Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом (Оценка бизнес-процесса «Управление документооборотом» на примере риэлторской компания ООО «Простор»).pdf

Укажем основное предназначение каждого рассматриваемого продукта из множества его применений [20, с. 19]:

• для моделирования баз данных больше подходят инструменты Erwin, Power Designer и Rational Rose;
• для моделирования компонентов разрабатываемых приложений больше подходят Oracle Designer, Power Designer и Rational Rose;
• для моделирования бизнес-процессов больше подходят BPwin, ARIS и Rational Rose.

В Таблице 2 ниже приводится сравнение функциональных возможностей и свойств инструментальных сред, предназначенных для моделирования бизнес-процессов.

Таблица 2 – Сравнительный анализ по базовым функциям

Модели BPwin дают основу для осмысления бизнес-процессов и оценки влияния тех или иных событий, а также описывают взаимодействие процессов и потоков информации в организации. Неэффективная, высокозатратная или избыточная деятельность может быть легко выявлена и, следовательно, усовершенствована, изменена или устранена в соответствии с общими целями организации [6, с. 12]

Возможности BPwin:

• поддерживает сразу три стандартные нотации - IDEF0 (функциональное моделирование), DFD (моделирование потоков данных) и IDEF3 (моделирование потоков работ) [17, с. 34]. Эти три основных ракурса позволяют описывать предметную область наиболее комплексно;
• позволяет оптимизировать процедуры в компании;
• полностью поддерживает методы расчета себестоимости по объему хозяйственной деятельности (функционально-стоимостной анализ, ABC);
• позволяет облегчить сертификацию на соответствие стандартам качества ISO9000;
• интегрирован с ERwin (для моделирования БД), Paradigm Plus (для моделирования компонентов ПО) и др.;
• интегрирован со средством имитационного моделирования Arena;
• содержит собственный генератор отчетов;
• позволяет эффективно манипулировать моделями - сливать и расщеплять их;
• имеет широкий набор средств документирования моделей, проектов.

BPwin автоматизирует решение многих вспомогательных задач, которые обычно связаны с построением модели процесса, и обеспечивает логическую строгость, необходимую для достижения корректных и согласованных результатов [20, с. 18]. BPwin отслеживает связи в диаграммах, сохраняя их целостность при внесении изменений в модель Кроме этого, BPwin поддерживает заданные пользователем свойства, что позволяет вносить соответствующую вашим потребностям информацию.

Моделирование бизнес-процессов «как есть»

Модель организационной структуры агентства недвижимости ООО «Простор» «как есть» представлена на Рис. 3.

Начальник филиала

Отдел юридической службы

Начальник филиала

Старший менеджер

Ген. директор

Филиал №1

Филиал №2

Филиал №3

Отдел оформления документации

Бухгалтерия

Главный бухгалтер

Начальник филиала

Ведущий риэлтор

Риэлтор по аренде

Риэлтор по обмену

Бухгалтер

Администратор

Отдел оценки и аналитики

Риэлтор по купле/продаже

Ведущий риэлтор

Риэлтор по аренде

Риэлтор по обмену

Риэлтор по купле/продаже

Ведущий риэлтор

Риэлтор по аренде

Риэлтор по обмену

Риэлтор по купле/продаже

Рисунок 3 – Организационная структура агентства недвижимости ООО «Простор»

 Функциональные обязанности сотрудников фирмы (Таблица 3):

Таблица 3 – Функциональные обязанности сотрудников фирмы

Модель потоков работ «как есть» для покупки/продажи

Модель потоков работ «как есть» для обмена

Модель потоков работ «как есть» для аренды

Модели потоков данных приведены в Приложении 1.

Спецификация потоков данных

1. Заявка клиента на аренду:

• Район;

• Этаж;

• Количество комнат;

• Планировка;

• Площадь;

• Состояние;

• Наличие мебели;

• Наличие телефона;

• Наличие техники;

• Стоимость.

2. Заявка клиента на обмен:

• Район;

• Этаж;

• Количество комнат;

• Планировка;

• Площадь;

• Состояние;

• Стоимость.

3. Заявка клиента на обмен:

• Район;

• Этаж;

• Количество комнат;

• Планировка;

• Площадь;

• Состояние;

• Стоимость.

4. Данные о клиентах:

• ФИО клиента,

• паспортные данные,

• адрес,

• контактный телефон.

5. Договор на куплю/продажу

• № договора,

• дата заключения сделки,

• ФИО клиента,

• паспортные данные клиента,

• сумма сделки,

• ИНН,

• печать.

6. Договор на аренду:

• № договора,

• дата заключения сделки,

• срок заключения сделки,

• ФИО клиента,

• паспортные данные клиента,

• сумма сделки,

• ИНН,

• печать.

7. Договор на обмен:

• № договора,

• дата заключения сделки,

• срок заключения сделки,

• ФИО клиента,

• паспортные данные клиента,

• сумма сделки,

• ИНН,

• печать.

8. Договор с агентством о предоставлении услуг:

• № договора,

• ФИО клиента,

• паспортные данные клиента,

• ФИО риэлтора, сопровождающего сделку,

• вид услуг,

• стоимость оказываемых услуг,

• печать.

9. Пакет документов на недвижимость:

• Справка БТИ о баллансовой стоимость квартиры.

• Свидетельство о регистрации права собственности.

• Нотариальная доверенность всех собственников старше 14 лет, включая супруга.

• Справка из налоговой инспекции об отсутствии задолженности по налогам на имущество.

Уязвимым местом компаний является документооборот. Большинство документов хранится в бумажных архивах, а электронные документы в большинстве случаев создаются с нуля. Это приводит к различным потерям (Рис. 1 и 2). Так же в случае создания документа с нуля происходят временные потери на поиск информации для заполнения полей. Модель документооборота «как есть» представлена в приложении 2.

Рисунок 4 – Проблемы, возникающие при использовании бумажного документооборота

Рисунок 4 – Временные затраты на поиск документа в архиве

Можно поделить выявленные проблемы на несколько групп по причинам их возникновения и потерям от них:

• Отсутствие централизованного контроля бизнес-процессов взаимоотношения с клиентами ведет к временным затратам на поиск исполнителя на данном этапе протекания бизнес-процесса и выяснению статуса текущего процесса.
• Отсутствие средств хранения данных о клиентах и переговорах приводит к дублированию данных, временным затратам на поиск необходимой информации и потере данных.
• Отсутствие автоматизации документооборота связанного с бизнес-процессами взаимодействия с клиентами приводит к потерям времени на формирование документов и поиск информации для их заполнения.

Временные задержки также приводят к денежным потерям (Рис. 4).

Рисунок 5 – Увеличение стоимости одной транзакции с учетом потерь от различных источников [7]

Для решения данных проблем необходима автоматизация бизнес-процессов документооборота.

Описанный выше бизнес-процесс имеет множество недостатков. Первая проблема возникает на момент старта процесса. Как уже было указано выше, заявка может поступить из разных источников. При этом в зависимости от источника заявки, ее регистрацией могут заниматься разные сотрудники. Это может привести как к дублированию информации, так и сложности поиска информации о заявке сотрудником не создававшим ее.