Файл: Коммуникации в организациях (Управление коммуникациями в ЧПУП «Завод Белит»).pdf

ВВЕДЕНИЕ

Общеизвестно, что значение информации и коммуникации во всех сферах человеческой деятельности на современном этапе постоянно возрастает, что связано с изменениями социально – экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологии, результатами научных исследований.

Актуальность данной темы обусловлена тем, что коммуникация предоставляет средства для выработки и исполнения решений, осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации. Поэтому и менеджеры, и исполнители должны понимать основные концепции и способы применения коммуникационных технологий и быть способными принимать важные решения относительно их использования.

Коммуникации играют важную роль для повышения управленческой эффективности. Эффективные коммуникации способствуют повышению показателей деятельности организации и уровня удовлетворенности работников трудом, формированию чувства сопричастности в работе организации.

Почти 80 % рабочего времени менеджеров расходуется на общение, это может показаться невероятным, но, если учесть, что менеджеру приходится общаться, исполняя роли межличностного общения, информационные роли и роли, связанные с принятием решений, а также для выполнения всех управленческих функций. Поэтому качество обмена информацией прямо влияет на степень реализации целей организации. Так как обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, поэтому эта теме наиболее актуальна на сегодняшний день.

Объект работы - ЧПУП «Завод Белит».

Предметом работы является совершенствование коммуникаций на примере ЧПУП «Завод Белит».

Целью курсовой работы является изучение коммуникаций, и их использование в менеджменте, разработка эффективных коммуникаций в современных условиях на примере ЧПУП «Завод Белит».

Для достижения поставленной цели в работе решались следующие задачи:

1. Изучение теоретических основ и современных тенденций понятий и сущности коммуникаций в организации;

2. Проанализировать деятельность предприятия ЧПУП «Завод Белит» исследовав систему коммуникаций предприятия и разработка мероприятий по совершенствованию коммуникаций в ЧПУП «Завод Белит».

Структура курсовой работы. Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения.

В первой части работы рассматривается теоретический материал, касающийся этапов и элементов коммуникационного процесса, виды коммуникационных сетей.

Во второй – краткая характеристика исследуемой организации, анализ этапов коммуникационного процесса в ЧПУП «Завод Белит» и анализ коммуникационных сетей в данной организации. А так же рассматриваются мероприятия по улучшению коммуникационного процесса в компании.

Теоретическая и практическая значимость курсовой работы заключается в том, что научные положения и выводы, относящиеся к управлению внутренних и внешних коммуникаций можно применить для другой организации или предприятия.

1 Понятие и сущность коммуникации в организации.

1.1 Коммуникация как функция управления организацией

Коммуникации в организации - это информационные взаимодействия, в которые люди вступают при выполнении своих функциональных обязан­ностей или должностные инструкций.

Организация в широком понимании - система, образуемая оп­ределенными функциями: собственно организацией, коммуникацией и мотивацией [2, с.12]

В узком понимании организация - это структура, конструкция, де­лающая возможным протекание процессов, связанных с движением («скелет»).

Коммуникация — это функция управления, позволяющая при помощи правильно организованной передачи информации обеспечить надежное соединение всех звеньев предприятия и их взаимодействие («нервная система») [7, с.47].

Мотивация играет роль регулятора всех прочих функций, аналогичную интегрирующей роли психики в организме.

Понятие организации.

Понятие «организация» определяется как:

• внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие относительно дифференцированных и автономных частей целого;

• совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого;

• объединение людей, совместно реализующих программную цель и действующих на основе определенных правил и процедур.

В этих определениях выделяются три уровня организации: структурный, процессуальный и социально-психологический.

Соединив в одно целое эти характеристики можно дать следующее определение: организация есть группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели.

Представление об организации развивалось в рамках:

- структурно-функционального подхода М. Вебера,

- школы человеческих отношений (Э. Мэйо);

- школы социальных систем Людвига Берталанфи [8, с.74.]

С системной точки зрения организация сумеет выжить и преуспеть, если ее различные функции и компоненты функционируют в согласии друг с другом и система как единое целое поддерживает интенсивную связь со своим окружением, т.е. является открытой системой.

Источник: Годин, А. М. Маркетинг: Учебник / А. М. Годин. - 2-е изд., перераб. и доп. Изд-во. Дашков и К, 2014. - 604 с.

Внутренняя среда организации.

Внутренняя среда организации - это та часть общей среды, которая находится в рамках организации.

Внутренняя среда состоит из структур, которые реализуют следующие цели и задачи:

• кадровая структура;

• организационная структура;

• производственная структура;

• маркетинговая структура;

• финансовая структура [14, с.7].

Внутренняя среда пронизана организационной культурой.

Информацию об организационной культуре можно получить в публикациях, в которых организация сама себя представляет.

Представление об организационной культуре организации позволяют сформировать наблюдения — как сотрудники трудятся на своих рабочих местах, как они взаимодействуют друг с другом, чему они отдают предпочтение в разговорах.

