Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом (Оценка бизнес-процесса «Управление документооборотом» на примере риэлторской компания ООО «Простор»).pdf
Добавлен: 19.06.2023
Просмотров: 124
Скачиваний: 3
СОДЕРЖАНИЕ
Описание предметной области ООО «Простор». Постановка задачи
Выбор средства для моделирования бизнес-процессов
Моделирование бизнес-процессов «как есть»
Модель потоков работ «как есть» для покупки/продажи
Модель потоков работ «как есть» для обмена
Модель потоков работ «как есть» для аренды
Глава 2. Разработка направлений совершенствования документооборота
Предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов документооборота
Моделирование бизнес-процессов документооборота «как должно быть»
Модель потоков работ «как будет» для покупки/продажи
Модель потоков работ «как будет» для обмена
Введение
Актуальность темы обусловлена тем, что теоретические разработки в сфере совершенствования документационного обеспечения управления на практике используются далеко не полностью. Сегодня основным методом совершенствования документационных процессов организации считается внедрение системы электронного документооборота (СЭД). Традиционным же методам совершенствования документирования и оптимизации документооборота зачастую не уделяется должного внимания. Руководители организаций не понимают, что без наведения порядка в традиционном, «бумажном» делопроизводстве переход на электронную технологию не принесет желаемого эффекта.
Отдельного внимания заслуживают компании, имеющие непосредственный и долгосрочный контакт с конечным клиентом. Примером таких компаний являются компании, предоставляющие риэлтерские услуги. Развитие компаний неразрывно связано с расширением клиентской базы и, как следствие, возросшей значимостью процессов взаимоотношения с клиентами. Однако такие компании часто сталкиваются с большим количеством препятствий связанных со слабой технической реализацией бизнес-процессов документооборота во взаимоотношения с клиентами и отсутствию их автоматизации. Что приводит к различным потерям. Чаще всего в компаниях, не уделяющих должного внимания взаимодействию с клиентами, данные хранятся в Excel таблицах и БД Access. Такие способы хранения имеют множество недостатков. Средства Excel и Access не предоставляют удобного решения для хранения информации о переговорах с клиентами и личной информации о них. Это приводит к тому, что сотрудники, ответственные за переговоры с клиентами, зачастую хранят важные данные в личных записях. Как результат, что новые сотрудники сталкиваются с проблемами получения важных данных о клиентах, с которыми им предстоит работать, а в случае ухода сотрудника из компании, данные безвозвратно исчезают.
Целью работы является исследование теоретических и методических вопросов разработки регламента выполнения процесса «Управление документооборотом».
Для достижения цели были поставлены и решены следующие задачи:
- Дать оценку бизнес-процесса «Управление документооборотом» на примере риэлторской компания ООО «Простор»;
- представить бизнес-процессы «как есть» риэлторской компания ООО «Простор»;
- обосновать предлагаемые мероприятия по улучшению бизнес-процессов документооборота;
- разработать моделирование бизнес-процессов документооборота «как должно быть».
Объектом исследования является риэлторская компания ООО «Простор», предоставляющая услуги недвижимости.
Предмет исследования – бизнес-процесс «Управление документооборотом» риэлторской компания ООО «Простор».
Структура работы. Структурно курсовая работа включает в себя введение, две главы, заключение, список литературы и приложения. Содержание курсовой работы обусловлено следующей структурой: в первом разделе рассмотрены современное состояние бизнес-процесса «Управление документооборотом» на примере риэлторской компания ООО «Простор». Во втором разделе работы приводится разработка направлений совершенствования документооборота, исследованы критерии выбора программного продукта для автоматизации риэлторской компания ООО «Простор» и построены модели бизнес-процессов документооборота «как должно быть».
Глава 1. Оценка бизнес-процесса «Управление документооборотом» на примере риэлторской компания ООО «Простор»
Описание предметной области ООО «Простор». Постановка задачи
Риэлторская компания ООО «Простор» была основана в 2000-м году и уже более 17-ти лет работает в Москве и области в сегментах:
- сделки с жилыми помещениями.
- сделки с коммерческой недвижимостью.
- сделки с загородной недвижимостью.
- реализация новостроек.
- содействие в ипотечном кредитовании.
