Файл: Влияние процесса коммуникаций на эффективность управления организацией (Формирование системы и процесса деловых коммуникаций в организации).pdf

Введение

Деловое общение является самым массовым видом общения людей в социуме (обществе). Без него не обойтись в сфере административных, дипломатических, коммерческих, правовых, экономических отношений. Наличие умений успешного ведения деловых переговоров, грамотного и правильного оформления деловых бумаг и многое другое в настоящее время представляет неотъемлемую часть профессиональной культуры менеджера всех уровней. Достижение высоких результатов практически в любом виде коммерческой деятельности требует владения определенным набором знаний, представлений, сведений о принципах делового общения.

Культура делового общения содействует установлению и развитию отношений сотрудничества и партнерства между коллегами, партнерами и конкурентами, руководителями и подчиненными, во многом определяя эффективность этих отношений. Именно от культуры делового общения зависит, будут ли деловые отношения успешно реализовываться в интересах партнеров или же станут малосодержательными, неэффективными, а то и совсем прекратятся, если партнеры не найдут взаимопонимания.

«Бизнес – это умение общаться с людьми», «единственный способ настраивать людей на энергичную деятельность – это общение с ними», - считают истинные руководители. В связи с этим, современный человек должен владеть наукой деловых отношений, уметь устанавливать и поддерживать цивилизованные отношения с людьми, преодолевать противоречия, разрешать конфликты, брать на себя в случае необходимости роль посредника, должен уметь обращать свою деятельность во благо других людей, а также своей работы, своего дела.

Специфическая особенность делового общения – его регламентированность, т.е. подчиненность установленным правилам и ограничениям.

Тип делового общения, форма, степень официальности, конкретные цели и задачи, которые стоят перед общающимися, а также национально-культурные традиции и общественные нормы поведения определяют данные правила.

Важность коммуникаций в управлении невозможно переоценить. Практически все, что делают менеджеры для достижения организацией ее целей, связано с эффективным обменом информацией.

Коммуникации – сложный процесс, который состоит из взаимозависимых шагов, каждый из которых очень важен для понимания мыслей одного участника другим. Если даже на одном из шагов будет допущена небрежность, смысл может быть утерян.

Перечисленные обстоятельства определяют актуальность проведения исследования, посвященного анализу влияния процесса коммуникаций на эффективное управление организацией.

---

Цель курсового проекта – проанализировать влияние процесса коммуникаций на эффективное управление организацией.

Задачи курсового проекта:

• охарактеризовать сущность, функции коммуникаций;
• рассмотреть формирование системы и процесса коммуникаций в организации;
• проанализировать факторы и критерии эффективности коммуникаций, их влияние на управление организацией.

Практическая значимость поднятой проблемы заключается в анализе современных подходов к диагностике, формированию и совершенствованию системы внутренних коммуникаций.

Теоретико-методологической основой исследования являлись ведущие методологические принципы менеджмента и управления человеческими ресурсами (М.Армстронг, Т.Ю. Базаров, В.Р.Веснин, П.Друкер, А.П.Егоршин, М.Мескон, В.А.Спивак, С.В.Шекшня и др.), вероятностный характер моделей проблемных ситуаций в управленческих процессах, определяющих множественность подходов и множественность решений и т.д.

Теоретическое осмысление рассматриваемой проблемы и методическое обеспечение процесса ее исследования осуществлялось с использованием ведущих положений менеджмента, маркетинга, теории управления, психологии управления.

Настоящая работа состоит из введения, 3 разделов, заключения, списка использованной литературы и 3 приложений.

1. Сущность, функции коммуникаций

Прежде всего, рассмотрим, какие определения дают коммуникациям авторы работ в области управления.

Коммуникация – это информационное взаимодействие субъектов, которое характеризуют следующие признаки:

• суверенитет участников взаимодействия;
• суверенитет интересов и ценностных ориентаций (как следствие – представлений о предмете взаимодействия и отношения к нему);
• технологическая обеспеченность канала равноправного информационного обмена;
• технологическая обеспеченность равного уровня информационной полноты о ситуации и предмете взаимодействия^[1]

Коммуникация – способность выразить идеи в ясной и убедительной форме, умение выслушать, найти объяснение другой точки зрения^[2].

Коммуникация – способ общения и передачи информации от человека к человеку в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи ^[3].

---

Коммуникация – это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми. Прочность и качество отношений между людьми – будь это друзья, члены семьи или коллеги – в основном представляют собой функцию того, насколько четкими и честными являются их межличностные отношения. Поскольку организация представляет собой структурированный тип отношений между людьми, она в значительной степени зависит от качества коммуникаций для обеспечения эффективного функционирования^[4] .

По мнению автора, наиболее понятным и запоминаемым является определение, которое дал Г.Десслер, согласно которому коммуникация – это способность выразить идеи в ясной и убедительной форме, умение выслушать, найти объяснение другой точки зрения.

Люди общаются с помощью вербальных и невербальных коммуникаций. Реализация вербальных коммуникаций происходит посредством устных и письменных сообщений. Устная передача информации осуществляется в процессе речевого диалога, переговоров, презентаций, совещания, телефонного разговора, т.е., в ситуации, когда передача наибольшего объема информации происходит посредством голосовой связи. Реализация письменных коммуникаций осуществляется посредством документов в форме инструкций, писем, положений, приказов, распоряжений, когда руководитель передает подчиненному письменные указания.

