Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом (Оценка бизнес-процесса «Управление документооборотом» на примере риэлторской компания ООО «Простор»).pdf

Следующая проблема возникает на этапе оценки стоимости и сроков работ. На этом этапе определяется сотрудник, занимающийся непосредственным решением проблемы и формированием ответа клиенту. Однако, нет четко определенной процедуры выбора сотрудник какого отдела будет выполнять работу, что приводит к проблеме контроля дальнейшей работы.

Третья проблема связана с контролем выполнения поставленных задач. Она возникает на двух этапах процесса: “оплата счета клиентом” и “отправка в работу”. Проблема заключается в том, что на этих этапах Менеджер Клиентского отдела становится контролирующим участником процесса и должен регулярно проверять статус выполнения процесса и делать напоминания исполнителям, вместо выполнения другой работы.

Таким образом, недостатки существующей системы документооборота заключаются в следующем:

• двойной ввод данных: паспортные данные клиента указываются в заявке, договорах на продажу/обмен/аренду недвижимости и договоре с агентством о предоставлении услуг;
• ручная работа может приводить к появлению ошибок;
• невозможность быстрого осуществления поиска нужной информации;
• невозможность осуществления быстрой передачи данными между филиалами.

Глава 2. Разработка направлений совершенствования документооборота

Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов документооборота

Преимущества внедрения информационных технологий по совершенствованию документооборота:

• получение более рациональных вариантов решения управленческих задач за счет внедрения математических методов и интеллектуальных систем и т.д.;
• освобождение работников от рутинной работы за счет ее автоматизации;
• обеспечение достоверности информации;
• замена бумажных носителей данных на электронный вид, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объемов документов на бумаге;
• совершенствование структуры потоков информации и системы документооборота в фирме;
• уменьшение затрат на производство услуг;
• уменьшение времени на обмен данными между филиалами.

Системы-аналоги:

1. DL: Агентство Недвижимости – компьютерная программа учета объектов недвижимости;

2. ИС «REALTYX»;

3. ИС «Аренда+»;

4. ИС «VARIANT 7.0.1»;

5. ИС «Недвижимость-Эксперт»;

6. ИС «Лидер»;

7. ИС «Недвижимость 067».

DL: Агентство Недвижимости – компьютерная программа учета объектов недвижимости

С помощью данного пакета Вы сможете без особых усилий и знаний компьютеров и сетей развернуть в своём офисе информационную среду для доступа к единой базе данных объектов недвижимости.

Каждый оператор сможет в несколько мгновений найти объекты, удовлетворяющие требованиям Вашего Клиента.

Если в Вашем офисе несколько компьютеров, то все сотрудники получают возможность доступа к одной общей базе данных. Также программу можно использовать локально на одном компьютере.

ИС «REALTYX»

REALTYX - является на сегодняшний день самой скоростной и мощной программой для агентств недвижимости и Частных Маклеров. В программе по Недвижимости REALTYX максимально учтены профессиональные особенности работы риэлторов, что позволяет существенно сократить время от первого звонка клиента в агентство недвижимости до подписания с ним

договора. Имея у себя программу по недвижимости REALTYX, можно оперативно руководить агентами, распределять соответсвующий объем работ между ними, и в тоже время в Вашем распоряжении будет находиться самая скоростная и надежная поисковая система по Вашей базе данных. Удобный и дружелюбный интерфейс программы по недвижимости REALTYX создавался и совершенствовался в течении ряда лет с учетом многих пожеланий профессионалов рынка недвижимости, поэтому простота и оперативность доступа к основным функциям позволяет легко и быстро научиться работе с программой.

Программа по недвижимости REALTYX осуществляет создание, управление и анализ риэлторской базы данных по аренде и продаже жилых и нежилых помещений и другим видам риелторской деятельности, включенных в описание стандарта формата МАК-файла, принятого Московской Ассоциацией Риэлторов для описания объектов недвижимости.

