Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (Формирование системы и процесса деловых коммуникаций в организации).pdf

Вне зависимости от рода деятельности организации, ее СВК, в идеале, должна соответствовать следующим принципам:

• достаточность;
• достоверность;
• комплексность;
• открытость;
• простота и понятность;
• регулярность;
• своевременность

Основные критерии оценки эффективности СВК таковы:

• адекватность применяемых информационных каналов сфере деятельности организации;
• баланс вертикальных и горизонтальных коммуникаций внутри организации, документированной (формальной) информации и вербальных средств;
• качество выполнения работ, которые требуют одновременного участия разных подразделений организации;
• количество коммуникационных каналов;
• количество промежуточных звеньев при передаче информации;
• количество распространяемых слухов;
• своевременность распространения информации;
• состояние социально-психологического климата в трудовом коллективе.

Анализируя вышесказанное, можно сделать вывод, что эффективное управление невозможно без отлаженных коммуникаций. Принятие решений, инновационная политика, создание благоприятного психологического климата, стимулирование людей - всё это требует детальной информации.

Эффективные внутренние деловые коммуникации с сотрудниками и руководством – это скорее искусство, чем наука. Правила эффективных форматов, конечно, существуют, но они различны для каждой аудитории и определить их можно лишь путем проб и ошибок. Самое главное во внутренних деловых коммуникациях – это искренность, за которой следует точность. Честность, точность и концентрация на интересах аудитории обычно делают коммуникации эффективными.

Библиографический список

1. Веснин В.Р. Менеджмент. – М.: Проспект, 2012. – 624 с.
2. Веснин В.Р. Управление персоналом. Теория и практика. – М.: Проспект, 2010. – 688 с.
3. Голуб О.Ю., Тихонова С.В. Теория коммуникации. – М.: Дашков и Ко, 2011. – 388 с.
4. Дафт Р. Менеджмент. – СПб.: Питер, 2012. – 656 с.
5. Коноваленко М.Ю., Коноваленко М.А. Теория коммуникации. – М.: Юрайт, 2012. – 416 с.
6. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. – М: Вильямс, 2011. – 672 с.
7. Минцберг Г. Структура в кулаке. Создание эффективной организации. – СПб.: Питер, 2011. – 512 с.
8. Мишин В.М. Исследование систем управления. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. – 527 с.
9. Самохвалова А.Г. Деловое общение. Секреты эффективных коммуникаций. – М.: Речь, 2012. – 336 с.
10. Спивак В.А. Организационное поведение. Конспект лекций. – М.: Юрайт, 2011. – 208 с.
11. Шик З. Коммуникация и пиар в организациях. – М.: Гуманитарный центр, 2012. – 264 с.

---

Приложение 1 Программа обучения менеджеров «Деловые коммуникации: теория и практика»

1. Введение в курс

1.1. Понятие коммуникаций. Коммуникации и эффективность совместной деятельности.

1.2. Особенности деловых коммуникаций. Коммуникации и организационная культура. Ресурсные затраты на коммуникации: оценка времени и денег. Стоимость коммуникативных ошибок для организации и сотрудников.

1.3. Обыденные представления («мифы») о коммуникациях и реальность. Возможности развития коммуникативной компетентности.

2. Характеристика деловых коммуникаций. Основные понятия

2.1. Бизнес-организация как информационная (коммуникативная) среда. Внутренние и внешние коммуникации.

2.2. Виды внутренних коммуникаций в фирме. Формальные и неформальные коммуникации. Значение межличностного общения в организационной среде. Вертикальные и горизонтальные, восходящие и нисходящие коммуникации. Роль обратной связи в эффективности коммуникаций.

2.3. Структура и переменные коммуникативного процесса. Характеристика основных каналов связи в фирме. Использование индивидуальных и групповых, устных и письменных коммуникаций.

2.4. Коммуникативная компетентность менеджера: главные составляющие.

3. Устные коммуникации

3.1.Структура устных коммуникаций. Вербальные и невербальные коммуникации.

3.2. Умение слушать как основа устной коммуникации. Понятие активного слушания.

3.3. Главные барьеры устной коммуникации. Приемы их идентификации и преодоления.

4. Коммуникации в группах: совещания

4.1. Совещание как технология группового принятия решений: достоинства и недостатки.

4.2. Управление совещанием. Основные обязанности руководителя совещания. Стили руководства и целесообразность их использования. Методики проведения совещаний. Роли участников совещания.

4.3. Подготовка и проведение совещания: необходимые стадии.

5. Письменные коммуникации

5.1. «Внутрифирменная бюрократия» как инструмент управления. Обзор деловых письменных коммуникаций. Отличия устных и письменных коммуникаций. Значение стандартов и форматов.

5.2. Основные виды деловой переписки в фирме. Служебные записки. Планы. Отчеты. Инструктивные и методические документы.

5.3. Служебные записки.

5.3.1 Виды и цели служебных записок. Требования к различным видам записок.

5.3.2. Планирование и составление служебных записок.

5.4. Планы и отчеты.

