Файл: Основные функции в системе менеджмента (Рекомендации по совершенствованию функций планирования и мотивации на ООО «ТоргСнаб»).pdf

Планирование – это, прежде всего, процесс принятия решений, позволяющих обеспечить эффективное функционирование и развитие организации в будущем, уменьшить неопределенность.

В принятии таких решений состоит процесс планирования в широком смысле. В узком – планированием является составление специальных документов – планов, определяющих конкретные шаги организации в деле осуществления принятых решений.

Планирование заключается в основном в определении главных целей деятельности фирмы и ориентировано на определение намечаемых конечных результатов с учетом средств и способов достижения поставленных целей и обеспечения необходимыми ресурсами. [8]

Что касается рассматриваемого нами предприятия, то на данный момент основной целью деятельности общества является получение прибыли полученной в результате удовлетворения потребностей потребителей в определенных товарах или услугах. [12]

Данную цель можно разложить на несколько составляющих:

1. Планирование роста прибыли.

2. Планирование издержек предприятия, и, как следствие, их уменьшение.

3. Увеличение доли рынка, увеличение доли продаж.

4. Улучшение социальной политики фирмы. [17]

Структурная схема планирования на предприятии представлена в приложении.

Сальдо доходной и расходной частей всех планов включается в бюджет, то есть в план расходов и доходов,поскольку ориентиром является сохранение ликвидности - платежеспособности предприятия. Обычно отдельные планы составляются только по количественным показателям и лишь после их взаимоувязки производится расчет денежных показателей.

В разработке планов принимает участие весь руководящий состав ООО «ТоргСнаб»: генеральный директор, начальник отдела кадров, коммерческий директор, главный бухгалтер.

Особое внимание обращает на себя тот факт, что в ООО «ТоргСнаб» отсутствует долгосрочное планирование, являющееся непременным условием стратегического планирования, необходимого для выживания в условиях рынка. Краткосрочные планы составляются период в 1 – 2 года, не более. Это говорит о серьезных просчетах в деятельности руководства. [11]

2.2.2.Организация

Чтобы планы были реализованы руководство должно найти эффективный способ сочетания планов, т. е. с оптимальным результатом.

Организация как процесс представляет собой функцию по координации многих задач, чтобы данный процесс был успешным, необходима соответствующая целям и задачам грамотно построенная организационная структура.

Схема организационной структуры ООО «ТоргСнаб» представлена в приложении. Как видно из схемы, организационная структура ООО «ТоргСнаб» построена по линейно-функциональному типу. [13]

У начальника охраны находятся в подчинении лица, охраняющие складские помещения и непосредственно магазины в количестве 7 человек.

Коммерческий директор занимается вопросами снабжения и сбыта, координации деятельности работы магазинов. У него в подчинении находятся начальник отдела снабжения, занимающийся непосредственно закупкой товаров, а также заместитель, обязанностями которого является управление магазинами через заведующих магазинов и складами через заведующих складов. Заведующие магазинов и складов занимаются текущими вопросами деятельности своих структурных подразделений. Помимо этого, в обязанности коммерческого директора входит отслеживание изменения тенденций на рынке, поиск новых товаров, пользующихся повышенным спросом, поиск новых ниш на рынке в целях расширения сферы деятельности, а также отслеживание действий конкурентов. [4] Данные функции, как известно, выполняют отделы маркетинга, существующие на более крупных предприятиях, однако за неимением такового они возложены частично на весь руководящий персонал и на коммерческого директора в большей степени.

Требования к персоналу определены тарифно-квалификационными справочниками, положениями об отделах и структурных подразделениях, должностными и рабочими инструкциями. [7]

Анализируя функции работников коммерческой службы ООО «ТоргСнаб», можно сделать вывод, что функциональное разделение труда соответствует должностным обязанностям указанных исполнителей.