ИС «Аренда+»

Программа Аренда+ предназначена для автоматизации деятельности агентств недвижимости, занимающихся арендой жилья.

Программа позволяет вести учет сдающихся в аренду квартир и комнат, контролировать сроки обзвона арендодателей и отслеживать дублирующиеся квартиры. Программа позволяет отключать вывод на экран контактной информации (режим «клиент за спиной»). Для быстрого освоения работы с программой Аренда+ не требуется специальных знаний. На освоение программы потребуется не более часа.

Аренда+, как и положено хорошей программе по аренде, делает это:

• при добавлении квартиры ищутся арендодатели с похожими телефонами

• при добавлении квартиры ищутся похожие квартиры.

Все это делается автоматически, быстро и незаметно - пока не будет найден дубликат.

ИС «VARIANT 7.0.1»

Прикладная компьютерная программа по учету предложений купли-продажи объектов недвижимости и автоматизации деятельности риэлторской фирмы.

Программа разрабатывалась под заказ для конкретной риэлторской фирмы в тесном взаимодействии с ее директором и сотрудниками. Реализованные в программе функции обусловлены практической необходимостью и более года корректировались в соответствии c требованиями реальной риэлторской деятельности.

Главной отличительной особенностью программы Variant является поиск и построение многоступенчатых (до 5-ти звеньев) цепочек вариантов покупки/продажи с учетом пожеланий всех участвующих в этой цепочке продавцов и покупателей. Это полезная и эффективная функция.

Реализован механизм многовариантного учета клиентов: работа с текущими клиентами, оповещение и опрос по результатам просмотра, перенос данных по клиентам из активной в пассивную часть базы данных и обратно и многое другое.

Программа отслеживает сроки эксклюзивных договоров, авансов и процесс оформления объекта недвижимости.

Программа формирует продуманные и очень подробные прайсы-отчеты двух вариантов: для риэлторов и для клиентов.

В программе предусмотрены статистический и графический анализ данных и много полезных сервисных функций.

Из базы данных можно в присутствии клиента за несколько секунд подобрать подходящие варианты.

Интерфейс рассчитан на пользователя любой квалификации.

ИС «Недвижимость-Эксперт»

Программа может работать почти на любых операционных системах, в том числе и бесплатных. Не требует установки вспомогательных программ на других компьютерах вашего предприятия, т.е. вы можете подключить к программе любое количество пользователей (рекомендуемое кол-во до 2000), что не требует дополнительных затрат. Работа в программе в любой точке мира в режиме реального времени. Для пользования программой достаточно любого мобильного устройства с GPRS.

Сочетание высокой скорости работы, надежности и безопасности. Удобная выборка данных, учтены все необходимые параметры для выбора объектов. Для каждого объекта недвижимости существует возможность добавления графической и документальной информации. Система печати в программе — одно из важных преимуществ, поскольку все отчёты строятся в Exсel смежных программах, отредактировать или же что-то добавить в отчёт вам не составит труда. Добавление регионов, городов, улиц из единой общероссийской базы данных. Встроенная функция передачи данных между филиалами агентств недвижимости.

ИС «Лидер»

Программа для риэлторов «Лидер» - это продукт нового поколения, который позволяет обрабатывать информацию намного быстрее и удобнее чем аналогичные программы, созданные для рынка недвижимости.

Программа для риэлторов «Лидер» позволяет организовать работу агентства по недвижимости в едином информационном пространстве, если сказать простым языком, то все агенты будут работать с одной базой данной, в которой будет храниться вся информация по заявкам клиентов и объектам недвижимости. Если у компании имеется несколько офисов, которые расположены территориально далеко друг от друга, то эта проблема тоже решается. Все офисы объединяются и обмениваются информацией через программу Лидер.

