Файл: Психолингвистические методы анализа деловой документации и переписки.pdf

- Поддельные - фальсификаты.

13. По технике воспроизведения:

- Рукописные;

- Воссозданные с помощью технических средств.

14. По срокам хранения:

- Временного хранения (до 10 лет);

- Длительного хранения (свыше 10 лет);

- Постоянного хранения.

Документы делятся по назначению и наименованием. Некоторые документы имеют одинаковое название, но выполняют разные функции.

Документы в управленческой деятельности

Многочисленной группой документов является система управленческих (административных, общих) документов, связанная с выполнением основных управленческих функций (планирование, координация деятельности и т.д.).

В ее состав входят:

1. Организационные документы (положение, устав, инспекция, правила).

2. Распорядительные документы (постановление, определение, распоряжение, приказ, выписка из приказа, указание).

3. Справочно-информационные документы (акт, отзыв, заключение, справка, доклад служебная, докладная и объяснительная записки; приглашение (сообщение), предложение, отчет, обзор, план работы, объявления, протокол и выписка из протокола, служебные письма (официальная корреспонденция), телеграмма, факс, телефонограмма).

4. Документы по кадрово-контрактовых вопросов (автобиография, заявление, удостоверение, характеристика, список контракт, трудовое соглашение).

5. Личные официальные документы (доверенность, расписка, завещание, удостоверение).

Специализированная документация.

Специфику различных сфер деятельности общества воспроизводят специализированные (отраслевые) документационные системы (банковская, дипломатическая, внешнеэкономическая, юридическая, военная и т.д.). К специализированным относятся также документационные системы, связанные с выполнением специальных управленческих функций (учет, снабжение, сбыт и т.д.). Среди них можно выделить такие группы документов:

1. Документ с хозяйственно-договорной деятельности (договор на поставку, договор подряда, договор на материальную ответственность, договор на совместную деятельность, договор аренды оборудования, транспорта, помещения, договора о создании новых форм хозяйствования, хозяйственные договоры в научной деятельности, договоры о взаимоотношениях предприятий и банков).

2. Документы по посреднической деятельности (договор о предоставлении посреднических услуг, договор о информационное обслуживание).

3. Документы по хозяйственно-претензионной деятельности (протоколы разногласий к договорам, коммерческие и претензионные письма, исковые заявления).

4. Документы в банковской деятельности (договор об осуществлении кредитно-расчетного обслуживания, договор о депозитном вкладе; кредитный договор, договор о совместной деятельности, договор лизинга (лизинговое соглашение), договор о долевом взнос).

5. Учетно-финансовые документы (акт, отказ от акцепта, ведомость, гарантийное письмо, заявление-обязательство, заявка, квитанция, накладная, оформление открытия счета в банке, заявление, карточка с образцами подписей, чековая книжка (чек), реестр чеков).

6. Документы по организации внешнеэкономической деятельности (контракты, приложение к контракту, запись беседы, протокол намерений, договор, устав).

7. Документы в рекламной деятельности (договор, соглашение).

Формуляр, реквизит, бланк

Документ как средство фиксации определенным образом на специальном материале управленческой информации является основным видом деловой речи. Документ должен быть достоверным, убедительным, должным образом отредактировано и оформленным, иметь официальный характер, быть адресным, тематически ограниченным, максимально точным и пригодным к длительному хранению. Каждый документ состоит из отдельных составных частей - реквизитов.

Совокупность размещенных в определенной последовательности реквизитов документа называется формуляром. Формуляр документа должен иметь все необходимые для оперативной работы реквизиты. Закрепление за ними постоянных мест позволяет стандартизировать документы, делает их удобными для зрительного восприятия и работы с ними. Типичные формуляры являются базой для проектирования бланков отдельных документов.

Бланк - это лист бумаги с частично воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию. Бланками пользуются при осуществлении однотипных операций, выполнение которых связано с заполнением одинаковых по форме и содержанию документов. Наиболее распространенными являются бланки служебных писем, справок, актов, приказов и т.д. [14].

1.3. Переписка и ее характеристика

Деловая переписка в современном мире бизнеса - важная составная часть успеха. Сотрудники любой организации ежедневно сталкиваются с необходимостью составлять собственную деловую корреспонденцию и отвечать на них.

Деловая переписка имеет свою широкую классификацию: официальная, личная, внешняя, внутренняя, по цели написания и форме отправки.

Одной из компетенций современного работника является умение грамотно написать деловое письмо: благодарность, запрос, подтверждение, гарантию, претензию, пресс-релиз, поздравления, рекомендации и другие.

Рассмотрим основные шаги в написании делового письма.

Культура деловой переписки - это и оформления письма, и грамотность текста, и корректность употребления слов и выражений. Поэтому лучше всего сначала использовать черновик, чтобы потом проверить себя и исключить неприятные недоразумения [22].

Основной принцип деловой переписки - быть вежливым, доброжелательным, лаконичным и четким. Приведем несколько правил, с помощью которых человек может обнаружить себя не только как настоящий профессионал, но еще и как знаток хороших бизнес-манер:

• отправляя письмо, следует в обязательном порядке заполнять поле «Тема», при этом фраза должна быть понятной и лаконичной;
• начинать послание следует с вежливого обращения, лучше всего использовать один из общепринятых и привычных способов: «Уважаемые господа!» или «Уважаемые коллеги!»;
• обязательным является выделение абзацев - так получателю будет проще разобраться в тексте и осознать главную мысль письма;
• также следует подобрать удобный и хорошо читаемый шрифт, но не перебарщивая с цветами - в деловой переписке допускается исключительно черный или темно-синий;
• категорически запрещено использование так называемого интернет-сленга и смайлов;
• не следует писать под влиянием эмоций [14].