Для оценки организационной культуры важно знать, какими критериями руководствуются в организации при продвижении работников по службе [1, с.12].

Продвигаются по службе быстро и по результатам индивидуальных достоинств - слабая организационная культура.

Долгосрочный характер продвижения работников по службе в зависимости от их умения работать в коллективе служит признаком сильной организационной культуры.

Если сотрудники хорошо осведомлены об истории организации, серьезно и с уважением относятся к правилам, ритуалам и организационным символам, то можно предположить, что организация обладает сильной организационной культурой.

Характеристики внешней среды:

- сложность,

- подвижность,

- неопределенность.

К внешней среде прямого воздействия на организацию относятся:

• поставщики;

• потребители (клиенты);

• партнеры по бизнесу [10, с.47].

Конкурирующая среда:

- общие конкуренты (борьба за размещение денег вообще — все нужды потребителя);

- конкуренты отрасли (конкуренция в сфере избранных клиентом потребностей);

- конкуренты организации (соперничество в сфере торговой марки).

Общественная среда:

- уровень развития технологии;

- законы и государственные органы;

- состояние экономики;

- социокультурные факторы;

- политические факторы.

Макросреда, или международное окружение. Среда организаций, действующих на международном уровне, отличается повышенной сложностью [12, с.81].

1.2 Особенности внутренних коммуникаций в организации

Необходимым условием существования организации любого типа является координация совместной деятельности работников для достижения поставленных целей. Это требует хорошо отлаженной системы коммуникаций [4, с.14]

Основные различия коммуникаций заключаются в их структурных и процессуальных характеристиках.

Структура внутренних коммуникаций.

Выделяют следующие способы координации деятельности организаций:

•взаимное согласование;

•прямой контроль;

• стандартизация рабочих процессов;

•стандартизация выпуска;

• стандартизация навыков и знаний (квалификации) [4, с.18].

На практике комбинируются все пять способов координации де­ятельности организаций.

Социальная структура коммуникаций в организации.

Социально-демографическая структура организации определяется половым, возрастным, этническим составом работников предприятия, уров­нем их образования, квалификацией, опытом и стажем работы.

Выделяются гомогенные и гетерогенные типы структур.

Профессиональная структура основана на разделении труда и не­обходимости согласования, координации реальных действий всех участников совместной деятельности [9, с.57].

Таким образом, возникают четыре типа структурных подразделений:

- административный персонал;

- производственный персонал;

- обслуживающий персонал;

- инженерно-технический персонал.

Неформальная структура организации возникает и развивается спонтанно по мере того, как ее члены взаимодействуют друг с другом.

Внутрикоммуникативные сети подразделяются на централизованные и децентрализованные.

Психологическая структура внутренних коммуникаций характеризует роли участников коммуникационного процесса.

Американские ученые, изучая различные варианты коммуника­тивных моделей, выделили четыре типа «коммуникаторов» в орга­низации:

1. «сторож» (секретари, операторы телефонных станций, диспетчеры и т.д.);
2. «лидер мнений»;
3. «связной»;
4. «пограничник» — работник, имеющий высокую степень связей с внешней средой [9, с.64].

1.3 Виды коммуникаций в организациях

Вертикальные коммуникации.

Этот вид обмена информацией составляет основную часть коммуникационного процесса у руководителя.

Составляющие вертикальных коммуникаций:

- прояснение задач, приоритетов, ожидаемых результатов;

- обеспечение увлеченности подчиненных в решение задач;

- обсуждение проблем эффективности работы;

- достижение признания и вознаграждение с целью мотивации;

- совершенствование и развитие способностей подчиненных;

- сбор информации о назревающей или реально существующей проблеме;

- оповещение подчиненных о грядущих изменениях;

- получение сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях [7, с.74].

Интерактивные (горизонтальные) коммуникации в организациях возникают в процессе взаимодействия с лицами, равными по положению. Они обеспечивают человеку необходимую социальную поддержку.

Выделены четыре наиболее важные цели интерактивных коммуникаций:

• координация заданий;

• решение проблем;

• обмен информацией;

• разрешение конфликта [7, с.88].

Во многих современных исследованиях подчеркивается, что коммуникации в организации представляют собой понимание не явного, а скрытого, носящего личностный характер процесса.

Межличностные коммуникации в организации [16, с.112].

В процессе межличностной коммуникации важное значение имеет обратная связь. Исследователи выделяют следующие основные характеристики эффективной обратной связи:

• намерение;

• конкретность;

• описательность;

• полезность;

• своевременность;

• готовность;

• ясность;

• достоверность [16, с.114]

Составляющие межличностных коммуникаций:

доверие, ожидание, статус, совместимость.

Межличностные коммуникации можно рассматривать как нисходящие, восходящие и интерактивные процессы.

Пять основных целей нисходящих коммуникаций в организации:

1) постановка конкретных задач по выполнению работы;

2) обеспечение информацией о принятых в данной организации процедурах и практиках;

3) обеспечение информацией, касающейся смысла исполняемой работы;