Файл: Адаптация персонала в организациях разных типов (Значимость адаптации в системе управления).pdf

Молодые специалисты

Мы работаем в ситуации, когда экономика растет и требуется все больше работников самых разных квалификаций.

Согласно исследованиям, от 20 до 30% образовательных программ вузов, не дают необходимого набора знаний для профессиональной деятельности. Из этого следует, что для молодых специалистов наиболее значимым является профессиональный аспект адаптации. Компаниям необходима разрабатывать специальную программу адаптации для работы с выпускниками высших учебных заведений.

Кроме того, выпускников нужно адаптировать к бизнес-среде, в целом, по причине отсутствия у них опыта работы. Немаловажным является и организационный аспект адаптации. Так как те организационные отношения, которые существуют в учебных заведениях существенно отличаются от рабочих.

Сотрудники удаленных офисов

Под термином «удаленный офис» не обязательно понимается подразделение, находящееся на значительном расстоянии от основного. В некоторых случаях таким удаленным офисом может быть склад в соседнем от центрального офиса районе, отличающийся некоторой обособленностью. Сотрудники удаленного офиса бывают незаслуженно обделены вниманием, иногда могут не знать и не воспринимать нормы корпоративной культуры. Таким образом, наиболее приоритетными являются организационный и социально-психологический аспекты адаптации. Их выстраивание предотвратит возможное появление субкультур, формирование отношения к головному офису как к внешней и не всегда дружелюбной силе.

В удаленных офисах далеко не всегда есть кадровые службы, и функции по адаптации ложатся на руководителей этих подразделений. В этом случае важно делать упор на подготовку раздаточных материалов, использование возможностей электронного обучения и внутренних корпоративных порталов.

Данные категории сотрудников выделены условно. Службе персонала необходимо определить те из них, которые есть в каждой конкретной компании, и список будет отличаться от предложенного. Некоторые компании не привлекают молодых специалистов, другие не имеют удаленных подразделений. Часто в отдельную группу выделяют наиболее многочисленную профессию в компании.

3. Мероприятия и инструменты адаптации

Выбор адаптационных инструментов

Для выбора, разработки и последующего применения адаптационных инструментов в компании необходимо исходить из стоящей перед организацией задачей: каких целей компания хочет добиться в текущем, либо в следующем году? И как система адаптации новичков повлияет на достижение данных целей?

Но при всей очевидности данного подхода, как правило в организациях применяются другие.

Проблемно-ориентированный подход, например, в ситуации, когда сотрудники службы персонала неожиданно для себя узнают, что новые сотрудники крайне мало знают о самой компании, ее истории, стоящих перед ней задачах. Это значит, надо что-то менять в существующем положении дел.

Процессно-ориентированный, когда над целью начинает доминировать понимание того, как «должно быть, потому что у других все именно так». Это выражается в том, что служба персонала старается копировать опыт других компаний, не всегда задумываясь, необходимо ли это.

Адаптационный лист

Одним из инструментов управления процессом адаптации новичка является Адаптационный лист (приложение 1) нового сотрудника (в некоторых компаниях он называется Дневник нового сотрудника, Программа адаптации, План адаптации, План стажировки).

Адаптационный лист готовится линейным руководителем и подписывается новым сотрудником в первый день его работы вместе с должностной инструкцией. Адаптационный лист может быть подготовлен как в печатном, так и в электронном виде.

Структура Адаптационного листа нового сотрудника включает следующие разделы:

1. задачи на испытательный срок (в этом разделе руководитель определяет задачи новичку и разъясняет их при подписании адаптационного листа.);
2. мероприятия по адаптации (в разделе включены те мероприятия по адаптации, которые разработаны в компании и адресованы новому сотруднику);
3. перечень мероприятий к исполнению (это список так называемых контрольных точек, или обязательств нового сотрудника перед компанией);
4. контроль выполнения (в этом разделе фиксируется оценка выполнения поставленных перед новым сотрудником задач, которую рекомендуется осуществлять в ходе его встреч с непосредственным руководителем один раз в две недели или в месяц).