Среди отделов коммерческой службы присутствуют функциональные связи (происходит обмен информацией между работниками отделов, составляется документальная отчетность и доводится до специалистов отделов), а также линейная связь (зам. директора по коммерции координирует и контролирует действия специалистов на основе предоставленной отчетности). [15]

Вопросами управления персоналом занимается отдел кадров во главе с начальником отдела кадров. В подчинении начальника отдела кадров находятся два инспектора по труду.

На данном предприятии реализуются следующие функции управления персоналом: подбор и расстановка кадров, составление плана потребности в персонале, оформление приема, перевода, увольнения работников, осуществление контроля за правильным использованием персонала, ведение учета личных дел, оформление документации для награждения, рассмотрение писем, жалоб, заявлений. Такие функции, как профессиональное обучении, профессионально-квалификационное продвижение, изучение причин текучести кадров, анализ профессионального, возрастного, образовательного состава персонала и т.д. на предприятии не реализуются, что,несомненно, влияет на экономическую эффективность его работы. [18]

Финансовая служба (бухгалтерия) во главе с главным бухгалтером занимается финансовыми вопросами деятельности предприятия, в том числе и составлением текущих финансовых планов. В подчинении главного бухгалтера находятся два бухгалтера.

Таким образом, организационная структура ООО «ТоргСнаб» в принципе соответствует ее целям и задачам, что говорит об эффективности работы управления фирмой в плане организации, но, как и всякая другая линейно-функциональная система имеет ряд недостатков:

- Негибкая структура организации;

- Четко определенные задачи для всех структурных подразделений;

- Власть проистекает из иерархических уровней в организации;

- Иерархическая система контроля;

- Командный тип коммуникаций, идущий сверху вниз;

- Содержанием коммуникаций являются распоряжения, инструкции и решения, принятые руководством организации. [8]

Необходимо отметить, что выполнение некоторых функций, например, в области управления персоналом, оставляет желать лучшего. Также существенным упущением руководства является отсутствие отдела маркетинга, просто необходимого в рыночных условиях, особенно для организаций, желающих, расширять масштабы своей деятельности.

2.2.3. Мотивация

Если и дальше говорить о не достаточном количестве внимания со стороны руководства касательно осуществления управления работников ООО «ТоргСнаб», то затронем понятие мотивации.

При осуществлении планирования, а также организации деятельности, руководитель выявляет нюансы, которые должны касаться именно этой фирмы, а также планирует кто, что будет делать. Когда выбор данных решений осуществлен качественно, руководитель имеет возможность реализовать на деле свои пожелания, используя в данном случае принципы мотивации.

Мотивация подразумевает под собой процесс побуждения кого-то для осуществления определенных действий, и выполнения поставленных целей.

Самым популярным фактом выступает то, что методы мотивации работника бывают материальными либо нематериальными.

Если говорить о материальных методах, то в данном случае это затрагивает заработную плату.

На указанном предприятии организация заработной платы носит более менее простой характер.

Обычные сотрудники (это могут быть реализаторы магазинов, кладовщики, и различный младший обслуживающий персонал (это технички, а также грузчики), охрана, располагают четко зафиксированным окладом, который не меняется и не зависит от того, какой вклад делается с их стороны, а также какие результаты они приносят для фирмы. Это касается также сотрудников, которые задействованы в отделе кадре, бухгалтерии. [12]

Заведующие магазинов имеют четко определенный оклад, а также получают премию, которая выплачивается по результатам работы отдела, а также всего предприятия.

Руководители отделов (коммерческий директор, а также его заместитель, главный бухгалтер либо руководитель отдела кадров и начальник отдела охраны) кроме установленного оклада имеют возможность получить процент от выгоды. [22]

То есть, материально заинтересованными в установлении более качественных показателей деятельности ООО «ТоргСнаб» выступают руководящие сотрудники, а зависимость получаемой заработной платы прочих сотрудников от качественного выполнения ними деятельности не достаточна. [4]

Экономическая ответственность сотрудников ООО «ТоргСнаб» выполняется при помощи прямого уменьшения размера заработной платы тех сотрудников, которые виноваты в проступке, на размер суммы, которая указана в претензии касательно их.

Если говорить о нематериальных формах осуществления мотивации, то в данном случае все гораздо хуже. Единственным выражением указанных форм выступает предоставление благодарности работникам ООО «ТоргСнаб» за те результаты, которые были получены (размеры осуществляемых продаж либо, если нет каких-либо замечаний со стороны покупателей), выдача звания «Лучший работник года» (в том же порядке).

То есть, мотивация, в качестве функции осуществления управления, на указанном предприятии отображена не в полном объеме, из-за большой текучести. Эти факторы влияют с негативной стороны на итоги деятельности ООО «ТоргСнаб».

2.2.4. Контроль и анализ

Они считаются в определенной мере взаимосвязанными функциями осуществления управления, что, описывает их выражение на указанном предприятии, я думаю необходимо уделить внимание данные понятия вместе взятым, поскольку в процессе осуществления контроля, наблюдается анализ главных критериев результативности деятельности компании, анализ применения тех ресурсов, которыми располагает, формирование создающихся планов на базе указанного анализа. [7]

Контроль подразумевает под собой процесс, гарантирующий выполнение целей организации. Он нужен для того, чтобы найти и решить проблему раньше, пока они не стали слишком серьезными, а также может применяться для выполнения результативной работы. [5]

Процесс контроля включает в себя формирование стандартов, изменения уже полученных итогов, а также осуществления корректировок в иной ситуации, когда получены итоги, которые сильно разнятся с поставленными стандартами. [3]

Выполнение функции контроля базируется на осуществлении организации системы учета, а также составления отчетности, которая подразумевает в себе финансовые вместе с производственными показателями работы, и выполнение их анализа.

В ООО «ТоргСнаб» применяют два типа контроля: финансовый (в качестве базы осуществления общего управленческого контроля), а также административный.

Финансовый контроль выполняется на базе сопоставления вместе с финансовым планом компании касательно полученных итогов, он проводится при помощи получения от всех хозяйственных подразделений составленной финансовой отчетности по самым серьезным экономическим критериям согласно стандартных форм, которые действуют в ООО «ТоргСнаб». [16]

Административный контроль выполняется согласно хозяйственных итогов - показателям, которые отображены на будущее в бюджете; осуществляется сравнение объема реальных продаж и тех, что только должны быть; исследуются изменения части фирмы на рынке в общем, либо по конкретно взятым товарам, а также по участкам рынка. Проанализированные ранее функции осуществления планирования, а также организации дают возможность проводить предварительный контроль. Главными способами проведения предварительного контроля выступает выполнение некоторых требований, порядка. [10] Так как требования создаются для осуществления реализации планов, то в таком случае их четкое выполнение выступает в качестве возможности увидеть, что работа движется в верном направлении. В виде форм реализации предварительного контроля применимы должностные инструкции, а также положения по отделам, и правила внутреннего трудового распорядка, и иное. В указанной организации предварительный контроль применим в трех направлениях – касательно человеческих, а также материальных и финансовых ресурсов. [5] Предварительный контроль по поводу человеческих ресурсов получается благодаря проведению анализа определенных деловых, а также профессиональных знаний вместе с опытом, что нужны для осуществления выполнения различных должностных обязанностей, а также подбора наиболее грамотных специалистов.

Самым важным способом предварительного контроля касательно финансовых ресурсов выступает бюджет (то есть финансовый план предприятия), что дает возможность реализовать функцию планирования. Бюджет выступает в виде механизма осуществления предварительного контроля с той стороны, что он гарантирует уверенность: когда организации необходимы будут наличные средства, они у нее появятся. Бюджеты создаются с учетом основных значений расходов и дают возможность какому-то отделу растратить все капиталы. [18]