Добавлен: 19.06.2023
Просмотров: 46
Скачиваний: 2
Руководители всех проектов имеют полномочия, примерно одинаковые для всех проводимых проектов, которые и отражаются в Положении о Руководителе проекта (Главном конструкторе).
На ряде крупных предприятий имеются также такие формальные органы, как Совет Главных конструкторов, Научно-технический совет, и т.д. Такие Советы также имеют определенные цели, обязанности и полномочия, которые отражаются в соответствующих положениях. Председателем советов обычно является руководитель предприятия.
4. Регламенты бизнес-процессов
Регламент бизнес-процесса фиксирует зоны полномочий и ответственности в процессе и определяет способы взаимодействия подразделений. Например, при прохождении проекта, выпуске приказа, заключении и исполнении договора, и т.д.
Одной из основных ошибок регламентации процессов является их излишняя детализация, что затрудняет изменения и делает регламенты процесса тяжелыми для восприятия.
В минимальном варианте регламент бизнес-процесса фиксирует взаимодействие подразделений между собой, определяя сроки, входы и результаты на выходе подразделений. Далее формализуются остальные составляющие регламента. В случае же крупных и/или ответственных бизнес-процессов «Управление персоналом» создаются регламенты процедур бизнес-процесса.
Разработке регламента бизнес-процесса предшествует определенные консалтинговые работы, в первую очередь, анализ существующего бизнес-процесса. После того, как процессы формализованы и описаны, можно увидеть направления, по которым они могут быть улучшены. Здесь необходимо провести анализ стратегических целей и показателей предприятия, связанных с данным бизнес-процессом, и оптимизацию бизнес-процесса. И только после этого начинать формализацию бизнес-процесса, разработку регламента.
5. Распорядительные документы
Один из постоянно используемых во всех предприятиях типов регламентирующих документов - это распорядительные документы (приказы, распоряжения, служебные записки, решения, протоколы совещаний и т.п.), а также производственные планы и отчеты об их исполнении.
2.2 Классификация регламентов
В зависимости от системы управления[1] регламенты можно классифицировать на:
1 Регламенты, регулирующие деятельность государственного органа в целом как единого юридического лица (административный регламент, устав, правила внутреннего трудового распорядка, положения о структурных подразделениях и т.д.);
2 Регламенты, регулирующие работу персонала (модели рабочих мест, должностные регламенты, служебные контракты, положение об аттестации, о проведении конкурсных процедур, индивидуальные планы развития карьеры и т.д.);
3 Регламенты по информационному обеспечению (инструкция по организации делопроизводства, типовые формы документов, классификаторы, положения о служебной и конфиденциальной информации и т.д.);
4 Регламенты, регулирующие порядок работы с техникой управления (технические паспорта, инструкции по ТБ и ОТ, инструкции по эксплуатации и т.д.);
5 Регламенты, нормирующие процесс управления (матрица распределения функций, схема функциональных взаимосвязей между подразделениями, регламенты совещаний, порядок принятия управленческих решений и т.д.).
Исполнение регламента обязательно для каждого участника процесса. Данный свод правил представляет собой замкнутую систему, которая призвана регулировать правовые или иные отношения между участниками определенных процедур.
Регламент необходим для упорядочивания работы государственных структур. В рамках одного учреждения может существовать несколько видов регламента. К примеру, внутренний регламент государственного органа (включает правила внутреннего распорядка), регламент проведения заседаний (пошаговое описание данной процедуры), регламент выдвижения, рассмотрения и подписания отдельно взятого вида документов.
Нужен регламент и в сфере бизнеса. Все финансовые операции (заключение сделок, расторжение контрактов, слияние фирм) совершаются согласно определенным правилам. Причем регламент в данной сфере, как правило, имеет формат документа. Это обстоятельство позволяет предпринимателям в случае возникновения спорных ситуаций отстоять свои права и признать соглашение незаконным, основываясь на нарушении установленного регламента.
Не меньшее значение регламентирование имеет и в производственной сфере. От соблюдения технического регламента зависит качество изделий и безопасность рабочего процесса.
В общественной деятельности тоже существуют различные регламенты. В первую очередь к ним относятся регламенты мероприятий, которые содержат четкие указания по их проведению. В такой свод правил может входить любая информация вплоть до мельчайших деталей, таких как цвет костюма ведущего, виды украшений сцены и др.
2.3 Требования к регламенту
Хороший регламентирующий документ должен отвечать ряду требований. Эти требования можно разбить на две группы: общие (для любых регламентирующих документов) и специфические (для отдельных видов).
К общим требованиям относятся требования к нумерации и стилю изложения. Специфические требования уже более конкретны – они включают частные требования к наличию и содержанию конкретных разделов текста. Рассмотрим эти требования детально.
Нумерация текста регламентирующего документа – требование очень важное и несет в себе большой практический смысл. Самое главное в нумерации – это наличие номера у каждого абзаца текста. Такой номер не только облегчает изложение информации (не позволяет "растекаться мыслью по древу"), сколько позволяет давать точные ссылки на конкретные части документа. А при написании документов ссылки на другую часть – вещь очень распространенная. Эта задача легко решается введением сквозной нумерации (например, как в сводах законов - кодексах).
Второе требование к нумерации – она должна быть сквозная, т.е. в одном документе два абзаца не могут иметь – одинаковый номер. Но этого мало – в хорошем документе нумерация должна бать ещё и многоуровневой. Т.е. включать информацию об уровне вложенности абзаца в структуру документа. Данное требование, правда зависит от объема документа. Например, в приказе на одну страницу, включающему 5-7 пунктов, вполне хватит одного уровня. В должностной инструкции - нужно уже использовать 3 уровня вложенности: раздел, подраздел, текст. А в регламенте процесса базового уровня – надо использовать 4: раздел, подраздел, текст, перечень.
