Файл: Проектирование реализации бизнес-процесса «движение библиотечного фонда».pdf

ПОРЯДОК УЧЕТА ФОНДА В БИБЛИОТЕКЕ — свод правил, способов, норм, регламентирующих организацию и ведение учета документов, составляющих фонд конкретной библиотеки, исходя из ее статуса, структуры фонда, организационно-технологических особенностей и не противоречащих действующему законодательству. Разрабатывается и утверждается библиотекой. Имеет статус стандарта предприятия (организации).

ПОСТУПЛЕНИЕ В ФОНД — наполнение фонда библиотеки в результате получения обязательного экземпляра, покупки, подписки, дарения, обмена, лицензирования или любого другого способа

СУММАРНЫЙ (ИНТЕГРИРОВАННЫЙ) УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ — регистрация в учетной форме всех видов документов партиями с целью получения точных сведений о величине, составе фонда библиотеки и происходящих в нем изменениях (поступлении, перемещении, выбытии, наличии).

УСТАРЕЛОСТЬ (УСТАРЕВАНИЕ) ДОКУМЕНТА — уменьшение с течением времени актуальности документа для читателей, потребителей информации, абонентов библиотеки, обусловленное появлением новых знаний, изменениям общественных интересов, повторным выпуском, переизданием актуальных произведений, научных трудов и т. д. Является одной из причин исключения документа из фонда библиотеки.

УТРАТА ДОКУМЕНТА — отсутствие документа в наличии вследствие потери читателями, стихийных бедствий, пожара, кражи, недостачи при пересылке по МБА, книгообмене, изъятия из фондов в корыстных целях. Является одной из причин исключения документов из фонда библиотеки.

УЧЕТ БИБЛИОТЕЧНОГО ФОНДА — комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда по установленным правилам.

ЭКЗЕМПЛЯР — образец тиражированного документа, идентичный оригиналу.

ЭЛЕКТРОННЫЙ УЧЕТ — способ ведения учета документов с помощью средств компьютерной технологии.

Основные требования к учету библиотечного фонда, которые также оказывают влияние на проектирование системы.

• Полнота и достоверность учетной информации;
• Оперативность;
• Документированное оформление каждого поступления в фонд и каждого выбытия из фонда;
• Совместимость приемов и форм учета, их надежность при параллельном использовании традиционной и автоматизированной технологий учета;
• Соответствие номенклатуры показателей учета фонда аналогичным показателям государственной библиотечной статистики.

Работа по решению данной задачи в отделе комплектования ведется тремя сотрудниками заведующим отделом комплектования библиотеки и ведущими библиотекарями, которые являются пользователями разрабатываемой автоматизированной системы.

1.2 Характеристика существующих бизнес-процессов

AllFusion Process Modeler (BPWin) – инструмент для моделирования, анализа, документирования и оптимизации бизнес-процессов. Поддерживает три стандартные нотации – IDEF0 (функциональное моделирование), DFD (моделирование потоков данных) и IDEF3 (моделирование потоков работ). Эти три основных ракурса позволяют описывать предметную область более комплексно.

Контекстная диаграмма представляет описание процесса на самом верхнем уровне. На этой диаграмме дается общее представление процесса и его взаимосвязи с внешней средой или другими процессами.

На Рисунке 1 представлена контекстная диаграмма. Стандарт IDEF0 является развитием классического DFD–подхода и предназначен для описания бизнес-процессов верхнего уровня. Для описания входов и выходов в стандарте IDEF0 используются стрелки ICOM (I – Input, O – Output, C – Control, M – Mechanism), которые на схеме IDEF0 размещаются в строго отведенных местах относительно работ - функциональных блоков - Activity.

На рисунке 2 представлена декомпозиция работ контекстной диаграммы, также выполненная в нотации IDEF0.

Вся входящая и выходящая документация оформляется вручную и не привязана к электронной системе учета, в частых случаях за неимением таковой. За три этапа формирования отчетных ведомостей несет ответственность один сотрудник отдела комплектования, что создает дополнительные временные сложности и является трудозатратным в целом.

Рисунок Контекстная диаграмма Учет движения библиотечного фонда

Рисунок Диаграмма декомпозиции

1.3 Характеристика документооборота, возникающего при решении задачи

Таблица Характеристика документооборота

В ходе реализации задачи принято решение автоматизировать второй этап формирования отчетных ведомостей, это позволит избавить библиотекарей от рутинной бумажной работы, а также создаст дополнительную систему контроля за движением книг, которая повысит надежность учета.

Обоснование проектных решений

1.4 Обоснование проектных решений по информационному обеспечению

Основным элементом информационного обеспечения является документация, сопровождающая полностью процесс решения задачи. Входные данные для нашей системы будут поступать с бумажных носителей, а именно актов учета.

