Файл: Разработка регламента выполнения процесса «Управление документооборотом (Оценка бизнес-процесса «Управление документооборотом» на примере риэлторской компания ООО «Простор»).pdf

Для успешного функционирования системы, ЭВМ на которых она будет установлена должны работать в условиях, оговоренных в документах об их эксплуатации (температура воздуха, влажность, помехозащищенность и т.д.).

Площади для размещения персонала и технических средств, параметры сетей электроснабжения должны соответствовать строительным нормам и правилам. Обслуживание технических средств АИС осуществляется в соответствии с действующими технологическими процессами в организации с периодичностью, установленной заводами-изготовителями технических средств и согласовывается с фирмами, осуществляющими ремонт и профилактическое обслуживание системы.

Диаграмма иерархии функций системы представлена в Приложении 3.

Моделирование бизнес-процессов документооборота «как должно быть»

Модель потоков работ «как будет» для покупки/продажи

Модель потоков работ «как будет» для обмена

Модель потоков работ «как будет» для аренды

На основе анализа узких мест бизнес-процесса была сформирована to-be модель бизнес-процесса. В ней были учтены существующие проблемы. Так же, ввиду предполагаемой автоматизации, некоторые части процесса были сокращены либо объединены в единую операцию.

Модели потоков данных «как должно быть» приведены в Приложении 4. Модель документооборота агентства недвижимости «как будет» представлена в Приложении 5.

Для реализации скорректированного бизнес-процесса и его автоматизации необходимо внедрение в компании АИС «АН». Первым этапом до внедрения системы является формирование требований к системе. Формирование требований было выполнено на основе стандарта ГОСТ 34. В данной работе рассмотрены 3 группы требований, наиболее связанные с задачей автоматизации бизнес-процесса.

• Требования к функциям (задачам), выполняемым системой. Данные требования описывают предполагаемое протекание бизнес-процесса “Клиентская заявка” в информационной системе.
• Требования к характеристикам взаимосвязей создаваемой системы со смежными системами. Данные требования описывают связь данных связанных с взаимоотношениями с клиентами.
• Требования к численности и квалификации персонала системы. Данные требования позволяют определить количество сотрудников, задействованных в реализации и поддержке бизнес-процесса “Клиентская заявка” и основные задачи, выполняемые ими.

Заключение

В ходе выполнения курсовой работы была проанализирована деятельность агентства недвижимости. Построены: модель организационной структуры агентства недвижимости; модель потоков работ; модель потоков данных; модель документооборота.

На основе анализа предметной области и систем аналогов было предложено в целях совершенствования документооборота создание АИС «АН» для автоматизации деятельности агентства недвижимости.

Разработанная информационная система позволяет:

• Обеспечивать автоматическое заполнение документов, что в свою очередь должно привести к ускорению обмена информацией между подразделениями предприятия;
• Вести справочники: сотрудники, клиенты, реализованная недвижимость, недвижимость: покупка/продажа, обмен, аренда;
• Регистрировать контакты с клиентами, информация о каждом из которых заносится в базу данных;
• Регистрировать недвижимость, информация о которой заносится в базу данных;
• осуществлять быстрый и удобный поиск необходимых вариантов;
• осуществлять передачу данных между филиалами;
• обеспечивать возможность выдачи информации по запросам;
• обеспечивать возможность статистического и графического анализа данных;
• обеспечивать создание различных отчётов.

С внедрением автоматизированной информационной системы «АН»: увеличится скорость обработки данных; уменьшится время на поиск данных; уменьшится время на формирование и выдачу отчетов;

повысится надежность хранения данных.