Более 370 сотрудников компании ежедневно помогают нашим клиентам успешно решать свои вопросы в области недвижимости, оказывая профессиональные брокерские услуги. Основой качества наших услуг стала ориентация на потребности клиента в сочетании с повышенной надежностью сделок.
Профессиональная ответственность Компании перед клиентами застрахована в одной из самых надежных страховых компаний России – СОАО «ВСК» – на сумму 1 000 000 долларов США.
Это добровольная дополнительная гарантия нашей надежности перед клиентами, которую практикуют далеко не каждая риэлторская компания Москва.
Сейчас Агентство «Простор» является холдинговой структурой, в которую входит 29 отдельных компаний. На сегодняшний момент под прямым управлением холдинга на базе Агентства «Простор» находятся более 3100 кв.м. собственных нежилых помещений в г. Москве, проинвестированы более 15 000 кв.м. жилой и загородной недвижимости в Московской области.
Агентство недвижимости представляет собой организацию, оказывающую все виды услуг по обмену, продаже, покупке и аренде жилья. В распоряжении компании - исчерпывающие базы данных, содержащие информацию обо всех актуальных предложениях на рынке недвижимости города, что позволяет в кратчайшие сроки предоставить клиенту информацию о предлагаемом объекте, полностью соответствующем его индивидуальным запросам.
Данное агентство недвижимости имеет главный офис (в Центральном районе города), а также дополнительные офисы в других районах города (рис. 1). Это значительно облегчает работу с клиентом, а также способствует более широкому охвату рынка недвижимости. В центральном офисе находится единая база данных, которая создается и корректируется с учетом информации от филиалов.
Главный офис
Филиал №1
Филиал №2
Филиал №3
Рисунок 1 – Структурная схема агентства недвижимости ООО «Простор»
Миссия агентства недвижимости заключается в оказании клиентам риэлтерских услуг на уровне, соответствующем высшим профессиональным и этическим стандартам.
Агентство недвижимости ООО «Простор» выполняет следующие действия:
- ведение и поддержка актуальности БД покупки, продажи, обмена и аренды недвижимости;
- прием заявок от клиентов;
- проведение переговоров с клиентами;
- подбор подходящего варианта;
- помощь в оформлении документов, поэтапная поддержка всего процесса купли-продажи, обмена и аренды недвижимости.
Схема функционирования агентства недвижимости ООО «Простор» представлена на (Рис. 2)
Рисунок 2 – Схема функционирования агентства недвижимости ООО «Простор»
Этапы продажи квартиры (комнаты)
- Проведение консультации со специалистом.
- Определение приблизительной стоимости продаваемой квартиры (комнаты). Риэлтор предоставляет предложения на рынке.
- Заключение договора с агентством.
- Проведение агентством рекламной кампании: ежедневная подача объявления во все газеты по всем квартирам, которые продаются, а также в межагентские базы данных; договоренности с основными интернет-порталами.
- Показ квартиры (комнаты) (производится только в присутствии агента), выбор покупателя.
- Получение аванса/задатка (происходит в офисе агентства).
- Подготовка агентом пакета документов, необходимых для регистрации договора купли-продажи.
- Оформление сделки.
- Получение денег.
- Выписка, фактическое освобождение квартиры (комнаты).
- Регистрация, подписание передаточного акта.
Этапы покупки квартиры (комнаты).
- Консультация со специалистом.
- Заключение договора с агентством.
- Поиск квартиры в соответствии с пожеланиями клиента, организация просмотров.
- Проведение юридической экспертизы выбранной квартиры.
- Сбор и подготовка пакета необходимых документов.
- Проведение сделки купли-продажи.
- Передача квартиры от продавца к покупателю, оформление акта сдачи-приемки.
- Оформление квартиры в собственность, помощь в регистрации по новому месту жительства.
Этапы обмена квартиры (комнаты).
- Проведение консультаций по вопросам, связанным с обменом недвижимого имущества (юридическим, финансовым и др.).
- Проведение агентством рекламной кампании: ежедневная подача объявления во все газеты по всем квартирам, которые продаются, а также в межагентские базы данных; договоренности с основными интернет-порталами.