Welcome! Тренинг.

Welcome! Тренинг (или Вводный курс «Добро пожаловать в компанию!») – это шанс для компании произвести впечатление на новичкаи влюбить его в себя. Поэтому, помимо передачи новых знаний о компании и существующих порядках, целью Welcome! Тренинга является формирование и повышения лояльности новых сотрудников к компании. Важно понимать, что Welcome! Тренинг не является тренингом в привычном понимании этого слова, т.е. он не направлен на отработку каких-либо навыков.

Формы проведения Welcome! Тренинга

1. Обучение в аудитории.

Место проведения: учебное помещение

Руководители обучения:

• внешние (проводится сторонними бизнес-тренерами и консультантами);
• внутренние (проводится штатными тренинг-менеджерами).

Виды аудиторного обучения:

• Тренинг
• Мини-тренинг
• Семинар

1. Электронный курс.

Электронный курс применяется в следующих случаях:

• когда для обучения привлекаются сотрудники удаленных офисов. В этом случае курс, к которому имеют доступ сотрудники всех подразделений, готовится и периодически обновляется сотрудниками службы персонала основного офиса;

• когда из-за активного роста компании или большой текучестью персонала приходит много новых сотрудников.

На сегодняшний день имеются достаточно много специалистов, предлагающих услуги по разработке электронных версий адаптационных курсов. Стилистика данных программ совершенно различна: от строгого до веселого, когда тренинг разработан в виде игры или мультфильма.

1. Смешанный вариант.

Этот вид обучения включает в себя как обучение в аудитории, так и самостоятельный электронный курс. Данный формат становится наиболее распространенным, так как позволяет специалистам службы персонала разрабатывать сбалансированные программы, определяя, какая часть информации может быть изучена новичками самостоятельно, а в каких случаях целесообразно живое общение.

Продолжительность Welcome! Тренинга зависит от потребностей компании, а именно от объема информации, которую планируется донести до новых сотрудников.

Опыт показывает, что программа, как правило, длится от двух часов до двух дней.

Периодичность Welcome! Тренинга зависит от того, насколько часто и в каком количестве в компанию приходят новые сотрудники. Это могут быть и еженедельная, и ежемесячная программы.

Содержание Welcome! Тренинга традиционно включает в себя ряд информационных блоков:

1. Основные сведения о компании:

• Видение и задачи компании;
• История создания компании;
• Описание сегмента рынка, на котором работает компания;
• Позиция компании на рынке;
• Основные конкуренты;
• Основные клиенты и партнеры;
• Победы и достижения;
• Стратегические приоритеты и цели на текущий период;
• Освещение деятельности в СМИ.

2. Продукты и услуги, предоставляемы компанией:

• Технология работы компании (различные функции и их взаимодействие);
• Описание продукта/услуги;
• Ассортимент, ассортиментная политика;
• Конкурентные преимущества продукта/услуги;
• Успешные проекты;
• Технология построения отношений с клиентами;
• Логистика.

3. Организация: структура и культура:

• Структура, ключевые фигуры;
• Основные положения корпоративного кодекса компании;
• Корпоративные мероприятия, поздравления, негласные традиции и т.д.;
• Корпоративные стандарты в области дресс-кода, делового этикета.

4. Корпоративная политика в области управления персоналом

• Профессиональное развитие: какие возможности в области обучения предоставляет компания, как работает учебный центр, библиотека;
• Развитие карьеры: базовая информация об оценочных процедурах, примеры карьерного роста работающих сотрудников;
• Политика вознаграждений (в случае, если она унифицирована);
• Условия работы: порядок выплаты заработной платы, возможность получения других существующих в компании льгот;
• Условия быта: где и когда можно пообедать, получить медицинскую помощь; помощь, связанную с обслуживанием транспортного средства и т.д.;
• Отношения с профсоюзной организацией.