Предполагаем, что у пользователя системы (библиотекаря) есть накладные по приходу книг, акты поступления из другой библиотеки, акты дарения, акты пожертвования и др. документы, фиксирующие поступление в библиотечный фонд. Для переноса данных в систему и последующего формирования формы поступления документов фонд библиотеки пользователь выборочно из документа в специальные диалоговые окна заносит следующие реквизиты:

• Дата поступления
• Источник поступления (поставка, дарение, пожертвование и др.)
• ID книги
• Название книги
• ID автора
• ФИО автора
• Издание
• Вид единицы учета (книга, журнал и пр.)
• Язык
• Ко-во штук
• Кол-во сумма

Таким образом запись автоматически заносится в форму поступления, а данные о поступившей единице учета в БД книг, справочник авторов, изданий.

Если же у пользователя имеется информация о выбывших книгах в бумажной форме, например, акт списания, акт выбытия из фонда по причине ветхости, акт выбытия по причине износа, акт списания документов временного хранения, акт утери учетных единиц, то библиотекарь выбирает модуль выбытия и последовательно используя реквизиты документа и данные нормативно-справочной информации заполняет следующие окна:

• Дата списания
• Источник списания (ветхость, износ, утрата и др.)
• Вид единицы учета (книга, журнал и пр.)
• ID книги, по которому из базы будут вынесены данные об издательстве, авторе, языке
• Ко-во штук

Таким образом формируется новая запись в книге выбытия и из БД фонда удаляется запись о наличии той или иной единицы учета.

Суммируя вышесказанное, можно сделать вывод о том, что входные документы используются в естественном виде для отбора необходимой информации и формирования записей в системе, однако экранная форма для заполнения выходного документа будет выглядеть более упрощенно, что позволить сократить время на дублирование всех данных с бумажного носителя на электронный.

Что касается выходных информационных потоков, то в нашем случае к ним относятся:

• книга поступления
• книга выбытия
• книга суммарного учета движения фонда.

Все они имеют стандартные формы по ОКУД только для движения фонда в воинских учреждениях. Однако есть множество образцов этих книг, фактически идентичных формам, и мы воспользуемся именно ими при проектировании своих экранных форм.

Реквизиты, внесенные нами в базу формируют поля книг и справочники. Справочники являются промежуточной информацией и недоступны для печати, но именно они составляю базу данных фонда библиотеки.

К таким справочникам относятся:

• справочник авторов
• справочник литературы
• справочник изданий

Информация в этих справочник является переменной, т.к. происходит постоянное обновление. Также существуют условно-постоянная информация, хранящаяся в справочниках:

• справочник источников поступления
• справочник причин списания
• справочник языков
• справочник видов литературы

Информация в этих справочниках не подлежит изменению пользователем, в процессе работы его с системой, однако дает ему возможность выбора из выпадающего списка в соответствующих ячейках при заполнении экранных форм.

Результативными документами будут сформированные книги выбытия и поступления и сформированная системой на их основании книга суммарного учета. Все книги хранятся на компьютере в электронном виде и могут быть напечатаны по требованию пользователя.

Классификацию технико-экономической информации в задаче можно представить в виде таблицы.

Таблица Описание классификаторов

1.5 Классификатор ОКВЭД

Описывает саму деятельность библиотеки

Раздел O, подраздел OA. Предоставление прочих коммунальных, социальных и персональных услуг.

Класс: Деятельность по организации отдыха и развлечений, культуры и спорта.

92.5 Прочая деятельность в области культуры

92.51    Деятельность библиотек, архивов, учреждений клубного типа.

Эта группировка включает:

• Деятельность библиотек всех видов, в том числе ведущих научную деятельность, читальных залов, залов для прослушивания, просмотровых залов, лекториев, планетариев, государственных архивов, предоставляющих услуги широкой публике или отдельным категориям пользователей (студентам, ученым, сотрудникам определенных учреждений и др.):
• подбор специализированных или неспециализированных документов
• составление каталогов
• выдачу и хранение книг, карт, периодических изданий, фильмов, грампластинок, магнитных лент, произведений искусств и т.п.
• поиск требуемой информации и т.п.
• деятельность учреждений клубного типа: клубов, дворцов и домов культуры, домов народного творчества и т.п.

Эта группировка не включает:

• прокат видеокассет, см. 71.40.
• деятельность, связанную с базами данных, см. 72.40

72.40    Деятельность по созданию и использованию баз данных и информационных ресурсов.

Эта группировка включает:

• проектирование баз данных (разработку концепций, структуры, состава баз данных)
• формирование и ведение баз данных, в том числе сбор данных из одного или более источников, а также ввод, верификацию и актуализацию данных
• администрирование баз данных, в том числе обеспечение возможности доступа к базе данных в режиме непосредственного или телекоммуникационного доступа
• поиск данных, их отбор и сортировку по запросам, предоставление отобранных данных пользователям, в том числе в режиме непосредственного доступа
• создание информационных ресурсов различных уровней (федеральных, ведомственных, корпоративных, ресурсов предприятий)

Эта группировка не включает:

• разработку программного обеспечения для работы с базами данных, см. 72.20

1.6 Классификатор ОКУН

Описывает услуги, предоставляемые населению