-передачи документов из одной библиотеки в другую

На основе данных в этих документах система первым этапом будет формировать книги суммарного поступления и выбытия, а вторым книгу суммарного учета движения библиотечного фонда.

Выходными информационными потоками являются:

• Отчет суммарного поступления документов в библиотеку
• Отчет суммарного выбытия документов из библиотеки
• Отчет отражения суммарного учета итогов движения библиотечного фонда библиотеки за год

По требованию пользователя каждый из отчетов может быть распечатан. Таким образом на выходе мы получаем документы обязательные для каждой библиотеки для проверок, инвентаризаций, контроля внутреннего и внешнего. Эти отчеты хранятся в библиотеке и предоставляются по требованию, например, органам статистики, или руководству библиотеки.

Информационная система с простым и доступным интерфейсом, автоматизирующая эти действия, установленная на каждом компьютере работника отдела комплектования могла бы значительно упростить работу библиотекарей, при грамотном использовании расширить фонд библиотеки и подобрать его под потребности читателей, что развивало бы и поддерживало культуру чтения литературы на бумажных носителях у молодого поколения.

Для того, чтобы детальней понимать предметную область Библиотека, целесообразно привести небольшой глоссарий по терминам, которые используются в процессе написания курсовой работы.

АКТОВАЯ СИСТЕМА УЧЕТА — система индивидуального учета, при которой на каждую партию изданий и других документов составляются акты-списки, что позволяет инвентаризировать одновременно несколько поступающих партий.

БИБЛИОТЕКА — информационное, культурное, образовательное учреждение, располагающее организованным фондом тиражированных документов и предоставляющее их во временное пользование физическим и юридическим лицам; библиотека может быть самостоятельным учреждением или структурным подразделением предприятия, учреждения, организации.

БИБЛИОТЕЧНЫЙ ФОНД — систематизированная совокупность документов, соответствующая задачам, типу, профилю библиотеки, формируемая для хранения и использования документов.

ВЕТХОСТЬ ДОКУМЕНТА — естественное старение документа, физическая изношенность документа в результате использования; потеря эксплуатационных свойств вследствие порчи, хранения в неприспособленных помещениях, стихийных бедствий и других техногенных ситуаций. Физически документ имеется в наличии, но в непригодном для дальнейшего использования и реставрации состоянии. Является одной из причин для исключения документа из фонда библиотеки.

ВЫБЫТИЕ ДОКУМЕНТОВ ИЗ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА — движение фонда в связи с исключением, перестановкой в другие подразделения библиотеки и списанием документов из библиотеки.

ГОДОВОЙ КОМПЛЕКТ — совокупность номеров (выпусков) периодических изданий за год, принимаемая за одну учетную единицу; является основной единицей учета для газет и дополнительной единицей учета фонда для остальных периодических изданий.

ДВИЖЕНИЕ ФОНДА — процесс поступления и выбытия документов, отражаемый в библиотечной учетной документации.

ДЕФЕКТНОСТЬ ДОКУМЕНТА — наличие недостатков или изъянов в документе вследствие полиграфического или производственного брака или пришедший в частичную негодность при использовании читателями (вырваны страницы, испорчен текст и т. д.). Является одной из причин исключения документа из фонда библиотеки при невозможности замены дефектных фрагментов или реставрации.

ИЗДАНИЕ — документ, предназначенный для распространения содержащейся в нем информации, прошедшей редакционно-издательскую обработку, полученный печатанием или тиснением, полиграфически самостоятельно оформленный, имеющий выходные сведения.

ИЗНОС — повреждение состояния документа в результате трения.

ИНВЕНТАРНАЯ КНИГА — учетный документ, предназначенный для индивидуального учета каждого экземпляра изданий и других документов, поступающих в фонд библиотеки или выбывающих из него, а также для контроля за их сохранностью. Инвентарная книга представляет собой документальную опись всех документов, составляющих фонд библиотеки. По инвентарной книге устанавливают стоимость каждого конкретного документа, а также стоимость библиотечного фонда в целом, производят проверку фонда, страхование документов от стихийных бедствий или чрезвычайных обстоятельств. Инвентарная книга является финансовым документом и подлежит хранению по правилам хранения денежных документов.

ИНДИВИДУАЛЬНЫЙ (ДИФФЕРЕНЦИРОВАННЫЙ) УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ — регистрация в учетной форме каждого экземпляра документов или каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него.

ИСКЛЮЧЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ИЗ ФОНДА— изъятие из библиотечного фонда и снятие с учета библиотеки непрофильных, дефектных, излишне дублетных, ветхих, устаревших документов, а также утраченных по каким-либо причинам.

КНИГА СУММАРНОГО УЧЕТА БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА — учетный документ, в котором фиксируются данные о количестве и стоимости приобретаемых и имеющихся документов, а также периодически подводятся итоги движения фонда. Является формой суммарного учета библиотечного фонда в традиционном или машиночитаемом виде. Состоит из трех частей (поступление в фонд, выбытие из фонда, итоги движения фонда). Содержит обязательный набор показателей, который является основой для государственного статистического учета и отчетности и факультативный для внутренних целей библиотеки. Набор основных показателей для поступающих, выбывающих документов и итоговым данным идентичен во всех трех частях Книги суммарного учета библиотечного фонда.

КНИГА УЧЕТА БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА— библиотечный учетный документ, в котором фиксируются сведения о количестве и стоимости поступающих и исключенных документов в Централизованной библиотечной системе (ЦБС), итоги движения фонда ЦБС, а также данные о передаче документов из отдела комплектования и обработки в структурные подразделения Центральной библиотеки, в библиотеки-филиалы, из одних структурных подразделений в другие. Является формой суммарного учета библиотечного фонда, состоит из трех частей (поступление в фонд, выбытие из фонда, итоги движения фонда). Содержит обязательный набор показателей, который является основой для государственного статистического учета отчетности ЦБС и факультативный для принятия управленческих решений внутри ЦБС. Может быть как в традиционной бумажной форме, так и в машиночитаемой.