Если кратко, то программа для риэлторов «Лидер», это:

• • Клиент-серверная архитектура.
  • Использование новейших информационных технологий.
  • Использование мощных средств для создания отчетов любой сложности.
  • Справочные данные.
  • Быстрый поиск и выборка нужной информации.
  • Подбор подходящих вариантов для клиентов.
  • Совместная работа в единой информационной системе.
  • Защита и безопасность информации.

ИС «Недвижимость 067»

Программа для агентств недвижимости «Недвижимость 067» предназначена в первую очередь для облегчения ведения базы данных объектов недвижимости в агентствах и у отдельных риэлтеров.

Наличие справочников и удобные формы добавления новых объектов позволяют значительно упростить и ускорить процесс добавления новых объектов в программу. Любой добавленный объект легко изменить или удалить. Для каждого объекта недвижимости указывается дата внесения последних изменений и можно указывать дату продажи. Это позволяет хранить в базе не только актуальные данные, но и просматривать проданные ранее варианты. Встроенная система поиска и сортировки всех видом недвижимости позволяет легко и быстро находить нужную информацию по большому количеству параметров. Полученный в результате сортировки и фильтрации список объектов недвижимости можно вывести на печать в виде таблицы в Word, чтобы, например, предоставить такой список потенциальному клиенту.

Анализ рассмотренных систем аналогов приведен в таблице 4.

Таблица 4 – Сравнение систем-аналогов

Условное обозначение:

«+» - наличие критерия;

«-» - отсутствие критерия.

Из таблицы 2 можно сделать вывод, что самыми оптимальными программами для автоматизации деятельность агентства недвижимости являются DL: Агентство Недвижимости – компьютерная программа учета объектов недвижимости, ИС «REALTYX», ИС «VARIANT 7.0.1» (были выбраны в результате анализа по сумме плюсов по каждому из критериев).

В разрабатываемую АИС будут включены самые необходимые для автоматизации работы агентства недвижимости функции, такие как, например, удобный ввод недвижимости, проверка вводимой недвижимости на дублирование, эффективные механизмы поиска и сортировки нужных вариантов, резервное копирование и восстановление данных, поиск и построение многоступенчатых цепочек вариантов и т.д. [25, с. 17]

Данная АИС «АН» предназначена для автоматизации деятельности агентства недвижимости. Назначение АИС главным образом должно состоять в автоматизации работы агентства недвижимости:

• Сбор информации;
• Хранение информации;
• Обработка данных по различным признакам (по предназначению: продажа, обмен, аренда; а также по другим критериям: район, этажность, планировка, число комнат, стоимость, площадь);
• Выдача информации по запросам;
• Ведение архивов (заявок, договоров, отчетов);
• Возможность статистического и графического анализа данных;
• Занесение информации в базу;
• Возможность учета нескольких валют;
• Осуществление резервного копирования и восстановления данных;
• Автоматическое оповещение об освобождающихся и пустых квартирах (при аренде);
• Проверка вводимой недвижимости на дублирование;
• Обеспечение передачи данными между филиалами;
• Хранение нескольких изображений на каждую запись по недвижимости;
• Разграничение прав доступа (путем ввода паролей);
• Формирование отчетов (по проданной, арендованной недвижимости, по обмену, по оплате за недвижимость, по заявкам клиентов);
• Быстрый и удобный поиск необходимых вариантов;
• Предоставление отчетов (по проданной, арендованной недвижимости, по обмену, по оплате за недвижимость, по заявкам клиентов).

Основной целью создания системы является повышение эффективности деятельности агентства недвижимости за счет:

• Увеличения скорости обработки данных;
• Уменьшения времени на поиск данных;
• Уменьшения времени на формирование и выдачу отчетов;
• Повышение надежности хранения данных.

Объектом автоматизации является документооборот агентства недвижимости по работе с клиентами, а именно, ведение справочников, удобный поиск необходимых вариантов, продажа, обмен, аренда недвижимости, оформление договоров.