Файл: «Коммуникации в организациях».pdf

ВВЕДЕНИЕ

Современные теории управления рассматривают коммуникации как важнейшее условие возникновения и существования организаций, как основу развития социальных систем. Коммуникативное взаимодействие, взаимное принятие ролей, достижение согласия и понимания создают организационную структуру, возможность кооперации и управления. Коммуникация обеспечивает реализацию всех основных функций управления — планирования, организации, руководства и контроля. Эффективные коммуникации способствуют повышению показателей деятельности организации и уровня удовлетворенности работников трудом, формированию чувства сопричастности к работе компании.

Коммуникация является жизненно важной системой организации, для того чтобы облегчить достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента.

1. Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее.

2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов.

3. Канал, средство передачи информации.

4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.

При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Если люди не смогут обмениваться информацией, они не сумеют работать вместе, формулировать цели и достигать их. Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis» означающего «общее». Коммуникация - это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений, и доводит принятые решения до сотрудников организации. Согласно исследованиям, руководитель тратит от 50 до 90% всего времени на коммуникации. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, коммуникации являются связующим процессом. Эффективно работающие руководители – это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

В системе управленческой деятельности существенное значение имеют межуровневые коммуникации. Это такой тип коммуникаций, при котором сообщение курирует с одного уровня организации или социальной системы на другой в рамках вертикальной коммуникации, восходящей либо нисходящей направленности. Например, указания и распоряжения, исходящие из администрации Президента страны, передаются по вертикали сверху вниз - на уровень областных властных структур. Те, в свою очередь, несколько конкретизируя эти указания и распоряжения в соответствии с особенностями местных условий, передают распоряжения на районный (городской) уровень администрации.

Помимо обмена информацией по нисходящей линии, любая организация или система нуждается в коммуникациях по восходящему направлению. Наряду с вертикальной коммуникацией в организациях и в обществе в целом курсирует и горизонтальная коммуникация. Она используется для обмена информацией между сослуживцами, находящимися на одинаковом уровне соподчиненности, между различными отделами (подразделениями) одной организации, между организациями в целях достижения координации и организации совместной деятельности.

Целью работы является: показать природу и сложность коммуникаций, рассмотреть их значение в организации; раскрыть содержание коммуникационного процесса и рассмотреть препятствия, стоящие на пути коммуникаций; рассмотреть различные виды коммуникаций и определить методы повышения их эффективности; раскрыть роль и содержание межличностных и организационных коммуникаций и определить факторы, влияющие на них.

Качество передаваемой информации зависит от правильности выбора коммуникационных каналов, а значит и эффективность работы на любом уровне в организации, поэтому эта тема является актуальной.

Цель курсовой работы – анализ коммуникационного процесса в организации и разработка рекомендаций по его совершенствованию. В связи с поставленными целями в курсовой работе необходимо решить следующие задачи: изучить теоретические основы коммуникаций, рассмотреть анализ систем коммуникаций, обосновать основные направления совершенствование коммуникаций в организации.

Объектом исследования в курсовой работе являются коммуникации организации. Предметом данного исследования является процесс диагностики и построения коммуникаций в организации.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников.

1 Коммуникации в системе управления организацией

1.1 Понятие коммуникаций и их роль в системе управления

Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, важно научиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.^[1]

Коммуникация может быть определена как процесс обмена и понимания информации между двумя и более людьми с целью мотивирования определенного поведения или влияния на него (рисунок 1).

Цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации. Однако сам обмен информацией не гарантирует такого понимания и эффективного общения участвующих в обмене сторон.^[2]

Рисунок 1 – Структуры коммуникации

Обмен информацией происходит только в том случае, когда одна сторона предлагает информацию, а другая воспринимает ее. Поэтому эффективные коммуникации требуют от каждой из сторон определенных коммуникативных навыков, умений, взаимопонимания.

Коммуникативным именуется процесс взаимодействия между различными объектами коммуникации, при котором осуществляется обмен информацией и данными (рисунок 2). Он включает в себя смену этапов формирования, приема и передачи, расшифровки и последующего использования информации в обоих направлениях (то есть для всех коммуникантов).^[3]

Рисунок 2 – Схема коммуникационного процесса

Систему коммуникаций организации в наиболее общем виде можно определить, как единый комплекс, объединяющий участников, каналы и приёмы коммуникаций, направленный на установление и поддержание определённых, запланированных этой организацией взаимоотношений с адресатами коммуникации в рамках достижения её маркетинговых целей. Под управлением коммуникационным процессом организации понимается деятельность, направленная на достижение эффективной коммуникации как внутри организации, так и между организацией и внешней средой. Управление коммуникационным процессом организации — это совокупность непрерывных целенаправленных управленческих воздействий на внутренние и внешние процессы информационного обмена и неинформационных взаимодействий, обеспечивающих удовлетворение коммуникационных потребностей и реализацию долгосрочных интересов развития организации.

Коммуникация подразделяется на межличностную, специализированную и массовую.^[4] Основной отличительной чертой межличностной коммуникации является непосредственный контакт между субъектами общения – отправителем и получателем информации. При такой коммуникации имеет место тесная обратная связь, которая оказывает значительное регулирующее воздействие на ход общения. К главным ее функциям относятся информационная, прагматическая, социальная и экспрессивная функции. Помимо того, межличностная коммуникация может приводить к изменению личных установок и мнений всех ее субъектов.

Специализированная коммуникация осуществляется в различных организациях, фирмах, предприятиях, то есть местах, где собраны люди с общими профессиональными интересами. Для руководителей специализированная коммуникация является одним из основных инструментов управления.

Массовая коммуникация осуществляется среди представителей многочисленной аудитории.^[5] Она является многоканальной, анонимной и рассредоточенной территориально, имеет неоднородную структуру, а также подразумевает передачу социально значимой информации с помощью соответствующих коммуникативных средств.

Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о его стадиях, в которых участвуют двое или большее число людей. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникации с внешней средой:

- потребителями – через рекламу;

- с общественными организациями – через создание имиджа на местном, международном уровне;

- с законодателями – через создание лобби для принятия законов в своих интересах;

- с государственными органами – через отчеты по финансам, маркетингу;

- с профсоюзами или работниками – для приема на работу и для избежания конфликтов с работниками в будущем.^[6]

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Вертикальные коммуникации – информация перемещается внутри организации с уровня на уровень:

- нисходящая – сверху вниз (сообщения о текущих задачах, конкретных заданиях;

- восходящая – с нижнего уровня на верхний (отчеты, справки).

В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей организация нуждается в горизонтальных коммуникациях. Возможно, наиболее очевидным компонентом коммуникаций в организации являются отношения между руководителем и подчиненным. Это разновидность коммуникаций по вертикали, но рассматривается отдельно, так как 2/3 времени руководителя уходит на коммуникации.

В дополнение к обмену информацией между руководителем и подчиненным имеет место обмен информацией между руководителем и его рабочей группой, позволяет повысить эффективность работы группы. Поскольку в обмене участвуют все члены группы, каждый имеет возможность поразмышлять о новых задачах и приоритетах отдела.

Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов (прошедших по системе тайного сообщения). Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналу формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации.^[7] 

Типичная информация, передаваемая по каналам распространения слухов: предстоящие сокращения рабочих мест; новые меры за опоздания; изменения в структуре организации; грядущие перемены и повышения; изложение спора двух руководителей на последнем совещании.

Коммуникация, или процесс передачи информации от человека, группы или организации другому человеку, группе или организации, лежит в основе функционирования любого предприятия и пронизывает все системы управления человеческими ресурсами.

Современный руководитель тратит 48 минут каждого часа своего рабочего времени на общение с подчиненными, коллегами, начальством. Таким образом, 80 процентов его времени уходит на коммуникацию, и от того, настолько она эффективна, во многом зависит эффективность работы всей организации. В силу своей исключительной роли в обеспечении эффективного функционирования всех организационных процессов коммуникация сама по себе является важнейшим процессом и требует специального изучения и особых методов управления.^[8] Коммуникационный процесс предполагает наличие отправителя информации, получателя информации и процесса обмена информацией.

Отправитель, желающий передать собственные идеи или любую другую информацию, должен предварительно предать им форму, пригодную для передачи и восприятия получателем: превратить их в слова, математические символы, рисунки. Этот процесс называется кодированием, или зашифровкой послания. После того, как информация закодирована, она может быть отправлена по одному или нескольким передаточным каналам: по почте, телефону, телеграфу и т.д. Выбор канала передачи во многом зависит от метода кодирования. Устная информация может быть передана по телефону, при встрече, с помощью видеозаписи, однако для этой цели не могут быть использованы почта, факс или посыльный.^[9]

После получения послания происходит его расшифровка - попытка получателя воспроизвести содержание оригинального сообщения. От того, насколько точно это будет сделано, зависит точность интерпретации получателем идей и намерений отправителя и, соответственно, эффективность коммуникации. Хорошо известно, что в разных национальных культурах одни и те же жесты имеют различное, зачастую прямо противоположное значение, что не раз приводило к коммуникационным кризисам.

Расшифровав послание, получатель вступает в процесс обратной связи с отправителем, т.е. направляет свой ответ на сообщение. Обратная связь является очень важным моментом коммуникационного процесса, поскольку позволяет отправителю определить, насколько адекватно было интерпретировано его послание, и возобновить коммуникацию в случае недопонимания или ошибки при его расшифровке.^[10]