5.4.1. Значение бизнес-планирования как инструмента управления. Планирование в среднем управленческом звене. Виды планов и отчетов.

---

5.4.2. Требования к плану и отчету. Структура и формат документов. Порядок составления плана и отчета.

5.4.3. Отражение в планах и отчетах количественных и качественных показателей.

5.4.4. Стандартные ошибки при составлении планов и отчетов.

5.5. Инструктивные и методические документы.

5.5.1. Инструкции как инструмент управления.

5.5.2. Порядок написания и апробации инструкций.

6. Коммуникации и конфликт

6.1. Природа конфликта в организации. Конструктивные и деструктивные конфликты. Польза конфликта.

6.2. Основные причины организационных конфликтов. Роль восприятия в конфликтной ситуации.

6.3.Стадии развития конфликта.

6.4. Управление конфликтом. Методика анализа конфликтных ситуаций.

6.5. Стили управления конфликтом.

Приложение 2 Выдержка из раздаточных материалов программы

«Деловые коммуникации – теория и практика»

Формальные коммуникационные каналы
ВОСХОДЯЩИЕ КОММУНИКАЦИИ	Мои записи (при недостатке места пользуйтесь оборотной стороной листа)
Что я сделал(а), результаты, проблемы. Что сделали другие (подчиненные и равные), результаты, проблемы. Результаты и проблемы подразделения. Что и как, по моему мнению, надо сделать. Мнение о политике и практике организации. Мое восприятие моих показателей работы.
НИСХОДЯЩИЕ КОММУНИКАЦИИ:	Мои записи (при недостатке места пользуйтесь оборотной стороной листа)
Указания: что надо делать. Инструкции по выполнению работ: как надо делать. Информация о значении работы и ее месте в задачах организации (обоснование работы). Информация о процедурах и практике организации. Обратная связь для подчиненных (оценка работы). Идеологическая информация: миссия и цели компании.
ГОРИЗОНТАЛЬНЫЕ КОММУНИКАЦИИ:	Мои записи (при недостатке места пользуйтесь оборотной стороной листа)
Координация работ. Решение проблем. Разделение информации. Разрешение конфликтов.

Приложение 3 Пример анкеты к занятиям по программе

«Деловые коммуникации – теория и практика»

Мои коммуникации

---

Фамилия_______________________

Должность______________________

В столбце «Частота» используются оценки: «редко», «иногда», «часто», «постоянно»

В столбце «Оценка» используются оценки пятибалльной шкалы

ВОСХОДЯЩИЕ (Я СООБЩАЮ «НАВЕРХ»)	Описание	Частота	Оценка
Что я сделал(а), результаты, проблемы Что сделали другие (подчиненные и равные), результаты, проблемы Результаты и проблемы подразделения Что и как, по моему мнению, надо сделать Мнение о политике и практике организации Мое восприятие моих показателей работы
НИСХОДЯЩИЕ 1 (Я ПОЛУЧАЮ «СВЕРХУ»)	Описание	Частота	Оценка
Указания: что надо делать Инструкции по выполнению работ: как надо делать Информация о значении работы и ее месте в задачах организации (обоснование работы) Информация о процедурах и практике организации Обратная связь для подчиненных (оценка работы) Идеологическая информация: миссия и цели компании
НИСХОДЯЩИЕ 2 (Я СООБЩАЮ «ВНИЗ»)	Описание	Частота	Оценка
Указания: что надо делать Инструкции по выполнению работ: как надо делать Информация о значении работы и ее месте в задачах организации (обоснование работы) Информация о процедурах и практике организации Обратная связь для подчиненных (оценка работы) Идеологическая информация: миссия и цели компании
ГОРИЗОНТАЛЬНЫЕ	Описание	Частота	Оценка
Координация работ Решение проблем Разделение информации Разрешение конфликтов

1. Коноваленко М.Ю., Коноваленко М.А. Теория коммуникации. – М.: Юрайт, 2012. – С.26 ↑

2. Голуб О.Ю., Тихонова С.В. Теория коммуникации. – М.: Дашков и Ко, 2011. – С.18 ↑

3. Спивак В.А. Организационное поведение. Конспект лекций. – М.: Юрайт, 2011. – С.128 ↑

4. Самохвалова А.Г. Деловое общение. Секреты эффективных коммуникаций. – М.: Речь, 2012. – С.52 ↑

5. Шик З. Коммуникация и пиар в организациях. – М.: Гуманитарный центр, 2012. –С.62. ↑

6. Минцберг Г. Структура в кулаке. Создание эффективной организации. – СПб.: Питер, 2011. – С.20 ↑

7. Веснин В.Р. Менеджмент. – М.: Проспект, 2012. – С. 236 ↑

8. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. – М: Вильямс, 2011. – С.121 ↑

9. Дафт Р. Менеджмент. – СПб.: Питер, 2012. – С.327 ↑

10. Веснин В.Р. Управление персоналом. Теория и практика. – М.: Проспект, 2010. – С.276 ↑

11. Мишин В.М. Исследование систем управления. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. – С.372 ↑

---