- Организация просмотра наиболее подходящих квартир в удобное для клиента время.
- Сбор и подготовка пакета необходимых документов.
- Проведение сделки обмена.
Этапы аренды квартиры (комнаты).
- Консультация со специалистом.
- Поиск квартиры в соответствии с пожеланиями клиента.
- Организация просмотра квартиры.
- Проверка правоустанавливающих документов на квартиру.
- Заключение договора аренды жилья.
- Проведение сделки аренды.
Выбор средства для моделирования бизнес-процессов
Деятельность организаций девелопмента имеет специфику, которая не позволяет просто копировать традиционные методы информационного анализа и моделирования бизнес-процессов, известные в теории и на практике (методология ARIS, IDEF) [22, с. 14]. Поэтому чрезвычайно актуальной становится задача объективного выбора адекватного Case-средства моделирования, позволяющего проводить дальнейшую модификацию в соответствии с принципиальными целями и задачами моделирования.
В России для моделирования и анализа бизнес-процессов достаточно широко используются следующие средства моделирования: Rational Rose, Oracle Designer, AllFusion Process Modeler (BPWin) и AllFusion ERwin Data Modeler (ERWin), ARIS, Power Designer. За рубежом, помимо упомянутых, активно используются такие средства как System Architect, Ithink Analyst, ReThink и др. В Таблице 1 представлен перечень инструментальных средств, участвующих в рассмотрении. Представленная информация включает [18, с. 19]:
- наименование инструментального средства;
- данные о поставщике и представителе в России;
- краткая характеристика инструментального средства.
Таблица 1 – Перечень инструментальных средств
№ |
Наименование |
Краткая характеристика |
1 |
BPWin и ERWin |
BPWin - инструмент визуального моделирования бизнес-процессов. |
2 |
Oracle Designer |
Функциональное средство для описания предметной области. Входит в комплекс инструментальных средств Oracle9i Developer Suite по проектированию программных систем и баз данных, реализующих технологию CASE и собственную методологию разработки ИС компании Oracle - "CDM", позволяющих команде разработчиков провести проект, начиная от анализа бизнес-процессов через моделирование к генерации кода и получению прототипа, а в дальнейшем и окончательного продукта. Это средство имеет смысл использовать при ориентации на всю линейку продуктов Oracle, применяемую для проектирования, разработки и реализации сложной программной системы. |
3 |
Rational Rose |
Средство моделирования объектно-ориентированных информационных систем. Позволяет решать практически любые задачи в проектировании информационных систем: от анализа бизнес-процессов до кодогенерации на определенном языке программирования. Позволяет разрабатывать как высокоуровневые, так и низкоуровневые модели, осуществляя тем самым либо абстрактное проектирование, либо логическое. |
4 |
ARIS |
Интегрированное средство моделирования бизнес-процессов, объединяющее разнообразные методы моделирования и анализа систем. В первую очередь, это средство описания, анализа, оптимизации и документирования бизнес-процессов, чем средство проектирования ПО. |
5 |
System Architect |
System Architect представляет собой универсальное CASE-средство, позволяющее осуществить не только проектирование данных, но и структурное моделирование. Средство проектирования данных и создания ER-диаграмм является одной из составных частей этого продукта. |
6 |
Power Designer |
PowerDesigner - средство моделирования бизнес-процессов, проектирования баз данных и объектного моделирования. |
7 |
Re-Think |
Графическая объектно-ориентированная среда создания и сопровождения интеллектуальных приложений мониторинга, диагностики и управления сложными динамическими системами в реальных и моделируемых ситуациях. |
8 |
Ithink Analyst |
Пакет для ситуационного моделирования. Позволяет строить наглядные и точные модели самых сложных политических и экономических ситуаций, используя библиотеку базовых моделей и методы системной динамики. Также используется при анализе инвестиционных проектов и реинжиниринге. |
9 |
Workflow Modeler (ранее Design/IDEF) |
Пакет для функционального и информационного моделирования, анализа и проектирования бизнес-процессов. Используется как составная часть в некоторых известных пакетах типа CIM (Computer Integrated Manufacturing) и САЕ (Computer Aided Engineering) и принят в качестве стандарта для проектов, финансируемых американскими и европейскими спонсорами. |