При использовании многоуровневой нумерации каждый уровень нумеруется отдельно и между цифрами, обозначающими уровень используется разделитель - точка.
Следующее требование к нумерации – она должна быть одинаковой во всем документе. Т.е. если у нас есть 4 уровня, то они должны быть по всему документу и не меняться от раздела к разделу. Если два предыдущих требования – выполняются достаточно часто, то данное требование – крайне редко. Но это не есть хорошо для работы с документами
Требования к языку и стилю изложения не менее важны, чем требования к нумерации. Хотя про них слишком часто забывают. Во-первых, необходимо использовать прямой порядок слов: кто, что, когда, где и как. Т.е. подлежащее, сказуемое и только потом определения и дополнения.
Во-вторых, необходимо использовать только простые предложения. При описании сложной деятельности – это бывает трудно, особенно когда автор недостаточно хорошо проанализировал и понял эту деятельность. В ситуации недостаточного знания так и вылезают из автора причастные и деепричастные обороты, а также сложноподчиненные и сложносочиненные предложения. В общем – предложения должны быть короткими – не больше чем на 2 строки компьютерного текста.
Ещё одно важное требование к языку изложения – максимальная однозначность. Причиной неоднозначности обычно является либо нечеткие термины, допускающие двоякое понимание, либо сложная конструкция предложения. Сложная конструкция – убирается выполнением предыдущих требований. С терминами надо быть просто корректным, т.е. использовать только официальные термины и приводить в тексте документа – определения. Желательно в отдельном подразделе и поближе к началу.
Следующая группа требований относится уже только к документам, регламентирующим процессы деятельности. Если мы хотим чтобы авторы, проверяющие и пользователи не рыскали по всему тексту в тщетной попытке найти нужный абзац или подраздел, то для каждого уровня регламентируемых процессов нам надо задать специфическую структуру. Причем такую структуру, чтобы она максимально соответствовала регламентируемой деятельности.
Структура регламента для процесса базового уровня:
1.Общие положения
1.1 Назначение документа
1.2 Область применения
1.3 Термины и сокращения
2.Условия и ограничения
2.1 Предварительные условия
2.2 Требования к конечному результату
2.3 Ограничения.
3. Требования к процедурам
3. Наименование процедуры N
3.1 Кто и после чего выполняет
3.2 Какие действия совершает
3.3 Что является результатом выполнения процедуры
3.4 Требования к процедуре
3.5 Возможные исключения при выполнении.
4. Контроль и ответственность
4.1. Контроль за исполнением
4.2. Ответственность за соблюдение.
2.4 Регламентация выполнения процесса
Регламентация - это процесс разработки нормативных документов, базирующийся на теоретических представлениях, с одной стороны, сложившейся практики деятельности компании и уровня ее развития - с другой. Непосредственно егламенты и положения об области деятельности наиболее близки по сути к технологическим инструкциям. Если назначение технологических инструкций - получить запланированный результат, то предназначение регламентов - разработать и утвердить технологию, обеспечивающую достижение необходимого результата.
Регламентация профессиональной и служебной деятельности госслужащих обеспечивает:
- Четкое определение взаимоотношений, прав, ответственности горизонтальной и вертикальной структуры управления государственной службы;
- Установление прав, обязанностей и ответственности в структурных подразделениях и для отдельных исполнителей;
- Формирование на нормативной основе контура системы управления;
- Упорядочение приемов и методов решения отдельных управленческих задач;
- Установление количественных и качественных характеристик управленческих процессов;
- Определение условий экономического стимулирования подразделений и отдельных работников.
Регламентацию труда следует отличать от нормирования и стандартизации
При регламентации деятельности совершается множество ошибок, каждая из которых снижает эффективность документов. Причем каждая чуть-чуть, но в сумме, как правило, они дают такой мощный эффект, что сводят эффективность документа к нулю.
Возможных ошибок очень много, но самые критичные можно свести к нескольким группам:
Во-первых, неадекватное использование документа вообще. Когда регламентировать пытаются то, что никакой внятной регламентации не поддается.
Во-вторых, неадекватное использование типа документа, расходящееся с типом регламентируемой деятельности. Например, когда для регламентации разовых и уникальных задач пытаются разработать инструкцию постоянного действия.
В-третьих, неправильно или неполно проведенный анализ деятельности. Когда внятный документ написать не получается – не хватает информации.
В-четвертых, неудобная для понятного изложения информации структура документа. Когда как автор не старается - все равно информация приводится в запутанном и хаотичном виде.
Наконец, слишком заумный стиль изложения информации. Когда сложные предложения, причастные обороты и прочие сложности уводят в сторону мысль и автора и пользователя
Принципы регламентации.
Принцип 1. Регламентировать только то, что действительно необходимо
Многие наши компании погрязли в куче ненужных бумаг, которые по большей части устарели и не имеют связи с реальностью. Часто пытаются описывать и регламентировать процессы, не разобравшись с существующей базой документов, что порождает в дальнейшем еще большие проблемы. Регламентировать нужно только то, что действительно необходимо, и лишь на том уровне, который действительно необходим. Понимание нужной степени регламентации является достаточно сложной задачей для руководителей организации. Но если они подходят к этому вопросу формально, то получают формальный (т. е. фактически ненужный) результат.
Следует подчеркнуть, что как разработка, так и контроль исполнения регламентов стоят весьма существенных денег. Плохие регламенты не только не работают, они приводят к потерям ресурсов предприятия.
Принцип 2. Стремиться к простоте
Когда в компаниях создают нормативно-методические документы по процессам, эти документы, как правило, получаются чрезмерно объемными, сложными по структуре и содержат много «воды». Почему так происходит? Приведем лишь некоторые причины: