Файл: Психолингвистические методы анализа деловой документации и переписки.pdf

Введение

Актуальность темы исследования. Организация делопроизводства является одной из форм управленческой деятельности, осуществляемой в органах государственной власти, органах местного самоуправления, а также на предприятиях, в учреждениях и организациях всех форм собственности (далее - учреждениях). Ее нормативное и научно-методическое обеспечение всегда было в центре внимания не только документоведов, но и общества в целом, поскольку от организации делопроизводственных процессов зависит не только полнота репрезентации достоверных источников исторической информации в архивах, но и качество управления любой организацией.

В последнее десятилетие организация делопроизводства в России претерпела ряд кардинальных изменений, связанных с процессами государства, формированием собственной законодательной базы, реорганизацией экономической инфраструктуры, внедрением новейших информационных технологий, влиянием международного опыта по управлению документацией и тому подобное.

Понимание современного состояния организации делопроизводства в России, его традиционных форм и возможностей внедрения в нем инноваций должно опираться на научный анализ развития этой сферы в предыдущий исторический период. Несмотря на наличие значительного массива отечественных публикаций по истории делопроизводства, обобщающее исследование этих вопросов на сегодня в России отсутствует. Вышеизложенное обусловливает актуальность темы работы.

Суть психолингвистического метода в деловой документации и переписке заключается в том, что с его помощью предполагается обработка и анализ тех языковых фактов, которые можно получить от информантов в результате специально организованных экспериментов. В основе использования методики в исследовании языковых явлений лежит понимание языка как системы, имеющейся в сознании человека, что делает обращение к говорящему как эксперту, способному оценивать языковые факты. В современном языкознании практикуют две разновидности психолингвистических исследований: а) исследование физиологических реакций организма человека в процессе его речевой деятельности (порождения и восприятия речи); б) анализ речевых реакций и оценок языковых явлений информантов в условиях воздействия на них невольных или целенаправленных речевых стимулов.

Источник базы исследования составляют опубликованные нормативно-правовые акты, учебные и практические пособия и справочники, научные, методические и информационные публикации в периодических изданиях, а также архивные документы.

Цель исследования - изучение психолингвистических методов анализа деловой документации и переписки.

Задачи исследования:

- проанализировать понятия деловой документации и ее особенности;

- изучить переписку и ее характеристику;

- рассмотреть методы психолингвистики;

- выявить применение психолингвистических методов в деловой документации;

- проанализировать психолингвистические методы в переписке.

Методы исследования. За время проведения исследования были использованы следующие исследовательские методы: хронологический, историко-сравнительного анализа, понятийного анализа.

Структура работы. Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.

Глава 1. Теоретические аспекты понятия деловой документации и переписки

1.1. Понятия деловой документации и ее особенности

Документ - это средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Совокупность документов, оформленных в соответствии с определенными правилами и используемых в управленческой деятельности, называются управленческой документацией.

Под стилем делового письма понимают совокупность приемов использования языковых средств при составлении управленческой документации.

Современный документ, конечно, отличается от документов древних эпох своей стилистикой, способом написания, техникой и материалом изготовления.

Самым распространенным материалом для изготовления документов в древности была глина. До нас дошли сотни тысяч клинописных текстов, которые сообщают ученым о быте, природе, истории, науке и культуре древних народов. Так, среди руин дворца царя Атурбанипала в Ниневии археологи открыли несколько комнат, в которых, казалось, кто-то свалил тысячи клинописных табличек. После подсчета оказалось, что их было около 30 000. Эта библиотека сохранила всю историю культуры и социальных отношений населения Шумера и Вавилона. Вавилонянам относится и первая слава публикации. Один документ размножался в определенном количестве и рассылался по назначению. Известны также клинописные документы по изготовлению синтетических камней [11].

В Древнем Египте информацию записывали на папирусе. Наибольший процент информации составляют государственное переписки, учетные и статистические данные огромного бюрократического управленческого аппарата - фараонов всех династий. [13 c.11-20]

Большую популярность и распространение получает со временем и такой материал для изготовления документов, как пергамент. Пергамент, предназначенный для письма, - это по особой технологии обработанная кожа телят или свиней. Пергаментные листы для записи информации впервые стали использовать во II в. до н.э.

В начале нашей эры в Китае была изобретена бумага. Китайцы очень долго держали технологию изготовления этого материала в строгом секрете. Самым распространенным материалом для изготовления документов на Востоке были ткани, в частности шелк. По шелку писали черной или красной тушью кисточками различной величины.

Постепенно и Европа (в раннем средневековье) перешла на бумагу, как основной материал для изготовления документов.

С совершенствованием производства и распространения по всему миру бумаги, она стала главным материалом для изготовления документов.

Различной плотности и фактуры, бумага использовалась - и кое-где еще используется - в виде перфокарт и перфолент, информация на которых записывается и считывается с помощью устройства - перфоратора.

В современном делопроизводстве не обошли вниманием и такой вид материалов для документирования, как фотопленка.

Документируются сегодня выдающиеся и важные события на кинопленке и магнитофонной ленте - протокольные части международных правительственных и научно-технических контактов. [8, c.32-33]

Вместительным и удобным в использовании материалом для изготовления документов является компьютерная дискета.

Будущее технологий документирования - в использовании природных и синтетических материалов-минералов, в первую очередь кварца.

Входят в практику деловедения и документы - голограммы. Голограмма - документ, содержащий изображение, запись и воспроизведение которого осуществляется с помощью лазерного луча без использования линз. Голограмма может быть плоской и объемной. Голографический документ можно изображать и воспроизводить в трех измерениях.

Многообразие материалов для изготовления документов позволяет создавать их для различных целей и, соответственно, разного назначения.

Таким образом, документ - материальный объект с информацией, зафиксированного, созданного человеком определенным способом для передачи ее в пространстве и времен.

Технология делопроизводства основывается и на результатах, полученных в других научных дисциплинах и областях знаний, в частности, архивоведение, документной лингвистике, информационном менеджменте, историческом источниковедении, правоведении, естественных дисциплинах и тому подобное. Прежде всего, это касается концептуальных решений по вопросам создания управленческих документов, организации документооборота, экспертизы ценности служебных документов, функционирования систем электронного делопроизводства, обеспечение сохранности документов и тому подобное [10].

Отмечено, что теория делопроизводства не ограничивается научными принципами реализации технологических процессов; существуют также общетеоретические проблемы классификации, состава и функций управленческих документов, формирование общих принципов управления документацией и службой делопроизводства, а также проблемы общей унификации делопроизводственных процессов, что является основой для решения прикладных задач делопроизводства с точки зрения современных концепций управления документацией [7].

Совокупность научных знаний представляют также результаты исследований по истории делопроизводства. Это полученные научные факты и сделанные на их основе формулировки закономерностей процесса развития делопроизводства, выводы относительно факторов, влияющих на него, построения схем периодизации истории делопроизводства, содержание особенностей развития делопроизводства на каждом из исторических этапов, а также другие концептуальные положения, которые являются составной теоретических знаний по делопроизводству. Отмечено, что совокупность накопленных научных знаний в сфере делопроизводства должно учитываться при реализации мероприятий, направленных на унификацию и регламентацию организации его процессов с целью повышения их эффективности и оптимизации. [3, c.65].

1.2. Виды деловой документации

Согласно содержанию документа, в частности отношение информации документа к лицу, структуре, предмету, направлению деятельности составителя или адресата, по признакам и классификации и группами различают следующие документы:

1. По наименованиям: акт, протокол, инструкция, письмо и т.д.

2. По содержанию и специализации:

- Общие;

- По административным вопросам;

- По вопросам планирования оперативной деятельности;

- По вопросам подготовки и распределения кадров;

- Специализированные по финансово-расчетным и коммерческим вопросам - снабженческо-сбытовые, внешнеторговые и тому подобное.

3. По назначению:

- По личному составу;

- Организационно-распорядительные;

- Кадрово-контракту;

- Справочно-информационные;

- Хозяйственно-договорные;

- Учетно-финансовые.

4. По происхождению:

- Служебные (официальные) - заключаются работниками, официально уполномоченные это делать от имени учреждения, организации для решения служебных вопросов;

- Личные (частные) - заключаются любым лицом для решения индивидуальных, собственных вопросов.

5. По месту заключения:

- Внутренние - имеют силу в пределах учреждения, где их заключено;

- Внешние - выступают фактором или результатом общения с другими учреждениями, организациями, лицами.

6. По направлению (направлениям):

- Входные (поступающие в учреждение, организации, предприятия, фирмы);

- Выходные (адресованные за пределы учреждения).

7. По способу создания, структурным признакам (формой) и степенью стандартизации и регламентации:

- Стандартные, типовые - укладываются на трафаретных, бланковых бумагах с защитными символами в строго регламентированной последовательности (паспорт, свидетельство, аттестат, диплом, военный билет и т.п.);

- Нестандартные, нерегламентированные - в которых определенная часть данных готовится заранее (типичное письмо, справка, пропуск, положение, инструкция и т.п.);

- Индивидуальные - заключаются по общим принципам и форме, но автор произвольно выбирает и компонует языковые средства в зависимости от конкретной ситуации (автобиография, отчет, протокол, объявления, приглашения и т.п.).

8. По степени сложности:

-простые (односложные) - отражают один вопрос, факт;

-сложные - отражают два и больше вопросов, фактов.

9. По стадиям воспроизводства:

- Оригиналы;

- Копии, выдержки, дубликаты.

10. По срокам исполнения:

- Обычные бессрочные (несрочные) - выполняются (обрабатываются) в порядке общей очереди;

- Срочные - заключаются по заранее определенным сроком исполнения, а также телеграммы, телефонограммы и др;

- Очень срочные - со специальной пометкой срока исполнения.

11. По степени секретности (гласности):

- Обычные (несекретные) - для общего пользования;

- Для служебного пользования (ДСП);

- Тайные (Т);

- Совершенно секретные (ЦТ).

12. По юридической силе:

- Настоящие - действующие, недействительные;