По мнению ученых, удельный вес вербальных коммуникаций, несмотря на их развитость, в процессе человеческого общения, не превышает 10%.

Осуществление невербальных коммуникаций – язык телодвижений и параметры речи. Язык телодвижений является главным компонентом невербальных коммуникаций, которые оказывают воздействие на другого человека (до 55% всех коммуникаций). К нему относятся:

• выражение лица;
• жесты;
• контакт глазами;
• одежда;
• осанка;
• поза,
• размер зрачков;
• расстояние между говорящими
• собственно телодвижения;
• фигура человека.

Параметры речи являются вторым по значимости компонентом невербальных коммуникаций, который составляет до 35% всех коммуникаций. К параметрам речи относятся:

• громкость голоса;
• выбор слов;
• интонация;
• произношение слов;
• тембр голоса;
• темп речи;
• употребление жаргона;
• частота дыхания и др.

По характеру восприятия информации коммуникации делятся на:

• прямые, или целевые (сообщаемая информация заложена в тексте);
• косвенные (сообщение заложено, скорее, «между строк»);
• смешанные.

---

Организационные коммуникации – это процесс, с помощью которого руководство реализует и развивает систему предоставления информации и передачи сведений сотрудникам внутри организации, а также людям и организациям за ее пределами. Коммуникации служат необходимым инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяют получать необходимую информацию.

Организационные коммуникации следует разделить на две группы: внешние и внутренние.

Внешние коммуникации – информационное взаимодействие со средой, являющейся внешней для организации (например, органы государственного регулирования, средства массовой информации и т.п.)

Внутренние коммуникации – информационное взаимодействие внутри организации.

Деловое общение можно считать самым массовым видом общения людей между собой. Коммуникации, лежащие в области деловых отношений и направленные на то, чтобы решить какую-либо конкретную проблему, или на достижение необходимого результата (при этом ориентируются на общие цели или интересы коммуникантов) называются деловыми.

Внутренние коммуникации, в свою очередь, можно разделить на вертикальные и горизонтальные.

Горизонтальные коммуникации – информационное взаимодействие между подразделениями, относящимися к одному уровню управления (группы, отделы, службы). Как правило, между этими подразделениями устанавливаются равноправные отношения, происходит взаимная координация действий.

Вертикальные коммуникации (информационное взаимодействие происходит между уровнями управления), в свою очередь, делятся на:

• коммуникации по нисходящей линии (передача необходимой информации по линии руководитель → исполнитель);
• коммуникации по восходящей линии (передача информации по линии исполнитель → руководитель).

По нисходящей линии осуществляется передача информации о решениях, которые были приняты на высших уровнях (конкретные задания, рекомендации, текущие задачи). Эта информация может «спускаться» с одного уровня управленческой лестницы на другой вплоть до конкретного исполнителя. По восходящей линии осуществляется передача информация о выполнении поставленных задач, проводимых в подразделениях мероприятиях, различные сведения и т.п. Периодически может возникать ситуация, когда для решения вопроса на низовом уровне управления необходимо будет вмешаться руководителям высшего звена управления (преступления, происшествия и др.). В таком случае осуществляется передача информации снизу по иерархии управления на самый высокий уровень^[5].

---

Классификационная схема организационных коммуникаций приведена на рисунке 1.

Организационные коммуникации

Внутренние

Внешние

Формальные

Неформальные

Вертикальные

Горизонтальные

Межуровневые

Руководитель – подчиненный

Рисунок 1. Классификационная схема организационных коммуникаций

Основа процесса коммуникации – взаимодействие элементов управленческой структуры: подразделений, должностных лиц, которое осуществляется посредством их соединяющих каналов коммуникаций.

Такое взаимодействие по содержанию может быть:

• административным;
• информационным;
• техническим.

При административном взаимодействии происходит передача вышестоящими звеньями управленческой структуры нижестоящим звеньям управленческих полномочий и ответственности, различных распоряжений, инструкций, рекомендаций, получение от них отчетов, осуществление процесса контроля. Административное взаимодействие по назначению может быть интеграционным и координационным.

При информационном взаимодействии между субъектами управленческой деятельности происходит обмен сведениями, которые необходимы для принятия решения. Данные сведения могут быть как официальные (закрепленные юридически), так и неофициальные, не обладающие никаким правовым статусом, но помогающие ориентироваться в ситуации.

Реализация технического взаимодействия между субъектами управленческой структуры происходит в процессе их участия в практической деятельности, такого как:

• подготовка и проведение совещаний;
• обмен опытом;
• ведение делопроизводства (сбор, фиксация, хранение, выдача различного рода документов) и пр.

По характеру взаимодействие в организации можно разделить на прямое или косвенное.

Прямое взаимодействие основано на контактах сторон.

При косвенном взаимодействии подразумевается, что одной из сторон созданы условия, при которых другая сторона выполняет требующиеся от нее действия, несмотря на то, что какие бы то ни было команды отсутствуют.

По форме передачи информации коммуникации могут быть:

• устными;
• письменными;
• электронными.

Современные электронные коммуникационные средства – модемы, портативные компьютеры, системы проведения видеоконференций, сотовые телефоны, факсимильные аппараты, электронная почта. Однако не следует забывать, что при чрезмерном увлечении электронными коммуникациями существует риск утраты всех возможностей, которые представляют социальные взаимодействия.

---