5. Экскурсия по компании:

• Посещение производства;
• Посещение музея компании;
• Посещение "Аллеи славы" (экспозиция дипломов и наград компании)

6. Просмотр фильма о компании.

В фильм может содержаться следующая информация:

История создания и становления компании. Информация о выпускаемой продукции, либо о предоставляемых услугах. Так же фильм может содержать рассказ о корпоративной жизни фирмы (проводимые праздники и мероприятия). Интервью с руководством компании и ключевыми сотрудниками. Обзорная экскурсия по компании с рассказом о деятельности различных подразделений. По своему формату фильм может быть традиционный повествовательный, мультипликационный или просто подборка историй. Подготовку фильма лучше всего проводить с привлечением профессионалов.

В конце "Welcome! Тренинга" представители компании должны ответить на вопросы новичков. 

1. Ведущие Welcome! Тренинга.

Рекомендуется приветствие и вводные слова предоставить одному из топ-менеджеров. Основная часть курса Welcome! Тренинга, следующая за вводным словом, как правило, проводится специалистом службы персонала: тренинг-менеджером либо менеджером по подбору и адаптации персонала.

Часть, посвященная описанию выпускаемого продукта/оказываемых услуг, готовится специалистами соответствующего профиля, например, технологами или маркетологами.

В блоке, разъясняющем кадровую политику организации, наряду со специалистом одела кадров может выступить работник любого другого подразделения, который расскажет о себе и своем карьерном пути в компании, что позволит завоевать большее доверие новичков и в то же время будет дополнительной мотивацией для самого работника.

Для рассказа о социальной политике и защите интересов сотрудников можно пригласить представителя профсоюза.

Кроме передачи знаний из первых рук такая форма позволяет дополнительно мотивировать работающих сотрудников компании, занятых в проведении адаптационной программы.

2. Кто разрабатывает Welcome! Тренинг?

К разработке Welcome! Тренинга важно привлечь специалистов и руководителей разных подразделений. Она должна включать в себя ряд составляющих:

• Уточнение преследуемых целей и ожидаемых результатов.

• Определение структуры и содержания программы. Для этого можно провести фокус-группу или интервью среди тех сотрудников, которые работают в организации сравнительно недавно.

• Подготовку содержательной части тренинга, определение продолжительности и формы проведения. На этом этапе требуется выделить интересные примеры из жизни компании, составить список вопросов для интерактивного обсуждения и подготовить раздаточные материалы.

3.Оценка Welcome! Тренинга.

Так как Welcome! Тренинг не является тренингом в привычном понимании этого слова, процесс оценки может включать всего два шага: 1) оценку реакции участников: сбор обратной связи о том, понравилась ли новичкам форма проведения программы, все ли было понятно и т. д.; 2) проверку знаний с использованием тестов о продукте/услугах в случае, если в этом есть необходимость.

Корпоративная брошюра Книга сотрудника.

Корпоративная брошюра Книга сотрудник (приложение 2) (другое название Папка сотрудника) может издаваться как в печатной форме, так и в электронной.

Цель Книги сотрудника

Сориентировать новичка в большом объеме информации, которую ему необходимо узнать о компании.

Содержание Книги сотрудника

Определяется прежде всего целевой группой издания. Для рядовых сотрудников рабочих специальностей имеет смысл подготовить Памятку нового сотрудника (приложение 3), включив в нее сведения, связанные с условиями труда и быта.

Для сотрудников, работающих дистанционно, правильно будет изложить весь материал адаптационного курса, так как у них нет возможности посетить вводный курс лично.

В активно развивающихся компаниях имеет смысл разработать Книгу руководителя (приложение 4), целевой аудиторией которой станут как сотрудники, назначенные на должность после прохождения программы развития кадрового резерва, так и специалисты, пришедшие в компанию извне. Основными материалами, размещенными в такой Книге руководителя, станут описанные бизнес-процессы и регламенты, например, Положение о подготовке и защите бюджета или локальные нормативные акты, касающиеся работы с персоналом.