Список литературы

1. Об информации, информационных технологиях и защите информации: Федер. закон [от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ, в ред. от 13.07.2015 г.] // Российская газета. – 2006. – 29 июля. – С. 9–13.
2. Андросова А. А., Конторусова С. С. Место и роль документационного обеспечения управленческой деятельности // Молодой ученый. — 2017. — №4. — С. 412-414.
3. Ахметзянов Р.Р., Даутов Ш.Т., Ефремов А.Н., Кабашов С.Ю., Молотков А.Г., Хисматуллин А.А., Ямалов И.У. Электронный документооборот – путь к эффективному управлению// Экономика и управление: научно-практический журнал. 2012.- № 5.
4. Байкова, И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами / И. Ю. Байкова. – М.: Эксмо, 2013. - 287 с.
5. Бурмистрова, Е.С., Арасланова, В.А. Роль систем документации в современном информационном обществе // Проблемы и перспективы развития современной гуманитаристики: история, филология, философия, искусствоведение, культурология: сборник трудов VI Международной дистанционной научно-практической конференции. - Ростов-на-Дону: издательство Международного издательского центра «Научное сотрудничество». - 2014. - С. 31-44.
6. Васина Г. И., Масленников А. В., Калачев И. А., Кузьмин М. С. Автоматизированная обработка фотографии рабочего дня // Современные проблемы науки и образования. – 2012. – № 5. – С. 1–8.
7. Галкина О. А. Управление требованиями пользователей при разработке СЭД: собираем, анализируем, используем // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2013. – № 9. – С. 15– 19.
8. Гвоздева В. А. Информатика, автоматизированные информационные технологии и системы: Учебник / В.А. Гвоздева. - М.: ИД ФОРУМ: НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 544 с.
9. Дуплий Е.В. О некоторых проблемах в деятельности службы ДОУ Управления делами Министерства иностранных дел. // Материалы Ивановских чтений. 2016. № 2 (6). – С. 34-39.
10. Дикунова М.С., Бровко С.А., Дикунов С.А. Управленческий контроль: содержание и основные требования // Социальные науки. 2016. Т. 1. № 1-1 (11). С. 14-17.
11. Застрожнов И. И., Рогозин Е. А., Багаев М. А. Методологические основы безопасности использования информационных технологий в системах электронного документооборота: монография. -Воронеж: Научная книга, 2017. -251 с.
12. Иванова М.Д. Современные тенденции формирования системы документационного обеспечения управления человеческими ресурсами организации / М.Д. Иванова, Д.Н. Уралов // Инновации в менеджменте. – 2015
13. Иритикова В. С. Формы документов в СЭД на базе классификаторов и справочников // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2015. – №5. – С. 12–26.
14. Каймин В. А. Информатика: Учебник/Каймин В. А., 6-е изд. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2015. - 285 с.
15. Кобелев Н. Б. Имитационное моделирование объектов с хаотическими факторами: Учебное пособие / Кобелев Н.Б. - М.: КУРС, НИЦ ИНФРА-М, 2016. - 192 с.:
16. Кожанова Е. Государственные стандарты в сфере ДОУ // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2013. – №11. – С. 69–77.
17. Кожанова Е. Н. Как заставить работать организационные документы по делопроизводству? // Секретарь-референт. – 2015. – № 10. – С. 18–20.
18. Кудрявцев Н.В., Лысова Т.В. Кадровое делопроизводство и архивы документов по личному составу: учебное пособие. / Н.В. Кудрявцев, Т.В. Лысова. – Тюмень: Издательство Тюменского государственного университета, 2013. – 416 с.
19. Лычкина Н. Н. Имитационное моделирование экономических процессов: Учебное пособие / Н.Н. Лычкина. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2014. - 254 с.
20. Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: уч. пособ. / О.П. Солугуб. 3-е изд., стер. М.: Омега-Л, 2013. 207 с.
21. Теоретико-прикладные аспекты управления персоналом в малом и среднем бизнесе: Колл. монография / Н.Н. Богдан, О.В. Горшкова, М.Ю. Дикусарова [и др.]. – Владивосток: ВГУЭС, 2015. – 240 c.
22. Толстяков Р. Р. Информатика [Электронный ресурс]: учеб. пособие / Р. Р. Толстяков, Т. Ю. Забавникова, Т. В. Попова. - 2-е изд., стер. - М.: ФЛИНТА, 2013. - 112 с
23. Ульянцева, С.Э. Подготовка к автоматизации документооборота: быстро, эффективно, своими силами. – М.: Фирма «1С», 2014. – С. 15 – 21.
24. Фионова Л. Р. Разработка табеля унифицированных форм документов организации – важный шаг для обеспечения грамотной работы с документами // Делопроизводство. – 2014. – № 3. – С. 14–20.
25. Царев Р. Ю. Теоретические основы информатики/ЦаревР.Ю., ПупковА.Н., СамаринВ.В. и др. - Краснояр.: СФУ, 2015. - 176 с.
26. Blanchard B. S., Fabrycky W. J. Systems Engineering and Analysis. 5th Edition. -USA: Prentice Hall, 2010. -800 p.
27. Elizondo D. A., Silanas A., Martinez-Balleste A. Computational Intelligence for Privacy and Security. -Berlin: Springer, 2012. -259 p.
28. Vinichenko M.V., Melnichuk A.V., Kirillov A.V., Makushkin S.A., Melnichuk Y.A. Modern views on the gamification of business. // Journal of Internet Banking and Commerce. April 2016, vol. 21, no. S3.

Приложение

Приложение 1

Модель потоков данных «как есть»

Модель потоков данных «как есть» для покупки/продажи

Рис.1 – Модель потоков данных нулевого уровня

Рис.2 – Модель потоков данных первого уровня

Рис.3 – Модель потоков данных второго уровня для блока 1 «Получение информации о недвижимости и обработка заявок»

Рис.4 – Модель потоков данных второго уровня для блока 2 «Оформление договора купли/продажи»

Рис.4.5 – Модель потоков данных второго уровня для блока 3 «Формирование отчетности»

Модель потоков данных «как есть» для обмена

Рис.6 – Модель потоков данных нулевого уровня

Рис.7 – Модель потоков данных первого уровня

Рис.8 – Модель потоков данных второго уровня для блока 1 «Получение информации о недвижимости и обработка заявок»

Рис.9 – Модель потоков данных второго уровня для блока 2 «Оформление договора обмена»

Рис.10 – Модель потоков данных второго уровня для блока 3 «Формирование отчетности»

4.3 Модель потоков данных «как есть» для аренды

Рис.11 – Модель потоков данных нулевого уровня

Рис.12 – Модель потоков данных первого уровня

Рис.13 – Модель потоков данных второго уровня для блока 1 «Получение информации о недвижимости и обработка заявок»

Рис.14 – Модель потоков данных второго уровня для блока 2 «Оформление договора аренды»

Рис.15 – Модель потоков данных второго уровня для блока 3 «Формирование отчетности»

Приложение 2

Таблица 1 – Модель документооборота агентства недвижимости «как есть»

Приложение 3

АИС «АН»

Регистрация

клиентов

Отчёт по оказанным услугам

Ведение

справочников

Формирование

отчетов

Оформление

договоров

Отчет по количеству клиентов

Справочник «Сотрудники»

Справочник «Клиенты»

Справочник «Недвижимость»

Справочник «Аренда»

Справочник «Обмен»

Справочник «Купля/продажа»

Поиск подходящего варианта

Рис.1 - Диаграмма иерархии функции АИС «АН»

Приложение 4

Модель потоков данных «как будет» для покупки/продажи

Рис.2 - Модель потоков данных нулевого уровня

Рис.3 - Модель потоков данных первого уровня