Деловые партнеры не виноваты в том, что у вас не клеится с работой; если ваш ответ неблагоприятный для получателя (например, вы отказываетесь от предложения или, к примеру, не согласны с дальнейшей политикой сотрудничества), используйте в начале фразы слова, выражающие сожаление. Например, «К сожалению, мы не можем согласиться на ваши условия», «К сожалению, сложности с ... не позволяют нам воспользоваться вашим предложением» или «С сожалением вынуждены сообщить о невозможности ...».

Всегда благодарите партнеров, выражайте благодарность «за своевременный ответ», «внесено предложение», «участие в вашем проекте», «плодотворное сотрудничество»; чтобы общение, пусть и виртуальное, проходило в приятной атмосфере, не стесняйтесь демонстрировать чувства - радость, уверенность, одобрение, благодарность [12]. Например, можно написать «Примите мое приглашение, и я надеюсь, что вы найдете время для ...», «С удовольствием приглашаю вас принять участие в ...», «Имею честь пригласить вас ...», «Мы были бы рады видеть вас на...» и т.д.; в завершении написания используйте конструктивные, лаконичные фразы: «Заранее благодарим!», «Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения», «С интересом ждем от вас новых предложений», «Всегда рады предоставить вам услугу».

Не затягивайте с ответом и отправляйте письмо не позднее, чем через 24 часа после его получения. Нет времени? Тогда, сославшись на аврал, предложите обсудить вопрос через пару дней или, если время терпит, на следующей неделе. Не отвечали, потому что были в отпуске или на больничном? Извинитесь, коротко объяснив причину молчания; перед тем как отправлять письмо, проверьте, нет ли в тексте грамматических, орфографических ошибок и опечаток.

Глава 2. Анализ психолингвистических методов и их применение в деловой документации и переписке

2.1. Методы психолингвистики

Психолингвистика (греч. Psyсhe - душа и франц. Linguistique - наука о языке) - наука, которая изучает процессы образования, восприятия и формирования речи в их взаимодействии с системой языка, а также разрабатывает модели речевой деятельности и психофизиологической речевой организации человека, проверяет их в процессе психологических экспериментов.

Поскольку психолингвистика является синтетической наукой, представители ее научных школ по-разному подходят к толкованию ее предмета. Теоретические представления каждой психолингвистической школы формируются из психологических представлений о процессах речевого общения, выработки и восприятия речевых высказываний, усвоение языка ребенком, а также из лингвистических представлений о структуре языка и структуре речевого высказывания. Понятийный аппарат каждой из них содержит психологические и лингвистические составляющие.

Своеобразие каждой школы заключается в оригинальности психологической теории, взятой за основу исследования психологических особенностей и лингвистических данных, применяемых при анализе языкового компонента. Этим обусловлены различия по определению предмета психолингвистики представителями различных направлений этой науки.

В частности, американский исследователь Ч. Осгуд предметом психолингвистики считал процессы кодирования и декодирования сообщений (при таком подходе за основу процесса коммуникации взята модель К. Шеннона).

Представители трансформационной психолингвистики (прежде всего Н. Хомский и Дж. Миллер) ее предметом считали процессы овладения, использования формальных языковых структур и осуществления в языковых формах смысла сообщения. Для их описания Н. Хомский предложил понятие «глубинный и поверхностный уровни высказывания».

Д. Слобин - представитель американской психолингвистической школы, который продолжал и развивал идеи Н. Хомского и Дж. Миллера, - определял предметом психолингвистики глубинные знания и способности, необходимые человеку для овладения языком в детстве и затем использования их в течение жизни.

По мнению А.А.Леонтьева, - основателя советской школы психолингвистики (теории речевой деятельности), - предметом этой науки является структура и функционирование речевых механизмов человека в их соотношении со структурой языка, то есть процессы порождения и восприятия речи, при этом основным является понятие «деятельности» (отсюда «деятельностный подход», «речевая деятельность»).

Точно предмет психолингвистики определила белорусская исследовательница А. Уланович - вербальная организация и вербальное поведение человека. При таком подходе к сфере психолингвистики привлекают проблемы речевой способности, языкового сознания, речевого развития человека, механизмов порождения и восприятия речи, когнитивные процессы, исследование речевого поведения языковой личности, вопросы, связанные с коммуникацией (вербальной, межкультурной и т.д.).

Многофункциональность речи в обществе и его взаимосвязь с мышлением и психологией дало значительный толчок для исследования взаимодействия языкознания с социальными и психологическими науками. Ученые установили, что существуют тесные связи между языкознанием и психологией. Известно, что уже в 19-м веке ощущалось большое влияние психологических методов на язык. Так возникло психологическое направление исследования языкознания. В 50-х годах XX века этому направлению исследования дали название психолингвистика.

Психолингвистика - это наука о закономерностях построения и восприятия речевых высказываний. По предмету исследования эта наука граничит с лингвистикой, а по методам исследования - с психологией [1, c.230]. Психолингвистика возникла в связи с необходимостью дать теоретическое осмысление ряду практических задач, для решения которых лингвистического подхода, связанного с анализом только текста, а не человека, который говорит, оказалось недостаточно.

Для решения основных психолингвистических задач, которые ставят перед собой ученые, следует пользоваться определенными методами исследования. Метод - это совокупность приемов и действий для познания и практического преобразования действительности [4, c.39]. Ученые выделяют следующие основные методы исследования различных наук: